论如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

2023-08-19刘娟鄂尔多斯市康巴什区市场监管管理局

品牌研究 2023年24期

文/刘娟（鄂尔多斯市康巴什区市场监管管理局）

事业单位综合管理中人力资源具有重大意义，不仅对单位内部职工调配有着决定作用，同时还能促进单位内部正常劳动制度运转，保障职工的个人权益。就目前来看，部分单位对人力资源档案管理还没有足够的重视，缺少相应的支持，导致部分单位人力资源档案管理与现代发展水平不相符，因此，事业单位非常有必要对档案管理工作进行深入研究和分析，全面高效地开展人力资源档案管理工作。

一、人力资源档案管理在事业单位中的重要性

（一）保障事业单位健康发展

事业单位在转型发展过程中离不开优秀的人才，做好人力资源档案管理工作能够帮助单位对职工具体情况进行充分了解，事业单位根据人力资源档案中的资料对职工进行个性化培养，根据职工需求及特长进行适当的岗位调整，对人力资源进行优化配置，充分发挥其作用，促进事业单位持续发展。

（二）充分激发职工潜能

一般情况下，事业单位中职工竞争性不足，在具体工作中缺乏积极性。近年来，随着事业单位不断改革，充分调动职工的积极性，通过良性竞争帮助职工全面强化综合能力。事业单位通过加强人事档案管理，能够充分掌握职工的工作履历及工作成绩，影响职工未来发展[1]。因此，事业单位加强人力资源档案管理能够激发职工的工作潜能，使其不断提升自我，为单位创造更高的价值。

（三）掌握人才管理方向

人力资源管理中的重点依据是档案管理，事业单位的档案中不仅将当前单位所有职工的全部信息和数量包含其中，同时还通过档案管理实现对整个单位人力资源水平的充分反映。健全的档案管理能够为事业单位人才选拔提供更加科学和可靠的依据，通过对人力资源档案的分类整理及分析，能够明确单位的人才储备及各种信息。人力资源通过档案管理能够掌握内部员工的所有信息，从而明确单位人才管理的方向，保障人力资源的前瞻性和科学性。

二、事业单位人力资源档案的特点

（一）多样性

人力资源档案中不仅包括了职工的基本资料及学历、资质等方面的材料，同时还将职工的工作履历及在过往工作中获得的奖惩情况、工作成果等都包含进去。此外，人力资源档案还包括职工的各项薪资资料及福利待遇等内容。

（二）阶段性

事业单位人力资源档案管理包括多个阶段，首先是档案形成阶段，这个阶段都是基本档案，包括单位职工的个人信息及基本资料等。其次是发展阶段形成档案，这个阶段是单位职工在就职过程中积累形成的档案，主要包括业绩考核情况、职位调动情况及职业发展情况等，在职工职业生涯中格外重要。最后是离职退休阶段档案，主要包括职工在离职或者退休后的具体资料情况。

（三）机密性

事业单位中人事档案包含了职工所有的思想政治、任职履历、奖惩等信息，一些信息能够从侧面反映出部分重大事件，而部分档案信息无法向他人言及。档案管理属于国家的机密性工作，不能轻易泄露，人事档案管理也具有较高的机密性，即便是在档案管理机构的人员也无法擅自调阅自己的档案，一旦职工档案被随意泄露，将会给职工带来严重负面影响。

（四）流动性

人力资源档案管理与职工的人事管理应当是统一协调的，这样才能保障档案管理的作用全面发挥出来。事业单位中干部工作一直处于变动的状态，若是事业单位人事管理与档案管理存在脱节情况，档案还在单位管理，但人员已经不止去向，则会导致档案管理失去意义。因此，事业单位管理中，必须要保障档案随着人员调动而调离。

三、影响事业单位人力资源管理水平的因素

（一）档案管理意识有待提升

事业单位内部管理中，人力资源档案管理极为重要，但根据实际情况来看，长期以来，部分单位缺乏对人力资源档案管理的重要性认知，因此在具体管理中缺乏资金和技术方面的投入，没有健全的管理人员设置，档案管理缺乏专业的人才，管理设备不能及时更新，缺乏对先进技术的应用等都是导致人力资源档案管理不受重视的原因，一般情况下，事业单位并不常进行人事档案管理，只有上级检查或者有重大人事变动时才会进行档案管理，这给单位正常管理带来较大影响。甚至一些单位由于对档案管理的不重视并没有建立相应的管理制度，难以为工作开展提供制度保障[2]。随着新的经济市场环境变化及国家社保政策逐渐完善，劳动保护法律法规逐渐健全，事业单位结合新的形势构建完善的制度体系已经成为单位改革过程中的重要工作，但由于事业单位自身缺乏重视度及积极性，导致相应的制度体系不完善，因而难以发挥档案管理的作用，对单位发展也造成影响。

