探讨疾控中心物资档案管理工作问题与对策

宋艳

［摘    要］ 档案管理是疾控中心的一个重要组成部分，在疾病预防控制工作中，需要对各种不同类型的数据进行跟踪收集，从而产生了大量的资料。其信息十分重要，能够为疾病防控工作提供科学依据，并可为现实的防控工作提供指导。疾控中心物资档案管理具有十分重要的作用，能够对疾病防控所需物资进行详细记录。然而，在目前的情况下，疾控中心物资档案管理工作中依旧存在着许多问题，这些问题对其管理的成效造成了很大的负面影响。为此，本文就当下疾控中心物资档案管理工作中的问题与不足进行剖析，并提出相应的解决对策。

［关键词］ 疾控中心；物资档案；管理工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 11. 054

［中图分类号］ C913.7    ［文献标识码］  A      ［文章编号］  1673 - 0194（2023）11- 0190- 04

０      引    言

疾控中心是传染病防治工作的重要组成部分，也是维持我国社会稳定、健康、有序发展的重要保障。物资档案是对物资采购、使用和储备进行有计划有组织地记录的过程，目的是保证物资的质量和安全。有条理的物资档案能确保工作人员对信息进行全面掌握，使其能更好地使用各种管理手段，最大限度地发挥所购材料的功能，还能防止材料的反复、无序采购，节省经费。另外，在与疾病防控有关的工作过程中，还可以利用物资档案对工作的决策进行辅助，使各项工作达到预期的效果。物资档案管理工作可以对各种信息数据展开系统化的梳理和总结，为其工作提供具有借鉴意义的案例，有助于提高疾控中心的工作效率，协助疾控中心做好疾病防控工作。然而，目前，我国疾控中心物资档案管理工作还存在许多不足，限制了相关档案管理工作的总体水平。为此，疾控中心应加强管理，并根据当前出现的问题提出有效的解决对策。

１      疾控中心物资档案管理的意义

疾控中心全称疾病预防控制中心（Ｃｅｎｔｅｒ ｆｏｒ Ｄｉｓｅａｓｅ Ｃｏｎｔｒｏｌ，ＣＤＣ），由政府举办，主要用于对国家级重大疾病的防控，并进行公共卫生事业的管理，属于公益性的单位［１］。疾控中心的主要职责是通过对疾病的控制，来为大众创造一个健康、稳定的生活环境，以此促进社会稳定，保障国民健康。疾控中心的创设关系到一个国家和一个民族的命运，而疾控中心医疗物资的采购、使用和储备，又是其工作的一个关键环节，因此，物资档案管理工作也尤为重要［２］。对疾病预防控制来说，物资档案管理的规范化与科学化将直接影响到疾病的防控与管理成效。从长期的实践中证实，良好且有效的物资档案管理，可以减少财务的开支，方便对物资的管理与监管，合理地使用医疗资源，减少浪费与损失，避免出现损害集体利益的情况。在疾控中心的物资档案管理过程中，要坚持以下原则：统筹采购，确保供给，充分利用，合理储备，避免浪费，严格执行财务制度，及时发现问题、解决问题。如此才可促进管理质量与效率的提升。

２      疾控中心物资档案管理工作存在的问题

２．１   對物资档案管理工作重视程度不够

物资档案管理并非独立的， 也不是某个管理者、某个部门单独的职责，其所有的工作都贯穿于疾控中心的始终，起着非常重要的作用。在工作中，疾控中心一些领导对物资档案管理的认知和关注不够，致使物资档案管理仍停留在传统的管理方式上，无法适应社会发展的需要。因此，疾控中心往往对物资档案管理工作视若无睹，加之财力、物力、人力等方面的投资不够，致使物资档案管理工作滞后，缺少创新，从而无法适应社会的发展，无法达到期望的工作效果。目前，我国疾控中心物资档案管理工作仍处在“边缘化”地位，尚未引起有关单位的高度关注，致使其工作进展缓慢。部分疾控中心对物资档案管理的关注度不够，使得相关的管理经费较为缺失。

