新能源项目档案管理优化研究：特点、困境及实施路径

2023-07-18陈慧焦扬

北京档案 2023年6期

陈慧焦扬

摘要：在能源生产与消费革命推动下，新能源项目建设不断发展。新能源项目档案作为新能源产业发展的一手资料，全面记录了工程项目前期规划、中期建设至后期落地与维护的全过程。该文在分析新能源项目档案特点的基础上，对新能源项目档案管理中存在的问题进行探讨，并基于全过程管控思维从事先指导、事中监督和事后核验的角度对其管理进行分析，以期提升新能源项目档案的管理效益，助力新能源工程项目的全生命周期管控和业务流程协同建设，从而实现我国的“双碳”战略目标。

关键词：新能源项目档案全过程管控 “双碳”战略目标

近年来，在国家政策的大力支持下，我国新能源项目建设规模不断壮大，其管理过程中形成的档案数量也在不断增加。新能源项目档案真实、完整地记录了新能源项目建设的各项活动，是反映项目建设全过程唯一的依据性技术成果，[1]对新能源项目建设的后期维护和检修、验收和评优等具有重要作用。新能源项目档案全过程管控，是在文件全生命周期的基础上，全面规划和统筹安排档案工作，实现档案数据实时归档和档案工作同步监督。然而，很多新能源企业在工程项目档案管理方面尚未形成责任清晰的全过程管控机制。依据新《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》中强调的主体责任制和工作监督机制，结合新能源项目档案的突出特点和管理现状，本文从事先指导、事中監督和事后核验的全过程管控角度出发，对新能源项目档案管理优化展开研究，以促进新能源项目档案管理工作转型升级，为新能源项目建设积极稳妥、健康有序发展奠定基础。

一、新能源项目档案的特点

新能源项目档案与一般大型建设项目档案类似，具有建设工程项目档案的普遍特征，包括成套性、复杂性、专业性及多样性等，但同时又具有其自身的特点。

（一）重视对专项审批文件的收集

随着国家对规范化用地的重视程度加大，许多工程建设的用地审批等需要提供政府各级相关部门出具的专项文件。与传统建设项目相比，以“碳中和”“碳达峰”规划为目标的新能源项目建设，则更加注重不同流程的专项审批文件的获取和收集，如海上风电、海上光伏等新能源工程需要征求国家海洋主管部门的专项审查意见。

（二）重视对环境保护评估文件的收集

不同于传统能源工程远离人群密集区的原则，由于新能源项目建设具有不占压土地、不改变地表形态的用地特点，[2]部分新能源建设项目可以隐匿于居民的生活区，如屋顶光伏发电、家庭沼气能源利用等。因此，新能源项目档案对地质灾害危险性评估、环境影响评估、职业病危害评估以及社会稳定风险性评估等相关的项目评估报告和审查意见尤为重视，需要做到应收尽收。

（三）重视档案业务的数字化、智能化

结合新能源领域提出的“分布式能源系统”“源网荷储”等战略需求，新能源项目的生产运营数据需通过综合智慧能源平台和集控运营中心等数字化平台实现实时收集和数据集成。因此，新能源项目对档案资源数字化建设极为重视，要求档案数据收集及时、准确，这就大力推动了新能源档案业务的数字化转型，促进了新能源档案实体保管模式向信息管理模式的转变。[3]

二、新能源项目档案管理的现实困境

（一）来源主体复杂，责任界定困难

新能源项目建设涉及参建单位众多，业务活动中产生的工程档案类型丰富繁多，如设计单位产生设计图纸、施工单位产生施工文件、监理单位产生竣工验收材料等，且较易出现责任交叉与分工不明等情况。

不同于传统能源项目企业拥有一个独立法人的组织架构，一些新能源项目企业为适应政府行政区域和管理职权的划分，采用“一套班子，几块牌子”的组织结构，[4]存在若干法人、多种管理模式的特色。同时，各省、市、县、乡对文件资料的要求不一，如政府的房屋产权代付协议模板不一致等，使得参建单位提供的文件资料模板无法统一。此外，一些新能源项目建设中“重建设、轻档案”的思想存在，导致很难将归档责任落实到个人，使得职责范围和岗位责任界定困难。

