试论信息化时代医院档案管理质量提高路径

2023-07-13李品

公关世界 2023年11期

摘要：伴随着社会的不断发展，医院的运行体系得到了进一步的完善，同时也对医院中的档案管理提出了更加严格的要求。本文针对当前医院档案管理中存在的问题进行分析，认为涉及到的主要问题包括医院的档案管理机制尚未建设完善、人才能力有待提高、硬件设施相对落后以及对档案资料的重要价值认知不明等，进一步提出行之有效的解决措施和方法，希望可以促进医院档案管理质量的提高，帮助医院更好地开展档案管理工作。

关键词：医院管理，档案管理，档案质量

医院档案是在医院医疗卫生活动中形成的历史资料，能够为医院的管理者提供大量的参考信息和依据，帮助医院的领导制定合理的决策，也能够促进医院的现代化建设目标实现。近些年新医改的推进和深入发展已经让医疗体系产生了变化，医院的服务模式和以往不再相同，让医院档案管理过程中体现出了更加明显的问题，根据医院的现状分析提高医院档案管理质量的有效措施和方法，成为了医院快速稳定发展的重要前提。

一、提高医院档案管理质量的重要作用

医院的档案管理体现出复杂性以及综合性特点，开展医院档案管理工作的主要职能是要为各部门的工作顺利进行、医院的改革以及日常发展提供充足的档案信息资料，在当前社会发展的新时期，信息技术得到了广泛应用，而醫院的档案管理面临着更高的挑战，要对医院开展日常管理就需要重视档案管理，提高医院档案管理质量的重要作用体现在以下几个方面。

（一）医疗档案管理有助于医院整体性发展

现如今医疗卫生体制改革工作不断深入，让医院中的各大部门以及科室都处于规范化建设的重要时期，也获得了相对应的成果，在医院中的档案管理工作是医院管理体系的关键组成部分，影响到医院的管理结果，而在档案管理中通过融入信息化技术，更有助于提高档案记录价值，让医疗体系发展中的规范性得到进一步提升。同时医院的档案资料信息具有的安全性效果也直接影响到了医患关系、患者的合法权益。众所周知，在医院开展的档案管理工作中体现出科学性和规范性效果，能让医院的档案管理为医院中的医生和患者提供更加优质且及时的服务，也有助于医院经营管理模式的转变，为提高医院服务质量和水平做出更重要的贡献，特别是在医院的医疗档案管理对于医疗技术的持续发展以及现代化的整治工作具有重要影响，帮助医院不断进步，提高核心竞争力。

（二）医疗档案是医院发展历史的真实写照

医院中的档案资料会记录下不同阶段的信息内容，包括医院在发展过程中的一些重大历史事件、医学教研、财务、设备、人事等多个方面的详细资料，通过对医院的医疗档案进行分析，可以掌控医院的发展历史，了解医院的运行状况，也能对医院未来的发展方向产生相应的了解，也就是说医院中的档案管理绝不仅仅是对于医院档案开展的简单管理工作，同时也会影响到医院历史的保存情况。

（三）医院档案管理是对医患问题进行处理的重要凭证

在医院的建设以及发展过程中，可能会出现医患纠纷，对医院的持续发展造成影响，在这时医患档案就体现出了至关重要的作用，和其他的行业相比较体现出了差异性。尤其是在医患关系的处理环节，通常会由于医院方面以及患者双方各执一词而导致事件进一步恶化，对于医院造成极其严重的影响，如果在这时医院无法向法院提供有力的证据，通常会导致医院承担败诉的责任。但是当医院有完整的档案时，就能为医患关系的处理提供很好的凭证，可以提供更加完整的医患档案，为有关方面的查阅提供方便，这对于医患关系的公正处理具有一定影响，同时也有助于维护患者和医院双方的合法权益。

（四）医院档案管理是医院日常工作开展的前提

医院组织开展日常管理工作会和档案管理存在紧密关联，比如说在医院中关于仪器设备的档案管理就会包括各种仪器设备的申报、采购、运行情况监测、维护、检修等多个环节的任务，而这些仪器设备的使用以及维护都会直接影响到医院运行发展的状态，又比如针对医院中人事档案资料的管理，会影响到医院的人力资源队伍的建设以及人力资源的合理安排分配，对医院中人力资源的绩效考核和评价都会影响到医院的实际管理状态，如果脱离档案管理，那么其他的日常工作都会难以顺利开展，医院也无法正常运行[1]。

（五）医院档案管理有助于积累经验

医院的档案管理会涉及到医院发展的全过程和各个细节，也是医院中的关键员工积累经验、传播经验的重要组成部分，比如说针对医院中某些特殊的病例要怎样进行处理、对于医院中的患者办理出院时要掌握哪些手续、注意哪些问题、在医疗体系中要怎样处理紧急状况。这些病例资料的存在是医疗科研体系中的重要组成部分，也是关键的资料来源，同时也能够为后续医院发展过程中遇到相同病情的患者提供借鉴的资料和参考的经验，也可以为一些新的治疗方法的推广和普及奠定坚实的基础[2]。

