改善科研条件专项质量风险防控管理探讨

刘晓丽 赵鹏 李军

【摘要】改善科研条件专项的管理是否满足质量管理风险防控的各项要求，直接影响着项目的质量。本文首先介绍了改善科研条件专项质量风险防控管理的意义；然后从项目规划、申报、实施和验收四个阶段阐述了改善科研条件专项风险防控管理的具体内容；最后从项目专职化管理、激励政策、与实际工作相结合、贯彻PDCA循环等方面对改善科研条件专项质量风险防控提出优化的方法。

【关键词】科研条件专项；全流程；风险防控

【DOI编码】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.043

Discussion on Quality Risk Prevention and Control Management of Special Projects to Improve Scientific Research Conditions

LIU Xiaoli，ZHAO Peng，LI Jun

（Hefei Institutes of Physical Science，Chinese Academy of Sciences，Hefei 230031，China）Abstract：Whether the special management of improving scientific research conditions meets the requirements of quality management risk prevention and control directly affects the quality of the project. This paper first introduces the significance of improving the quality risk prevention and control management of scientific research conditions；Then the specific contents of special risk prevention and control measures for improving scientific research conditions are elaborated from the four stages of project planning，application，implementation and acceptance；Finally，from the aspects of project full-time management，incentive policy，combination with actual work，and implementation of PDCA cycle，the paper proposes optimization methods for the special project of improving scientific research conditions to improve the quality risk prevention and control of the special project of improving scientific research conditions.

Key words：special research conditions；full process；risk prevention and control

科技创新能力是我国进行现代化建设、实现民族伟大复兴中国梦的支撑与保障。为了进一步改善中央级科学事业单位的科研条件，财政部于2021年印发了《中央级科学事业单位改善科研条件专项资金管理办法》，以加强推进科技创新能力建设。科研院所改善科研条件专项的有效管理和实施，可以切实为尖端科学研究奠定科研基础，为更多科研人员带来更好的科研环境。科研管理是在中、长期科研规划指导下，通过合理的组织管理活动，对科研过程的各种要素（人、财、信息、技术、设备等）进行优化配置，有效利用各种资源，按时完成科研任务[1]。改善科研条件专项的管理是否满足质量管理风险防控的各项要求，则直接影响着项目的质量，因此有必要运用科学的管理理念和途径推进专项的实施。

1改善科研条件专项质量风险防控管理的意义

改善科研条件专项包含科研装备类项目和修缮类项目，带有一定的探索性和创造性，同时有时间、资源等方面的约束。项目从规划、申报、实施到验收，以及后续应用的系列阶段，会受到物价和资金利率变动、厂家突发变故、国际形势变化等各种商务、财务相关不确定性因素的影响，技术路线调整、人员变动等单位内部风险也会不同程度影响项目的质量。

质量管理体系（Quality Management System，简称QMS）是组织内部建立的、不断规范管理、提升产品质量、持续改进和增强顾客满意度，在工作的质量方面发挥指导和统一管理作用的系统的管理模式。质量管理体系定义了组织如何满足其顾客以及相关利益方的要求，是各行业确保产品与服务质量的重要工具[2]。对于项目质量的控制是高水平完成科研項目、达成项目目标的重要保障，尤其是对于经费额度大、实施周期长、技术难题高、不确定因素多的科研项目，质量控制更显得尤为重要[3]。

随着国家对基础研究工作的不断重视，以及科研设施与仪器向社会开放力度的增大，对科研条件也提出了更高的要求，有效的质量风险防控管理能够防范化解改善科研条件专项实施过程中的风险。首先，加强改善科研条件专项风险防控管理，能够提高项目执行水平和执行力度。科研院所通过引进先进设备、对现有仪器设备进行功能扩展和技术升级，或通过改造及修缮科研环境来完善科研条件，既能够优化科研发展布局，也能够推动技术和支撑人才培养的进程，提升单位整体水平和综合竞争力。改善科研条件专项相关科研仪器设备要求原则上能够共享共用，也提高了科技资源利用效率。其次，目前我国部分重要仪器设备仍然依赖于进口，行业标准和相关规定都由出口国规定，不仅花费巨大，也延误项目进展，极大限制了科研活动的进展。加强改善科研条件专项质量风险防控，避免盲目进口仪器设备，切实提高科研院所科学仪器设备的自主研制能力，是保障国家科技自主创新，提高科技竞争力的基础。因此，为提升改善科研条件专项的研究水平，保障项目运行有效，需要加强风险防控，预防并控制不合格项的发生，更好地迎接新形势下的各种风险和挑战。

2质量管理风险防控措施的建立

随着中央和地方预算管理一体化工作进程的不断拓展和完善，对项目绩效管理越来越严格，要求项目申报时提前进行绩效评估，项目执行中做好预算绩效运行监控，定期提交绩效自评报告，准确分析和控制项目风险。改善科研条件专项的质量风险防控措施可从规划、申报、实施以及验收四个阶段进行专项全过程监控。这四个阶段的风险防控不符合项的要点见表1。

