行政事业单位推行财务共享服务中心思路探讨

文/邓阳（重庆市大足区预算绩效事务中心）

“财务共享”理念最早由Robert Gunn 等人在20 世纪90 年代提出。近年来，财务共享服务中心在国内蓬勃发展，诸多企业都运用云计算、大数据等技术，促使财务会计工作实现了优化升级，显著提升了财务管理的水平。但现阶段看来，很多行政事业单位在财务管理信息化建设方面，仍然存在较多的问题，对人工操作的依赖性过强，与“十四五”规划的要求不符。基于此，本文主要针对行政事业单位推行财务共享服务中心存在的问题进行探讨，并提出建议，以期为相关工作者提供参考。

一、行政事业单位财务共享服务中心概述

参考现阶段多数行政事业单位建设的财务共享服务中心可知，财务共享服务中心多为“一区N 中心”模式，最终形成的财务共享服务中心多被用于开展预决算编制与公开、账务处理等工作，并遵循“集中管理”“集中核算”原则完成相关操作。现阶段看来，行政事业单位财务共享服务中心的流程制度，主要涉及基础数据信息输入、工作处理流程审批、财务处理、报表编制、档案管理等多种不同的内容，其中最为重要的环节是费用报销环节，完善的费用报销流程，一般涉及业务部门、财务共享服务中心两方面。此外，信息化建设也是行政事业单位财务共享服务中心的一个重要方面。在构建财务共享服务中心的过程中，相关工作者必须针对财务系统的模块给予建设与整合，同时还应针对财务系统前端系统与各业务单位的开放数据接口做好连接，以实现信息反馈，保障财务共享目标的顺利实现。

二、行政事业单位构建财务共享服务中心的重要性分析

现阶段看来，行政事业单位建立财务共享服务中心的重要性，多体现于如下几方面：首先，能够提升事业单位财务信息的规范性。行政事业单位中，各部门基本上都处于独立存在的状态，在财务信息共享上存在天然的壁垒，“信息孤岛”效应较为明显[1]。在日常工作中，主管部门若需报送财务数据，需要经历多个复杂的层级，报送不及时、报送出错的情况常有出现，财务信息使用效率较为落后，长期以来甚至导致了资金浪费、资源流失等问题的高发。事业单位可通过构建财务共享服务中心解决上述问题，优化财务管理的流程，切实提升财务信息的质量；其次，能够推进事业单位内部控制建设，解决行政事业单位存在的财务人员人手不足等问题，增强单位的风险管控能力、强化单位的公信力与执行力；再次，能够促进事业单位的降本增效，打破行政事业单位的信息壁垒，实现对会计信息的集中、批量处理，减少非必要开支，提升财务管理的效率；最后，能够促进行政事业单位的转型升级，促进财务信息公开机制的优化，提升财政预算的透明性，加快行政事业单位财务会计的转型升级进程。

三、行政事业单位财务共享服务中心建设所面临的问题

（一）单位欠缺财务共享意识，平台框架难以构建

财务共享服务中心一旦建成，能够在行政事业单位中发挥极为重要的作用，可帮助相关人员高效地实现对会计核算的处理，有利于提升行政事业单位的核算效率与财务控制水平。但现阶段看来，很多行政事业单位的管理人员缺乏财务共享意识，对财务共享服务中心建设缺乏大局观念。同时，单位内部各部门间的配合也存在问题，尤其是财务系统涉及的预决算、绩效管理等工作，无法实现良好配合，大多数业务科室参与共享服务中心建设工作的意愿并不很强烈，部分管理人员甚至对共享服务中心建设存在抗拒心理，担忧其会对本部门的控制权产生不利影响，而这无疑会对共享服务中心框架的形成产生制约作用。

（二）单位财务管理系统欠缺共享性和一体化

近年来，随着大数据时代的飞速发展，各地区行政事业单位基本都在积极探索办公系统自动化，为财务共享服务中心的建成打下了铺垫[2]。但目前看来，很多单位构建的财务管理系统，在共享性上仍然存在一定的疏漏。很多单位构建的管理系统甚至无法满足单位的信息化需求，多体现于系统管理不够明确、各子系统各自为战、边界模糊等等。此外，部分财务管理系统的数据分析能力较差，未采取分布式存储模型，系统的共享性难以得到保障。

（三）资金预算管理与财务共享服务风险防范制度需完善

目前看来，行政事业单位在资金预算管理方面投入的资金并不很充足，这也影响了财务共享服务中心的建成。在合理的预算编制下，资金能够流向更好的方向，这能够帮助单位实现对资金的有效管理。当前行政事业单位的运行资金大多来源于国家财政，特殊性较为明显，事业单位有必要针对财务支出的类型与去向给予明确的规定，使财务共享服务中心的落实变得更为有据可循[3]。然而，结合行政事业单位的管理现状可知，很多事业单位的财务人员并不重视做好资金预算管理，导致事中控制无法执行，甚至有时影响了经费事后考核的顺利开展。

