医院干部人事档案信息化发展研究探微

2023-07-29尹蕾

兰台内外 2023年17期

摘要：当前，我国医疗卫生机构正面临改革，在新的社会发展形势下，医院人力资源管理工作也面临挑战。医院干部人事档案管理工作应该与时俱进，通过信息化手段来缓解医院人力资源管理工作的压力，满足医院人才发展现实需求。特别是许多城市三甲医院正在不断扩大发展建设规模，采用信息化技术干预干部人事档案管理工作已经成为大势所趋。本文以某三甲医院为例，探讨医院在干部人事档案信息化发展方面的相关流程，为其他三甲医院开展人事档案工作提供有价值的参考。

关键词：医院干部人事档案；信息化管理；现状及问题；业务流程

当前，国内三甲医院几乎实现了信息化管理、网络化办公，且信息化辅助工作体系建设已经逐渐成熟。在此背景下，将信息技术手段融入医院干部人事档案管理工作已经成为大势所趋，对解决三甲医院内部可能存在的人事档案管理信息化资源不健全、运行机制缺乏良性技术支持等问题具有积极作用。如何建立针对干部人事档案的信息化管理机制以及业务流程已经成为三甲医院面临的共同课题。

一、医院的基本概况

某医院融合当地医疗服务、教育科研、防疫及社会保健等大量优质资源，是当地有实力的综合性三甲医院。医院现有职工3750人，其中干部206人。伴随当前我国医疗卫生体制改革向好发展，医院也积极采用多种形式展开对医院资源的有效整合及合理配置。其中，采用信息技术手段管理干部人事档案成为医院重要的工作项目。在院长领导下，医院严格遵照人事工作政策与相关规定，合理配置人事调动情况，针对干部的人事档案管理工作开展得相当深入。在深入了解医院206名干部的业务水平、组织能力、管理能力以及政治思想情况后，遵照干部管理权限，建立干部人事档案信息化管理工作体系势在必行。

二、医院干部人事档案信息化管理工作现狀及问题

目前，某三甲医院已开发并运行医院业务信息管理系统，人力资源管理系统为主要分支系统之一。在人力资源管理系统中，医院专门围绕干部人事档案展开信息化管理，为干部人事档案、绩效评价体系的建设创造信息化基础。干部人事档案信息化管理系统与医院业务信息管理系统相互交叉，能够有效实现资源共享，但在信息化管理手段上依然存在较大局限性。

1.干部人事档案信息化管理系统建设尚未成熟

目前，医院已开发干部人事基本信息档案管理系统、干部薪酬档案管理系统以及干部履历档案管理系统等，这些系统在解决某些事务性工作方面表现出色，但系统内容浮于表面，无法实现信息的快速更新，与档案数据异动情况严重不相适应，对干部人事信息数据分析功能执行不到位，动态反映干部工作情况的能力不强，缺乏成熟性。

2.干部人事档案信息化管理子系统功能不完善

在干部人事档案信息化管理子系统建设方面，存在功能不完善的问题。例如，报表统计系统未能有效适应统计口径变化要求，针对干部人事档案内容的统计信息利用率偏低，缺乏灵活性。在反映干部人事资源与薪酬方面仅有固定记录，档案动态化管理机制未能有效建立起来。客观讲，医院针对干部人事档案信息化管理的子系统功能内容比较丰富，但功能覆盖面不足，导致干部人事档案信息化管理工作容易出现纰漏。

3.干部人事档案信息化管理系统服务功能欠缺

由于子系统功能不完善，直接导致医院干部人事档案信息化管理系统服务功能欠缺。在日常人事档案信息化管理工作中，医院档案信息化管理系统往往出现功能升级不完善、不到位的问题，导致干部人事档案管理业务流程与人力资源管理出现了明显短板。而在分析信息系统构建原则方面，医院的干部人事档案信息化管理系统也必须重构才能正常运营，必须弥补系统服务功能缺失这一现实问题。

三、医院干部人事档案信息化管理创新工作要点

医院在干部人事档案信息化管理方面需要寻求创新发展，具体从以下几点开展：

1.提高医院职工对干部人事档案信息化管理创新工作机制的正确认识

建立干部人事档案的信息化管理创新工作机制，必须深度思考干部对于档案管理工作的价值认知，了解其存在的认知误区。客观讲，医院某些干部对于人事档案管理工作缺乏深入了解，往往忽视了人事档案工作的重要性。所以，医院需要全面提升干部人事档案管理工作，深入调研，掌握医院干部生活与工作动态，结合这些动态信息不断完善人事档案信息化管理进程。换言之，就是帮助干部摒弃旧观念，充分融入人事档案信息化管理工作中，适应新时期人事档案管理标准要求，满足医院干部人事档案管理的现代化要求。