（二）档案管理制度需要完善

一些单位缺乏对档案管理的重视，没有结合实际需求做出正确规划，缺乏有效的制度，导致在管理中档案管理人员的工作积极性不高，在日常工作中容易敷衍，无法尽到应尽的岗位职责。甚至部分单位中人力资源档案并没有全面整合进人力资源部门，只是交由各部门进行自主管理，导致人力资源档案管理容易出现责权不明的情况，分工不明、分工不合理的情况时有发生，导致单位在人力资源档案管理中容易发生出现问题无法及时找到负责人的情况，对整个档案管理工作都带来不小的难度。事业单位人力资源档案管理存在漏洞，缺乏健全的制度，对管理人员工作开展造成严重制约，不能及时在日常工作中发挥主观能动性，严重影响档案管理价值发挥，对事业单位转型造成阻碍。

（三）管理人员专业素养不高

档案管理人员的专业能力和职业素养极大影响着实际的档案管理质量。所以，在具体档案管理中，事业单位应当配备专业的管理人员，才能确保工作顺利完成。但实际上，目前部分单位并没有将管理重点放在人力资源档案管理中，并没有较高的觉悟，因此部分工作人员专业能力有所不足，导致部分档案管理工作推进较慢[3]。部分工作人员由于工作态度不够端正，导致事业单位人力资源档案管理工作无法深入研究。此外，当前社会发展下，人力资源管理重要性越来越明显，因此事业单位相关工作开展的价值也就更高，但事业单位并没有组织人员参与相关培训工作，导致档案管理质量不高。

（四）人力资源管理系统落后

尽管信息化管理已经成为各单位管理的重要手段，但当前部分单位还缺少完善的人力资源档案管理系统。部分单位目前的档案管理工作还是主要以纸质档案管理为主，将所有档案封装在档案袋中，全部堆积在档案室，且档案室的档案也没有进行细化分类，并没有做好妥善保管。甚至部分单位并没有单独的档案管理室，或者一些单位尽管设置了档案管理室，但将其放置在较为潮湿的地下室，导致纸质档案受潮发霉等。此外，部分单位尽管实施了信息化档案管理，但由于在信息化中的投入不足，信息技术没有及时更新，且不同单位间的系统不统一，因此档案管理都是属于小规模的管理系统。一旦出现人员流动情况将无法及时对档案信息进行更新。并且在我国的事业单位管理中，一些重要单位人力资源档案管理一般属于机密文件，信息系统安全性不足，因此部分单位人力资源管理系统一直较为保守落后，没有维持良好发展。

四、事业单位提升人力资源档案管理水平的具体措施

（一）不断提高档案管理意识

事业单位应当结合实际情况加强对人力资源档案管理的重视，激发职工潜能，为单位管理及社会做出更大贡献。首先，事业单位应当全面强化档案管理认知，改变传统的思想认知，从管理层开始提高重视度，明确人力资源档案管理的重要性，并加强对当任管理人员的培训，不断提升管理人员的思想意识，使其在人力资源档案管理中能够全情投入[4]。事业单位可以开展专题学习会议或者邀请相关专家来举行培训讲座，通过组织档案管理人员加强档案学习，提高其档案管理意识，在实际工作中能够科学利用档案资源，提高事业单位档案管理质量。其次，在档案管理中提高投入比例，提高资金资源的投入，配备专业人才，将现代化信息管理技术融入档案管理工作中，从而将传统的人工纸质化的档案管理工作改变为信息化线上全面管理，保障档案管理在人力资源管理中充分发挥出重要性。最后，做好技术投入，在信息化背景下，加强信息技术投入，完善基础设施建设。例如，事业单位要积极引进先进的信息技术和硬件设施，在档案管理中做好技术对接，保障管理质量和效率得到大幅度提升，实现档案管理信息化，最大程度发挥出其作用。

