浅谈干部人事档案管理及材料快速归档

李晖

摘 要：干部人事档案管理是一个单位的重要工作内容，在很大程度上影响着机关事业单位以及国家经济建设发展。随着我国市场经济不断深入改革与完善，基层组织人员对工作积极性和主动性逐渐增强，但由于缺乏有效的监督制度和法制不健全，导致出现了一些问题，造成不良后果，这些都在一定程度上影响着单位人事档案管理工作效率以及质量。因此，必须要不断强化干部人事档案管理，以保证基层组织人员对工作的积极性和主动性。

关键词：干部；档案管理；材料归档

随着我国社会主义市场经济体制不断发展，社会组织的规模和种类也在迅速增加，其对人力资源等方面提出了更高层次要求。一方面，为机关事业单位提供更加丰富而优质的服务；另一方面，给广大劳动者创造更多的就业机会。但是，目前仍存在着大量问题需要解决，一是档案管理制度不健全、规范化程度低；二是由于缺乏专业性人才，导致干部人事资料在归档时出现错误；三是部分基层工作人员思想意识淡薄、综合素质不高。针对以上情况提出以下几点解决措施：一是加大宣传教育力度及培训手段；二是完善人事管理制度体系，并严格实行规范化操作；三是要加强领导重视程度和意识，对其进行严格的监督，确保工作有序开展。

一、建立干部人事档案管理及材料快速归档的必要性

随着新中国的成立，人事管理活动也逐渐开始发展，形成了干部人员存档。这些档案记录和管理了相关人员的行为，为中国现代化建设提供了重要的参考。新中国成立后，中国现代干部人事档案工作取得了长足进步，为国家的发展做出了重要的贡献。在抗日战争期间，为了更好地管理党、政、军领导班子和党员的人物存档，形成了一套完整的机制，并制定了一系列严密的规章制度。在新中国成立初期，制定了共产党员记录表和鉴别资料。随着党的领导，国家经济建设快速发展，党员干部人事档案管理工作也变得越来越完善。人事档案是实现党员干部管理工作目标的前提条件和基石。

档案是一种物质财富，档案管理必须要有专业的管理方式，是一项重要的管理工作，旨在维护和保护历史文献，为社会发展提供服务，其不仅需要档案管理机构和档案工作人员来完成，还需要通过科学的管理，实现社会历史文件的有效保存和利用。档案管理系統不仅是社会管理的重要组成部分，也是提供档案信息服务的重要手段。它不仅仅是一种研究和编著的活动，更是一种服务性的管理工作，旨在满足经济社会的利用需求，为社会发展做出贡献。档案管理工作在人类社会发展史的各阶段都起着重要作用，为经济社会、政治和文化发展做出了贡献。

档案管理岗位具有明显的政治性，它反映出不同阶层之间的关系和利益，为统治阶级提供政治和文化咨询服务，这是档案管理岗位政治性的重要体现。档案管理工作十分重要，因关系到国家的政治和经济利益，为了保护档案，各单位都有相应的保密工作条件。一些文档不会开放，有些文档则必须在法律规定期限内才能开放，这种机密性也是档案管理工作的一个重要特点。

二、干部人事档案管理及材料快速归档存在的问题

1.档案管理意识不强

档案管理意识不强是一个普遍存在的问题，这主要是由于单位领导没有足够重视档案工作，将其作为一种辅助性管理工作，而忽略了存档建设、制度完善、管理人员配备及管理工作方法的更新，从而导致档案管理工作效率低下。大多数员工认为，人事管理存档就是个别的记录，不必要进行专门管理。由于协议聘用制的普及，人员流动性增加，人事制度正在取代传统的人事管理方式，这使得人事管理存档对单位管理工作的意义变得越来越小。此外，还有的工作人员认为人事档案管理工作仅仅是收收管管、翻翻找找以及查查看看，只要能够应付得过去，就可以轻松完成，不必担心难度太大。

2.传统的干部人事档案管理方式存在效率低下的问题

许多机关事业单位在保管干部人事档案方面仍然存在许多问题。目前，人事档案主要以纸质形式存储，档案资料的处理、查询、统计和分析基本上都是沿用原有的手工方法，花费巨大资金和员工精力，信息化水平不高，工作效率低下。尽管有些单位已经建设了干部人事管理网络，但其仅仅是在录入、编辑和转递人员基本信息方面做出了努力，远远没有达到中组部对于实行干部档案工作信息化的要求，更不用说实行信息化管理了。由于人事档案信息更新不及时，导致人事改革工作进程受到了严重影响。

