电子合同归档问题及其优化策略

赵丹阳 范静文

摘要：目前，电子合同主要在第三方签约平台进行签订和存储。但通过调研发现，我国第三方签约平台的电子合同归档业务，存在法律及标准体系不完善、归档主体数量少、归档主体服务资质不足、归档内容不齐全、电子签名归档方式不一、归档格式重视程度低、归档技术良莠不齐等问题。对此，该文提出，采取健全制度体系、加强归档主体建设和完善归档细节三个方面的措施可以有效提升电子合同归档质量。

关键词：电子合同 电子文件 归档

合同能够规范当事人的行为，保护当事人的合法权利，也是国家维护社会经济秩序的有力工具。随着在线办公的兴起，电子合同作为一种数字应用基础设施日益普及，这大大降低了用户的使用门槛，提高了签约效率，节省了合同管理的成本。目前，电子合同主要在第三方签约平台进行签订和存储。平台的服务对象以政府机构和各类企业为主，广泛涉及人力资源、金融、在线教育、房地产和电商等领域；服务内容则包括电子合同的创建、发送、签署和归档等。其中，电子合同的归档保存无疑对用户权益的长期保障发挥着至关重要的作用。本文拟在调研的基础上分析第三方签约平台电子合同归档存在的问题，提出相应的优化策略，以期促进电子合同归档工作的完善。

一、电子合同归档的实践探索

为了解我国第三方签约平台电子合同归档现状，笔者依据亿欧智库发布的《2020年全球第三方电子合同平台发展报告》[1]，采用抽样调查法，分别从“头部”“腰部”和“尾部”平台中按比例抽取了3家（上上签、法大大和e签宝）、5家（契约锁、云合同、君子签、安心签和诚信签）和2家（一签通和思路签）平台作为调研对象，以问卷调查结合电话访谈的方式对它们进行了调研。现将调研结果总结如下。

（一）归档主体

1.平台类型。目前国内第三方签约平台呈现“三分天下”的态势：40%左右为互联网创业公司，如法大大等；30%左右为老牌電子签章或数据保全企业转型而来，如e签宝等；另有约30%为国内CA认证机构推出的第三方平台，如安心签等。

2.开展归档业务的平台数量。从调查看，60%的平台已经开展电子合同归档业务。没有开展的平台中有的表示未来会开展该业务。可见，未来对电子合同进行归档的平台会越来越多，市场覆盖率会更大。

3.平台服务资质。各大平台中拥有ISO 27001信息安全管理体系认证的占70%，拥有ISO/IEC 27018公有云个人信息保护管理体系认证的占50%，拥有公安部信息系统安全等级保护三级证书的占30%，拥有信息技术服务管理体系认证的占30%。

（二）归档对象

1.归档电子合同的来源。电子合同来源于平台用户的前端业务系统。所以开展电子合同归档的平台大多与用户的一个或多个业务系统进行对接，以接收电子合同。具体来讲，有6家平台接入了用户的办公自动化系统，5家平台接入了用户的人力资源管理系统，3家平台接入了用户的ERP系统，2家平台接入了用户的电子邮件系统，1家平台接入了网站系统，1家平台接入了产品数据管理系统。

2.电子合同归档的内容。将电子合同内容数据进行归档的平台有6家，选择将其他元数据也一并归档的平台有5家，同时将电子签名进行归档的平台有3家，将合同约定文件（确定书）也进行归档的平台有3家。可见，不是所有平台都能将应归档的内容尽数归档。

（三）归档格式

1.归档格式选择的依据。开展归档业务的全部6家平台都表示选择归档格式的首要考虑因素是实际工作需要。其中有4家表示同时也会考虑遵循相关标准。电子合同管理系统的技术要求则排在第三位，有3家平台选择了此项。

2.归档格式分布。版式文件格式在实践中的使用率颇高。6家平台均支持采用PDF格式归档。其中有4家平台还支持以我国自主研发的OFD格式进行归档。同时支持XML、DOC和TXT等格式的平台数量则很少。

（四）归档技术

电子合同归档过程中经常需要同时应用多种技术。有6家平台采用了主体身份认证技术，例如第三代无知识型验证码技术、人脸识别技术及数字证书等，以确保主体的身份可信。有5家平台采用了防篡改技术，例如可信时间戳认证、区块链技术、原文沙箱保护技术和数字水印等，以确保电子签名和合同内容的真实性与完整性。

二、电子合同归档要求

电子合同具有不同于普通电子文件的特殊性，因此电子合同的归档也应满足一些特定的要求。

（一）归档时间提前

电子合同订立的基础是信息数据，通过信息数据将当事人约定的权利和义务记载在计算机系统内，同时在系统内完成修改、流转和储存等过程。这一特点对电子合同的归档时间提出了要求。因为信息数据稳定性较差，若发生伪造、篡改、丢失等问题，当事人很难察觉。如将已经办理完毕的电子合同放置在前端业务系统中，不及时归档，不仅会影响电子合同的归档工作，更有可能给后续的生产经营活动带来严重损失。因此，电子合同归档时间应尽量提前。

