ERP 在企业财务信息化的应用

文/郑晓韵（浙江天工紧固件股份有限公司）

近年来我国市场经济不断发展，很多企业借助信息技术提高了企业的管理水平。ERP 作为企业财务信息化的重要工具，借助ERP 能够帮助企业实现资源整合，让财务第一时间了解业务信息和数据，从而提高企业竞争力，帮助企业在激烈的竞争中获得发展。但是很多企业未认识到ERP 管理中各项工作的要求，无法全面提高ERP 对企业管理的有效性。因此本文针对ERP 进行分析，探讨了ERP 在财务信息化应用的相关要求，通过ERP 让企业的财务充分融入业务的各流程，为企业提高竞争力奠定基础。

一、相关概念

ERP 是企业资源计划，能够集成财务、生产、人力资源管理等方面功能于一体。在ERP 出现以来，经过长时间发展已成为企业重要的管理工作，通过ERP 实现对财务流程与业务流程再造，帮助企业达到优化经营管理流程的目标，协调企业各部门工作职责，达到提高企业竞争力的目标。

二、企业财务信息化应用的不足

第一，基础财务工作不健全。在传统的财务信息化管理过程中，财务工作仅能够实现数据的线上处理，无法通过系统实现之间的整合为企业财务上工作提供数据，财务工作的本质未发生变化，财务工作还是仅能实现事后核算与监督，无法参与到经济业务事项的事前与事中进行预测和控制，不利于帮助企业提高财务工作附加值。

第二，信息处理效率低下。传统财务信息化由于财务信息系统和其他系统之间未建立完善的接口，各项数据难以在不同模块之间进行传递，经济业务事项发生之后无法第一时间传递给企业的财务模块，不利于帮助企业发现财务工作中的薄弱环节并形成完善的改进机制。

第三，内部控制体系不科学。内部控制体系要对企业的经济业务活动进行控制与分析，并对重点活动进行控制。但是传统财务信息化模式下内部控制主要依靠人工进行管理，无法通过系统设置相应的控制规则对企业各项事项进行控制，内部控制效率大打折扣。

第四，财务和业务的配合力度不足。在传统管理模式下，业务信息难以及时传递给财务模块，财务无法为业务提供有价值支持，不利于提高财务工作的附加值。

三、ERP 在企业财务信息化应用的思路

（一）优化基础财务工作

通过使用ERP 的方式，能够大幅提高企业对各项业务流程的管理水平，提高企业核算的精细化程度，让企业的各类信息通过简单处理生成记账凭证，从而大幅减少财务人员的工作量，并通过对凭证进行自动汇总，防范人工管理过程中产生的问题，提高管理流程的科学性，达到财务与业务同步管理的目标[1]。例如在销售收款业务中，企业在接受了客户订单完成产品的销售，直至收回款项的全过程会涉及主营业务收入、主营业务成本、应收账款、银行存款等科目。在传统的财务核算模式下，财务核算的信息无法准确体现出各项科目状态，例如应收账款发生时，应收账款账龄、客户信用情况等信息无法第一时间得到传递，部分企业可能会设置应收账款明细账的方式对相关信息进行记录，但是耗费大量人力、物力。通过使用ERP 系统能够将销售收款流程形成信息化的管理机制，在销售部门谈判之后，能够生成客户名称、地址等方面信息。当企业接收到客户的订单时，录入信息并结合库存系统数据分析是否需要进行采购。完成发货之后，在信息系统中形成记录，企业收到客户的货款能够对应收账款进行冲销。通过ERP 方式，企业各项流程的信息都从业务环节获取，并且能够第一时间分析业务环节的状态。例如企业分析销售情况时，能够通过信息系统第一时间追踪到应收账款的账龄、客户情况、合同信息的方面因素，企业的业务部门信息可以通过系统流转到财务部门，大幅提高财务信息准确性，让财务人员从基础核算中解放出来。

