以公司经理的视角浅析ERP系统在公司财务方面的运用

2023-07-24李文艺姚胜杰

经济研究导刊 2023年12期

李文艺姚胜杰

摘要：随着信息经济和知识经济的快速发展，公司之间的竞争愈演愈烈，公司想要发展并且保持良好有效的管理，不仅需要依靠各层级管理人员的力量，更需要有最新且准确的管理信息。而ERP系统作为管理信息系统的子系统，能够在公司财务管理领域发挥巨大的作用，能够巧妙地结合计算机技术与公司的生产经营环节，提高公司的整体效益和综合发展水平。基于此，对ERP系统在公司财务管理方面的相关问题与应用进行简单分析，并切实提出一些针对性的措施旨在为后续的学者研究提供参考。

关键词：ERP系统；公司；公司财务管理

中图分类号：F27 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2023）12-0083-03

一、ERP系统对于公司财务管理的必要性

（一）基于ERP系统的公司财务管理系统特点

ERP系统作为一种信息系统，可以较好地根据公司的不同情景和发展阶段做出对应的调整。基于公司财务管理方面的ERP系统有以下几个不同的实际应用特点。

1.科学决策

系统可以协助会计部门完成相对应的数据核算和财务分析的相关工作，并且能够根据数据的综合整理和分析得出公司级别的财务预测，进而做出整体经济方向的决策。

2.及时性的收购

公司通过合理调用ERP财务系统可以及时监控财务的处理过程，及时根据反馈做出调整并且收购不必要的设备和工作环节，达到整体成本优化和效率提升的目的。

3.服务全面

ERP系统可以用于公司财务管理、人力资源管理以及物料的存储管理，并且能够及时调用筛查数据库中的数据，很好保证公司数据的安全。

4.公司财务信息管理系统的全球化

系统可以为公司总部和公司的许多分支提供一个跨地域的管理平台，保证公司的高效运行。同时，ERP系统支持不同的财务管理模式，能够有效协调会计过程中的分歧和财务管理的不同模式[1]。

5.综合管理财务信息系统

系统可以为指定对象提供一段时间内的任何类型的业务细节，以及相应的数据参数。

基于ERP的公司财务管理系统的优势就体现在ERP系统的管理机制应用范围广泛，可以在供应链层面、客户与供应商的交流层面、公司合作层面及时响应，便于公司物流的管理，支持物流过程的重组，通过工作流来实现财务人员与配送人员的一体化管理。

（二）ERP系统对于公司的必要性

从定量的角度来看，许多公司一方面通过增加仓库库存量来增加管理的费用，另一方面进一步削减不必要的需求，这是有悖常理的。ERP中的核心为制造资源计划（MRP），将根据生产、物料和库存三个环节的综合记录对公司的相应产品进行需求方面的分析，从而做到能够在合适的时间进行适当的投入，降低库存量和库存管理方面的成本，达到减少库存投资的效果。如今，市场上产品的生命周期越来越短，客户对交货的要求也越来越严格。ERP系统通过其良好的凝聚力和反馈性，将ERP系统的生成效率与规划速度紧密结合，从而提高生产力，增加公司的利润。

而从定性的角度来看，ERP系统作为一种具体的管理信息系统（MIS）应用，对管理具有从低端传至高层的影响。“自下而上”就是要影响必要的生产和销售环节，提高产品生产销售与过程开发的效率，进一步加快新产品开发的步调。“向上”是引导公司决策者做出科学正确的决策。ERP系统压缩了公司的组织发展形式，通过扁平化，降低管理水平，扩大管理范围，从而简化公司管理，提高决策者的管理与组织水平[2]。

二、ERP系统在公司管理中的应用

（一）公司生产成本管理的应用

ERP系统是一种计算机系统，能够达到人机交互的效果。生产部门的经理可以通过系统监管生产环节员工的工作效率，从而提高整个生产部门的工作效果。

同时，生产部门也可以通过该系统反映的产品成本和销售价格的波动，及时做出调整、制定相应策略，从而把控原材料质量，控制产品成本，维持公司资金流的正常运行并且提高公司的生产效率。公司可以通过ERP系统补足短缺的产品，降低废品率，加大热门产品的生产，达到生产成本环节的高效管理。

表1 市场信息系统各子系统集成[2]

（二）公司财务管理中的具体应用

在公司财务管理环节中，ERP系统可以分析来自内部会计部门的信息与数据，并根据系统结果提供针对公司的控制和预测活动监测。ERP系统是进行财务规划控制和公司使用资金的重要工具，可以很好地完善公司财务管理和会计部门工作，能够帮助公司有效地管理把控财务信息和会计方面的信息，提高公司财务管理的整体效率[3]。