（二）归档范围扩大

电子合同来源于多样的前端业务系统。在业务活动过程中形成的全部相关文件均构成合同的背景信息。所以，电子合同的归档范围需要扩大，不仅要将电子合同本身进行归档，还要将合同意向书、备忘录、会谈记录、往来信函等相关支撑文件进行归档，以保证电子合同归档内容的齐全与完整。

（三）归档质量提升

电子合同的凭证价值一般在组织或个人面临法律纠纷时得以实现。此时电子合同可作为合法证据维护当事人的权益。因此，相较于普通电子文件，电子合同对于归档质量有着更高的要求，即在归档环节就必须考虑档案保存的相关要求，如格式选择、长期存取的方法等。

三、电子合同归档存在的问题

在问卷调研和电话访谈的基础上，笔者认为目前电子合同归档存在的问题包括如下几个方面。

（一）制度体系不健全

1.法律体系不完善。《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子商务法》等解决了电子合同的法律地位、数字认证、数字信任和纠纷调解等问题。但其中涉及电子合同归档的条款数量较少，未能对第三方签约平台的电子合同归档工作形成有效的指引和约束。

2.标准规范体系尚未建立。自2013年起，我国开始了电子合同相关标准的制定，经过10年的发展，已经出台了6个标准（见表1）。但是针对电子合同的归档环节，在国家标准层面，只有《第三方电子合同服务平台功能建设规范》给出了归档功能的要求，但较为宏观，并不能很好地指导电子合同的归档操作。在行业标准层面，则完全没有涉及电子合同归档的内容。

（二）归档主体建设不足

1.归档主体数量较少。与普通的文书档案相比，合同档案的收集、整理、组卷都存在一定的不规律性。例如，一份经济合同经过要约、承诺、签字、盖章、公证生效等环节后，并不意味着办理完结，还需要针对合同的履行情况进行定期检查，有时还会依据检查结果进行修订、补充或更改。这增加了电子合同归档的成本和难度。所以很多尾部平台不考虑开发电子合同归档功能，造成能够实现电子合同归档管理的平台数量较少。

2.归档主体服务资质不足。第三方电子合同签约平台应当具备ISO 27001信息安全管理体系认证、ISO/ IEC 27018公有云个人信息保护管理体系认证、公安部信息系统安全等级保护三级证书和信息技术服务管理体系认证等权威资质。这些资质在一定程度上可以反映平台是否有能力保障归档电子合同的真实完整、安全可用。但是从调研结果来看，很多平台在ISO 27001信息安全管理体系认证已经过期的情况下，未及时进行资质的重新申请。拥有其余三种高级别资质证书的平台则更为稀少。

（三）归档质量难以保证

1.归档内容不齐全、不完整。大部分平台能将电子合同内容数据进行归档，但对于合同约定文件（确定书），仅有3个平台选择进行归档，这对电子合同的有效性造成了危害。在司法实践中，已经出现了由于缺少当事人合议的证据导致合同不被法院认可的情况。[2]

2.电子签名归档方式不一。各平台对于电子签名的处理方式并不一样。有相当数量的平台认为维护电子签名有效性的成本过高，从而不将电子签名归档。也有的平台仅将电子签名以图像形式归档。还有的平台采取在归档后签名失效时，重新对电子合同进行签名的做法。

3.归档格式重视程度低。第三方签约平台还没有充分认识到归档格式管理的重要性。根据上文的调研结果，电子合同归档格式的选用尚没有形成统一的标准，甚至还存在格式过时的情况。例如，有些平台选用的TXT格式已不适合用作档案的存储或者归档。

4.归档技术良莠不齐。第三方在线签约平台具有技术高度集成的特点。这些技术在保障电子签名和电子合同内容防篡改方面具有不可或缺的作用。有些平台使用原文沙箱保护技术、多时间戳证据固化技术、区块链保全技术等较为完善和先进的技术，但有些平台则使用数字水印、跟踪审计等较为基础的技术，后者仍有很大的改善和提升空间。

四、优化电子合同归档的策略

（一）健全制度体系

1.完善法律制度。一是注重法律的前瞻性，加快立法速度，优化立法流程，使其尽快能与实践中的电子合同归档工作相适应。二是提高电子合同归档的强制执行力。如提高立法层级、增加法律责任条款等，加强对电子合同归档的引导与规范，保障电子合同归档的执行效果。