２．２   物资档案管理制度不够健全

疾控中心的物资档案管理工作要对各种疾病的防治和诊断信息进行整理和分析，以便有足够的物资保障，确保疾病防治措施的制定是合理的。疾控中心在开展物资档案管理工作时，要建立一个科学合理的管理体系，以保障档案信息的高效使用，从而使各项工作的开展符合工作的要求［３］。然而，在目前的情况下，我国疾控中心的物资档案管理工作还没有一个健全的系统，存在着很大的随意性，常常会出现一些不规范的行为。在政策的指导下，相关管理者也尚未对所有档案展开有效且仔细的收集、整理，从而造成了一些档案内容的丢失和遗漏。目前，在进行物资档案的收集整理时，部分管理者很难做到对其进行科学的归类与存放，从而影响了管理的质量，也造成了信息时效性的损失。

２．３   物资档案管理手段落后

在当今社会，随着信息技术的日益普及，各大医疗机构的物资档案管理工作也逐渐走向了信息化。然而，部分疾控中心对物资档案的保存缺乏专门的设施，严重影响了病历保存的工作质量和工作效率。个别档案库因缺乏先进的设备，对部分档案资料仍采取传统的纸本形式进行保存。由于存放条件的不同，传统的纸质文件很可能会受到不同程度的破坏，同时也会造成文件的遗失与缺失［４］。而且，在获取和利用档案资料的过程中，还需要花费一些时间，这就大大影响了物资档案管理工作的总体效率。

２．４   物资档案管理综合素质尚待提升

为了保证疾控中心的物资档案管理工作能够得到充分的开展，就需要一支高素质、高质量、专业水平过硬的管理团队。然而，目前我国部分疾控中心的物资档案管理团队素质并不高，团队成员不但缺乏专门的理论知识，而且在业务能力上也相对较差，这就造成了物资档案的管理工作没有得到很好的执行。从有关的案例分析中可以看出，部分疾控中心的档案管理人员文化程度很低，有些人甚至是非管理专业的，再加上缺乏工作经历，造成了疾病控制中心材料文件的管理工作效率低下，严重影响了疾病控制中心的发展和建设［５］。此外，一些疾控中心不能招聘到专业的人才，所以他们通常会将其他岗位的工作人员调到物资档案管理岗位上，从而造成了物资档案管理水平较差，不能达到理想的工作效果。

３      疾控中心物资档案管理工作解决问题的对策

３．１   重视物资档案管理工作

在疾控中心物资档案管理的建立和运行过程中，虽然物资档案仅仅是辅助环节，但是疾控中心的主要负责人在做出一些决定时，都必须依靠原始材料。因此，必须要重视物资档案管理工作。要想提高疾控中心物资档案管理工作的总体质量，就必须让相关人员重视起来，尤其是上级领导层更应关注其管理工作，确保相关人员都能正确理解物资档案管理工作在疾控中心所起到的作用。物资档案管理工作人员在推动各部门工作的同时，要积极与相关部门进行沟通，确保工作顺利进行［６］。另外，疾控中心物资档案管理工作人员也应不断地对自己的管理理念进行更新，要提升自己对物资档案管理工作的认知，要打破传统的管理方式，深化对物资档案管理工作的改革，从单纯地收集整理纸质档案到电脑网络化管理，提升自己的工作效率，从而为领导们的决策提供一个可靠的基础。

３．２   健全物资档案管理制度

物资档案管理工作牵扯的内容和信息很多，要保证每一项工作都按照相关的规范进行，就要根据具体的情况对现有的物资档案管理体系进行改进。在建立物资档案工作机制时，要与工作的要求和发展相联系，以保证建立的有关机制是切实可行的。例如，可构建一个物资档案管理工作的责任体系，对每一个工作人员的工作内容进行界定，并促使他们始终以一种高度的责任感，积极地参与到每一项工作中来。同时，也要健全物资档案的分类制度，重视对每一类型物资档案的管理，要求工作人员必须科学存放，高效分类［７］。因为物资档案管理工作涉及对各部门信息资料的采集，所以要建立一个定期采集制度，保证各部门的物资档案信息可以被充分地、高效地采集。另外，要求各部门事先对档案进行整理，然后将其送到专有的物资档案管理部予以审核、整理、归类与存放。至于电子类的物资档案，可以用电子邮件的形式将其发送到相关管理部门，以此来提升物资档案信息收集的效率与管理的质量。