二、医院档案管理中存在的问题

（一）医院的档案管理机制尚未健全

现如今社会的不断发展已经让档案管理的工作形式更加丰富多样，档案管理的范围也越来越全面，但是实际中仍然有一部分医院的管理模式相对比较单一，管理体系并不健全，导致医院档案管理的现代化进程受到了阻碍，有一些医院中开展档案管理工作时涉及到的材料太过于分散，对于管理工作也缺乏相应的制度体系作为支撑，管理的结果没有办法得到严格的考核，因此也无法得到精确的评价，管理体制不够健全，或者是缺乏监督，导致实际的管理效果达不到理想的状态，管理制约体系形同虚设，同样影响到了档案管理的成效，用于档案管理方面的人力资源和物资被浪费，严重影响到了医院档案管理现代化建设脚步。除此之外，先进的网络信息技术已经得到了快速的发展，并且在各大行业得到了渗透，由于医院的管理机制不够健全，导致信息技术在医院档案管理体系中的作用无法得到充分的发挥，档案管理的技术水平相对较低[3]。

（二）医院档案管理的硬件设施配备不足

随着新医改的政策全面落实和实施，医疗保障制度的建设效果逐渐提高，医疗水平也持续上升，让医院中的就医效果越来越好，采集的各类档案信息数量也越来越丰富，但是当前的医院对于档案管理设备的投入却并没有重视，有很多的医院档案管理设备相对比较老旧，在档案管理过程中的库房空间压抑，这就会导致医院档案管理工作的开展受到阻碍。伴随着社会的进步，信息化水平持续提高，计算机技术在档案管理中得到了普及和应用，对于档案的信息化要求也在持续提升，旧的计算机设备导致医院中开展档案管理时仍然会采取手工搜集、整理数据等方式，导致工作效率不高。另外，在医院档案管理时，可能会由于一些纸质资料的存放时间较长、设施条件落后以及档案存放库房破旧等因素导致出现档案破损和丢失的现象，严重影响档案管理质量和效果[4]。

（三）对于医院档案资源的重要价值认知不足

医院中的档案资料对各方面工作的有序开展具有积极的引导作用，通过对档案资源的科学利用，能协助医院中的各项工作取得重大的突破，使之获得更明显的社会效益和经济效益。近些年来有关方面对档案资料应用所产生的社会效益和经济效益进行了进一步宣传，但是群众对于档案资料的利用价值了解还是不够深入，长期以来医院在发展的过程中会更加关注医疗体系的完善，而忽视档案管理方面的工作，导致档案管理太过于随意自由，使档案资料的价值无法充分体现。还有一些医院的领导干部，其档案管理的意识相对比较淡薄，又容易受到人力资源、设施以及经费等多重因素的影响，导致档案管理中出现了问题。也正是由于对档案工作的重视度缺乏，让档案信息资源的关键价值并未得到充分的发挥，影响到了档案资源的利用效果[5]。

（四）专业医院档案管理工作人才数量不足

对于医院档案管理的工作结果造成影响的因素丰富多样，其中档案管理专业人才的缺乏是重要的一个原因。随着当前社会的不断发展，科学技术水平持续提高，对于档案管理专业的研究也在越来越深入，在这个过程中也涌现出了一批专业性人才，他们从事档案研究工作，并逐渐研究和探索出了有助于档案管理目标实现的关键措施和方法，促使各大高校的档案学专业逐渐壮大，学生人才的数量越来越多。但是调查研究的过程中仍然发现很多档案管理专业人才，他们从事的职业可能会更加偏向于专业研究机构的馆员或者是图书馆馆员等专业型的岗位，而医院的档案管理工作则会有其他的专业人员来负责，这就会导致医院档案管理的实际成效不明显，影响到医院档案管理效果的提升。由于负责档案管理工作的人员专业及知识匮乏，导致在开展档案管理的过程中太过于混乱，让医院中不同的档案资料分类不明，标识不清，查找时极度困难，难以为其他工作的开展提供支持[6]。

三、提高医院档案管理质量的措施

（一）健全医院档案管理的制度体系

医院开展档案管理工作首先要获得领导的重视，由领导带头在档案管理方面投入更多的支持和关注，为档案管理工作开展创造更加便捷的条件，将档案管理归结到医院管理的重要议程中。还需要重视医院档案管理队伍的建设和医院中的业务共同开展同步实施，使医院能真正认识到档案管理具有的重要影响，在档案管理中有责任感，开拓思想，更新观念。医院还需要结合有关方面的法律法规，结合自身的发展情况，以及对档案管理提出的要求，制定出和本单位的情况更加匹配的档案管理制度体系，使其中的细节明确，流程清晰，强化医院档案管理的监管责任，完善监管制度，确保医院档案管理过程中的每一个细节都能有参考的依据，实现医院档案管理的要求[7]。

