基于财务共享服务的A公司费用报销流程再造研究

袁凯丽 李文川

摘 要：随着大数据时代的到来，财务共享服务被越来越多的企业认可并实施，其本质就是流程再造。费用报销流程作为企业中通用性高、涉及面广且质量难以把控的关键流程，使得绝大多数企业在探索财务共享时选择将其作为切入点。费用报销流程再造成功与否，往往会影响企业后续其他流程再造。文章基于流程再造理论，以A公司为案例，通过对其费用报销流程再造过程中关键步骤的分析，从技术、预算和管理三个维度指出流程再造的关键因素，为同类公司进行费用报销流程再造提供相应的借鉴。

关键词：流程再造 费用报销 财务共享 关键因素

中图分类号：F275.2  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2023）07-080-03

一、引言

企业为顺应大数据时代的发展，将信息共享技术普遍应用在财务管理模式中，财务共享的概念便应运而生。财务共享的核心就是将企业财务核算中重复性高、工作量大、标准化程度高的业务统一集中处理，以此来达到提高数据产出效率、统一数据处理口径和节省人力成本的目的，从而实现业务和财务一体化发展，为企业创造价值。费用报销流程覆盖面较广，同时，它也是财务工作中耗时最长的业务流程，其重复度高，同质性要求高[1]，因此大多数企业选择将费用报销业务最先纳入财务共享模式中。

张瑞君、陈虎等[2]利用流程再造理论，以中兴集团为案例对象，分析其传统财务流程的不足及构建财务共享的三个过程，得出财务共享流程再造的关键因素在于组织、技术、流程、绩效考评等方面。何瑛[3]通过文献研究法发现企业财务流程再造的路径需要与IT协同整合，并且还需建立企业集团风险管控机制；财务流程再造的方向是“财务云服务”，即越来越依赖信息技术。张真昊[4]站在“云计算”的财务共享视角，分析传统费用报销流程普遍存在的问题，并得出改善费用报销流程的关键在于进一步加强对信息技术的应用。程平和王文怡[5]在分析ABC集团费用报销流程存在问题的基础上，引入RPA技术，指明费用报销流程再造的后续优化关键在于对RPA技术的优化。

纵观现有文献，大多聚焦于财务或业务流程再造以及费用报销流程优化研究，单独针对费用报销流程再造研究的文献并不多。本文则基于财务共享背景下，利用流程再造理论，分析A公司费用报销流程再造的主要过程，总结成功的关键因素，以期为同行业公司进行费用报销流程再造提供参考借鉴。

二、A公司财务共享模式下费用报销流程再造过程

A公司成立于2001年，主要从事皮鞋及皮具产品的研发、生产、零售及分销业务。2012在上海证券交易所A股主板正式挂牌上市，2013至2021年度的营业收入均超27亿元。A公司在全国设立了24家子公司，分布在东南、西南、华中、华北、华东、华南、东北、西北地区。由于子公司较多，各个子公司中的财务管理体系重复，这造成A公司的管理成本居高不下。故A公司开始试点财务共享中心，并对业务流程进行再造，完成再造之后，A公司利用信息技术并结合政策、行业环境等一直保持流程的持续优化更新。

流程再造理论[6]是对原有业务流程进行再规划和再设计，构建出一套更符合业务需要的流程，同时也在人力分配和组织架构上进行调配，让企业的流程更加简便高效，提高企业的竞争力。据此可以把费用报销流程再造大体分为两个时期，分别是建设期和运营期。建设期的企业需要足够了解费用报销流程的现状，清楚的分析现状问题并提出改进需求，再根据需求设计流程，并且利用信息技术加以实现。运营期的企业则需要时刻关注改造后的费用报销流程，以便可以及时根据环境、商业模式及政策的变化等迅速作出优化调整[7]，A公司目前处于运营期。