（二）提高信息处理效率

第一，借助ERP 实现信息共享。ERP 在企业应用的核心是消除信息孤岛，实现信息共享。通过对信息资源进行统筹管理的方式，实现对各类信息的无缝整合，借助ERP 系统实现对信息的管理，能够实现价值增值的目标。在传统管理模式下，企业各部门的信息难以及时共享，存在信息孤岛的问题。ERP 模式能够有效消除信息孤岛，通过强化管理的规范性，针对日常工作问题形成科学控制措施，实现对信息的高效传递，实现对资源调配的功能，促使企业实现价值最大化的目标[2]。例如在ERP 系统中，包括采购、生产、库存等模块，在企业的销售模块中录入客户名称、账期、信用额度等信息，在采购模块中录入供应商信息、物料编码等信息，在生产模块中录入产品成本等信息。在录入信息之后，发生业务事项时，能够借助提前录入的信息实现对信息的传递。销售部门在接收到销售订单之后，会将销售订单传递给库存模块，库存模块结合是否有足够的存货分析是否需要采购。如需要采购，将信息传递采购模块，由采购人员结合供应商情况选择最佳供应商，由系统匹配供应商之后开展采购。当企业采购的货物到达企业之后，通过库存模块进行验收，检查存货是否符合企业的要求，符合企业要求的通过验收并将信息传递给生产模块，生产模块结合所采购的各类材料开始生产，生产完成的货物传递给库存模块，库存模块发出信息要求销售部门完成销售工作。与此同时，企业的各环节信息会同步流转至财务系统生成凭证，从而大幅提高企业财务数据和业务数据共享力度。通过信息共享的方式，能够让财务了解业务所处的环节及业务工作状态，包括明确业务工作中具体的信息，形成一体化的信息管理机制，消除了信息孤岛。又如，企业在采购流程中，为了提高企业采购的规范性，建立ERP 价格数据库。通常企业成本中的材料成本比重较高，企业原材料价格波动将给企业带来一定风险。为了确保企业材料价格能够得到有效监督，帮助企业掌握材料价格变动情况，企业要形成完善价格跟踪机制，及时收集原材料的价格波动情况，并将原材料价格情况及时输入到ERP 系统中。企业在开展采购之前要进行市场询价，并将询价结果录入ERP 系统。在开展采购环节，要将采购价格和询价结果由ERP 系统进行比对，避免企业采购到的产品价格过高的风险。企业在每笔采购之前都将采购价格和市场公允价值进行对比，能够分析企业采购价格的合理性，以此实现对采购人员的奖惩。

第二，通过多维度数据满足企业管理需求。在传统财务核算中仅涉及少量的数据，主要是会计凭证所产生的各类数据，无法为企业管理提供有效的决策支持，导致管理效率低下，财务工作附加值较低，不利于帮助企业在激烈的市场竞争中提高竞争力。在使用ERP 之后，数据处理的效率大幅提高，能够帮助企业掌握各项活动实施状态，并结合企业的工作情况对各环节工作进行优化，实现对资源的有效整合。通过ERP 的应用，其优势在于能够提供多层次、多样化的数据，满足数据分析的需求。例如在ERP 系统中能够根据企业的实际开发个性化功能，将企业各项业务活动进行集成，并根据企业业务活动的特点，对业务数据进行分类管理，帮助企业发现业务流程中的薄弱环节。企业通过对各类数据进行分析，帮助企业了解业务状态。同时企业根据自身需求了解业务状态，掌握如何优化企业的业务流程，制定更为科学的决策，大幅提高数据获取效率及数据准确性、可比性，为企业提供更加全面、及时、准确的数据，为企业各项工作提供支持。

（三）优化内部控制

第一，通过ERP 系统对关键内部控制环节进行管理。ERP 系统通过对数据进行集成，让企业不同系统形成一个整体，达到各项信息统一管理的目标，并及时监控企业的管理情况，为管理层开展决策提供支持。在ERP系统中对各类信息进行全面管控，发现企业管理中的不足，并提高企业的管理效率，优化企业的业务流程，实现价值最大化目标。例如在发生应收应付账款时，自动导出信息生成相应的记账凭证并更新总账，帮助企业第一时间发现应收账款管理不足并优化应收账款管理流程。企业通过对关键控制点进行信息化控制的方式，有效消除管理工作中不规范行为给内部控制带来的影响，提高企业管理流程的科学性，实现对关键控制点的跟踪。例如通过ERP 跟进应收账款管理流程，当应收账款逾期时能够通过ERP了解客户逾期的情况，并根据逾期的严重性制定恰当解决方案。同时企业要针对各层级人员的工作情况形成对财务管理工作的严格控制，借助ERP系统对各岗位工作职责进行分析，并以此为内部资源调配提供支持，从而优化企业的管理流程，实现对人员权责的监督，提高企业管理工作的规范化水平。

第二，借助ERP 实现预算内部控制。预算作为内部控制的重要环节，通过预算能够合理规划企业的资源配置机制，帮助企业实现对各类风险的防控，并对资源进行合理调配。在预算编制过程中，ERP 系统能够实现滚动预算，不断对原有的预算数据进行调整，克服传统模式中预算无法适应日新月异市场环境的弊端，从而让企业在预算管理中能够在整体视角分析管理工作的薄弱环节，帮助企业由财务部门对各环节工作进行有序管理，确保企业的生产经营活动有序推进[3]。同时通过对企业的经济业务事项进行不断调整与修正，能够让企业预算更加吻合自身经营实际，实现对企业各项工作的有效控制。全面预算管理工作所涉及的信息量较大，要求对企业各类数据进行全面统计。传统的人工汇总数据方式，将导致工作量大幅增加，这也是传统预算管理模式中的重要问题。借助ERP 系统建设，有助于全面改善传统模式的弊端，实现信息的集成。在采用ERP 系统时，企业各项业务预算的数据由业务部门根据实际情况录入系统，财务部门在此过程中仅需要对数据进行简单处理，就能够实现对数据的传递。企业销售部门根据市场信息编制销售预算，之后将销售预算信息传递至生产部门。生产部门根据销售部门的数据以及自身生产能力编制生产成本预算和制造费用预算。采购部门根据物料清单编制采购预算。人力资源部门编制人工预算。通过这样的方式，在编制预算过程中，预算信息由信息系统自动采集和流转，大幅提高预算管理的及时性。

