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国有企业以实现企业管理变革为导向的标准体系建设

2023-08-18

企业界 2023年12期
关键词:技术标准标准化岗位

山东高速城乡发展集团有限公司充分借鉴“标准化良好行为企业”,导入标准管理理念,形成交叉支撐的管理模式,解决多层次管理、多标准执行的问题,实现各类标准精准实施。前期首先搭建标准化工作组织机构,奠定标准体系建设的基础,深入研究适应企业实际发展的标准化体系结构,统一建设路径,全面完成技术标准、管理标准和岗位标准三大体系的建设。通过标准体系落地实施,充分释放了管理效益,实现以技术标准规范生产经营过程中的“要求”,以管理标准规范实现“要求”的管理方案,以岗位标准体系规范为实现“要求”明确各个岗位职责和工作内容,实现管理由经验化向标准化的转变,为促进企业管理水平、经营质效提升,增强企业核心竞争力起到了巨大推动作用。

一、国有企业以实现企业管理变革为导向的标准体系建设内涵和主要做法

山东高速城乡发展集团有限公司标准化管理是理念、体制、制度、流程的全面升级与变革,进一步理顺了企业标准化管理体系。

通过标准化不断优化、简化与改进的方法,在推进技术发展,优化管理流程,更新和发展企业标准的过程中,从根本上实现了对工作质量和工作效率的不断推动和提高,消除了技术标准重复执行、岗位间推诿扯皮、部门间业务流程不清的难题,有效规范了标准化管理体系。

通过搭建标准化工作组织机构,奠定体系建设基础,深入研究适应实际发展的标准化体系结构,统一建设路径,全面完成技术标准、管理标准和岗位标准体系的建设。

通过标准的落地实施,充分释放管理效益。实现以技术标准体系规范生产经营过程中的“要求”,以管理标准体系规范实现“要求”的管理方案,以岗位标准体系规范为实现“要求”明确各个岗位职责和工作内容(见图1),实现管理由经验化向标准化的转变,为促进企业管理变革、经营质效提升,增强企业核心竞争力打下坚实基础。

其主要做法如下:

(一)贯彻标准化管理理念,明确工作思路目标

1.借鉴“标准化良好行为企业”评价体系,贯彻标准化管理理念

国家标准化管理委员会发布的《企业标准体系》,构成了一套完整的“标准化良好行为企业”系列标准,作为企业开展标准化工作的指导文件和建立健全企业标准体系的依据。山东高速城乡发展集团借鉴“标准化良好行为企业”评价体系,将标准化管理念贯彻到企业管理实践中,构建标准化体系,以提高经营绩效为主线,把标准化作为提升员工素质、提高管理水平、实现战略目标的重要手段和突破口,立足实际、科学策划、创新标准化建设工作方法、完善体系、持续评价改进,全面建设和推动标准化管理。

山东高速城乡发展集团有限公司采用标准化管理理念,构建全链条标准化体系。把企业发展过程中长期积淀、积累形成的先进经验和做法编制为企业标准。以标准化工作为抓手和载体,通过提前统筹和有效规划,围绕提高生产技术和生产效率,在构建合法合规经营机制的基础上,更加精准地把握生产管理的关键环节、明确各级各岗位清晰的职责,构建适应本企业特点的、全面、系统、协调、配套的企业标准体系,再通过标准的实施和落实,激发全员性的技术创新和管理创新。

2.明确工作思路和目标

山东高速城乡发展集团有限公司围绕公司标准化建设工作统一部署,利用标准化的管理模式,以“制度引领、全员参与、提质增效”为原则,确立了“1+3”的总体工作思路。“1”是指构建标准化体系的驱动力,即标准化体系构建保障机制;“3”是指标准化体系构建的三大体系,即“技术标准”、“管理标准”、“岗位标准”。基于“驱动+体系”工作思路,编制下发《山东高速城乡发展集团有限公司“标准化良好行为企业”实施方案》,建立健全“1+1+3”组织体系。严格过程和结果双考核体制,全面保障体系建设;以加强成果应用和评估改进为抓手,建立标准化运营和动态更新机制,实现标准化管理常态运营,确保创建成果有效落地,推动企业综合实力不断提升。