（二）管理规范亟待完善，标准化建设受制约

新能源项目是国家大力扶持的新兴领域，产业发展历史较短，在标准研制、制度建设等方面相对滞后，档案的分类收集、统一规范问题尤为突出。

在管理规范与标准化建设上，新能源项目档案的特点使其无法完全依照传统能源建设项目档案管理规范和归档范围标准开展工作。目前，国家能源局已经颁发了关于风能和光伏的文件归档与整理规范。《风力发电企业科技文件归档与整理规范》虽然对风力发电企业档案进行了三级类目划分，[5]但是并未细分陆上风电和海上风电两种不同发电体系的归档范围和分类方案。《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》基本明确了光伏发电项目中各单位的档案管理职责，[6]但新兴信息技术的引入和光伏产业政策的变化，影响了光伏项目档案的收集范围和保管期限，应考虑在条件允许的情况下对其规范进行更新修订。氢能、生物质能、地热能等其他类型新能源项目的项目建设仍处于探索阶段，档案管理的标准化制定则更加滞后。

（三）时代要求剧增，复合型人才匮乏

首先，新能源项目档案具有自身的特点，这要求档案人员既要具备扎实的档案基础知识，还要掌握新能源项目建设的专有知识。而在实践工作中，很少有专业的工程人员愿意从事档案管理工作，而具有档案专业知识的人员又很少能够深入基层了解工程建设细节，复合型人才缺乏。

其次，新能源产业的政策动向实时变化，要求档案人员能够洞察部分项目文件资料的未来价值，并适时地更新归档范围，以保障企业可持续发展。但在实践工作中，档案人员往往疲于日常档案工作，缺乏把握能源政策变化的敏感性，仅是遵从企业的原有管理规范，无法提前规划能源项目档案管理。

最后，新能源项目作为电力行业发展的新方向，尚处于探索先进管理模式、运用新兴技术的阶段，[7]其集控运营中心、智慧工地等数字化平台的建设，为档案的数字化和数据化转型提供了有利条件。但很少有档案人员能够积极面对信息技术带来的挑战，主动打通档案数据和其他业务数据之间的壁垒，技术应用型人才缺乏。

三、新能源项目档案管理的优化建议

为应对新能源项目档案管理中出现的困境，本文以规范化的全过程管控作为优化新能源项目档案工作的突破口，通过事前指导、事中监管与事后核验，实现新能源项目档案的全过程控制。

（一）事前指导，突破档案收集困境

1.规范文件管理流程，实施关键节点控制。规范化、流程化、标准化的项目文件管理是开展项目档案工作的基础，为确保新能源项目档案完整、齐全，档案部门可以制定统一的档案管理标准，明确各类档案的档号编制、过程控制以及竣工移交等。[8]为确保档案管理标准落地实施，档案部门可以将操作性较强的规章指南下发给各参建单位，并履行监督职责使各参建单位予以落实。同时，还应实施关键节点控制，对项目档案进行全过程规划，把控关键节点，从流程上保障新能源项目档案在流转过程中的完整性。

2.调动全员充分参与，实现多元协同治理。为提高档案收集效率和质量，档案部门可以将文件管理流程嵌入业务流程中，调动全员参与的积极性，加强档案部门与业务部门间的互动，树立多元主体协同共治理念，构建档案治理创新机制。在项目建设前期，档案部门应召集各参建主体，就新能源项目档案管控中的各个关键环节征求意见，充分发挥各自的优势和经验。此外，还应建立主体责任制，明确各方工作职责，落实新能源项目档案的形成、收集、整理和移交工作，实现多元协同治理。

3.打造复合型人才队伍，保障档案数智转型。新能源领域提出的“分布式能源系统”等战略需求，推动着综合智慧能源、集控运营中心与档案系统间的数据集中和档案业务的数字化转型，对档案人员数字素养的要求也相应提高。为此，有必要对档案人员进行專业培训。一方面，统筹规划各级各类档案人才培养计划，引导专兼职档案人才参与专业知识培训、在岗实践及业务进修，全面提高综合素质。另一方面，完善人才引进机制，提升档案人员信息技术应用水平，形成数字素养与档案管理能力兼具的复合型档案人才队伍，为档案数字化、智能化转型提供人才保障。

（二）事中监督，提升档案整理质效

1.完善规范体系，强化责任分工。新能源项目档案来源主体复杂，档案工作较易出现责任交叉与分工不明等情况。在新能源项目档案工作中，应明确责任主体，公布权责清单，落实主体责任制，赋予相关主体部门应有的责权，避免出现归档主体不明确、责任划分不清晰等问题。由于我国针对新能源项目档案管理的标准规范仅有《风力发电企业科技文件归档与整理规范》《风电场工程档案验收规程》《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》等，所以对于新能源项目材料归档类目全面性不足的问题，可在已有相关标准的基础上，根据各类新能源项目建设的特点，细化档案分类方案，为后期新能源项目档案标准化推进提供可参考的案例和分类归档依据。