随着我国人事管理制度不断完善，党员干部人事档案的内容也发生了巨大变化，从原来仅仅体现个别家庭背景和政治表现等基本信息内容，发展到涵盖个人品德、能力、业绩和廉洁等多方面的立体表现，人事档案中搜集和归档的内容也在不断增加。由于许多单位缺少专业的档案管理工作人员，加之对党员干部人事档案管理岗位的认识不足，导致应归档的各种材料被积压或散落在不同部门或个别工作人员手中，如单位接收的职工服务档案资料，其中包括员工职务考核的参考资料原件，如果丢失将会给单位的管理带来极大的困难。由于人事档案不能按时整理和归档，导致党员干部人事档案信息资源无法有效开发利用，甚至造成原始材料的丢失。单位人事改革工作进程落后，只能被动搜集、补充和整理加工，以满足上级主管部门督查、单位中层干部选拔考核及工作人员绩效考评等需求。

3.档案交接缺乏规范性，缺乏严格的程序和步骤以及有效的管理机制

当人事档案管理人员离开岗位时，由于缺乏有效的监督，移交程序不合理，导致人员归档移交只有一串钥匙和文件柜的移交，从而使得人事管理档案工作上下脱节，职责不明确，最终导致人事管理档案材料不完整，影响了人事档案的完整性和延续性。

4.亟待加强档案管理人员队伍建设

由于缺少对干部人事档案管理岗位的认识，档案管理工作人员的整体素质参差不齐，有的员工只是兼职，本身并非档案专业出身，未能全面掌握档案收集、分门别类、编排、清理、归档立卷及文件传递等操作，加上没有接受过培训，缺少信息技术方面的技能，使得档案信息记录、检索和统计分析等实际操作技能水平极低，很大程度上影响了档案管理工作效率和质量，极大妨碍了单位人事档案信息化建设的推进。

档案管理是干部人事管理工作的重要组成部分，对加强党风廉政建设、促进基层经济社会发展具有十分深远的意义。但是，目前有些领导和工作人员对于人事档案工作不够重视，在实际工作中，发现一些部门或人员认为纸质材料不重要，造成了大量浪费现象。有些单位工作人员对文书材料进行保管时只注重表面形式，并没有真正做到及时归档利用，还有的单位将文件随意放置于隐蔽处，这些都说明档案管理人员缺乏工作积极性和主动配合的意识，没有将人事档案工作纳入整个单位和部门的发展规划中，导致人事档案管理不到位，影响了其价值的发挥。

在档案的收集、分类整理以及移交归档等环节中，要注意对干部人事档案进行妥善管理。首先，领导个人职务发生变更时，应及时向相关部门反映；其次，上级单位和主管部门之间需要做好沟通工作；最后，对一些重要档案资料的保存期限及保管方式应当作出明确规定，并制定相应规章制度来加以规范和约束。另外，还应该建立严格、完善且有效的操作程序，以保证档案管理人员在归档过程中可以做到有法可依、有理可循。

三、完善人事档案管理措施

1.完善人事档案管理理念

首先，建立健全人事档案管理制度。要根据国家相关法律法规，结合单位实际情况制定一套具有时代性和合理规范化的人事档案管理工作体制和工作流程。同时，还要不断提高对人才培养与使用、干部选拔任用等各个环节，进行科学和有效的规划。其次，加大宣传教育培训工作力度。加强“政工”队伍建设，通过开展讲座或者网络学习等方式来提升档案管理人员的综合素质，使其具备较高的思想政治素养。再次，还需要建立健全人事档案管理制度。要想完善干部考核、选拔任用等工作，就必须制定一套科学、合理的规章条例来约束档案管理人员的行为。另外，还需要对现有的工作人员进行培训，通过加强宣传教育增强其思想意识，提升对相关法律法规知识的掌握程度以及理解能力，从而使其更好地为档案管理工作服务。最后，建立健全档案管理队伍人员配备机制与岗位轮换机制，要想提高干部的积极性，就必须对档案管理队伍人员进行合理分工，使其能够根据实际工作需要充分发挥自己的才能。同时，还要完善人才储备机制，通过科学、高效的管理来调动工作人员的积极性，只有这样，才能使档案管理队伍人员素质得到提升，为干部提供良好的工作环境，从而更好地为档案管理工作服务。

