中学档案管理现状分析及改进措施

2023-07-11许奋

兰台内外 2023年14期

许奋

摘要：档案是中学教育实践活动的真实写照，是中学教育实践的结晶，是教育实践活动的重要组成部分。目前，鉴于学校对档案管理工作重视不够，档案管理不规范、信息记录载体单一、人员不够稳定等问题，建议从思想上重视学校档案管理工作，积极完善档案管理各项制度，加大财政资金支持力度，稳定学校档案管理人员队伍等相关措施。学校要从基层档案管理入手，真实反映学生的学业、生活状况，完善本校的档案管理工作，使管理层更好地掌握学生成长历程。加强中学档案管理工作，不仅有利于学生自身的发展，还有利于学校整体建设。本文结合中学档案的定义，以及当前中学档案工作的特征，重点对存在的各种问题进行了剖析，并提出相应解决措施。

关键词：中学；学生档案；档案管理

从档案本身的功能来看，档案在升学、就业、转正、工龄计算、职称申报、职务晋升、社会保险办理、档案专项核查和退休等工作中起着重要的辅助作用。因此，学生档案在各个领域的作用日益受到人们重视。中学档案管理工作质量好坏，直接关系到学校的综合素质和教育人才的效果，其作用是显而易见的。因此，要不断完善学校的档案工作，提高学校档案工作水平，具有十分重要的实际作用。其中，学生档案对学生的学业历程进行了较为客观的记录，是中学开展各项评价工作、促进教育事业可持续发展的重要依旧。在新的时代，中学的档案工作也将迎来新的发展机会和挑战。

一、中学学生档案管理的内容和重要性分析

近几年，中学的档案管理工作越来越规范化，中学档案资料可划分为纸质和电子化两大类。由于中学实行电子学籍管理，学生在网络上进行志愿填报，因此，建立电子文件是中学招生工作的一个关键环节。可以说，中学的学生资料涵盖了所有的校园生活，其内涵十分丰富。

1.中学学生档案概念

我国现行的中学学生档案缺乏一个比较明确的定义，《高等学校档案管理办法》只对其构成进行了简单的解释和阐述。根据工作实践，中学学生档案是一种用来记录和反映学生个人经历、学习和成绩的重要资料，包括报考、入学、个人履历、学习培养、组织关系、奖惩和学历等，可以划分为中学学生的人事档案和中学学籍档案。

（1）组成内容

中学毕业生个人档案通常只记载了学生个人各种有关资料，是对其个人发展历程的一种历史记录。而中学学籍档案则是一种文件或学籍文件，用于记载和反映学生在校期间的学业成绩。该系统不但涵盖了学校自身有关资料，还涵盖了学校管理部门在招生、培养等方面所形成的具体档案，如招生计划、培养计划等。

（2）产生时间

中学毕业生个人资料可以发生在入学之前，如大学之前的中学生教育，中学的学籍记录只能从学生的教育阶段生成。

（3）流转和利用方式

学生的人事资料通常会在离开学校后转入下一个归档机构，而归档工作则是由原来的归档机构来完成。中学的学生资料，则是由学校档案室负责保存，并在此基础上使用。

2.中学学生档案管理工作的特点

（1）管理工作的长期性

从构成的视角来分析，中学学生的档案资料大多是从学生教育阶段生成的，是其成长历程的一种客观历史记录；从资源使用的视角，中学学生个人信息资源是与其个人的兴趣密切联系在一起的。因此，中学学生档案工作是一个长期的工作，它必须与学生的整个生命过程相适应。

（2）管理工作的复杂性

中学毕业生的档案管理工作十分繁雜，资料类型多样化，整理过程复杂，有关文件的制定和使用工作涉及多个单位和部门，协调和保证工作困难。所以，要确保责任明确和信息整合，做到“全封闭”是中学学生档案工作的根本需求。