（二）充分发挥出管理制度的约束性

第一，针对现有制度，在结合单位具体需求的基础上不断对其进行完善，切实推进相关工作顺利开展。事业单位通过对人力资源档案管理制度进行完善，对各部门和岗位职责分工进行明确，全面掌握当前单位人力资源档案管理现状，并制定完善的岗位责任制度。在制度的约束下对相关人员的工作行为进行有效监督，确保责任落实，避免出现互相推诿的情况。第二，事业单位应当加强人力资源档案管理规范，将人力资源管理作为单位高质量发展过程中的主要规划方向并及时引入精细化管理模式，对人力资源档案管理工作的实施标准及方法做出明确，保障档案管理范围科学和合理，对工作模式进行优化。由于部分单位对人才需求量较大，职工职位变动较为频繁，因此人力资源档案更新速度较快，管理人员要加强信息汇总收集，不断增强档案管理的时效性，对信息采集、编撰及存储的时间进行缩短，此外，事业单位应当针对人才招聘和晋升工作需要制定专门的资料收集管理办法，增强人力资源档案的真实性。第三，加强对人力资源管理的监督，对相关人员的奖惩考核机制进行完善，在实际档案管理工作中，应当完全依照国家法律制度及地方管理规定开展工作，并结合单位实际特点和需求制定相应的管理方法，做到档案管理制度化。在对监督机制健全的过程中要重视对基础资料的收集，对于不符合要求及基础档案不详细的资料检查拒绝，保障人力资源档案管理工作高效执行[5]。此外，加强奖惩机制落实，通过奖惩机制充分调动职工的积极性，并且在定期的检查后及时发现人力资源档案管理中的不足，及时对其进行优化。针对部分违反纪律的情况，除了要及时对其进行纠正外，严重者要根据法律追究责任，做到奖罚分明的同时对管理人员进行不定期审查，并结合奖惩机制对工作完成质量高的职员进行奖励，反之则应当进行惩罚，保障档案管理工作具有秩序性。

（三）培养专业化管理团队

为了能够将档案管理的作用发挥到最大化，事业单位需要一支专业的管理团队来负责相关工作。人力资源档案管理是一项复杂性较强的工作，对于单位管理较为重要，无法依靠个人来完成，事业单位应当加强人力资源队伍建设，配备专业的档案管理人才，确保管理工作能够在单位中全面落实。首先，不断提升人力资源档案管理人员的专业水平积极引进专业的档案管理人才，并开展专门的培训学习工作。其次，扩大人力资源档案管理队伍，结合单位实际情况构建一支完善的人力资源档案管理队伍，使其专业负责单位档案收集、输入和保管工作，避免一人承担多项工作，有效增强单位档案管理工作的有效性。最后，全面提升事业单位人力资源档案管理人员的综合素养，单位中部分档案管理属于机密工作，很多档案也关系职工未来发展，因此保障事业单位人力资源档案管理的安全性极为重要，事业单位必须组建高专业素养的人才进行档案管理，并对档案管理人员进行定期考核和培训，使其完全符合事业单位的档案管理需求。

（四）做好档案管理与先进技术的融合

与先进信息技术结合，不断对现有的管理系统进行优化和改进，能够有效提升事业单位人力资源档案管理水平。事业单位应当结合实际管理需求，构建完善的信息化系统，建立单位档案信息数据库，提高单位管理水平。事业单位应当充分了解自身的实际需求，并对人力资源档案管理信息全面收集，并结合档案管理工作的具体流程，对数据库中的信息进行分类建档，实现动态化档案管理，在日常管理汇总及时对数据库中的信息内容进行更新。

同时，借助大数据等先进的信息技术对深层的信息数据进行挖掘并及时总结信息资料，找出其中的规律，不断提高档案管理工作效率的同时能够全面保障工作质量得到提升。事业单位要明确信息化在档案管理中的重要性并加大资金投入，结合管理需求引进先进的技术和系统，实现对人力资源档案信息进行及时准确地鉴别和整理归档，保障信息管理具有时效性[6]。此外，应当充分发挥信息技术的作用，将传统的纸质人力资源档案管理资料及时上传至管理系统，并将其转变为文字、图片及声像等资料数据，及时保管在信息管理系统的数据库中，方便管理人员及时调阅档案信息，为事业单位精准匹配合适人才。

（五）保障档案管理的安全性

信息化的全面应用使得当前社会管理更加高效，同时信息环境也日益复杂，因此，事业单位在提高对信息化的应用的同时也应当重视档案管理的安全性。由于人力资源档案中具有部分高价值和高私密性的信息，因此在管理中存在较大的技术威胁。在实现档案管理数字化的同时加强风险管理，对各个层面的风险防御技术进行更新，做好对各个设备的检测，通过先进的人脸识别及指纹识别等技术提升授权加密及时的安全性。同时，事业单位还应当做好人力资源档案的备份工作，通过采用数字化处理和备份的方式，为档案管理增加一份保障，提高其安全性。