2.建立干部人事档案信息化管理创新工作机制

医院建立干部人事档案信息化管理创新工作机制，确保档案收集、整理、鉴定、编目、利用和统计等每一环节，都能实现从时间到操作方面的全面规范。首先，是建立良好的收集机制，从收集干部人事档案开始，优化收集方式，结合定期收集与不定期收集开展相应操作。其中，定期收集指医院干部人事档案管理部门需要契合实际，规定某一个月为“归档集中月”，主动做好人事档案收集工作；不定期收集则注重人事档案形成特征与规律，结合这些特征规律进行适当收集。举例来说，在人事任免事项完成以后，需要结合任免文件做好相应登记工作，为今后工作奠定基础。其次，医院将大量零散的干部人事档案资料分门别类，做到正确立卷、排列和编制整理，形成一套完整的系列化工作程序，在深度整理并收集干部人事档案资料后，也及时、规范且迎合实际标准展开档案鉴定工作，结合鉴定结果确定档案保管期限，明确档案管理结果，决定是否保存或者销毁等，提高干部人事档案的整体质量。

此外，医院必须加速干部人事档案管理的信息化建设过程，充分利用先进的信息化科学检索手段，实现对医院干部人事档案的动态化管理。医院有必要建立干部人事档案数据库系统，客观全面记录、反映干部的实际状况，便于他们在职务职称变化过程中及时调整，体现干部人事档案信息管理的时效性。从某种程度上来讲，在医院干部人事档案管理信息化手段应用中，也要注重某些涉密档案的保密性，充分利用院内计算机系统的加密技术功能，确保干部人事档案使用及时，区分公开部分与保密部分，满足干部人事档案管理工作现代化、规范化要求，充分运用计算机技术分析干部流动人事档案信息查找与储存过程，建立基于流动性的干部人事档案现代化与网络化管理机制。

3.建立干部培训档案信息化管理创新工作机制

医院非常注重干部人才培养，在干部人事档案信息化管理工作中也加入了干部档案信息化管理培训模块，专门围绕干部培训工作创新管理工作机制。例如，医院管理系统中包含了人事科主管、业务部门负责干部人事管理信息化模式，其基本原则就是“优秀干部人才优先培养、重点干部人才重点培养”。在诸多原则带动下，医院的干部培训档案信息化管理实现了工作创新，具体总结为以下三点：

第一，医院强调干部培训档案管理信息化制度必须将干部人才与医院资源、医院文化结合起来，参考不同科室实际需求、未来发展规划来制订干部人事培训计划，形成培训档案。同时，也要建立培训计划与详细审核机制，为干部全年的教育培训工作进行有效规划，并随时将培训情况、培训成果记录到干部人事档案中，建立大数据库来实现信息化管理。在整合人才资源信息过程中，医院需要创新细化干部培训工作内容，对每名干部的培训历史客观描述。

第二，医院通过干部培训人事档案信息化管理系统来为医院未来发展创造各种机会。在系统中建立信息共享机制，宣传医院内部的干部培训成果，加大了优秀干部人才的宣传力度。同时，吸引了更多优秀人才加入医院，扩大医院人才队伍规模。在信息化共享机制支持下，医院的干部培训人事管理制度也逐渐完善，主要按照管理权限归口来分析干部人事统一管理问题，培训整体效果良好，结合大数据内容建立干部信息化考核激励档案机制，将所有考核工作目标、人才培养能力提升内容全部纳入医院干部培训人事档案中，实施大数据、云计算信息化管理，管理效果非常理想。

第三，医院干部培训人事档案信息化建设要具有一定规划，它主要基于多维度信息化管理平台分析干部人事培训结果、岗位调动情况等，进而实现干部人事培训工作的有效、全面管理。

4.建立干部考勤休假档案信息化管理创新工作机制

首先，医院建立干部考勤休假档案信息化管理系统是必要的，需要创新相应工作机制，满足信息化技术融合要求。即实现网络考勤信息系统的建立，与干部人事档案管理信息化系统有效衔接，记录程序设计工作内容，确保干部考勤与奖励性绩效工作内容相互有机对接，最终自动生成干部绩效建立标准，通过考勤休假人事档案的创新规范化管理，提高干部的日常工作水平与工作效率。