３．３   提升物资档案管理的信息化水平

從某方面来看，疾控中心的物资档案管理工作的管理方式较为僵化，因此，疾控中心必须适应现代社会和经济发展的需要，改变物资档案管理的方式，加强各个单位之间的信息交流，确保物资档案的管理工作在一定范围内保持连续性和便捷性，达到期望的工作效果。在信息化的大环境下，传统的纸质档案管理方式显然已不能适应现代档案工作的要求，因此，大力推进物资档案的信息化建设也成了时代所需［８］。因为物资档案管理工作牵涉的问题很多，而且需要花费的工作时间也很长，因此，在物资档案管理中适当地应用计算机信息管理技术，能够提高物资档案管理工作的整体效率和质量，在对文件进行查询和使用的时候，也能更方便。在信息化进程中，疾控中心要增加经费，为物资档案的信息化发展提供必要的技术支撑，并配备相应的储存装置、计算机软硬件等专用设施；此外，还需对现有的物资档案存放环境进行改进，确保物资档案能够存放在一个恒温恒湿的环境中，提升档案的完整性。另外，设施设备也应有一个良好的工作环境，以免由于环境因素而造成设施设备的损坏。在信息化发展的大环境下，疾控中心的物资档案管理信息化已经是一个不可阻挡的发展趋势，所以，在完善信息化的基础上，还需要求相关人员熟悉信息化管理工具的使用方法，要熟悉档案管理系统，并能熟练对信息化的系统进行应用，合理进行物资档案的归类和保存［９］。在每引进一批新设备时，疾控中心都需对相关人员进行使用方法的培训与指导，提升其信息化专业能力。

３．４   注重提升物资档案管理人员的综合素质

要推动物资档案管理工作，就必须要有工作人员的配合和合作，所以，物资档案管理工作人员的职业素养和水平，也会对其管理工作的整体质量产生直接性的影响［１０］。为此，疾控中心需要明确要求物资档案管理人员的职业素养与综合能力，要求工作人员提升其综合素质与专业水平，确保其具有足够的职业素养与专业能力。对于现有业务水平较差的档案管理员，疾控中心应采取培训的方式，让其在培训的同时，了解相关文件管理工作的知识，从而提高工作人员的业务水平和专业能力。不过，疾控中心在提高物资档案管理人员的业务能力时也要注意人文关怀，尽量为其提供良好舒适的工作环境，提供更好的福利，提供职业发展的空间，从而激发其工作热情和责任心，确保相关人员能够更积极地对待物资档案管理工作。

４      结束语

在疾病的防控管理中，疾控中心发挥着不可或缺的作用，属于一个非常重要的部门。而物资档案管理又是疾控中心的关键部分，因此，加强对疾控中心物资档案管理尤为必要。在管理时，必须及时找到当下存在的问题，明确管理的重点与难点，然后结合问题进行分析与总结，提出相应的解决对策，并进行有效落实，如此便可促进物资档案管理质量的提升，也能促进疾控中心的顺利运转与可持续发展。

主要参考文献

［１］刘晓婷．浅谈新时代疾控中心档案管理工作［Ｊ］．黑龙江档案，２０２２（５）：１８３－１８５．

［２］强琦．信息技术在疾控中心档案管理中的应用探究［Ｊ］．黑龙江档案，２０２２（３）：１７３－１７５．

［３］晏小兵．浅析如何优化县级疾控中心档案管理工作［Ｊ］．黑龙江档案，２０２２（６）：９１－９３．

［４］刘璐．信息化背景下疾控中心档案管理工作实践［Ｊ］．办公室业务，２０２２（２２）：１１８－１２０．

［５］周宇．分析信息技术在疾控中心档案管理中的应用效果［Ｊ］． 当代医学，２０２２，２８（１７）：１０６－１０９．

［６］曹爱华．关于疾控中心档案管理中存在的问题及应对措施分析［Ｊ］．兰台内外，２０２１（７）：１９－２１．

［７］张杰．试论加强疾控中心档案管理的方法和注意事项［Ｊ］．商情，２０２２（９）：１０１－１０３．

［８］佘春红．疾控中心档案管理中设备档案的重要性分析［Ｊ］．兰台内外，２０２１（１２）：６５－６６．

［９］张宁．新形势下疾控中心档案管理水平提升策略［Ｊ］．办公室业务，２０２１（１０）：１５６－１５７．

［１０］姜姗．疾控中心档案管理的信息化和科学化建设之我见［Ｊ］．中国农村卫生，２０２１，１３（２３）：５９，６１．