此外，值得说明的是，行政事业单位针对财务共享制定的风险防范机制也存在问题。毋庸置疑，事业单位在经营过程中遇到财务风险是在所难免的事情，如何处理风险、怎样更好地规避风险的发生，是事业单位在构建财务共享服务中心的过程中，必须切实考虑的问题。目前看来，事业单位在风险防范与监督过程中常遇到各种各样的问题，造成这些问题的一部分原因是事业单位落实监督工作不力，另一部分原因是事业单位使用资金过于随意，导致固定资产无法扩展开来。整体看来，行政事业单位针对财务共享的监督与制衡机制较为不全面，这会显著影响资金的使用效率。

（四）单位内部人员的信息应用水平有待提高

建立财务共享服务中心是一个复杂的过程，需要行政事业单位与财政部门的倾力配合，才能真正实现“业财融合”，为管理者提供充足的财务信息。现阶段看来，行政事业单位各部门的技术标准欠缺统一性，互联网技术、管理系统的兼容性不足，同时操作信息管理系统的人员，也普遍缺乏良好的信息运用能力[4]。近年来，在大数据时代下，行政事业单位已经针对财务人员给予了充足的培训，但整体看来，在培训活动中，针对信息技术知识储备给予的培训较多，针对其他方面知识给予的培训较少，很多工作人员并未掌握一些位于时代前沿的信息技术，这很大程度上影响了行政事业单位财务共享服务中心的建成。

四、应对行政事业单位财务共享服务中心建设问题的对策

（一）强化全员财务共享认识，构建科学的平台框架

在构建财务共享服务中心的大目标下，行政事业单位应当引导单位全员树立大局观，尽可能打破部门边界地推进财务共享服务中心的建成，减少财务共享服务中心构建过程中存在的阻力，并构建科学合理的平台框架。建议行政事业单位做好如下几点：首先，提升财务管理制度的灵活性。目前看来，行政事业单位的资金多是以财政拨款进行管理，在集中支付与基本账户使用范围等方面存在限制，财务管理受政策影响较为明显。在构建财务共享服务中心的过程中，相关工作者应当重视为基本账户的使用范围给予一定的限制，为制度变化预留空间；其次，针对财务共享服务中心的构建建立考核机制，借助考核机制激励工作人员。单位可将财务共享服务中心的建立，与单位的考核构建在一起，将责任追究机制落实到单位的方方面面，并将财务管理效果，视作实施绩效考核的重要指标，通过这种方式激发财务管理人员的工作积极性；最后，引导各部门做好沟通。目前看来，行政事业单位的业务口径仍然存在较为明显的偏差，仅靠现有制度进行管理，取得的效果较为有限。故而在财务共享服务中心建设过程中，有必要建设专门的合作协调机构，通过这种方式满足各部门的诉求，强化全员对财务共享的认识，为共享服务中心的建成铺平道路。

除此之外，在这一步骤中，事业单位还应针对共享服务中心，构建科学的系统框架，对业务边界给予清晰的梳理。本文认为事业单位的财务共享服务中心，应至少包括用户层、服务层、应用层、业务层、数据层、硬件层等多个不同的系统架构[5]。其中，用户层主要包括系统各部门、业务单元、技术服务中心三部分；服务层主要包含数据处理、服务模块两部分；应用层主要包括财务管理系统、决策分析系统两部分；业务层主要包括会计核算、绩效管理、档案管理、客户管理等内容；数据层主要包含数据中心、数据同步处理信息系统等；硬件层主要包含存储器、手机、计算机、安全密钥等。

（二）优化单位财务共享系统，建立多业务一体化共享的平台

大数据时代下，行政事业单位必须加强对财务共享系统的构建，针对系统设计完善的流程制度。本文认为财务共享系统多业务一体化平台，应至少具备如下几个不同的模块：其一，总账模块。该模块的主要功能为分析决策，一方面制定总账单，一方面结合报销模块中产生的数据，出具财务报表，为单位的经营决策提供必要的依据，切实提升财务核算工作的效率；其二，报销系统。实际操作中，报账员可在填写报销申请单后，将审批流程转至部门负责人、主管领导处，由其进行审批。实际运行中，工作人员可借助这一模块，显著简化行政事业单位的报账流程，对审核与核算给予无纸化处理，优化财务报销的效率；其三，影像模块。这一模块有着拍照、扫描功能，技术人员可使用专业扫描设备，实现对文件的拍照、扫描、上传，完成对纸质单据的存储，避免纸质单据在流转过程中出现损坏。完成单据审核步骤后，相关工作者可上传凭证封皮到原始凭证影像中，方便后续对单据实施下载与查询，切实提升工作效率；其四，采购管理模块。该模块的主要功能是对采购事项给予线上申请、审批，全部环节均实行动态化管理；其五，资产管理模块，涉及线上申请、审批、合同签订等一系列不同的功能，全部环节实施动态化管理，实际操作中，工作人员可使用这一模块完成对固定资产、无形资产的确认与入库，生成入账凭证，完成对账等一系列的操作，解决传统人工对账中存在的效率低下的问题，同时保障资产入账的价值；其六，合同管理模块。这一模块包含一系列的子模块，如合同扫描录入、审批、修订、归档等。实际操作中可将合同管理系统与报销系统对接在一起，并在合同执行过程中完成校验控制，避免发生超额支付等一系列的问题。