流程再造關键操作步骤可以大致归纳为：梳理传统费用报销流程阶段、罗列传统费用报销流程的不足、利用信息技术对每个流程逐步进行改造，设计最终方案。流程再造方案设计好之后，紧接着对流程进行验证，再运用信息化技术对全部下属业务单位实施流程，并实现集中统一化管理，最后持续优化流程。

三、A公司传统财务管理模式下费用报销流程

（一）梳理传统费用报销流程

A公司传统财务管理模式下，各个分、子公司都有自己的财务部，它们各自负责本公司的费用报销流程。具体步骤如下图1所示，首先，申请报销的经办人员填写报销单；其次，经办人将自己的报销附件采用鱼鳞式的贴法贴在报销单上并且签字；紧接着，经办人拿着自己的报销单据先后请部门负责人、财务部会计以及总经理审批签字；随后，经办人将附有各个审批人签字的报销单提交到财务部，财务人员审核单据并核对是否超过部门预算，若超过，则退还报销单据，必要时，可修改部门预算数；若不超过，则出纳进行线下支付；最后，出纳支付款项之后，将报销人的报销单和银行支付的回单一起作为记账凭证附件。

传统费用报销流程在每个分、子公司中都存在，但是各个公司具体执行制度又不尽相同，难以实行统一管理。它们的流程缺乏一些必要的控制，所以流程整体并不复杂。但是，不够完善的费用报销流程必然会存在些许隐患与缺陷，亟需进一步改进。

（二）传统费用报销流程的不足

传统费用报销流程单一，在资金预算、流程审批和报销管理方面都缺少一些必要的控制，故难以避免会存在以下弊端：

1.无事前申请，资金难管理。传统费用报销流程没有事前申请流程，所以无法根据具体的事项确定精确的预算数。当事后进行报销时，只能依据部门预算进行统一判断，这样就难以准确地统筹资金，实现有效的资金管理。这也不利于为管理者进行决策提供有用信息。同时，还难以实现事前、事中和事后全流程的有效控制。

2.线下审批，操作易受限。实行线下审批流程，受地理位置的限制。当需要在经办人报销单上审批签字的领导去外地出差时，经办人的报销业务就会停滞，需待领导本人回公司，审批签字后，流程才能继续。另外，即便领导没有出差，可只要他不在公司，或是经办人无法找到他，流程也很难完成审批。所以线下审批流程的不确定因素太多。故有些流程报销时间很长，因为不可预见性太大，难以控制报销天数。

3.分散管理，舞弊风险大。各个分、子公司各自为营，分别执行自身的报销制度，A公司难以统一管理。而且，审批报销流程的领导多半都是固定人员，所以很可能会与经办人发生串通舞弊的现象，不易防控。另外，公司的出纳也是固定的，也有可能出现经办人与出纳联合舞弊的情况。而且，传统观念费用报销流程并不透明，舞弊行为难以被发现。综上所述，传统报销流程缺乏必要的控制，极易产生舞弊的风险。

四、A公司基于财务共享服务的费用报销流程再造

根据A公司传统费用报销流程的主要不足，并结合信息技术的应用，对流程进行再造，设计出财务共享模式下的费用报销流程。

（一）增加事前申请，加强资金管理

事前申请是针对各部门的宣传推广费、差旅费、装修费和业务招待费等事项，为避免传统费用报销流程中资金使用不够合理及难以实现事前管理的情况发生，A公司额外增加的一项流程。其目的是为了更加有效地利用资金，加强资金管理。通过事前申请的单据和预算，外加部门预算，相当于“双重保险”，可以确保资金不会被滥用。同时，也可以更好地实现事前管理。

由图2可知，经办人根据具体事项填写事前申请单，并作出准确的费用预算，该预算不能超过部门预算。若超过，则重新调整事前申请的预算，必要时也可调整部门预算；若不超过，则冻结预算，并让相关领导审批签字。其中，领导审批时也颇有讲究，针对事前申请中的装修费、广告費及差旅费等需要请专业部门领导审批，着重关注该笔费用发生的合理性及专业可行性。待对应领导审批结束之后，事前申请流程也就此结束。