2.1项目规划

改善科研条件专项在三年或多年的规划工作中，作为专项管理部门以及科研工作者个人，需要对众多的项目进行分类梳理分析，以备做好项目策划。首先要确保经审核后进入规划的项目符合改善科研条件专项的要求；其次根据单位科研管理现状、近远期目标和科研人员需要，对纳入规划的项目进行统筹安排，梳理重要和紧急的项目，制定合理的质量目标，必要时着重保障重要和紧急项目的规划；最后根据单位科研发展战略调整，及时对规划进行优化调整，避免重要项目错过申报时机或紧急项目延误申报。这一过程需要加强整体统筹管理，明确质量管理责任部门，列出风险控制关键点，并制定合适的规章制度以规范项目管理，保障后期项目申报有据可依。以作者单位为例，改善科研条件专项规划流程如图1。

2.2项目申报

首先，改善科研条件专项需围绕项目管理办法进行选题，部分科研人员对科技政策和应用指南的研究不够深入，出现认知偏差，比如把仪器的普通维修当成了升级改造。其次，项目申报书中，科研项目技术路线、修缮基建工程路线可行性报告是否有效；准备采购大型设备购置的必要性、配置的合理性及预期使用效益等也是风险防控的要点，经常会出现设备报价虚高或查重评议不仔细等影响项目申报书质量的现象。财政部组织年度预算编制，要求对项目要开展事前绩效评估，重点论证立项必要性、投入经济性、绩效目标合理性、实施方案可行性、筹资合规性等。科研绩效评价是评价主体（机构或个人）运用科学、规范的评价方法，对评价对象在一定研究周期的科研投入、产出和科研成果进行定性、定量的对比分析，给出客观、公正、真实的综合性评判[4]。因此，申报阶段需要加强质量风险防控措施的总体统筹，通过对不同类型项目分别组织专家进行专项培训、对申报书内容进行论证核查等措施降低风险。

2.3项目实施

改善科研条件专项具体实施过程的管理，是一个系统工程，除了设计方案、工程图纸、操作说明等技术方面，还可能会涉及财务、合同、资产、知识产权、推广应用奖励等各类商务和财务管理。很多项目存在重申报轻实施的现象，采购和外协环节，供应商的资质、采购的方式、招投标的流程；设备到货或基建工程阶段验收环节，设备是否符合合同要求、工程实体质量等，都是风险防控的重点。因此，项目总体管理部门，需要协调各不同部门，定期开展项目检查与评估会议，设置不同的质量风险检查重点，对项目的采购和经费支出过程进行有效跟踪与控制、对基建完成情况进行阶段性验收、对产生的设备等有形资产或知识产权等无形资产做好保护，对项目进度进行掌握和协调，通过采取全方位的防控措施，不断检查、处理和改进，保障项目顺利实施。

2.4项目验收

改善科研条件专项完成后，管理部门需要督促项目组按照不同要求准备项目验收报告、财务决算报告等各类验收文件，召开项目正式验收会。档案是改善科研条件专项研究中形成的有价值的各类信息资料，对于项目追本溯源和提高后续科研管理具有重要价值，项目负责人可能会疏漏部分项目实施流程中的档案。这一过程，可以运用前期制定的质量防控关键措施，除了参考项目申报文件对项目进行技术和财务验收，也需要关注项目实施过程涉及的管理、商务、财务文件是否有效存档，建立健全项目档案。装备类项目相关设备是否良好运维管理、实际运行效率和共享效率是否充足、技术人员和服务对象满意度是否达到要求，修缮类项目相关房屋功能指标是否满足科研需求、质保实效是否合理，科研成果是否有效应用或转化、知识产权后续能否有效保护等项目结题的后应用阶段，也是项目管理重要的一环，须纳入质量风险措施管控中。

3改善科研条件专项质量风险防控管理的建议

改善科研条件专项质量风险防控，建议要对项目进行专职化管理，加强质量考核目标的制定以及激励政策的使用，同时质量风险防控不应与实际工作相脱节，整个项目管理过程均需贯彻PDCA循环管理理念。改善科研条件专项质量风险防控管理优化建议如图2。

3.1对项目进行分类和专职化管理

科研管理人员及科研人员对项目过程管理认识不到位，不够重视，管理能力不足，管理方式不科学，研究计划落实不到位，组织实施不利，检查及结题验收流于形式等问题都会影响科研项目的实施质量。加强对改善科研条件专项管理的重视，需要对项目进行分类管理。设置专门的科研装备类和修缮类项目管理岗位和人员，逐步实现管理人员专职化，提高执行力。