(二)建立标准化组织架构,奠定建设工作基础

1.建立标准化建设组织机构,确保建设工作政令畅通

标准化体系建设贯穿企业发展目标、规划、计划及每一个员工具体作业活动的全过程。为加强标准化工作的组织领导,成立了以总经理、党委书记为组长的建设工作领导小组;下设标准化工作办公室为办事机构,设置了三个专项组(技术标准组、管理标准组、岗位标准组),负责对应各类标准体系指导协调工作,作为纽带和桥梁,实现专业管理层次化、立体化,促进各个层级之间紧耦合,使管理路径更短、信息传递更快、决策成本更低。

2.明确各层级建设职责,确保建设工作有力推进

通过明确各层级管理职责,保障标准化体系创建顺利实施。领导小组负责总体组织协调标准化体系建设,批准标准体系建设方案、规划、计划,建立跨专业、跨部门的标准体系建设机制,批准发布标准体系。标准化办公室负责具体推进创建工作,汇报工作进展情况,组织标准理念宣贯、标准编写培训,初步把关标准体系建设质量。三个工作组分别负责对应标准制度收集、甄别、筛选,建立标准体系表、标准台账,指导、协调各项标准编制工作,对创建过程的问题进行落实整改,遵循领导小组指令做好具体创建工作。

3.建立体系建设保障制度,确保创建工作高效运营

山东高速城乡发展集团有限公司按照“统一标准、适用高效、上下贯通”的原则,建立符合标准化体系建设的配套保障制度,确保标准化体系建设有序推进、组织机构高效运转。

在统筹规划方面,制定《山东高速城乡发展集团有限公司标准化体系建设实施方案》,围绕体系建设工作统一部署,明确标准化体系建设目标、组织机构、管理职责、创建流程,以“加快进度、倒排工期、明确任务、落实责任”为原则,对技术标准、管理标准、岗位标准的体系建设、有效运营、自我评价、自审组织及资料准备等工作进行了系统策划。明确专人负责本单位的推进工作,严格按统一部署、职责分工和时间节点抓好工作落实,确保建设目标务期必成。

在协同推进方面,一是总经理在年中工作会、季度工作会上专题部署标准体系建设工作,将標准化体系建设作为年度重点工作“任务池”之首,每周督导。按计划时间节点召开标准化关键工作专题推进会,确保问题第一时间解决、工作最高质量推进。二是建立日通报、周汇报、月考核管控机制,每日汇总各部门工作进度及时掌握建设情况,对各单位工作进度进行通报晾晒;每周汇报体系建设完成情况及下步重点工作安排,辅助领导小组作出工作部署;每月对各单位建设工作进度和质量进行评价,纳入月度绩效考核,起到以先进带后进的目的,确保建设工作同部署、同推进、同落实、同考核。

在人才保障方面,一是宣贯新发技术标准、补充制度246项,累计参加标准制度在线考试2281人次并全部达到90分以上,充分利用标准制度提升员工标准意识。二是标准的宣贯培训与体系创建活动紧密结合,工作干到哪儿,宣贯培训到哪儿;要求什么,宣贯培训什么;对什么有疑问,通过宣贯培训答疑。通过带着问题学,围绕问题讲,结合实际实施的方法,使711名岗位员工在标准的宣贯过程中由被动听讲变为主动思考、刨根问底,由害怕领导检查到主动抢着汇报,从被动接受到主动实施标准,收到了同创、共享、互相促进的良好效果。三是建立人资部门认可的绩效考核机制,对各部门参与建设情况进行定期评价,作为人才选拔和评估的重要参考依据。

(三)统一标准化建设路径,实现全员高效协同

领导高度重视标准化体系建设,大力支持、亲自调度,明确标准化工作方法,培养标准化工作团队,统一体系创建工作时序,创新标准编制流程,促进标准体系不断改进,确保标准有效落实,具体做法如下:

1.统一队伍建设

采用“以我为主、专家指导”的工作方法。通过选派标准化人员外送参加标准化岗位资格培训,组织全员参与对标准的学习梳理、流程优化、标准编写、有效执行,实现了对员工最有针对性和实效性的标准化技能培训。先后培训考评和确认覆盖各部门的40多名标准化咨询、评审员,培养建立了一支专业性强、知识结构合理、综合素质高的标准化工作团队,为标准体系建设保驾护航。