2.建立标准规范体系。目前已有的标准规范对电子合同归档的规定尚不完备，这在一定程度上导致了大量法律纠纷的出现。所以应尽快建立电子合同归档的单独标准，具体内容应包括电子合同的归档元数据、归档流程、归档范围和归档格式等。随着电子合同的不断普及与深入应用，行业性、场景化的电子合同归档行業标准也应尽快出台，尤其是在人力资源、旅游、金融等电子合同应用较为频繁的领域。

（二）加强归档主体建设

1.增加归档主体数量。用户在使用第三方签约平台的过程中会产生大量的合同数据，如果不对这些合同数据进行归档，随着时间的推移，这些数据就可能发生变化或者消失，进而导致在发生法律纠纷时，当事人的权益无法得到充分保障。因此，还未开展电子合同归档的平台应增强归档意识，及时开展电子合同归档业务。

2.提升归档主体服务资质。服务资质不足在一定程度上增加了用户的使用风险，有损用户对于平台的信任。因此，平台应申请必备的资质证书，尤其是与行业强相关的资质证书。如果资质证书过期，要及时重新申请。同时，国家主管部门也应建立一套严格的关于电子合同归档服务商的审核机制，对第三方平台的服务资质进行严格审核，慎重颁发服务资质证书。

（三）完善归档细节

1.确保元数据收集齐全完整。电子合同的元数据是档案凭证性保障、真实性保护、长期保存和利用的基础，也是电子合同存证取证过程中重要的依据性数据。因此，在电子合同归档的过程中，有必要提取并保存有效的元数据，比如能描述电子合同订立状态和能够保障合同安全性与完整性的元数据。

2.确定电子签名归档方式。对于签名类的电子文件，是否要将电子签名进行归档，在学界一直存有争议。有学者提出“凡是不利于电子档案真实性维护和长期有效性保障的电子签名，应在归档时予以解除”[3]。也有学者认为应将电子签名的展现样式以图像形式附在电子文件正文的相应位置进行归档。[4]还有学者提出，在归档时要将电子文件和电子签名的原始数据一同归档。[5]笔者认为如果不将电子签名的原始数据进行归档，仅仅保存签名的影像样式，不仅完全丧失了电子签名的功能，也损害了电子合同的证据价值。因此，不但要长期维护电子签名，更要将“签名人”“签名时间”等相关元数据一同归档。

3.重视归档格式。格式作为电子合同的编码方式，对合同能否长期、真实、完整地保存起到决定性作用。为确保电子合同的顺利归档，有必要对电子合同及与电子合同一起归档的相关文件选用的格式进行分析和筛选，以保证归档合同的安全性和完整性。例如，电子合同元数据可以XML格式存储，电子合同约定文件或确认书的内容数据、电子合同的内容数据等可以符合电子档案长期保存要求的数据格式存储。

4.推进区块链技术的应用。区块链技术具有去中心化、开放性、安全性、匿名性的特点。利用区块链技术，可以将合同签署过程中产生的文件存档，并将存档文件的哈希值上链，保障用户合同全程不被篡改。当然，结合用户需求，也可以有选择地进行上链，例如将电子合同的特征信息和相关元数据哈希值上链，电子合同原始数据内容不上链。这样在一定程度上可以减轻各节点进行数据存储和处理的压力。

注释及参考文献：

[1]亿欧智库.2020年全球第三方电子合同平台发展报告[EB/OL].（2020-08-27）[2023-04-21].https：//www.iy？ iou.com/research/20200827739.

[2]中国裁判文书网.上海福盈置业有限公司与陈晓芬劳动合同纠纷二审民事判决书[EB/OL].[2023-3-4]. https：// wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107AN？ FZ0BXSK4/index.html？docId=nsblavzcFEgUWX0sApS/ cq FfTVYOL Zpa7so HjhRz AV9ZajiO++ zSrv UKq3u+ IEo4ObWmmdWw4U9aDTtksjc6pfEWWM4gwKBp？ NAO2mKeBVTpfq+7eMmymDR2tDBcJus2h.

[3]蔡盈芳.電子文件归档中电子签名的处理研究[J].档案学研究，2019（4）：103-108.

[4]田雷.电子合同在订立和归档过程中的应用问题[J].中国档案，2022（4）：72-73.

[5]刘越男，杨建梁，张洋洋.单轨制背景下电子签名的归档保存方案研究[J].档案学通讯，2019（3）：26-35.

[6]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23-25.

[7]吴志杰，王强.组织机构视角下的业务系统电子文件归档：问题、理念与策略框架[J].档案学通讯，2020（4）：79-86.

[8]许晓彤.组织机构电子文件证据效力保障研究[J].档案学通讯，2020（6）：109-112.

[9]赵屹.电子文件防篡改技术发展对档案管理的影响及启示[J].档案学研究，2019（6）：77-85.

[10]李海涛，张蕴怡.我国档案保管外包服务行业发展现状、问题及对策[J].档案学通讯，2020（4）：57-64.

作者单位：辽宁大学信息资源管理学院