（四）强化业财融合

第一，通过ERP 让财务透视业务。传统的财务工作主要是对各项经济业务事项进行事后的核算，财务与业务环节相互分离，无法对企业经营活动进行有效监控。ERP 秉承着精益管理以及对数据进行统筹管控的方式，促使财务工作融入业务前端，由事后控制转变为事前预测、事中监督、事后管理，形成全环节管理的目标。通过让财务透视业务的全流程，帮助企业的财务部门优化各项经营管理机制，持续改进企业的管理效益。在ERP 的管理流程中，能够形成相互支持的子系统，各子系统紧密协同，共同提高企业的管理水平。在ERP 的环境下，企业各项财务信息来源前移，各项信息来自业务模块并汇集到财务模块，企业的资金管理、资产管理、财务核算等环节能够形成一体化的管理机制，各子系统之间的业务数据能够第一时间通过信息系统进行集成。例如在开展销售业务时，销售系统中的信息能够传递给财务模块，通过分析销售毛利等方面的信息，由财务部门将分析结果反馈给业务部门，并找到相关数据变动成因，判断若销售收入下降是由于市场不景气，还是由于企业产品宣传不力等因素，从而结合企业管理中所存在的问题形成科学的分析建议。又如在分析企业的生产环节，分析企业生产效率、产品质量等信息，判断企业生产管理出现问题是由于机械设备效率低下，还是由于质量不佳等因素。再如在企业的仓储管理中，ERP 系统能够了解企业的收货和发货数据，形成存货账龄报告以及存货明细。通过分析企业进销存情况，判断企业存货管理的合理性，并分析企业是否存在呆滞等问题，判断是由于企业采购环节管理不当，还是由于销售不及时，并以此制定科学的应对措施。借助ERP 系统能够让财务掌握业务的情况，发现业务工作的薄弱环节，从而针对流程中所存在的问题对症下药，提高管理工作规范性。

第二，财务流程融入业务要求。传统的财务工作是通过手工方式对各项经济业务事项进行处理，管理效率较低。在使用ERP 的管控模式中，财务人员能够根据信息系统进行管理，提高企业的管理效率以及信息准确性，大幅改善企业财务和业务配合的力度。通过统一标准、统一流程，实现对信息的共享及数据管控。企业大量信息通过业务人员直接录入系统，并经过各项模块的流转传递至财务模块，财务人员能够从大量的基础工作中解脱出来，参与到与业务工作的配合流程中。因此在企业ERP 的模式下，财务岗位也要发生重大调整，以实现业财融合的目标。首先，对财务分析的岗位进行调整。在引入ERP 之前，企业开展财务分析仅能够通过分析企业的财务数据判断企业财务报表中相关数据的情况。在使用ERP 系统之后，企业各项数据来源前移，企业的财务部门能够全面掌握业务部门的工作情况，形成对业务数据的有效分析，实现和业务部门的有效配合。在企业的财务分析中，能够增加对供产销各环节的分析。若企业收入不达标，应收账款周转率未达成等因素发生时，能够通过信息系统找到差距，并通过财务分析帮助企业发现管理中的不足，提高企业管理工作规范化程度，确保企业的业务问题能够得到第一时间整改。其次，对财务管理岗位工作内容进行调整。在使用ERP 系统之前，企业核算流程较为粗糙，企业各项成本核算信息传递滞后，无法第一时间实现管理。企业在使用ERP 时，企业的成本核算工作由系统自动完成，企业能够实现对各项工作的有效管理，帮助企业了解各项工作的问题，并分析成本数据是否合理以及所需要的资源是否科学。若存在不规范之处能够得到及时整改，从而帮助企业的生产部门优化生产管理体系。

四、结语

ERP 作为现代企业管理过程中的重点，通过信息系统将企业各类资源进行合理配置，能够帮助企业实现转型。在ERP 模式下，企业的各类信息能够实行归集，各项业务数据都能够在信息系统中进行分析，解决管理流程的问题。ERP 具有较强灵活性，ERP 能够对企业的各项活动形成全方位、多角度的管理，并通过ERP 让财务透视到业务环节，实现财务与业务的有效衔接。ERP 管理流程中财务信息化要求不断提高，在管理活动中还存在一定的问题有待进一步研究，因此本文针对相关问题进行探讨，认为企业在未来还要进一步优化管理流程，从而确保企业适应时代发展的要求。