二、中学学生档案管理的问题分析

1.档案管理意识有待加强

加强档案管理的认识，是保证档案工作顺利进行的关键。在中学，学生是构成个人信息的主要因素。这一时期，学生的注意力集中在学业上，他们对于档案的认识不够清楚，档案观念比较弱，没有充分认识到在今后的发展过程中，如升学、出国、入党和就业等方面档案起着非常重要的作用，在填写有关材料时往往会出现误填、漏填等问题。由于没有注意到文件的搜集和流向，导致文件信息的残缺，乃至遗失，从而给以后的发展带来不利的后果。学生是档案填写和材料的主要来源，而学校的档案管理工作存在着较大的问题。因此，要强化学校管理，建立健全档案管理机制，制定相应的管理体系，并配置专业的管理人才。但是，当地政府和相关教育部门对学校的档案工作认识不足，对普通中学的学生档案管理工作存在一定的制约作用，并未发挥出引导、协调和监督的作用。

2.档案管理信息化建设有待提高

随着时代的发展，学校档案工作必须按照时代发展的要求，逐步实行信息化管理。从学校档案管理的实际运行状况来看，学生档案信息系统还处于较低的水平。目前，许多学校还采用传统的纸质档案管理方式，无法适应当前学校的档案管理工作需要。中学的学生资料年年变动，资料要不断更新，尤其是在转校或升学期间，资料势必发生变动，落后的档案资料处理方式会造成极大的工作困难，如手工输入不但会降低档案资料的效能，还会影响档案资料的准确度。一些学校利用档案信息系统进行档案管理，但目前信息化水平还很低下，只限于学生姓名、档案号等基础信息的输入和查询，档案信息共享和传递、档案信息的安全性与保密性得不到保障。

3.档案管理人员素质有待进一步提升

培养专业、专职和稳定的档案工作人员，有助于学校档案管理工作可持续和稳定地开展。目前，学校档案管理工作人员年龄较大，是制约档案工作的重要因素。首先，许多学校没有设立全职档案管理人员，多数是由人事兼任，人员工作变动频繁，工作不稳定。其次，由于学校档案管理工作的特殊性，档案工作人员大都没有接受系统的档案理论培训，缺少相应的专业技术支持，影响档案业务的正常开展。因此，人才结构老化，接受档案数字化、档案信息系统等新知识困难，严重制约了学校档案管理工作的效能。

三、中学学生档案管理存在问题的原因

1.对学生档案管理工作重视程度不够

目前，在“升学率指挥棒”的指导下，学校对教学成绩的重视、对档案管理工作的忽视，客观上是一个很大的问题。一是中学校长没有充分了解学生档案管理工作的重要性，认为档案工作质量并不能直接关系到学生的学业进步，存在对档案工作认识不够、在政策扶持上支持不够和在经费保障上资金不到位等问题。二是部分中学档案工作人员工作不积极，敷衍了事，造成档案保管、移交过程中存在丢失、破损等问题。三是部分中学老师对档案管理存在不正确的认知，未能提供完整的档案，造成了学生档案材料不完整，中学档案管理比较混乱。

2.中学学生原始档案管理缺乏规范性

档案的完整性和真实性是最根本的要求。然而，由于受客观和主观因素的制约，尤其是缺乏专业档案管理员和良好的工作环境，导致中学学生档案完整性不能保证。比如，在一些边远中学，很多中学毕业生登记表、入学体检表、学业奖罚和入学申请表等，这些最基础的信息都会丢失，影响他们的升学和就业。

3.中学学生档案信息记录的载体较为单一

档案数据中的各类信息都要以特定的方式记载与存储，档案的内容和信息的真实性、完整性就会得以保证，从而更好地反映学生的整体素质。然而，在某些中学，由于相关设备设施比较落后，记录和保存的档案资料大多是纸质材料。作为传统的档案储存方式，纸质文件虽然具备了现代化手段所没有的优点，但其保存难度大，容易损坏和被修改。例如，曾经有同学因为不喜欢自己的名字而私自修改名字，这对学校的档案工作产生很大的影响，也导致以后的升学和就业等方面出现问题。