2.统一建设时序

按照建设顺序,明确建设时间与周期,安排好文本编制、意见征求、文本修改、会签审议、正式发布程序,在标准体系建设中按照建设计划合理安排每个阶段的建设工作,按计划完成本专业标准建设任务。

3.统一模板下发

通过广泛的讨论和认真思考,在各部门标准制定之前,统一编制标准编写模板,按照DL/T 800-2018《高速企业标准编写导则》要求,从标准的结构、格式、用语、称谓到字体、字号全部做了统一详细的规定。要求各专业标准在编写时必须按照编写模板要求的格式开展。保证标准编制做到规范、完善、不遗漏。

4.统一标准编制

灵活运用“PDCA”管理理念,推行“先培训、后打样、预审查、全推开、总审核”五步工作法,先开展标准编制全员培训,层层分解落实责任,细化责任部门和第一责任人;后由各部门标准咨询员根据培训要求开展本部门典型模板编制工作;组织标准化工作队伍对典型模板逐一审查;各部门以通过审核的典型模板为本部门标准编制范本,全面开展本单位各类标准编制工作。最后,成立督查小组对各部门标准开展地毯式审查,下达整改通知单督促责任人限时整改,确保了标准编制保质保量保效完成。

(四)构建标准化管理体系,优化企业运营效率

山东高速城乡发展集团有限公司以管理提升为导向,结合企业实际,以“规范、适用、实用”为指导思想,以“简化、协调、统一、优化”为目标,确定建立技术标准、管理标准和岗位标准三大体系,由三类标准体系的加总形成标准体系的整体,三者共同作用,实现对业务经营的全覆盖管理。

1.构建技术标准体系

组织全员开展对应岗位技术标准甄别,筛选出符合岗位实际的技术标准。标准化工作办公室再对筛选出的标准进行整合分类,完善技术标准明细表,建立起真正适合公司发展的技术标准体系,解决多标准执行问题,实现各类技术标准精准实施。

2.构建管理标准体系

管理标准由各岗位人员依据实际工作流程,按照“5W1H管理理念”(什么事、谁来干、在哪干、怎么干、按照哪个标准、制度执行、形成哪些记录,谁来检查、检查的方法、如何处置等)把各项技术标准、规章制度、法律、法规的要求细化到管理事项中,落实到员工的岗位上,保证法律法规和各级规章制度在企业落地;同时通过“PDCA循环法”对生产经营管理全过程中的技术要求进行精准化、具体化、流程化分析和落实,实现对每个业务流程的闭环管理。标准化工作办公室负责开展管理标准现场检查,全面检查各业务层级管理标准实际应用情况,对业务流程进行查缺补漏,完善管理标准体系创建。

管理标准体系由产品实现管理标准和基础保障管理标准组成,共分为18个子体系。产品实现管理标准体系由7个子体系构成,分别为设计与基建管理、设备设施和材料管理、运营管理、施工管理、技术监督管理、测量、检验和试验管理、投资服务管理标准子体系;基础保障管理标准体系由11个子体系构成,分别为规划和计划管理、标准化管理、人力资源管理、财务和审计管理、采购管理、质量安全和职业健康管理、高速和环境管理、法务和合同管理、知识和信息管理、行政事务和综合管理、党群和企业文化管理。管理标准体系结构。

3.构建岗位标准体系

标准化办公室组织各部门完成三级业务名录梳理,对各部门不同岗位同类别业务合并,再对缺失遗漏、交叉重叠的业务名录整合纠偏,最终形成起止明确、衔接连贯的一级业务18项、二级业务138 项、三级业务520 项;依据现行岗位序列,结合具体业务流程,实事求是梳理岗位职责711项。

各岗位人员负责按照编写规范要求以实际岗位职责为基础,明确岗位资质要求,突出工作内容和要求,并落实检查考核机制。标准化工作办公室负责优化和完善各层级岗位目录,制定各层级岗位工作标准名录,编制各层级、各单位岗位工作标准明细表,合力建立适应要求的岗位标准体系,实现岗位标准全员覆盖。