（二）重视医院档案管理硬件设施的投入

现如今信息化技术在医院档案管理过程中发挥着重要作用，计算机的使用在档案管理方面提出了更高的要求，也產生了良好的优势。通过引进现代先进的技术和设备，有助于实现医院档案管理的目标和要求，对此，首先是需要提高医院中档案存放设备以及技术的现代化设备，包括档案资料存放的库房、档案柜以及库房的空调等硬件设施。另外是计算机在档案管理过程中的应用价值更加明显，因此必须要在计算机管理环节加大重视，要保障计算机运行的稳定性，对计算机的存储档案信息情况进行检查，防止出现资源浪费[8]。

（三）增强医院管理人员的档案意识

领导人员对于档案管理工作重视，是医院档案管理工作有序开展的基础和前提，要将档案管理归结到医院中重要的议事日程，使之作为医院长期建设以及发展过程中的关键内容，和医院中的其他业务同步规划以及有序开展。要针对医院中的档案管理工作进行全方位的宣传，确保医院中的领导人员、管理人员以及其他的医院职工都能够充分认识到档案资料所具有的重要意义，也能明确档案资料和自己日常生活、工作之间产生的紧密关联，大力支持档案管理工作，配合相关的任务。同时针对医院档案管理工作的质量，应将其归结到医院各大科室的责任目标中，让档案管理的结果和负责人的绩效考核相互匹配，从制度上来加强档案管理工作的有序执行，让档案管理的时效性得到提升[9]。

（四）提高医院档案管理工作人员的综合素质

医院开展档案管理工作的成败离不开人员的支持，因此在医院中建设一支专业的、有能力的档案管理人才队伍则是达到现代化档案管理目标的重要前提。只有将档案管理人员的培养归结到医院的人才培养计划中，才能在提高档案管理人员的素质方面作出重要的贡献，提供相应的保障。要加强对于医院档案管理人员的知识培训，使之定期参与档案局等专业管理部门组织的培训过程中，让其接受知识更新理念，不断的进修，提高自身的和水平，才能更好的在医院档案管理中发挥重要作用。与此同时，由于医院的档案管理工作本身比较特殊，就需要组织安排档案管理工作人员深入到临床一线去参加调查和学习，使医院中档案管理信息的新需求得到进一步的更新，也能总结探索出一条更适宜医院档案管理的新道路和方法，促进档案管理目标的实现[10]。

（五）完善医院档案信息化管理系统

医院的档案信息化建设管理工作必须要根据医院自身的发展情况以及当地的情况引进先进的计算机软件系统，使用相对来说更符合医院发展情况的信息技术，绝不能在信息化管理系统的建设过程中盲目追求速度，而是要统筹协调安排信息化系统的软件和功能，对各部门的情况产生了解，并实施档案综合管理工作。在档案信息化系统的建设过程中，必须要严格遵循规范性以及标准性的原则，制定出信息化管理系统使用的流程和方式，对不同部门以及人员的档案资料查阅权限进行清晰的制定和分配，让档案信息的完整性、安全性和有效性得到同步的提升和最大化的保障。在开展医院档案信息化管理时，需要根据医院的实际情况投资，使之为医院的现代化建设目标实现助力[11]。

结语

总而言之，医院开展档案管理工作的最终目的是要将档案的价值充分发挥，在开展档案管理工作时，就需要根据当前医院的发展特点，围绕医院管理需求的不同方面进行深入的探索和研究，寻找行之有效的、最科学合理的档案管理办法，让档案资料的利用率得到提高，也能充分发挥档案管理在医院决策环节所具有的重要优势和作用，达到医院的档案管理现代化建设目标，促进医院不断进步。

参考文献：

[1]李传莉.医院档案管理中6S法则的运用与提升策略[J].办公室业务，2022，01：46-47.

[2]陈爱云.新形势下医院档案管理的新思路[J].黑龙江档案，2022，02：236-238.

[3]韩冬.医院档案管理的常见问题及解决对策[J].城建档案，2021，03：70-71.

[4]闵文雁.新形势下信息化技术在医院档案管理中的应用分析[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2021，05：180-181.

[5]田玲芝.医院管理现代化和建立现代医院档案管理新模式[J].兰台内外，2021，20：34-36.

[6]吴艺敏.影响医院档案管理质量的因素及对策分析[J].城建档案，2021，10：72-73.

[7]王亮，岳晓菲.新版《三级医院评审标准》对医院档案管理工作的影响[J].办公室业务，2021，20：138-139.

[8]徐芳.医院档案管理质量保障体系建设研究[J].管理观察，2019，22：199-200.

[9]徐尚峰.新医改背景下医院档案管理改进方法研究[J].办公室业务，2020，09：114-116.

[10]林海.“五位一体”协同机制提高医院档案管理质量[J].办公室业务，2020，09：110+112.

[11]孔宪波.医院档案管理创新与改革研究[J].中国卫生产业，2020，1715：51-53.