大数据背景下高校访客预约管理系统设计研发<br/>——以柳州铁道职业技术学院为例

大数据背景下高校访客预约管理系统设计研发
——以柳州铁道职业技术学院为例

2023-07-26尹军

电脑知识与技术 2023年16期

尹军

（柳州铁道职业技术学院，广西柳州 545616)

0 引言

高校作为教书育人专业机构，除了为国家和社会培养高水平、高技术专业人才外，还承载着一定的社会服务功能。高校可以作为育人场所，供校外人士参观、研学和访问。高校的教学场馆，特别是体育场馆可以面向全社会开放使用。高校作为管理者，有责任和能力做好外来人员管理和服务工作。

1 来访人员预约管理系统研发的现状

1.1 手工填报阶段

高校来访人员的管理通常由学校保卫部门负责。高校校园面积大，校内师生人数多，校外人员出入校园频繁。保卫部门对外来人员管理最简单、最直接的方式是手工登记入校人员信息。手工填报信息阶段在前期信息登记时方便快捷，但在后期针对现有数据做统计分析时难度大，数据整合分析只能人工进行。

1.2 预约管理系统的单系统单领域研发阶段

经历手工填报困境后，面对管理压力不断增加，高校招生人数的不断扩大，部分高校因发展需要建有多个校区，单纯依靠人工管理难度更大。基于此，访客预约管理系统的开发逐渐被提上日程。根据管理部门的需求，利用信息技术设备替代人工数据填报，来访人员可以通过系统完成入校手续，系统生成详细数据统计分析报告。但受限于学校信息化建设基础条件原因，此时的预约管理系统开发仍处在单部门使用、单业务领域开发阶段，系统数据未能与学校数据平台互通共享，信息孤岛现象普遍存在，业务功能拓展迫在眉睫。

1.3 智慧校园、数字化校园背景下的预约系统研发阶段

随着学校智慧校园、数字化校园建设的深入推进，学校各业务系统的不断上线使用，各部门业务系统之间的数据融合、共享、互通交互使用的作用不断强化。在此背景下，学校来访人员预约管理系统不再是面向管理部门的信息登记平台，而是各部门根据自身业务需要，学校根据数字化校园建设总体需求，彻底打通各业务系统的信息孤岛，整合校内各方资源，统筹建设学校预约管理系统，以学校数据平台为支撑，以学校现有数字化建设条件为基础，以学校其他业务系统为依托，来访人员预约管理系统进入多功能、立体式开发阶段[1-3]。

2 来访人员预约管理系统开发的信息化基础

大数据背景下，来访人员预约系统的开发需要学校有坚实的信息化基础，需要学校各业务系统强有力的数据支撑，需要学校数据平台强大的数据分析和整合能力。

以柳州铁道职业技术学院为例，学校在开发来访人员预约管理系统时，主要基于学校的人脸识别系统、车辆道闸系统、学工管理系统、人事管理系统以及学校统一数据平台等信息化应用平台，以人脸识别系统认证识别人员出入，以车辆道闸系统匹配预约车辆信息，以学工管理系统同步学生请假外出信息，以人事管理系统核实学校教职工信息，以来访人员预约系统来核验预约人员身份信息，各业务系统数据由学校数据平台统一“上传”和“下达”，让数据流、业务流在校内各业务系统之间充分流转，打通各业务系统的信息孤岛，实现学校大数据的共享互通和跨部门业务流程的无缝对接。

3 大数据背景下的来访人员预约管理系统需求分析

3.1 数据集成需求

统一数据标准。来访人员预约管理系统的开发，要坚持信息化建设的统一数据规范和统一数据标准。在大数据的背景下，统一的数据标准体系能给各信息系统之间的互联、共享、交换提供技术实现可能。预约管理系统在开发前期应明确统一数据源、统一数据接口和统一数据标准，以减少或消除预约管理系统开发完成后与学校各业务系统的“信息孤岛”，真正实现各业务系统之间的数据兼容与业务融通[4]。

统一数据平台。来访人员预约管理系统的使用，既要面向校内师生，也要面向需要入校的外来人员。在智慧校园、平安校园数据治理的大背景下，需要学校建议一个统一的、高标准的数据平台。为学校信息化建设部门、各业务系统以及新的软件开发者提供数据资源整合、融通、监控、管理的智慧数据大脑。

3.2 业务流程需求

业务流程要精简。来访人员预约系统的开发要坚持业务流程精简原则，业务审批流程层级坚持“非必要不审批”，要实现预约系统数据在学校的统一数据平台中快速流转，让数据多跑路，让流程少走路，让申请者不走路，凸显预约管理系统的审批高效率。

业务功能要完善。业务功能是开发公司以用户需求为基础，利用特定的产品整合用户碎片式的业务需求，最终满足用户的实际业务需要[5]。在大数据背景下，业务功能通常会突破各部门业务系统的层级，产生新的业务功能需求。通常情况下，业务功能根据实际需要，主要包括核心业务功能、业务的管理功能和业务的服务功能三方面内容。

