信息时代档案管理工作的创新策略

◎汪明

在信息化时代背景下，档案这一信息资源有着极高的应用价值，并且也逐渐受到了各行各业越来越多的关注。因此，应对信息化技术加以充分的应用，使档案管理模式得到优化创新的同时，也使管理效率得到进一步的提升。通过科学合理的运用大数据、云计算等先进科技手段对档案管理进行有效的规划，从而使档案管理能够符合新时代的发展要求，为发展革新提供强劲动力。然而，档案管理要想实现创新并非易事，首先应对档案管理信息化创新的真正价值有深刻的认知，以此全面提升管理成效，从而推动档案管理事业实现持续稳定的发展。

一、信息时代档案管理工作创新的重要性

（一）推动档案管理规范化发展，档案服务实现优化升级

在信息化时代背景下，档案管理工作已经逐渐实现了电子化和数字化，无论是内容还是数量都在与日俱增。面对此种情况，通过信息化技术手段使得档案管理工作得到有效创新便显得极为重要，不仅能够使档案得到科学高效的管理，还能够摒弃传统档案管理工作中的不足之处，使管理效率明显提升。在以往的档案管理工作流程中，要想找到所需的档案，需要耗费较长的时间和大量的人力，这势必会影响后续工作的开展。而档案管理的信息化发展，则可以提供高质量的档案支持，使档案管理内容更为精细化，档案的利用率也得到进一步提升。另外，随着大数据、物联网等信息技术的广泛应用，档案管理数据库得以快速创建起来，这样在推动档案管理实现创新发展的同时，也能够使服务品质实现质的飞跃。

（二）档案资源实现共享，满足时代发展所需

档案是一项重要的信息资源，不仅是记录各方面工作实际开展情况的内部资料，也是运营发展中一个不可忽视的参考依据。通过信息化、数字化对档案管理进行创新，充分体现了时代发展的需求，并且可以推动档案管理实现价值的最大化。另外，还可以将档案信息从原始的载体上分离出来，使得相关工作人员无论身处何时何地都能及时获取资源信息，这样档案信息也可以得到更加广泛、有效的利用。尤其是在互联网时代背景下，大数据应用等信息化技术日益成熟，也对档案管理工作提出了更高的要求，即需要相关工作人员能够及时掌握当前档案管理发展趋势，在管理理念上进行更新，立足于长远的发展角度来应对创新所带来的改变，以此提升档案管理成效。

（三）充分发挥档案资源优势，以便于实现良性发展

随着信息化程度的加深，档案管理工作也随之发生了许多新的变化，呈现出高效性、全面化等特点的同时，也对信息进行更为及时的管控。也就是说，在对档案管理进行优化和创新的过程中，重新整合现有的信息资源，使档案资源能够处于安全状态下被管控，从而使其在服务、利用方面更加高效。另外，随着信息资源的与日俱增，也就意味着信息的获取数量也在不断增多，为了能够获取资源并使其价值充分发挥出来，则需要对档案管理工作进行优化调整，挖掘信息资源的深层次价值内涵，以免由于数据不全面而使管理决策有所偏差。

二、信息时代档案管理工作当中的不足

（一）标准化程度低，未能意识到创新的重要性

规范且标准的管理可以为档案管理的创新指明发展方向，使其更加具有实效性。然而从目前情况来看，有些档案管理工作由于缺少可供参考的标准，大多是在实践中逐步地摸索并积累丰富的经验，得以开创新的发展路径，而这也就使得人们很难及时发现信息化管理工作中的不足，以至于必须返工或是另寻他法予以弥补，浪费人力和时间不说，还影响人们工作的积极性，使人产生消极懈怠的情绪，进而致使档案管理工作很难在短期内实现创新，并难以为发展提供有效的参考。此外，未针对档案管理成立单独的部门，在管理创新实践中通常是凭借以往的经验来操作，致使工作信息化程度低，且内容杂乱无章，档案的真正价值未能发挥出来的同时，也限制了创新发展的步伐。