2.加强人事档案工作，提高工作人员素质

首先，加强对档案从业人员的素质教育，需要建立一支高水准、专业化的队伍。在选拔干部时必须严格把关，对于一些工作年限不长、学历高、有相关知识能力、能按期上岗且能够胜任岗位职责的人员进行定期培训。同时，也应该提高他们处理问题与解决矛盾纠纷以及其他事务等综合素养。其次，是对档案管理人员素质的培养，加强其对法律法规和政策制度的理解，使其能够熟练掌握国家的相关规定。在干部人事档案管理中，要加强对工作人员的培训，不断提高他们处理问题与纠纷的应变能力，加强对档案管理人员的管理和监督，使其能够更好地履行职责，并能在一定程度上保证干部人事档案材料及时归档，为今后工作提供参考。

加强对档案管理人员的培训，提高其业务能力，使他们在工作中能够准确把握各项材料分类、归档和管理等流程。同时，要重视人事部门人员素质提升。

（1）建立健全责任追究制度。将干部人事档案管理工作落实到具体岗位进行工作考核，明确领导与基层工作人员各自应承担哪些职责，并对其作出详细说明，制定奖惩激励措施和晋升机制等，以确保档案管理工作能够落到实处，提高管理人员队伍整体素质。

（2）建立健全档案管理制度。在对人员进行分类、归档和保管等环节，要做到精细化管理，将责任落实到具体人的身上。同时，还要加大监督机制建设与执行力度，通过完善人事档案工作流程及操作规程，提高工作人员整体素质水平。此外，应做好相关材料管理工作，并及时反馈信息给上级领导部门或单位负责人员。

（3）建立健全考核制度和激勵惩罚措施，对干部进行合理、科学的奖惩，以提高干部工作的积极性。同时，在对干部进行奖惩时，要注重考核结果，并根据其表现和工作情况给予相应的奖励或惩罚。

（4）建立健全档案管理制度，规范其操作流程，明确责任划分和工作要求。同时，在对干部进行奖惩时，要根据实际情况制定出科学、合理的考核标准及方法。

3.加强自身建设

加强自身建设，树立正确的思想意识和工作态度，积极学习先进经验。在实际操作中要注意以下几个方面：一是对干部人事档案管理制度进行完善；二是强化监督职能；三是建立科学规范的档案资料分类系统与归档体系，提高基层公务员队伍素质水平，不断提升自身修养和专业技能。在工作中要注重时效性、严谨性及保密意识，也要注意对档案资料进行定期归档，并根据相关规定及时更新；四是加强干部人事档案管理队伍建设。在实际操作过程中需要注重人员素质、能力和作风方面的培养与提高。另外，还应重视领导作用的发挥等问题。各级政府要充分认识到完善干部绩效考评体系对于促进地方经济发展的重要性，对相关制度进行不断补充、修改和优化。在干部考核指标设计过程中，要充分考虑到干部的能力和素质等方面因素。同时，还应建立健全干部档案材料管理制度，档案管理人员在执行过程中出现问题时，能够及时进行处理与反馈。在干部人事档案材料管理过程中，应充分考虑到相关制度的制定与实施，并通过对基层单位情况进行深入调查分析后，确定考核标准和内容。

四、结束语

档案材料的及时归档是保证档案质量及其保密性、可靠性的有效措施，对单位而言，其重要性不言而喻。所以，在加强干部人事管理中做好这几点工作就显得尤为重要。首先，要做到认真负责地进行文书资料整理与核查；其次，要建立健全规范化统一的文件归集制度，严格审核和监督档案材料的入库、领用以及报废等环节，并及时对其保管期限作相应调整，使其能真正发挥作用；最后，要加强档案管理人员的管理意识，建立健全规范化、标准化的档案材料归档制度，并定期检查。总而言之，做好人事资料管理工作是促进干部发展和提高其自身素质及工作水平的有效途径。随着经济社会不断进步与发展，对行政事业单位提出了更高、更严格的要求，也给档案管理人员带来更大挑战。因此，在新形势下，必须尽快建立健全人事档案管理制度，使干部人事档案管理及材料快速归档工作顺利开展。

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（作者单位：山东省德州市卫生综合执法支队）