行政事业单位自办食堂财务核算及管理应注意的问题

吴望玲

近年来，随着中央八项规定及《中国共产党廉洁自律准则》等文件的相继出台，为严格控制行政单位招待费支出，推行勤俭节约的工作作风，各行政事业单位大力推广食堂建设。食堂在改善职工生活、有效降低公务接待费、培训费、会议费方面，具有明显的现实作用。食堂财务管理作为行政单位管理的一个重要组成部分，其管理水平直接关系到职工膳食质量和单位资金占用。食堂支出已成为部门预算支出的主要组成部分。经审计，目前食堂管理在制度建设、成本控制、违规操作等潜在问题突出，因食堂管理不严格、材料采购不规范、成本核算不清晰，也确实为违规操作提供了空间，出现了一些吃喝隐蔽化的现象，个别食堂就有通过虚列支出转移行政费用、私设“ 小金库”套取资金滥发福利、违规超标接待、变相购置资产， 甚至经办人员中饱私囊等情况。所以原本不甚醒眼的食堂，成为审计、纪检部门关注的重点。加强食堂财务管理对降低单位行政成本、促进廉政风险防控机制建设意义重大。本文结合目前食堂财务管理工作实际，仅针对大部分单位实行的自办自管模式下的内部食堂财务核算及管理上的若干事项进行探讨。

一、行政事业单位食堂管理的基本情况

行政事业单位食堂经营管理模式大致有三类：

一是单位自办自管内部食堂。按照“ 非营利性”的要求，自主经营不以盈利为目的，不对外开放，一般只提供职工工作餐和公务接待， 由本单位工作人员兼职管理食堂的各项事务，全面负责食堂的食材采购、存货保管、外聘厨师等事项管理。主要经费来源为单位按核定成本拨付的补助及公务接待结算收入、单位职工负担的伙食费。

二是实行外包经营。将食堂业务全部对外租给经营商户，由其为职工提供就餐服务，签订规范合同明确双方权益和责任，合理确定服务期限，按期结算费用。三是包餐制。签订合同规范双方权益和责任，按实际人数和菜品标准据实结算，视同餐饮业结算费用。

二、食堂财务管理存在的问题

1 .财务会计制度缺失

现阶段大部分单位自行制定了食堂财务管理办法，对食堂工作进行规范。但缺乏统一的财务会计制度对行政事业单位食堂进行规范。由于现行行政单位会计制度对机关食堂缺乏明确规定， 且未出台具有指导性和可操作性的机关食堂会计核算办法， 导致财務人员对机关食堂的核算存在诸多疑问， 也为机关整体财务运行及资金安全带来了潜在风险。由于相关制度的不完善，行政单位食堂正渐渐成为一个新的管理盲区。

2 .财务会计处理不规范

一是未单独建账核算的食堂， 将食堂运行收支纳入单位会计账内核算， 但未将食堂收支与单位经费收支加以区分，年终收支转入单位结余，会计核算无法真实反映食堂经营现状。

二是单独建账核算的食堂，因年初未编制食堂收支预算，或虽编制预算但执行时收支出现缺口，往往采取将单位“大账”资金转入食堂方式维护食堂收支平衡。

三是行政事业单位食堂成本管控问题较多，物资采购范围、食材采购标准、食堂餐费定价等随意性较大。

3 .内控制度不健全

一是签订服务合同不规范甚至未签订合同。部分自办食堂聘用厨师未签订用工合同； 未约定食堂大宗物资采购必须经过政府采购程序， 导致食品安全问题的发生。

二是部分食堂内部控制不严，监管不到位。如：存在采购管理不到位。出现单位食材采购不规范、进出库管理不严格等内部控制不到位的现象。缺乏制度约束，支出名目较多，加之采购、保管、领用等环节缺乏相互__制约手段，采购票据五花八门、采购物品种类繁多却缺乏相应审核， 采购支出随意性较大， 食堂成本难以控制，导致食堂成本核算不真实。采购、验收、保管岗位未实现不相容职务分离， 如采购清单上只有食堂经办人一人签字，无其他人验收签字，导致虚假材料采购、无实物报销的现象。

三是食堂收取个人缴款原始凭证规范性较差。部分单位私自印制或购买社会票据收款； 部分单位未开具票据，直接在笔记本上记账；多数单位收款和就餐没有建立管理台账，为实施监督带来困难。

4 .弄虚作假，违反财经纪律

一是部分单位转移本单位的非正常开支， 将不能在机关报账的不合规支出以白条等形式作为食堂开支进行报账支取资金，如：虚列食堂采购成本，隐匿购买购物卡、烟酒等违规行为。

