基于流程引擎的高职院校网上办事大厅的设计与实现

孙珊珊

（潍坊职业学院 信息管理中心，山东 潍坊 263727)

1 建设背景

随着高校信息化建设的不断深入，高校信息化建设程度越来越高，各个学校都建设了很多业务系统。多数业务实现了网上办理，但是由于系统繁多，学生、教职人员办理不同的业务需要登录不同的系统。许多高校正通过信息化“一站式”服务模式整合业务过程，根据师生角色生命周期涉及的服务项目，建立公共服务平台，集聚服务资源，推广移动应用，完善服务体系，推动行政职能从管理向服务的转变[2]。

一站式网上办事大厅通过统一的流程引擎将散落在各业务系统中的流程进行充分整合，统一运行和管理，并可实现对所有业务流程运行情况监控与分析，从而为高校发展决策提供数据支撑。潍坊职业学院于2022年完成了网上办事大厅升级改造，本文以此为背景，用一个具体业务流程“合同管理审批流程”为例，说明了基于易表通流程引擎的线上服务事项的设计与实现过程。

2 办事大厅设计

2.1 建设原则

网上办事大厅旨在提高服务质量和效率，建设和实现是一项全局性工作，涉及多个部门的协调和管理，因此在建设服务事项前期一定要充分调研实际业务，进行需求分析，确保系统方便快捷，满足不同场景下的办事需求[3]。在服务事项运行过程中，从师生利益出发，以提高师生满意度为原则，根据实际运行情况调整服务内容，开展流程优化和流程再造工作，切实提高服务效率和质量。

2.2 访问入口

为方便师生随时随地申请、审批、查看服务事项，办事大厅支持移动端使用，包括移动App、微信公众号、企业微信、钉钉等多种入口。不同入口的数据同步，师生根据自身习惯选择合适的访问入口。

在办事大厅中，不同事项以服务卡片方式展现，用户可点击服务事项卡片，直接进入申请页面进行业务申请。对于自己的常用业务，还可点击服务卡片上的“爱心”符号服务进行一键收藏服务，方便下次通过“我的收藏”直接访问，也可根据需要取消收藏。

审批者在任务中心接收审批任务，可以查看待办任务、已办任务、我的申请、办结任务，也可根据申请人、申请部门等条件进行筛选查找任务。

2.3 服务查询

平台可根据服务主题、责任部门对服务事项进行分类，用户可选择相应分类，输入事项名称关键字，快速精准搜索服务事项。用户通过点击事项卡片，可查看事项办事指南。办事指南包括事项名称、责任部门、服务对象、前置条件、服务内容、业务周期、办理须知、所需材料、办理时间和地点、咨询电话和常见问题等，并可在办事指南中关联在线应用、提供咨询、评价等服务。

2.4 服务事项评价

提供用户对服务事项、办结的流程进行满意度评价，将自己最真实的使用感受分享给其他用户、反馈给服务事项管理员。用户使用服务事项前也可以查看其他用户对该事项的评价。服务事项管理员可以查看来自用户的使用评价，为进一步优化升级应用提供参考依据。学院领导层可以随时查看所有事项的评价得分，根据评价得分对事项责任部门采取奖惩措施，以此促进流程再造，服务质量提升。事项评价结果也可为部门年终考核提供参考依据。为保证评价质量，防止恶意评价，用户须通过认证登录系统后才可进行评价。

2.5 服务事项管理、统计

对事项清单进行全生命周期管理，建设学校统一事项清单库。新建设的事项按时上架，过时废弃事项及时下架，有业务变动的及时变更。可以按照服务事项的重要程度、使用频率高低对事项进行排序。

管理员和普通用户均可通过服务分析模块查看办事大厅运行数据，包括当前进驻事项、可在线办理事项、当前正在办件、已完成办件、累计服务师生数等内容。

平台可通过访问流量、使用次数、评分高低、流程平均耗时等维度对流程事项进行排名，形成各种直观展示的图表，如折线图、饼图、柱状图等，点击图表，可查看数据详情。

2.6 流程监控

流程管理员可以对权限范围内的流程进行监控，包括全部流程实例，当前运行节点任务状态，是否超时未处理、是否驳回、终止等。在流程监控模块，流程管理员可以用申请人、申请部门、申请时间、流程状态等条件搜索某条具体流程实例或某个流程任务，对流程或流程任务进行强制干预，如终止、删除、挂起、转办等操作[4]。

2.7 权限管理

流程管理平台支持多级管理。多级管理是指对各种管理操作的权限范围内再授权，这种授权机制可以无限细分下去，如学校信息管理中心拥有平台完整管理权限，A、B、C 三个部门有相对独立的二级管理权限，每个二级管理权限可以继续细分的技术。每一级管理员都只能查看和管理自己权限范围内的流程及流程实例。分级管理扁平高效，服务用时更短，更加精准。

权限包括发起流程、编辑、查看、审核、批量审核、导出、删除、终止、转办、挂起等，根据实际业务需求，可给相关人员配置不同权限。支持电脑端和移动端权限同步配置，避免不同入口权限不同的问题。

3 “合同管理审批流程”设计与实现

依法治校过程中，高校面临的内外部环境越来越复杂，高校的办学、管理等活动逐渐被纳入司法审查。合同管理成为学校行政管理的重要组成部分。从合同起草、审核、法律审查到修订、盖章签订，每个环节都要严格把关，不容出错。传统的线下沟通、修改的方式不能留痕，无法追溯，给日后审查带来了不便。为了解决这些问题，实现合同规范化、标准化、科学化的高效管理，通过流程引擎搭建了线上合同管理审批流程，包括基本信息设置、表单设计、流程设计、权限配置、页面设计、服务部署上架6个步骤。