其次，要建立干部电子签名档案，配合院内考勤系统提交账号直接通过，干部能够便捷地通过电子签名考勤记录工作内容，保证干部考勤管理工作严谨化。

最后，要采用干部电子签名档案对考勤干部人员进行最终考核。主要是利用程序设计来定期监控干部科室考勤上报情况，分析考勤记录上报的及时性与准确性，深层次考核不同科室干部的工作内容，如此，对于加强干部的考勤管理工作效率以及信息化管理工作能力都很有帮助。

5.建立干部绩效档案信息化管理创新工作机制

在建立干部绩效档案信息化管理创新工作机制过程中，需要结合医院的整体绩效管理，引导领导层、科室负责人以及所有干部都参与其中，做好干部人事档案沟通管理工作，建立相应的交流沟通机制。换言之，要将医院发展战略目标纳入科室考核机制中，结合职工个人绩效目标分析相关档案管理内容，理顺干部在医院绩效考核后的各項工作。同时，要运用大数据平台，配合干部的整体绩效考核过程、工作核心内容来展开绩效管理工作，了解绩效考核内容，争取从全局出发对医院干部人事档案信息化管理工作体系进行全面质量检查，优化质量管理过程。在此基础上，医院的干部人事档案管理工作以及综合人事档案管理工作也能够环环相扣、层层推进。

6.构建干部人事信息化管理系统

医院需要构建干部人事信息化综合管理系统，并优化丰富服务模块，确保干部人事档案能够与科室功能上报系统有效连接。将医院各科室功能上报系统与科室干部相应权限相挂钩，满足科室需求计划，提出培训、考勤等信息上报模块。

进一步讲，医院需要建立干部人事档案信息化管理自助平台系统，专门为干部提供能够体现医院人力资源管理创新性的衍生服务内容。在平台上，干部人事档案信息化管理与医院文化相互契合，正向引导干部工作态度与技术服务能力，提高干部参与医疗服务活动的积极性。在这一干部自助平台系统中，还要结合医药、护理、技术、执业、科研及职称等多个方面来综合评估干部人事档案信息资源，建立功能丰富且综合性较强的干部人事档案管理系统，形成明确的分工机制。在干部人事档案材料全部纳入干部自助平台系统后，干部人事档案中的主要考核内容、工资变动内容、学历内容以及职称晋升材料内容也能得以充分补充。从某种程度来讲，信息化平台对于医院所有干部的奖惩材料整合是比较到位的，系统能随时动态变更材料内容，做到实时更新。对于医院干部职工来说，信息化平台也是对其工作行为的有效约束，充分发挥各科室职能，专门对干部人事档案材料的形成过程进行全面信息化审核与把关，最大限度地提高干部人事档案内容的可信度，提高档案整体利用率，医院的干部人事档案信息化管理水平也能得到全面提升。

四、总结

本文深度探微新时代、新医改形势下三甲医院干部人事档案管理工作内容，是非常有必要的。特别是在其融入信息化技术发展体系后，围绕干部人事档案所展开的信息化管理工作创新内容更丰富，切实提升了三甲医院的干部工作、自身行为以及思想管理水平，这一信息化发展机制与内容非常值得在未来进一步深入探究。

参考文献：

[1]帅亚珍.新时代企业规范干部人事档案管理信息化建设研究[J].电脑校园，2022（5）：442-444.

[2]赵伟光.新医改视域下以干部人事档案信息化促进医院人力资源配置精细化研究[J].精品，2021（26）：249-250.

[3]牟善季，丁海峰.信息化手段下如何实现医院干部人事档案精细化管理与控制对策[J].中文信息，2022（2）：55-57.

[4]陈思宇.加强干部人事档案信息化管理促进干部人事管理创新性研究[J]. 文渊（中学版），2020（2）：1187-1188.

[5]亓凡.信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].办公室业务，2020（11）：147，149.

[6]石宇，石慧，武政旭.基于精细化管理的公立医院干部人事档案优化路径探究[J].现代医院，2022，22（5）：745-747，750.

[7]谢林森，吕克琦.以信息化建设推动医院人事档案精细化管理[J].江苏卫生事业管理，2019（1）：82-83+87.

[8]朱茜.医院干部人事档案管理中信息技术的实践[J].信息与电脑，2020（22）：215-217.

[9]李亚琼.新时期医院人事档案管理信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2019（15）：79.