（三）健全资金预算管理与财务共享风险防范管理制度

为提升财务共享服务中心建设的科学性与合理性，相关工作者有必要加强对资金预算管理模块的建设。一般来讲，财务共享服务中心的预算功能，应当包含预算编制、预算执行与控制、预算分析与考核三环节。在申报预算时，申报人员应先在系统内完成申报，并调整好预算，之后相关负责人可借助财务共享服务系统完成审批工作，这能够减少传统工作流程中，因纸质材料造成的不便，同时保障信息安全、使各项工作得以有序、规范地完成。实践操作中，财务共享服务中心的预算管理系统，是与费用报销模块对接在一起的，技术人员可使用这一系统，针对报销支出金额与支出项目给予校验，对于超出预算余额、不符合支出项目与预算项目的部分，应进行拦截，确保财务共享的顺利实现[6]。

为降低财务共享服务中心在运行过程中面临的风险，相关工作者还应加强对风险防范管理制度的建设。目前看来，财务共享服务中心由一系列复杂的软件构成，实际操作中，这些软件能够为财务人员的工作提供诸多的帮助，但也在一定程度上导致了互联网安全问题的频发。现阶段，行政事业单位在财务信息公开方面有着较大的范围，但在信息系统中，有很多数据信息都属于国家机密，故而相关工作者必须重视对系统实施安全防范。行政事业单位必须重视对财务工作构建风险防范机制，结合单位的实际情况，逐渐构建起完善的风险管理系统。如可使用银行级防火墙技术、杀毒软件，对信息系统中存在的病毒给予有针对性的查杀，同样也可以在单位内部组建运维管理团队，以数据备份、恢复技术，保障共享中心的安全运行。在平时，单位管理者应督促各级人员，在电脑终端设备上安装杀毒软件，定期查杀计算机。日常工作中，单位管理者可多组织各级人员，开展网络安全检查活动，及时检查单位在网络安全管理方面存在的问题，通过做好基础性工作，真正提升财务信息化工作的安全性与可预防性。此外，单位也可通过询问情况、查阅资料的方式，了解互联网系统存在的安全隐患，及时使用专业技术，保障财务共享服务中心的安全性。

（四）实施优质人才计划培养方案，提高其财务共享应用水平

在信息时代下，行政事业单位必须重视培训工作人员，强化其对财务共享、大数据等知识、技能的掌握，在单位内部逐步打造出一支具有复合性特点的人才队伍，引导工作人员在日常工作中，强化对各种信息技术的应用，切实推进财务共享服务中心构建步伐。行政事业单位有必要针对人才培训，订立系统化的培训方案。本文认为培训方案中，应当至少包含如下几方面的内容：政府会计制度、财经纪律、预算一体化及预算法实施条例等。单位可培训财务人员，强化对这几方面内容的了解，并对培训活动制定专业化的绩效评价系统，引导财务管理人才不断借助培训活动夯实知识储备，强化对内控管理的了解，从源头处入手，做好风险管控工作，督促财务管理人员以更高的标准要求自己，真正成为一名有担当、有底线的财务人员，促进事业单位财务共享工作的长远实行。

五、结束语

为适应财政改革在新时期的需要，行政事业单位必须重视构建集信息共享、决策支持、大数据、微服务于一体的智能型财务共享服务中心，将“互联网+”等技术，以及预算管理、国库支付、财务核算等模块结合在一起，打通财政资金主体业务流程，实现无纸化办理，切实优化财政资金的支付效率，保障财政资金的使用安全。在新形势下，针对财务共享服务中心的建立，相关工作者必须结合单位的实际情况，建立完善的管理制度与实施细则，同时还应不断分析财务共享服务模式中存在的问题，在新旧制度之间做好衔接，推进业财融合的大力实施，加大执行力度，使财务共享服务中心的发展真正实现大突破，使行政事业单位真正跟上信息时代的发展进程。