岗位标准是技术标准、管理标准和规章制度的落脚点。按岗位设置编制,将岗位标准体系分为决策层岗位标准、管理层岗位标准、操作层岗位标准三个子体系。

(五)推动标准化落地实施,释放标准管理效能

以标准化工作委员会为中心,协调调度各专业,强化标准引领作用,推进关联专业的流程重组、协同联动,在交通强国推进、信息化管理等领域深化标准化管理模式应用,形成“一股绳”、“一盘棋”、“一平台”等典型做法,有效推动标准化体系落地。

1.整合优化管理流程,拧成“一股绳”

通过制、修订标准,理顺了部门间接口关系,确定了流程与责任;通过贯彻标准化工作,整合了现有的管理体系,实现了对各类管理事务目标与过程管理控制的有机结合,使管理模式逐步由经验化管理向流程化管理转变,协助发展部、互联网部、运营监测中心等多个部门完成管理流程重组工作。业务经过流程重组后,有时一项管理事项需要几个职能部门参与。设立技术标准、管理标准、岗位标准工作分委员会,明确标准主管职责,赋予标准化工作分委员会和标准化工作办公室督办职能,通过全程督办,将业务运转拧成“一股绳”,实现标准化管理工作切实落实。

2.统筹交通强国推进,布局“一盘棋”

各权属单位是绩效的重要支撑机构,以“加快进度、倒排工期、明确任务、落实责任”为原则,按照标准化体系建设要求,对各权属单位标准化需求分析、结构设计、体系建立、体系运营、监督检查、评价与改进等工作进行整体策划。认真做好牵头组织、系统谋划和统一部署,布好标准体系交通强国融合发展的“一盘棋”。根据“一盘棋”设计,将权属单位标准化体系创建分为全面动员、需求梳理、标准编制、检查提升、组织迎检五个部分,建立交通强国标准体系联动机制,统筹集团公司和权属单位间接口关系,最大限度的提高权属单位体系建设效率及效果,实现市权属单位企业生产经营与体系运营的相互促进。

3.全面汇集标准资源,搭建“一平台”

将企业标准体系内的所有技术标准、管理标准、岗位标准,以及管理制度、适用的法律法规、权属单位规章制度全部纳入系统进行网络化管理,开发建立标准体系信息管理“一平台”,更有效地传递标准信息,实现最大范围的标准信息共享,提高标准化工作效果,及时更新标准信息,保持系统内标准全面、及时、适用、有效。同时,为进一步提高标准化工作的效率,计划将企业标准制修订日常工作纳入网络化管理,即实现对文件从起草、审核、批准、发布、传阅、作废和保留全过程的电子化管理。

(六)完善常态化运转机制,推动管理持续提升

山东高速城乡发展集团有限公司积极探索研究标准化长效运营机制,组织标准化办公室开展标准化体系运营相关管理标准编制工作,完成并发布《山东高速城乡发展集团有限公司标准化工作管理标准》,为标准化体系长期、常态和深入开展奠定基础,主要有以下内容:

1.建立标准化日常工作机制

建立统一领导、分工负责、全员参与的标准化工作责任制度。落实各级人员的标准化工作责任。从标准化工作决策机构、日常管理机构到各部门、各级领导和一般员工,明确相应的标准化工作职责。标准化工作委员会负责标准化工作重大问题的决策。标准化工作分委会负责专业范围企业标准的技术审查。标准化工作办公室负责推动全局日常的标准化工作。各专业处室负责组织标准起草、实施和日常监督检查,广大工程技术和管理人员参与企业标准制定和修订工作,企业全体员工严格实施岗位相关标准(制度),反馈标准实施情况信息,为完善标准献言献策。

2.建立标准制修订机制

严格执行标准制修订程序,充分发挥标准化组织机构的作用,广泛吸收管理骨干和广大工程技术人员的经验和智慧,为保证标准质量,提高标准适用性和实施有效性提供保障。明确企业标准制修订的基本程序:由各专业主管部门提出标准征求意见稿,并组织征求意见,修改后形成标准送审稿,标准化分委会组织对标准送审稿进行审查,审查通过后形成标准报批稿,报标委会批准发布,保证编制质量。