3.1 基本信息设置

该部分定义了服务事项的中英文名称、服务类别、图标、基本描述、服务对象、责任部门、办事指南等基本内容。这些信息简洁明了，让用户快速了解该流程。

3.2 表单设计

流程平台了提供Web方式、面向业务人员的可视化、拖拽式、所见即所得的表单设计器，无须安装任何专业设计工具或插件。表单设计器提供单行文本、多行文本、附件控件、头像控件、单选框组、多选框组、下拉菜单、树形控件、超链接控件、签章控件、 位置坐标、富文本编辑器等标准控件。每个控件都可以单独设置属性，包括是否必填、是否隐藏、是否只读、是否有值校验、关联数据源等[5]。还可建立字段关联事件，比如当字段A的值为“是”时，则需要显示字段B/C/D，并提示用户填写，同时隐藏字段E/F/G；当字段A字段为“否”时，则需要显示字段E/F/G,并提示用户填写，同时隐藏字段B/C/D。

表单支持移动端和电脑端同步配置，配置一次，即可实现多终端的使用。

合同管理审批流程需要填写的字段包括申请人、申请部门、联系方式、合同名称、类型、合同标的、合同编号、金额、履行开始时间、履行结束时间、对方单位名称、对方单位联系人和电话、印章类别、合同文本、合同份数等内容。其中申请人、申请部门、联系方式等基本信息可关联数据源，即从数据中心直接读取当前用户信息，避免了申请人重复填写。具体表单设计见图1。

图1 表单设计

3.3 流程设计

流程平台自带Web方式的、面向业务管理人员的交互式流程设计器，无须写代码，不需要安装专业的流程设计软件或者插件，只需要简单可视化配置操作即可生成复杂的业务流程。流程引擎支持并行、串行、串并混合等多种模式。每个环节均可单独配置操作按钮，如提交、追回、退回、终止流程、转办、催办、保存草稿、查看流程图等。当一个环节下一步有多个路由时可通过网关配置不同的条件，系统根据条件自动判断下一环节，这就避免了人为选择路由容易出错的问题。每个环节可以配置是否会签，会签模式包括并签和串签两种。

合同管理审批流程，流程环节包括提出申请、部门负责人审核、相关部门会签、法律顾问审核、财务审核、审计科审核、合同修正、院长审批、盖章处理等环节。每个环节配置相应的审批人员，审批人员有三种情况：一是不固定人员，由上个环节处理人从组织架构中选人；二是固定用户或用户组，这种情况在流程中配置角色即可；三是人员不固定但是有具体规则，比如“部门负责人审批”环节审批人是上个环节中提出申请者所在部门的部门负责人，这种情况配置相应规则即可。具体流程图见图2。

图2 流程设计

流程每个环节可单独配置关联表单字段的权限，包括隐藏、只读、必填、查看，默认情况为可编辑状态。当某些字段需要特殊权限配置时，如合同管理审批流程中，“审核材料上传”字段只有法律顾问审核环节有权限上传，则法律顾问审核环节配置此字段为必填，其他环节配置此字段为只读权限。

3.4 权限配置

本流程的申请权限开放给全体教职工，审批权限根据各环节情况具体配置，如“财务处审核”环节配置财务处长角色。当人员调整时，只需在角色管理模块维护人员变更信息，各个引用此角色的流程环节会自动更新人员。管理权限分配给合同管理部门学校办公室。管理员可以查看和导出所有合同管理审批流程实例，包括表单填写的字段、流程的基本信息、流程状态等内容，方便统计分析、流程监控。

3.5 页面设计

一站式网上办事大厅将每个服务事项作为一个独立的应用，可独立配置申请、审核、统计、管理页面。每个页面配置相应的操作按钮，如发起申请、编辑、查看、审核。采用Web 端配置的方式，不需要写代码，即可完成页面设计。

3.6 服务部署

完成以上步骤后，一键部署，服务即可上线，用户即可在办事大厅中看到此流程。

4 办事大厅运行情况分析

潍坊职业学院网上办事大厅于2022 年完成升级改造，建成公文收发、教学管理、财务管理、资产管理、人事管理、学工管理、差旅管理等124项服务事项，其中117条事项可在线办理，同时支持电脑端和移动端事项办理、审批，部分服务事项见表1。

表1 部分服务事项

图3 服务事项统计

2022年完成13 700余项事项办理，为师生日常工作、学习、生活提供了极大的便利，极大提高了审批效率和服务水平，提高了师生满意度，有效提升了行政效能。

5 下一步工作

业务流程建设是一个持续优化调整的过程，通过发现在日常执行中的问题，逐步优化完善，实现流程再造。通过流程再造，反向促进业务改进，为师生提供优质高效的服务，提高师生满意度。接下来，应重点推进以下两项工作：一是深入思考研究如何利用办事大厅提高办事效率，实现数据积累，为学院发展决策提供更准确可靠的数据支撑；二是实现线上线下闭环办事服务。建设线下自助服务大厅，自助查询、打印成绩单等，实现一门式自助服务[6]。建设电子签章系统，实现学院公章、合同章及人事、财务等部门公章电子化，对接网上办事大厅及线下自助服务设备，实现电子签章，提高服务效率。