2.加强过程监督，实行定期检查。实施过程监管，是保障新能源项目材料归档质量的有效措施。首先，坚持“统一管理”原则。新能源项目各参建单位统一接受公司档案部门的监督、检查与业务指导，构建界面清晰、管控有力的档案工作新局面，同步推进档案管理与项目建设工作。其次，采取“两条腿”走路方法。[9]一方面，各参建单位档案人员应紧跟工程进度，依节点管理档案，变“被动接受”为“主动出击”；定期召开档案工作例会，集中解决档案工作中发现的共性或个性问题，并根据现场施工状况定期对施工单位进行检查，跟踪与统计档案文件。[10]另一方面，将档案工作纳入工程建设过程，同等重视档案工作效果与工程建设质量。通过建立文档保证金及考核制度，将档案工作质量与建设单位经济责任挂钩，对未能按要求完成竣工文件编制和整理工作的建设单位，可以扣留一定的工程质量保证金，待文档整改合规后再予支付。

（三）事后核验，把控档案移交质量

档案验收是新能源项目竣工验收前的最后一个环节，档案验收质量和结果直接影响着整个工程竣工验收的最终效果，[11]需由工程人员和档案人员共同组建档案专项验收小组，由验收单位的人员担任组长统筹整个档案验收工作。新能源项目档案的移交验收审查包括技术审查与档案审核。技术审查由监理、建设及各有关单位的专业技术人员负责，侧重于审查竣工档案的有效性、完整性、准确性及系统性。档案审核则由建设、监理及各有关单位的档案管理人员负责，侧重于对竣工档案进行系统整理，对归档文件的质量与有效性进行审查。

新能源项目档案与传统工程项目档案的验收流程大致相同，需要在规定时间向有关部门移交符合标准规范的档案，但由于新能源项目建设的质量控制和档案本身的特点，其移交归档流程与传统工程档案也存在一定差别。如《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》要求，项目建设过程中形成的文件，应在合同工程完工验收后一个月内，由施工单位收集和整理、监理单位审查、建设单位验收合格后移交归档。与传统工程项目档案在工程竣工后三个月内移交档案的规定不同，新能源项目档案对归档移交时间的要求更加严格，且格外关注环境检测类档案的质量保障。此外，大量运用现代新技术、新发明是新能源项目的重要特征之一，所以在项目验收时，还应重点对难度大、技术性强、技艺新的创新工程和隐蔽工程进行审核验收。

四、结语

新能源项目档案作为能源领域企业发展的一手资料，是在全球能源战略转型与国家节能减排号召下，开展新能源项目的重要记录材料。本文结合新能源项目档案的特点和管理现实问题，从事前指导、事中监督和事后核验的全过程管控角度，提出针对性的优化对策，助力新能源工程项目的全生命周期管控及业务流程协同建设。然而，为了保障新能源项目档案的持续优化发展，还需要从国家层面出发，制定配套的顶层管理方针与专项政策，具体落实各类新能源项目档案管理工作，推动新能源项目档案工作转型升级，助力国家实现“双碳”战略目标。

*本文系国家档案局科技项目“智慧能源建设背景下新能源工程项目档案数据治理模式及应用效力研究”（项目编号：2022-R-031）研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]黄文锋.电力工程档案管理操作实务[M].北京：中国水利水电出版社，2011.

[2]韩杰.未利用地开发为新能源产业拓展新空间——以宁夏、青海和陕西为例[J].中国土地，2016（5）：44-45.

[3]陈慧，南梦洁，刘箐.“十四五”规划下的新能源项目档案管理探索[J].中国档案，2022（4）：62-63.

[4]杨素珍.风电企业档案分类方案[J].兰台内外，2020（2）：44-46.

[5]国家能源局.风力发电企业科技文件归档与整理规范：NB/T 31021—2012 [S].北京，2012.

[6]国家能源局.光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范：NB/T 32037—2017 [S].北京，2017.

[7]陈慧，南梦洁，王晓晓，等.“互联网+”工程项目档案管理探析：特征、机遇与挑战[J].北京档案，2020（4）：9-13.

[8]陈晖，刘茜，陈慧，等.基于全过程控制的电网工程档案管理及应用研究——以昆柳龙直流工程建设项目为例[J].兰台世界，2021（6）：48-51.

[9]常建斌.通过工程档案工作全过程管理方法确保工程档案的齐全完整准确[J].黑龙江史志，2013（21）：111.

[10]王红娟.火电EPC项目文档全过程控制研究[J].档案学通讯，2015（1）：100-104.