ERP系统从公司财务管理出发，针对公司财务管理质量提出了进一步的要求，促进了公司会计部门工作的高效开发与实践。在公司资源的规划里，会计作为一个模块发挥着不可忽视的作用，而其中ERP系统与公司成本管理中的成本核算管理订单项目的收支平衡与盈利能力分析密不可分，发挥着重要的作用。

我们通过该系统来实现虚拟的、快速的成本核算，根据不同产品成本的信息来比对实际成本和计划成本之间的区别，从而调控订单和项目使其适应公司的战略目标，确保每一项公司的生产经营业务活动有效开展。财务部门也可以借助ERP系统达到处理和分析产品成本信息与公司盈利收支的目的。

（三）公司人事管理中的具体应用

在当前的就业环境下，公司的內外部员工流动更加明显。以往的人事管理方式，显然已经不再适用。我们可以借助ERP系统无纸化管理，登记每一名员工，保证数据的存储，这样就不会造成人事管理数据丢失，使人事方面的信息管理更加连贯高效。同时，ERP系统可以形成相应的员工管理APP，让每一名员工自主登记入职、实习离职等信息，方便公司的集中管理。而且ERP系统还可以根据每名员工的工作能力、工作经验，给员工定做专门的培养方案，从而达到人才的最大程度利用，让每一名员工都发挥出长处与价值，使公司收益最大化。

三、ERP系统在公司财务方面实际应用中存在的问题

（一）员工对ERP系统的了解有限，没有做好实施的准备

ERP系统不仅可以单独使用，还可以结合具有专业知识的人才，在高新技术产品的研发与科技领域产品的生产中发挥出巨大的作用。但是，ERP系统的使用更需要专业的开发人员与实际操作人员，避免人员的之间的工作漏洞导致ERP系统的技术断层，使系统无法发挥最大作用，甚至造成管理混乱。

而许多领导者并不关心ERP系统的应用程序，只是关心公司的财务收支与战略目标的达成。许多中小公司在商业模式与运营模式结合的同时，盲目模仿其他产业的商业模式，没有合理实施ERP系统。系统工作与开发人员经验的缺乏会导致系统启动耗时过长、工作效率的低下、运营延迟等许多问题。其实，ERP系统的应用不仅仅局限于财务部门，也可以应用于公司的其他职能部门。当系统覆盖了公司所有部门之后，就可以实现控制业务的有效实施，实现管理一体化。然而，许多公司管理部门没有对ERP系统给予足够的重视，以致财务部门的工作人员无法了解ERP系统在公司中的真正作用，他们就会趋向于传统的管理形式，从而被时代所摒弃。减少ERP系统的运行，这不仅不能发挥管理公司的积极作用，也很容易成为公司发展负担。

（二）ERP系统的维护难度相比传统模式更大

ERP系统相较于普通的公司生产管理模式有着更为完善的模式和操作流程，甚至它可以通过自身系统的调整来匹配公司的需求和操作方面的缺陷。但这也意味着ERP系统的实施与维护难度更大，需要专业能力和业务素养更高的人员来进行相应的维护，这样才能保证系统实施的质量和流程的流畅度。

在ERP维护中，很多员工无法按照系统要求和公司的标准来进行必要的操作和管理。针对这个情况，很多金融公司不能强调对ERP系统的干预，不能保证财务方面数据的准确，以至于，由于公司财务部门工作人员的工作错误会进一步引发出财务数据的错漏。这样即使ERP 系统有着普通财务模式更好的应用能力和建设作用，但是实际的效果往往差强人意。特别是，在公司初次应用ERP系统时，初始财务系统与ERP系统的调整和衔接并不完善，从而引发公司的数据集成程度偏低。甚至公司的很多部门，包括财务、税务和审计在进行财务核算管理时仍然采取传统的业务模式和处理流程，不能达成公司的管理一体化，不能让ERP系统在公司全面应用。

（三）公司提供的ERP运用内部环境欠妥

ERP系统要想在公司达到良好的运用离不开公司的内部环境支持[4]。但从目前的大环境看，很多中小型公司仍然存在着管理流程断层、财务分析紊乱、公司治理效果与产品成本管理等一系列问题，这些中小公司的内部环境根本无法支持和适应ERP系统的开展；管理层也缺乏对ERP系统业务流程的重视，甚至一些传统的财务管理模式都很难维持运行。