技术目标要明确。来访人员预约系统的使用关键在于申请人员以何种方式核验身份信息，以达到预约者申请手续便利、核验方式快速、出入通行方便的成效。当前，柳州铁道职业技术学院的预约管理系统主要以现有的人脸识别系统为技术实现核心，通过预约系统数据与学校人脸识别系统做对接，以人脸信息、身份证信息或车辆识别信息作为识别的关键信息，最终实现项目的技术目标。

4 来访人员预约管理系统功能模块设计研发优化策略

在学校现有信息化建设条件下，结合来访人员预约管理系统的实际开发需求，在满足业务流程和功能需要的前提条件下，系统的主要功能模块包括：预约入校条件的设置、预约入校流程办理、业务流程节点设置、系统管理以及统计分析模块等。

4.1 来访人员预约管理系统功能模块的设计

4.1.1 系统管理模块

系统管理模块通俗讲就是为项目系统搭建总体框架。主要包括人员权限配置、流程节点配置菜单选择配置、密码设置、统计分析报表以及用户使用日志等，根据学校管理服务要求，还可以定制开发其他功能模块，以满足学校校本化服务应用需求。

图1 访客预约系统总体框架设计

4.1.2 业务流程模块

业务流是系统赖以生存的生命线，信息化系统建设必须依靠业务流程支撑。首先，要确定线上业务流程表单。表单内容包括：来访人员的基本信息、入校原因、入校时间及时长、入校条件、用工部门审批人员信息以及学校管理人员审批信息等。线上业务流程不是线下业务流程的简单复制，而是需要以信息化、系统建设思维对线下流程进行转化再造。其次，要确定业务数据流的共享机制。根据学校信息化建设的基础条件，确定好各业务系统的数据整合方案，明确数据共享机制，让数据在业务系统“多跑路”，让人员在办理业务时少跑腿。当前，柳州铁道职业技术学院的来访预约系统主要基于外来人员入校来访使用，预约系统的数据端口全部免费向学校数据平台开放，与学校现有的学工管理系统、人脸识别系统、返校系统等实现数据同步共享[6]。最终实现学生在学工系统请假后，可以直接通过校门人脸识别道闸出入，校外来访人员通过身份证信息识别出入校园。最后，要尽量减少业务流程的审批层级。业务流程审批层级越多，业务流程耗时越长，可以批量申请的入校流程可批量办理。

4.1.3 数据统计分析模块

系统数据统计分析模块功能可以为学校管理人员提供高效的数据统计分析报表，为学校管理者提供有效的分析依据。学校管理者通过数据统计，可以方便快捷得出数据统计结果，数据统计分析模块功能完善与否将直接影响项目系统数据的整合分析能力。

4.2 来访人员预约管理系统的开发优化策略

4.2.1 预约管理系统的开发应支持入校申请条件的灵活配置

根据学校管理实际的需要，一是预约系统外来人员申请入校的设置条件要灵活。对申请的条件可设置单项选择、多项选择或是复合条件选择，并预留自定义项；二是人员的分类管理条件要设置灵活。学校目前在校师生人数超过1.7 万余人，再加上各类后勤服务保障人员和外来来访人员，学校日均在校人数达2万，人员管理一定要分类，分类条件要灵活设置。三是校内审批人员设置条件要灵活。校内审批人员设置可结合“谁接待，谁用工，谁审批”原则，各用工部门、学校职能部门分别设置不同权限的管理员，且审批管理员权限可灵活设置。

4.2.2 预约管理系统的开发应准确分析其项目需求定位

学校信息化建设项目最大的难点不在技术开发，而在于对项目需求分析的准确定位。项目需求分析是一个复杂的过程，应包括项目平台的接口需求、数据标准需求、系统功能的开发需求等，需要科学的、专业的、系统的论证，并在项目建设中根据需求定位不断去调整和完善系统开发功能[7]。

4.2.3 预约管理系统的开发应关注业务流程的监控与提醒

来访人员预约管理系统根据入校申请条件，会产生相应的申请业务流程，由于申请条件的不同，其相应的审批部门、审批人员亦不同。根据信息化系统开发的“用户思维”主导原则，申请人对申请业务流程的完成与否十分关注，这就需要系统有对应的业务监控和提醒功能。一是对校外申请人员进行消息提醒。来访人员预约申请流程可以由校内关联部门人员提出，也可以直接由校外来访人员提出申请流程，流程业务状态应第一时间以消息提醒告知；二是对校内管理审批人员进行消息提醒。当申请者发起业务流程后，审批人员可以第一时间收到流程审批提醒消息，及时完成流程审批。对未能及时完成的业务审批流程在24 小时或48 小时后可再次发送消息提醒，以确保业务审批流程的顺畅和高效；三是对申请流程未完成业务闭环的进行消息提醒。如校外预约人员申请流程有入校记录，但迟迟未产生出校记录，未能完成业务闭环的流程应及时发送消息提醒给管理者，便于管理者及时跟进处理。