（二）管理人员专业素养参差不齐，创新发展缺少有效动力

要想使档案管理工作实现更好的信息化发展，就需要管理人员拥有与之相匹配的专业技能和知识储备，这样才能使档案管理工作的创新事半功倍，进而切实提升服务品质。但在当前，个别负责档案管理的工作人员，并不具备该项专业能力，在知识结构、专业素养等方面都无法满足信息管理的需求，因此也使得档案管理工作很难实现突破和创新。另外，相关的培训活动较为单一，这也是导致工作人员专业素养偏低的一个重要因素。由于对信息化技术缺少深入地了解，因此无法将其更好地融入档案管理工作当中，档案信息的深层次价值难以挖掘出来，这样势必会影响档案管理信息化的创新发展。

（三）缺少完善的信息化设备，技术和资金存在不足

在信息化时代背景下，档案管理工作在创新过程中，还面临着信息安全这一极大的挑战，并成为其创新发展的一个制约因素。首先，信息安全。以往的档案管理提取手续极为烦琐，相对来说也增加了档案保管的安全性。然而当档案以信息化、数字化的形式呈现，想要提取则并不难，一旦重要的档案信息被泄露出去，则会产生难以想象的后果。其次，档案管理软件存在安全隐患。通常情况下，企业应用的档案管理软件都是从正规渠道采购，但在技术水平方面难免存在差异，并且在实际操作过程中由于缺少标准化流程的约束，因此难以实现统一化管理。最后，自我防护意识不到位。档案信息化管理往往会受到来自网络开放性的侵扰，由于不够了解信息安全软件，导致采用的软件未必能够对所有病毒进行有效拦截，这就使得信息安全存在隐患。档案管理要想实现信息化创新，就必须在前期投入充足的资金和人力支撑，但由于相关经费不足，也使得管理创新工作难以施展开，导致创新步伐缓慢。

三、信息时代档案管理工作的创新策略

（一）提升员工对档案管理创新的重视度

当前，档案管理工作要想更好地实现信息化创新发展，就必须将其作为重点来抓，让所有工作人员都对其重要性有清楚的认知。制定科学合理的规划方案，为创新指明发展方向的同时，也要充分调动工作人员的积极主动性，高度重视创新工作。另外，在制定规划之前，应事先做好调研工作，结合实际情况，制定针对性的解决方案，推动档案管理工作能够顺利实现创新。例如，在档案管理信息化建设工作中，凡是涉及数字化、管理流程标准化等类型的问题，作为管理人员应明确规划目标，在调研的基础上考量行业发展趋势，以此保证规划切实可行，且更为科学化。此外，档案管理创新工作并非短期就可以实现，应对总体目标予以进一步细化，在各阶段设置小目标以便工作人员能够稳步落实各项创新工作。通过学习和借鉴其他单位的创新经验，加强自身的资源建设能力，不断完善档案管理工作流程，以此推动创新发展更加高效地进行。

（二）与时俱进，加强创新意识

在开展档案管理工作的过程中，只有具备创新意识，才能推动创新工作顺利进行。在网络信息化时代，档案管理工作要想更好地实现创新发展，就必须要对其进行大力的宣传推广，引导相关工作人员摒弃陈旧思想，树立新的档案管理理念，全身心地投入创新工作当中。在这一过程中，还应充分掌握档案管理人员的专业素养、技能水平等综合条件，以便于知人善任，让相关工作人员清楚地知道档案管理创新并不意味着档案资料的简单整理归档，而是充分借助信息化技术科学合理地优化整合信息资源，以此提高管理效率。另外，还要与时俱进，充分考虑社会大众的真实需求，采取多种方式提升工作人员的创新意识，例如通过微信公众号、微博等平台进行宣传推广，让档案管理人员充分认识运用信息化技术手段的优势，充实自身知识储备，为档案资源利用率提升和高效共享提供助力。