3.建立标准体系运营监控和评价机制

建立日常化标准实施监督检查制度,使标准得到更好的贯彻实施。标准实施情况的日常监督检查由标准归口部门负责,检查工作与日常工作相结合,检查情况纳入绩效考核。标准化工作办公室负责组织监督抽查,根据检查出的问题对标准主管部门实施考核。通过建立这样的制度,使标准化工作与企业各项专业工作进一步紧密结合起来,标准实施监督工作进一步日常化,更好地发挥了各职能部门应有的作用,标准实施效果明显提高。

4.严格执行标准体系定期复审制度

严格执行标准体系三年复审制度,保持标准持续的适宜性和有效性,每年组织到期标准的复审,经复审需要修订的标准,列入年度制、修订计划。需要修订的未到期标准及时安排修订。

5.建立标准实施信息反馈制度

山东高速城乡发展集团有限公司建立了标准实施信息反馈制度,及时获得标准实施情况信息,解决标准实施中出现的问题,由各项标准的主要起草人负责跟踪,建立“标准实施信息记录”,对实施单位所反映的有关问题和意见予以全程记录,为下一步修订完善标准积累第一手资料。

三、国有企业以实现企业管理变革为导向的标准体系建设实施效果

(一)公司综合管理全面优化

山东高速城乡發展集团有限公司标准化管理是理念、体制、制度、流程的全面升级,进一步理顺了企业标准化管理体系。通过标准化不断优化、简化的原理方法,在推进技术发展,优化管理流程,更新和发展企业标准的过程中,从根本上实现了对工作质量和工作效率的不断推动和提高,消除了技术标准重复执行、岗位间推诿扯皮、部门间业务流程不清的难题,有效规范了标准化管理体系。科学、实用、实效的全业务标准体系将以往孤立、零散、单项的专业管理,用PDCA流程牢牢地串接在一起,形成了覆盖生产经营全过程、全方位的链条式高效管理结构。夯实专业基础、规范专业管理、理顺专业接口。通过建立技术标准体系,使生产运营的每个环节质量有标可依,确保生产作业正确、有序、高效,实现生产运营的可控、能控、在控。通过制定各层级、各业务领域协调统一的管理标准,明确每项业务过程中的责任主体、工作内容、工作方法,形成规范管理程序。通过制定岗位工作标准,明确各级岗位人员职责权限、任职条件、工作内容与要求、绩效考核指标。各标准“环环相扣”,形成了管控“经络”,有效确保各层级公转流畅、高效运营,全面提升了整体管理水平。

(二)公司运营效益明显提升

山东高速城乡发展集团有限公司创建并应用标准化管理理念,完成企业技术标准、管理标准和岗位标准的梳理制定及标准的运营。充分发挥标准化创建工作网页专栏宣传导向作用,做好标准创建工作经验总结和宣传报道,正向激励全体干部员工,形成全员参与、全员推动的强大声势和浓厚氛围,有效规范了管理体系,检验了公司“基础管理提升年”活动成效,进一步坚定了以标准化创建推动企业转型升级的信心和决心,推动了标准体系和业务工作深度融合,内部工作流程和专业接口关系进一步优化。截至目前,工作效率同比提高0.04个百分点;在当前疫情特殊情况下,半年度,累计完成营业额31386万元,3项创新成果获山东省现代化企业管理成果奖项;1项成果获2021年国家级管理创新成果二等奖。

(三)公司员工行为显著规范

山东高速城乡发展集团有限公司运用综合标准化管理理论,以业务体系和管理流程为基础,建立统一的技术标准、管理标准和岗位标准,形成各部门、各单位规范唯一、协调优化、相互配套的成套标准,彻底改变了各单位自成体系的建设方式,确保市县各层级、各单位在同一标准、同一流程、同一管理平台上协调运作,进一步增强了 “公转”能力。体系建设中,梳理技术标准、规章制度,做到了对专业管理要求的再学习;编制管理标准,强化了对专业管理的过程把控,每个岗位明白的自己表现对整个管理链条的影响与贡献;编制岗位标准,明晰了工作职责,量化了专业指标。各部门、单位有着准确的功能定位,合理的分工和协作,在生产经营上互为补充、互相促进,形成合力,高度共享一体化、标准化的操作和流程,一体化运作能力明显增强。

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