一些公司根本没有严格执行ERP系统规定的规则和流程，所以发挥不出ERP系统在公司财务管理方面的优势，甚至由于公司的运营模式和财务管理模式的不一致性会造成公司运行方面更大的问题。这样的公司不仅不能发挥出ERP系统原有相较于传统财务管理模式的优势，还会白白投入大量的人力物力却没有得到回报，以至效率低下，甚至走向破产。

四、ERP系统在公司财务管理中的推进策略

（一）提高公司整体对于ERP系统的重视

公司要想运用好ERP系统，需要加强从高层管理人员到各部门员工对ERP系统重视程度，不能仅仅把它当作一项工作任务，而应认识到ERP系统更是一个公司财务管理乃至整个公司发展的转折点。公司的管理层人员不仅要把控ERP系统的整体运营方向，同时也要深入了解ERP系统的每一个运作环节，在对比公司整体经营模式的同时，将ERP系统作为公司的重要管理经营工具。此外，ERP系统的全面开展还需要公司定期对员工进行培训。ERP系统的实施和维护都对员工提出了很高的专业能力要求，管理者要及时更新ERP系统在公司层面的运用，加强公司各部门在ERP系统中的联系，充分给员工普及ERP系统的便捷和重要性[9]。另外，要充分介绍ERP系统的操作使用，包括哪些属于违规操作、错误操作时如何处理等情况[8]。

（二）加强内部沟通与控制，减少管理风险

财务管理部门往往面对的是大量的财务数据，而要实现财务数据的准确，公司之间各个部门就要精密结合、相互合作。公司的各个部门之间可以架构双向信息传输渠道，增强联系，减少原始数据在部门间传输出错的可能性。同时，对产品进行全程追踪，监管工作人员的工作，将出错的风险尽可能降至最低[7]。与此同时，公司各个部门员工的信息闭环意识需要加强，发挥出双向意识流的传导性，进一步提高内部运行效率[6]。另外，对于ERP系统各部门的运行权限限制应该由部门主管负责人提出，经过上级部门判定、领导确认批准，安排对应的部门监督ERP实施，确保全公司严格执行。

（三）公司必须分阶段实施ERP系统

针对ERP系统在公司中的实施，建议公司采取几个阶段式的引入ERP系统，这样ERP系统在财务管理方面的衔接会更加完善。必要的员工培训要及时开展，特别是针对公司内部财务人员，如果没有对ERP的充分理解，ERP系统就很难在公司中顺利开展。在这种情况下，公司需要对员工进行定期的考核。引入ERP系统到财务管理时，专业人员对财务管理员工除了培训之外，还需要定期进行考试审核，帮助员工全面掌握ERP系统和ERP技术，使其能够在日常财务工作的同时配合好ERP技术。

五、结束语

如今ERP系统已不再是简单的财务管理系统或市场管理系统，而是已深入到公司的方方面面，为公司节约不必要的信息费用，在优化资源配置、进行科学决策时起到不可替代的作用。

随着市场的发展，公司的销售网将进一步实现全球化，公司的市场管理更加需要管理信息系统的帮助[5]。随着对ERP系统的不断优化，ERP系统将不仅仅是在生产管理上应用，而是全方位结合公司实际情况为公司降低决策成本、提高管理效率，从而进一步利于公司的蓬勃发展。

参考文献：

[1] 胡江鹏.基于ERP的公司财务管理系统分析[J].中国产经，2021（22）：72-74.

[2] 孙泽辰，滕雯婕，吴缪宇.基于市场管理功能的ERP系统在公司中的应用综述[J].物流工程与管理，2021，43（7）：157-159.

[3] 于水泉.ERP系统在公司财务管理中的应用及存在的问题[J].财会学习，2021（31）：140-141.

[4] 林寿贵.ERP系统在公司财务会计中的运用研究[J].纳税，2021，15（31）：68-69.

[5] 赵巍，姚惠芳.基于用户视角的酒店管理信息系统评价模型构建[J].物流工程与管理，2020，42（8）：156-158.

[6] 王晨欢.浅谈市场供应链采购及库存管理信息化系统研究与设计[J].商讯，2020（4）：164，166.

[7] 鄂奕洲，喬玉洋，刘子超.互联网金融模式演进与风险识别研究：基于系统科学视角[J].华东经济管理，2016，30（3）：91-96.

[8] 成恺丽，崔丽，周锴.市场营销专业管理信息系统教学改革探讨：基于信息应用[J].营销界，2020（39）：80-81.