（三）提高档案管理人员的综合素养和能力

在信息化时代，档案管理的创新离不开高素质人才的有力支撑，其不仅可以提升创新的实效性，还可以将档案管理信息化的真正价值发挥出来。在探索创新路径的过程中，应就档案管理人员的专业技能、信息化技术应用能力等素养提出相应的要求，确保相关人员能够更好地胜任本职工作，符合数字化档案管理的发展需求，使档案管理更加专业化和标准化。因此，就人才角度来说，既要加大人员的培养力度，又要从外部引入优秀人才，使企业能够焕发出新的生机和活力，从而更好地朝着创新方向发展。具体措施为：首先，组织开展针对基础知识的培训活动，让工作人员可以深入地理解档案管理工作的重要性，并充分掌握与之相关的法律法规，从而为创新工作的开展打下良好的基础。其次，组织相关工作人员去其他单位参观学习，在增长见识的同时，也要产生危机意识，养成自主学习的良好习惯，真正做到顺应时代的发展需要。最后，应大力引进优秀人才，并予以相应的激励机制，吸引更多综合素养高的人才来充实人员建设，拓宽创新思路，为创新发展献计献策。

（四）大力推进档案管理信息化建设步伐

随着信息化时代的到来，应立足于市场的实际发展情况，采用先进的信息化科技手段来推动档案管理实现创新发展。一方面，应针对档案管理部门投入相应的基础设施，不断完善硬件设备和软件系统，以此构建数字化档案管理体系，并在实际操作过程中有相应的设备作为物质保障。另一方面，档案管理部门应立足于整体战略发展，创建适合自身发展需求的档案管理信息化系统。相关工作人员应充分借助物联网、大数据以及云计算等技术方面优势，将纸质化档案转变为电子化形式，并通过互联互通等方式创建档案智能服务体系，以便人们获取信息和提升信息的利用率，进而使档案管理效率得到进一步提升。此外，创建统一化的档案管理系统，以此实施规范化的管理和应用，另外，还可以在档案管理总系统之下设置分系统，并设置相应的访问权限，以便工作人员对信息资料进行查询、提交等，从而进一步提升档案管理的信息化水平。

（五）不断完善档案管理制度

身处于信息化这一时代环境下，档案管理人员需要处理的信息资料与日俱增，难度也随之增大。作为档案管理部门的管理者应对管理制度进行积极的创新，在提高管理成效的同时，也让创新更具实效性。一方面，档案管理部门应结合实际情况制定相应的管理制度，以相关法律法规为依据，严格执行责任制，使档案管理工作更具安全性。另外，档案管理工作的相关人员应对创新目标和任务进行科学合理的规划，让工作人员各司其职，将自身才能充分发挥出来，以此使创新管理成效得以有效提升。另一方面，应对档案管理创新工作进度予以实时关注，高度重视信息的储存和保管的安全性，采用大数据等先进技术手段来推动档案管理实现信息化，这样既可以节省人力和时间，又可以切实提高信息资源的利用率。同时，还应制定相应的奖惩机制，充分调动员工工作的积极性；定期组织业务考核，不断完善岗位晋升机制，从而让工作人员能够看到自身职业的良好发展前景。此外，应对档案管理部门加大监管力度，进而使工作人员的行为得到有效约束，营造一个积极进取的工作氛围，激发员工工作热情，从而积极地投身档案管理的创新工作当中，以踏实肯干的态度为部门的创新发展献计献策。

四、结语

总之，在信息时代档案管理工作朝着创新方向发展是一种必然趋势，其不仅可以提升档案管理工作的效率，节省人力和时间，还可以使档案管理流程更加规范化，信息资源的利用价值得到充分的发挥，为人们提供更加便捷高效的信息服务。同时，随着社会的不断发展进步，应立足于多层面、全方位地探索档案管理信息化创新发展策略，使其能够紧跟时代发展步伐，进而满足人们的信息化需求，在确保档案管理工作安全性的同时，使其信息化管理水平得到有效提升，从而提供更为科学精准的信息服务。