PDCA模式结合PLM评价模式下的管理方法在医疗设备维修管理中的应用

陈曼珊

南方医科大学附属广东省人民医院 //广东省医学科学院 广东广州 510080

0 引言

医疗设备无论是在医疗临床诊疗方面、临床教学方面还是在临床科研方面,均发挥了重要的作用。医疗设备管理是确保医疗质量和医院运营秩序的重要部分。在科学技术的不断深入研发过程中,医疗设备的自动化程度、精细化程度以及复杂程度越来越高[6]。为进一步提升医院的诊疗水平,各医院持续不断地引进各种先进的医疗设备。然而由于医疗设备厂家对相关维修技术的封锁程度严密,而医院内部的自主维修能力有限,导致越来越多的医疗设备外送维修,增加医疗设备管理的成本[7-8]。因此,确保医疗设备维修成本的合理性成为了医疗设备维修管理工作中的一大难题。生命周期管理(PLM)评价模式能够系统化地呈现医疗设备在用于临床过程中所产生的实际价值,对医疗设备故障的观察实现动态化观察,有助于发现医疗设备维修管理存在的问题,指导相关管理人员进行针对性的改进[9-10]。为了及进一步提升医疗设备维修管理质量,我院采取计划-执行-检查-处理(PDCA)模式结合PLM评价模式进行医疗设备维修管理,本文研究将对其运用效果进行分析,旨在为相关医疗设备管理工作提供参考。

1 资料与方法

1.1 一般资料

在我单位实施PLM评价模式进行医疗设备维修管期间的2020年1月—12月,以及实施PDCA模式结合PLM评价模式进行医疗设备维修管理期间的2021年1月—12月,分别选取50台医疗设备作为研究对象,并分别纳入对照组与研究组。对照组:医学影响设备11台、手术室设备10台、电动医疗设备12台、医用电子设备8台、急救设备9台,已使用时间范围在1～6年,平均(3.68±1.02)年。研究组:医学影像设备9台、手术室设备12台、电动医疗设备11台、医用电子设备10台、急救设备8台,已使用时间范围在1～6年,平均(3.75±1.05)年。两组的设备类型分布情况以及已使用时间均无统计学差异(P>0.05)。

纳入标准:临床使用时间在6个月～6年以内的医疗设备;设备具有完整的信息资料。

排除标准:在研究周期中报废的设备;因为非常规性原因而引起的设备损坏。

1.2 方法

1.2.1 对照组 对照组实施PLM评价模式的医疗设备维修管理,具体如下:

(1)数据预处理

通过医院内部的信息管理系统中的设备维修管理平台收集设备的相关数据,包括设备的采购数据、临床使用数据、故障维修数据、质量检测数据、维护与升级改造数据等。通过拉依达准则进行原始数据的预处理,根据数据的分布(μ-3σ,μ+3σ)区间选定误差数据,将对应的医疗设备从研究对象中剔除,以避免异常数据对研究结果的影响。

(2)维修费用评价模式

①成本效益核算:对医疗设备的成本效益进行统一的核算,即每一台医疗设备在每一年所创造的临床收益以及相应的折旧费用与维修费用等之间的差值,对不同设备或者对同设备不同品牌的设备进行维修费用差异性的评估。

②故障频率分析:对医疗设备的临床故障频率进行分析,即每一台医疗设备在每一年所发生的人为因素故障次数,对不同科室的医疗设备使用规范性差异进行评估。

③故障自修分析:对医疗设备的医院自修数量以及在设备维修总数量中的占比情况,即分析医院内部的医学工程部门独立处理医疗设备维修的内容以及相关费用支出的差异性,进而对医院的医学工程部门维修能力进行分析。

(3)维修费用控制模式

①设备购置管理:根据PLM前期完成的数据处理,参照其中关于不同医疗设备以及不同品牌医疗设备的成本效益,在医疗设备的采购论证中优先选择成本效益较高、故障相关支出费用较低的设备,对设备配置的选择方案进行优化。

②设备使用管理:根据前期完成的相关数据处理结果,对医疗设备的成本效益进行审核检查,并对相关的使用人员加强医疗设备的使用操作培训,确保医务人员使用医疗设备的规范性,减少故障的发生。定期对人员的医疗设备使用规范性进行考核,并与个人的绩效考评进行挂钩。

③设备维修管理:在医疗设备维修管理相关数据分析的基础上,针对不同医疗设备的主要维修内容,尤其是外送维修内容,选定医院内部医学工程技术部门的相关技术人员,组织其参与业务薄弱项目的专项培训,提升医院自身医学工程技术部门的自修能力,减少因外送维修造成的高额维修费用。

1.2.2 研究组 研究组实施PDCA模式结合PLM评价模式的医疗设备维修管理,即通过PDCA模式分析PLM评价模式下的医疗设备维修管理现状与存在的问题,并提出相应的解决策略。具体如下:

(1)组建PDCA小组:小组人员为医疗设备维修工程师以及质量管理人员,共10人,通过自主投票的方式选出圈长1名和辅导员1名。

(2)计划:①选定主题:由小组人员通过头脑风暴的方式确定主题为“提升医疗设备维修管理质量”。②现状调查:由小组人员绘制医疗设备在PLM评价模式下的维修流程图,结合数据收集的方式,对目前的医疗设备维修管理问题及相关原因进行分析。分析得到医疗设备维修管理工作中存在的主要问题为:设备维修周期长,修复率低下。③目标设置:将缩短医疗设备维修周期与提升修复率分别作为本次PDCA循环的改善对象,根据“期望的目标值=目前现有状况数值+(最高分-目前现有状况数值)×需要进一步改善的重点×圈团队成员的能力评价值”计算出医疗设备维修周期的改善目标值与提升修复率的改善目标值。④原因分析:采用鱼骨图方式进行原因分析,对“设备维修周期长,修复率低下”进行原因分析,将各项原因罗列出以后,小组各人员综合评估这些原因的重要性,并根据“二八法则”筛选出其中的主要原因。分析获得的主要原因包括:医院内部医学工程部门独立处理医疗设备维修的能力不足;医学工程部门技术人员对外送维修产生依赖性;医学工程部门服务意识不强;外送维修流程不够完善。⑤对策拟定:针对以上原因拟定对策:①加强医学工程部门的维修能力专项培训:邀请相关的优秀工程技术专家开展讲座以及实操技术训练,组织医学工程部门工程师积极参与。加强对优秀人才的引进,组建具有强大能力的医学工程团队,提升医疗设备自修能力水平。②加强外送维修项目的鉴定机制,对医疗设备的外送维修项目以及自修项目进行明确划分,根据医疗设备的收益、自修与外送维修的费用、自修与外送维修的耗时等进行划分。并制定相应的鉴定机制、流程。在医疗设备发生故障后,必须由医学工程师先进行诊断、鉴别,再判断是否需要外送维修。③运用先进管理理念增强医学工程部门服务意识,借鉴其他科室、其他医院或者先进企业的管理理念,提炼出有助于促进医学工程部门的团队服务意识的管理理念。同时制定科室服务标准,对医学工程部门的服务意识进行规范。④完善医疗设备外送维修流程制度:重新制定医疗设备的外送维修流程,并对相应的制度进行完善,重新调整科室的维修人员派工机制,实施小组负责制,以促进部门各人员之间的团结协作,充分提升不同人员的个体专项能力。

(3)执行:将拟定的对策以及对策中涉及的相关工作制度、流程标准等,制作成文,组织PDCA小组各人员共同学习,并由PDCA小组人员分别对临床科室医务人员进行这些制度与流程标准等的培训,并进行考核。之后开始落实改进对策。

(4)检查:在落实改进对策的过程中,由PDCA小组人员抽查各临床科室的制度与流程标准等执行情况,以及执行效果,并做好相应的记录。

(5)处理:在医疗设备维修管理改进对策落实3个月后,进行现状与目标值的对照,观察是否达到预期目标。若未达到目标值,则进入下一个PDCA循环,进行进一步的问题及相关原因分析,并制定改进对策。

1.3 观察指标

统计两组的医疗设备运行维修费用情况、维修费用控制效果、故障发生情况、检查合格率、使用满意度评价。①运行维修费用的统计内容包括设备成本效益、维修费用以及运行成本。②维修费用控制效果:分析医疗设备价值与年度维修费用指标的相关性,相关性越低则表示对维修费用的控制效果越佳。③故障发生情况:统计故障发生频次、长期使用造成的故障占比以及故障自修占比。④检查合格率:是指本次研究中所选取的医疗设备中,检查合格的设备所占比例。⑤使用满意度评价:由院内自制的医疗设备使用满意度问卷调查表进行评估,包括设备清洁度、性能以及及时性,其评估的最高分值分别为20分、15分与10分,评估分值越高代表使用满意度越高。

1.4 统计学方法

2 结果

2.1 运行维修费用情况对比

研究组的设备成本效益高于对照组(P<0.05),维修费用及运行成本均低于对照组(P<0.05),见表1。

表1 运行维修费用情况对比

组别台数设备成本效益(万元/每台/年)维修费用(元/年)运行成本(万元/年)对照组5047.68±4.4118 905.46±3 735.045.41±1.33研究组5050.36±4.5617 229.45±3 417.674.66±1.27t-2.9872.3412.884P-0.0040.0210.005

2.2 维修费用控制效果对比

两组的设备价值与年度维修费用均呈正相关关系(P<0.05),其中研究组的设备价值与年度维修费用指标的相关性相对更低,见表2。

表2 维修费用控制效果对比

表2 维修费用控制效果对比

组别台数设备价值(万元/每台)年度维修费用(元/每台/年)rP对照组5070.63±21.1718 905.46±3 735.040.7630.011研究组5072.49±22.0817 229.45±3 417.670.6050.015

2.3 故障发生情况对比

研究组的故障次数更少,其中因为长期使用造成的故障率低于对照组(P<0.05),自修处理故障率高于对照组(P<0.05),见表3。

表3 故障发生情况对比 [n(%)]

2.4 检查合格率对比

研究组的设备检查合格率高于对照组(P<0.05),见表4。

表4 检查合格率对比 [n(%)]