二是部分单位为达单项经费预算控制目的， 采用加盖食堂公章白条方式，转嫁单位不合理支出。由于目前尚无食堂支出的明确标准， 导致个别单位利用漏洞在食堂支出以食堂工作餐或加班餐支出等相关科目，列支单位超标的会议费、加班费、培训费及招待费的情况，以达到逃避检查的目的。

三是职工就餐时只交纳部分餐费或不缴餐费；利用食堂发放粮油、土特产等生活用品，变相以实物形式发放津贴补贴。

三、规范食堂财务管理的建议

1 .制定机关事业单位食堂管理制度

建议财政部门出台《机关事业单位食堂财务管理制度》和《机关事业单位食堂会计制度》，规范行政事业单位食堂的财务行为， 明确核算管理要求和财政补助标准。从制度层面明确食堂的人员管理、职责和权限，合理确定职工的伙食补助标准；规范报销制度和票据使用管理；保证会计信息质量，提高财政资金使用效益，推进行政事业单位职工福利支出的透明度，促进食堂工作的健康发展。坚决杜绝一切利用单位食堂钻规章制度的空子、把食堂作为违法违规问题保护伞的行为。

2 .规范和加强食堂内部控制体系

为了规范食堂内控制度，应完善人员分工、材料采购、仓库保管、食材领用、资金支付、账务处理等各管理环节控制。

一是规范食堂各项收入来源。严禁将应属于单位机关财务的收入和收费转入食堂的情况。严禁超标准从单位行政账拨付职工餐费补助转入食堂； 严禁通过行政账无依据或虚列支出将资金转入食堂。

二是加强支出管理。应制定相关审核制度，对职工日常用餐以外的特殊费用支出严格控制， 防止变相报销超标费用的行为。坚决执行会议费、培训费及招待费支出标准，以会议文件、培训通知及公务接待函等作为支出凭据，采取对比分析每月食堂盈亏情况，重点关注异常支出， 降低单位财务风险。确保各项支出合法合规、有据可查。

三是加强食堂成本管理。应根据成本效益原则，制定财务指标和非财务指标，定期考核和客观评价，不断提高食堂管理效率。

四是规范采购流程。食堂各项采购尤其是大宗采购原则上必须取得正规税票或行政事业单位往来收据等合法票据，且采取银行点对点转账方式进行资金往来；若向个人进行小额零星采购，则应以有对方签字的领款单或自制收据为支出票据，且必须明确具体采购事项，严禁以仅有本单位职工签字的白条作为报销依据。

五是加强库存管理。对食堂各项库存收支进行严格登记。食堂各项库存作为严格意义上的行政单位资产组成部分，必须进行规范化管理，由专人对购入食材进行清点并实时登记入库、对大项食材的领用，要在填写领料单并由领用人签字后逐一进行出库登记。每月进行至少一次库存盘点，盘点单至少要有两人签字，切实做到账实相符，杜绝虚增库存、虚列支出的情况。

3 .逐步推进社会化管理

为进一步降低行政事业单位食堂运行成本， 提高资产使用效率， 建议现阶段可采取食堂物资的政府招投标制度， 招标有实力的大型连锁超市， 统一采购价格，统一物资配送，有效的降低食材成本和保障食品安全。从根本上解决食堂物资采购不规范、成本核算不准确问题，建议逐步采用政府购买社会化服务方式。

4 .规范食堂财务核算流程

根据相關规定，纳入财政预算管理、实行国库集中支付的行政单位， 除财政零余额账户及财政其他资金专户之外，不得私自设立银行账户，更不能未经批准将财政资金划至其他账户形成账外资产。因此，为了在确保资金安全的前提下， 对机关食堂的收支结余情况进行准确核算，以达到控制成本、节约支出的目的，可同时设立机关账与食堂账， 两者之间通过往来科目进行关联（即食堂账为机关账的备查明细账），机关账核算实际收支，食堂账体现食材、餐具等的购入消耗情况及相关工作人员的人工成本等明细支出。更重要的是能体现伙食补贴与各项成本形成的盈亏情况， 以便为单位制定更加合理的伙食补贴标准、既满足职工需求又有效控制成本提供有效依据。

5 .强化行政事业单位食堂监督检查

财政部门应加强食堂财务的日常监管， 针对食堂财务管理的薄弱环节，制定相应的监管措施。审计部门应将食堂财务管理作为常规审计事项列入审计内容。监督部门及时查处和纠正违规违纪行为， 对应纳入国有资产监管范围的食堂资产要统一管理， 对收入不入账、私设“ 小金库”、虚列支出、转嫁单位不合理开支行为，要加大处罚力度，促进食堂管理的规范化。

（作者单位：奉新县审计局）