（二）利用信息系统，线上处理流程

传统费用报销只能线下审批签字，流程常常受限于领导的行程安排。而财务共享模式下，引入了影像管理系统，可以将单据全部上传至共享系统中，领导无论身处何处都可以随时随地批阅单据，所以，流程处理效率会大幅上升。当然，影像系统是依附在整个共享信息系统中的，故至关重要的是建立一个真正完善的信息系统，利用系统连接各个终端，支撑起整个流程的操作，再借助影像管理系统，让流程操作更加快速便捷。

（三）集中统一管理，降低舞弊风险

财务共享模式下，各个分、子公司的费用报销流程都统一如图3所示，不再设置本地财务，报销单据最终都汇总到财务共享中心，由资金部统一支付，实现集中统一管理。此外，为避免在传统费用报销模式下，经办人与出纳串通舞弊的情况发生，财务共享中心将各个分、子公司的出纳都归入统一的资金部，各个分子公司中不再配备出纳，实现人员统一管理。而且共享中心还新设了费审岗位专门审核报销单据的真实性与可靠性，也可以很好地防止经办人与当地领导之间的串通舞弊风险。利用岗位的变动带动整个流程的变动，确保任何单据最终都会经过道道审核，才可以被推送到资金部付款。

图3所示的财务共享模式下的费用报销流程中，系统会自动将经办人填写的报销单与事前申请和部门预算分别进行比对，若是金额超过其中任意一个，系统就会退回报销单，退回后，经办人可以选择调整预算。若是不超过预算金额，经办人需要将报销单据平铺贴在A4纸上，然后统一投递到A公司的单据箱中，共享支持岗位的员工每天会定时进行单据扫描工作，单据扫描上传后，系统会自动匹配到相应的报销单，各级领导根据报销单据的内容进行审批。审批结束后，单据会汇总到共享中心的单据池中。费审岗的员工将以随机抽取的方式进行最终审核，抽取审核的单据量与员工的绩效挂钩，故单据池中虽然数量很多，但是费审岗的员工都会全部抽取审核，这就保证了每张单据的真实可靠。费审岗审核无误后，点击提交时，系统会出现两条指令，一条是推送给资金部付款，另一条是自动生成凭证。

财务共享模式下的费用报销流程的成效主要体现在以下几个方面：第一，针对特殊事项增加了事前控制，使得公司资金控制更加科学，资金预算更加合理，更有利于实现公司战略。第二，信息系统使得报销更加方便快速，领导随时随地审批，银企直联快捷付款等，都让报销流程变得更加高效。同时报销周期也能得到有效缩短，以前A公司费用报销周期平均为10天，再造后平均只需4天，周期缩短了60%。第三，报销流程覆盖了下属所有分子公司，使得人员管理变得简单，流程规范也更加方便。第四，公司层面而言，可以帮助公司缩减人力成本，提高资金使用效率，加强财务管理水平。

五、费用报销流程再造的关键因素

基于财务共享模式的费用报销流程颠覆了传统流程以职能部门为核心的机制，转而变成以流程为中心，更加符合现实报销业务的需求。流程再造之所以可以成功，取决于以下三点关键因素：

（一）完善信息技术，奠定坚实基础

信息技术是费用报销流程再造的基础，亦是关键。要实现网上报销，首先，经办人要在系统里发起报销，并利用影像管理系统扫描上传实物单据；其次，利用信息技术连通各个终端，例如：网上银行与银企直联系统、商旅管理系统等。另外，还需全面覆盖各个分子公司的报销系统，包括整合电子报账系统、合同系统、预算系统和资金系统等[8]；再其次，要确保所有的流程在涉及调整时可以同步调整，包括权限设置等相关信息。除此之外，费用报销流程中员工的绩效考核、操作规范以及流程运营绩效管理、服务质量监督等都离不开系统的支撑[9]。而且后续流程的持续优化调整同样也依赖着信息技术，故完善的信息技术是费用报销流程再造的关键支撑和重要保障。