科研管理中的执行力是一种综合能力，主要包括调查研究能力、分析决策能力、组织协调能力、过程控制能力、结果评估能力等五個方面[5]。对专项管理人员加强质量风险防控培训，提高管理人员业务流程熟悉度，包括商务、财务、档案、现场检验等管理知识的经验，进一步提高项目申报及实施过程中关键风险点的可控性。

3.2加强质量考核目标制定及激励政策

根据改善科研条件专项政策的要求，结合单位实际情况，在项目管理过程中，既要加强通用性项目质量目标的制定，又要针对个别项目进行个性化质量目标定制，不断强化项目研究风险管理意识，制定风险评估与应对措施，将责任明确到人，激发不同人员的积极性。根据分层理论，项目参与者应根据各自的职责制定不同的考核激励政策[6]。项目管理部门结合获批后的项目实施方案，形成明确的内检计划，定期进行检查与考核，形成纠正措施和预防措施，确保项目实施进度、资金使用等在可控范围内。同时，对项目绩效执行较差的课题组进行警示与惩戒，对执行较好的课题组纳入优质团队进行备案，不断提高风险防控能力。

3.3质量风险防控与实际工作密切结合

开展改善科研条件专项质量风险防控管理工作，应建立满足项目实际需要的防控体系，确保与实际工作相结合，杜绝“两张皮”现象。部分科研人员认为实施质量风险防控主要是为了取得相关资质，是领导和管理部门的事，与科研人员无关，比如有些项目负责人在验收前根据要求将设备纳入共享，验收后并不积极开展设备共享工作。在项目管理机构运行过程中，领导作用固然重要，但全员参与也是必要条件，只有员工的充分参与和全员质量意识的提高，才能提升组织的整体管理水平[7]。因此，改善科研条件专项质量风险防控体系的建立，除了得到领导认可，项目管理人员以及项目申请有经验的科研人员也要参与其中，确保体系要求与实际现有运行管理制度相适应，保障项目执行的效果。自上而下的发布和征集意见与自下而上的反馈和执行动力相结合，管理体系与实际科研工作相结合，才能持续进行相关工作。

3.4贯彻PDCA循环管理理念

高质量的改善科研条件专项研究必须建立在对项目全流程进行严格质量风险控制管理的基础上。组织内部全面质量管理，在运行中不断自我完善，持续改进的螺旋式上升的过程就是PDCA循环。改善科研条件专项质量风险防控的PDCA循环的含义是将项目分为四个阶段，即项目规划和申报（Plan）、项目实施与执行（Do）、项目阶段性检查（Check）和项目问题处理（Act），这四个阶段不断运转，进行阶梯式上升。如上所述，在项目质量管理活动中，要求对各项工作做出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决。应用该方法进行科研项目管理，能够对科研项目过程进行状态监测，持续改进科研成果，有效提

高科研项目的质量[8]。

4结语

改善科研条件专项实施的成功与否，是科研院所科研能力保障的手段之一。新形势下，建立适合本单位的改善科研条件专项的全流程质量风险防控体系，是保障项目顺利实施的必要条件，能有效提高项目的创新能力和竞争能力，降低项目实施过程中的风险。本文根据改善科研条件专项及其管理的特点，结合经验，从项目规划到验收，一定程度剖析了项目管理中的关键风险点及防控措施，希望对今后该类项目质量风险监管提供一定的借鉴作用，以进一步促進科研成果的应用和转化，增强科学研究、管理和支撑人才梯队建设，从而推动我国科技进步和经济社会发展。

【参考文献】

[1]武华祥，张雪松.基于质量管理的科研项目管理探索分析[J].产业科技创新，2020，2（23）：77-78.

[2] International Organization for Standardization.ISO 9001：2015——Debunking the myths[EB/OL].（2015-09-15）.http：//www. iso.org/iso/iso_9001_debunking_the_myths.pdf.

[3]张宝生，吕宏迪.科研项目实施过程质量评价体系的构建[J].科技管理研究，2014（10）：42-47.

[4]周丽琴.高校社科项目质量管理研究[J].教育理论与实践，2016（18）：6-8.

[5]赵云云.论高校科研管理执行力的对策[J].黑龙江高教研究，2012（5）：58-60.

[6]干文韬.基于科研项目质量管理有效性评价体系构建的研究[J].财经界，2018（12）：25-27.

[7]徐长春，郑戈，熊炜，等.ISO质量管理原则在科研项目管理中的应用探讨[J].农业科技管理，2016（1）：32-35.

[8]武华祥，张雪松.基于质量管理的科研项目管理探索分析[J].产业科技创新，2020，2（23）：77-78.

【作者简介】

刘晓丽，女，1982年出生，硕士，研究方向为改善科研条件专项管理。

赵鹏，女，1978年出生，博士，研究方向为等离子体物理应用、采购与资产管理。

李军，男，1981年出生，硕士，研究方向为改善科研条件专项、科研用房管理。

（编辑：李钰双）