4.中学学生档案管理较为混乱

中学档案管理工作缺乏专门的办公条件、专业的档案管理设备设施和专业的管理人才，导致中学档案管理工作混乱、缺乏规范性等问题。首先，中学没有严格按照相关程序，将学生档案资料送到指定的学校或者单位，而是让学生拿着去学校或者单位报到，这违背相关规定。部分学生对档案文件的保存认知比较差，不能按时交还相关部门，甚至有的同学私自打开档案资料，严重影响了档案的保密性和严肃性。其次，学校往往存在着学生重名的情况，不能对这些学生的档案进行有效管理，导致其个人资料不够完善，后续管理出现很多问题。

5.中学档案管理人员队伍不稳定

当前，部分中学的师资人员流动频繁，缺乏专业人才，有些中学档案管理员常常是由学校的老师担任，经常发生人事变动，造成档案管理岗位缺额，档案资料不能妥善保管。新旧人员工作交接不顺利，档案管理工作开展十分困难。

四、中学学生档案管理工作完善措施

1.要强化中学档案管理意识

重视是做好工作的根本。加强学校档案管理工作，加强对中学档案工作的认识，是搞好中学档案工作的重要因素。如果没有引起校领导的重视，将导致学校机构设置、设备设施配置和工作人员配备等方面出现问题，而档案管理工作人员在学校没有被充分关注，也很难保证他们的工作积极性，从而导致他们觉得档案工作是无关紧要的。中学档案管理部门要深入了解档案管理的有关政策，认识到档案对于学生的重要性，以及档案管理对于学校发展的重要性。

2.建立健全学生档案管理制度

要使中学学生档案管理制度化和规范化，必须持续完善有关管理制度。首先，要在学校明确档案收集、归类、整理、归档、存档和查询等各项工作，并对有关方面作出详细的规范要求，加强制度落实，为中学学生档案工作的开展提供制度保障。

其次，要积极吸取本校和国外中学在学生档案工作方面的成功做法，建立健全中学档案管理有偿使用制度、档案管理制度，以充实中学学生的档案管理内容，增强学生的档案利用效能，提高学校教师参与到学生档案管理中的积极性。要根据当前档案管理员多为兼职、职业技能不高和工作流动性大的实际情况，制定档案管理员AB岗位制度和学生档案管理持续管理制度，提高档案管理人员爱岗敬业精神和业务能力，不断提高中学学生档案管理的服务能力。

3.加强对档案管理人员队伍建设

首先，要加强对档案工作人员能力的培养。中学档案管理工作要注重培养事业心强、政治思想较强、对教学管理熟悉和掌握一定档案管理知识的教师，要加强对学生档案的管理工作，努力保持学校档案管理人员队伍的稳定。其次，各级教育主管机关应与学校档案主管部门联合开展相关专业知识培训班，以提升档案管理人员的工作能力。要切实改善中学档案管理员的福利，按时发放工资，增加升职的可能，还可以制定相应的激励措施，以激发他们的工作热情，使其更好地投身到学校的档案管理工作之中。

4.加大投入档案部门办公设备设施

首先，要将档案管理资金纳入学校预算之中，将中学档案馆的建设纳入整个校园基础设施规划之中，并在整个校园基础设施的整体规划和施工过程中，为档案管理预留足够场地。其次，要按照学校财政状况，分步骤和有计划地购置档案管理的设备设施，尤其是扫描仪、打印机、传真机、复印机和电脑等，加快学校档案管理信息化建设。最后，应结合当前信息化的需要，在合适的条件下，将建立远程网络信息系统作为重点，逐步提升中学教育教学信息化程度。

五、结语

中学档案管理工作在学生的升学、工作、生活中起着举足轻重的作用，总之，加强中学档案管理工作，不仅有利于学生自身的发展，还有利于学校的整体建设。

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