（二）增加事前申请，强化预算管理

特殊事项增加事前申请流程，确保资金预算更加规范合理。系统中需要设置超额预警提醒，防止报销事项超预算，可以更好的实现事前、事中、事后全过程有效监督和控制预算。另外，定期根据具体的业务情况调整预算额度，使得预算与业务实际保持契合，资金预算管理更加准确，也有助于帮助管理层调整战略计划。而且，各个分子公司的财务业务还可以根据部门预算的实际执行情况，分析对下期预算需要作出的改善，及时为企业决策提供有用的信息，也有利于后期在运营期升级调整流程。

（三）规范报销操作制度，集中统一管理

财务共享模式下的费用报销流程使得各个分、子公司的报销流程都实行统一规范，强化管理。其中包括报销单的填写规则、报销单据的粘贴、单据投递处、以及事前申请流程等都进行了统一的制度规定，在报销源头处就严格进行规范管理，避免了传统报销下各个分、子公司制度不同，难以统一管理的局面。在后续的审批中更是全过程公开透明[10]，不允许存在私底下的投机行为。领导的审批效率等内容也会定时在内网公布。对于审批效率低下的领导，会予以通报，这就促使领导们可以积极审批，进一步缩短流程耗时。集中化管理可以更加有效地排除传统费用报销流程中存在的隐患，使得流程更加便于管理。

六、结语

流程再造是企业建立财务共享中心的本质，而费用报销因其覆盖范围广，重复性高等特点，往往最先被纳入流程再造的行列中。本文结合流程再造理论，分析费用报销流程再造的关键过程。总结出流程再造的关键因素为：企业需具备足够的信息技术手段。信息技术是全部流程的载体，若是没有合格的技术，所有的流程再造方案都将是纸上谈兵。在具备技术的基础上，企业需要针对一些特殊事项设置事前申请，保证资金预算准确，确保资金被合理运用。在流程设计好并实施之后，集中统一管理也十分重要，企业建立统一的操作规范，便于管理报销流程。此外，企业还需根据环境变化，及时调整更新费用报销流程，确保流程可以持续优化。

参考文献：

[1] 李贵林.煤炭企业集团基于财务共享的流程再造探讨[J].会计之友，2020（16）：25-30.

[2] 张瑞君，陈虎，张永冀.企业集团财务共享服务的流程再造关键因素研究——基于中兴通讯集团管理实践[J].会计研究，2010（07）：57-64+96.

[3] 何瑛.基于云计算的企业集团财务流程再造的路径与方向[J].管理世界，2013（04）：182-183.

[4] 张真昊，孙玥璠.基于云的财务共享服务模式设计——以费用报销流程为例[J].财务与会计，2013（07）：48-49.

[5] 程平，王文怡.基于RPA的财务共享服务中心费用报销优化研究[J].会计之友，2018（13）：146-151.

[6] Hammer Michael，Champy James. Reengineering the corporation： A manifesto for business revolution[J]. Business Horizons，1993，36（5）：90-91.

[7] 葛巍，杭纯.电网企业财务共享服务中的流程再造与关键技术实践[J].财会月刊，2017（10）：85-89.

[8] 孙岱如.S公司基于流程视角的财务共享组织架构优化[J].财务与会计，2022（05）：66-68.

[9] 周奇凤.财务共享模式下费用报销管理探析——以重庆钢铁为例[J].财会通讯，2020（04）：102-105+114.

[10] 崔永成.建筑企業财务共享模式下的流程再造分析[J].会计之友，2019（21）：93-95.

（作者单位：浙江农林大学经济管理学院 浙江杭州 311300）

[作者简介：袁凯丽，浙江农林大学经济管理学院硕士研究生在读，研究方向：财务管理；通讯作者：李文川，教授，研究方向：企业战略管理。]（责编：若佳）