2.5 使用满意度评价结果对比

在使用满意度评价方面,研究组的设备清洁度、性能和及时性评分均高于对照组(P<0.05),见表5。

表5 使用满意度评价结果对比 分)

3 讨论

随着医疗设备的自动化、精细化发展,用于临床诊疗中有效提升了诊断的准确性和治疗的有效性。然而医疗设备的维修复杂程度也随之提升,进而对维修管理工作也提出了更多的挑战。若在医疗设备维修管理方面存在较多缺陷,则容易出现医疗设备频出故障、故障维修效率低、维修质量不合格等负面现象,这不仅会直接影响到临床的医疗设备正常使用,也会造成对患者造成不同程度的损失,同时对医院的成本效益也会产生较大的影响[11-12]。因此,医院应当加强对医疗设备的维修管理,促进医疗设备的正常运行,促进相关成本效益的提升。PLM评价模式是医疗设备管理中运用较为广泛的管理方式,但是实施单一的管理方式仍然具有一定局限性。为此,我院采取了PDCA模式结合PLM评价模式的管理方式进行医疗设备维修管理。

PDCA模式起始于1950年Deming教授的统计方法课程与1954年Juran教授的质量管理课程。在1962年开始被逐渐运用于医院的质量管理工作中。以数名人员自动组成有个小团体,通过集思广益、全体协作的方式,集中性解决在工作中出现的各种问题[13-14]。PDCA模式强调的是对工作质量以及工作效率的提升,进而保持相对的竞争优势[15-16]。PDCA模式包括了计划、执行、检查和处理4个程序,在临床医疗或者护理工作质量改进中较常运用,有助于促进工作质量持续性提升。在PLM评价模式下的医疗设备维修管理中,仍然存在一定的问题,联合PDCA模式能够更准确、彻底地解决这些问题。在本次研究中显示,研究组的设备成本效益高于对照组,维修费用及运行成本均低于对照组。两组的设备价值与年度维修费用均呈正相关关系,其中研究组的设备价值与年度维修费用指标的相关性相对更低。表明在医疗设备维修管理中实施PDCA模式结合PLM评价模式后,相比于单纯实施PLM评价模式能够进一步提升对医疗设备维修费用的控制效果,降低了医疗设备的维修成分。在本次研究的PDCA模式中,通过小组成员的全员头脑风暴方式确定了“提升医疗设备维修管理质量”的主题。在后续通过小组集体分析医疗设备维修管理中存在的主要问题,即“设备维修周期长,修复率低下”,能够为后续的工作改进提供证据。随后针对问题进行改善后的目标设置,有了明确的目标能够为后续的工作改进提供明确的方向。之后针对问题的现象进行实质的原因分析,找到出现问题的根本,为制定改进策略提供了重要的指导[17-18]。在此之后针对各项原因拟定对策,能够针对性消除或者削弱引起“设备维修周期长,修复率低下”这一问题的原因。进而实现对现有问题的解决。本次研究的PDCA分析得到的原因主要为:医院内部医学工程部门独立处理医疗设备维修的能力不足;医学工程部门技术人员对外送维修产生依赖性;医学工程部门服务意识不强;外送维修流程不够完善。通过邀请技术专家开展讲座与实操技术训练指导,以及加强引进优秀人才,有助于提升医院的自修能力,减少设备的外送维修,进而降低相关的维修费用[19-20]。通过明确划分医疗设备的自修与外送维修项目,并加强对故障医疗设备的诊断与鉴别,能够规避医学工程部门技术人员的外送维修依赖性问题,减少不必要的外送维修,积极控制维修费用。本次研究发现,研究组的故障次数更少,其中因为长期使用造成的故障率低于对照组,自修处理故障率高于对照组,并且研究组的设备检查合格率高于对照组。表明在医疗设备维修管理中实施PDCA模式结合PLM评价模式后,能够进一步减少医疗设备的故障发生,并且提升了医院的故障自修能力,促进了设备检查合格率的提升。这主要与PDCA模式中加强了对医学工程部门技术人员的专项技术培训与服务意识培养有关。通过加强专项技术培训提升医院的医疗设备自修能力,并提高维修质量。通过借鉴先进管理理念提升医学工程部门技术人员的服务意识,可促进其工作积极与主动性,促使医学工程部门技术人员能够主动维护医疗设备故障的发生,进而减少维修次数[21]。通过对医疗设备外送维修流程制度的完善,有助于提升外送维修的工作效率,减少因为设备维修周期延长而造成的效益损失增加。本文显示,在使用满意度评价方面,研究组的设备清洁度、性能和及时性评分均高于对照组。表明在医疗设备维修管理中运用PDCA模式结合PLM评价模式,相比于单纯实施PLM评价模式能够进一步提升医务人员使用医疗设备的满意度,也间接地反映了医疗设备维修管理质量显著提升。

综上所述,在医疗设备维修管理中实施PDCA模式结合PLM评价模式,能有效降低医疗设备的维修费用,提升对维修费用的控制效果,能够有效提升设备的自修能力,减少设备的人为故障发生,进而提高医疗设备的成本效益,并提升人员的设备使用满意度。