医院档案管理工作规范创新与信息化建设探析

2023-07-11王娜王文燕

兰台内外 2023年14期

王娜　王文燕

摘要：医院档案管理事关护理相关工作的正常进行和病人的切身利益，应当高度重视医院档案管理工作，创新档案管理制度标准，推动档案信息化建设，提高档案管理水准，以符合新时期对医院档案管理工作的新要求，助力医院长久稳定发展。

关键词：档案管理；医院；规范；信息化

现阶段，随着网络和信息技术的不断发展，医院档案管理工作面临着新的需求。在信息科技高速发展的驱动下，为了将医院档案管理信息化建设推向日程，云计算技术进入了人们的生活。医院档案管理信息化建设有益于医院档案管理工作的现代化和专业化发展，能够为医院管理创新打下坚实的基础。但是，鉴于管理机制、工作人员专业能力、技术不断更新和资金分配等多种因素的影响，病历信息化和精确度还没有跟上病历管理水平的步伐。为此，医院领导应该充分关注档案管理工作，将规范化管理和信息化建设列为主要内容之一。他们需要全面科学地研究档案管理工作中的问题，并提出可行的解决方案，为医院档案管理工作创造有利的外部环境，提升医院的档案管理水平。在这样的帮助下，医院能够更好地发展。

一、档案管理工作规范化和信息化建设的必要性

在一个机构中，档案管理是一项非常基础的工作，其质量直接关系到组织的管理效率、决策水平和管理层面。传统的档案管理方式以纸质版档案为主，管理方式复杂低效，人为因素较大，存在很多不足之处。而现代化的档案管理需要规范化和信息化建设的支持，其必要性主要表现在以下几个方面：

1.档案管理规范化有助于提升医院档案管理能力

病历档案管理标准化，是提高病历管理工作效率的重要环节。随着医院的发展，形成了大量的各种档案，这些档案对于医院医疗工作的开展具有非常重要的意义。医院文件主要有纸质文件、声音文件、实物文件和电子文件等。

按照类别划分，包括文件档案、医疗档案、科学研究档案、人事档案和财会档案等。医院的档案管理工作比较烦琐，需要制定并严格执行档案管理的各项制度，使档案管理工作更加高效，从而更好地利用档案资料，充分发挥其价值。特別是在新医改的背景下，档案工作需要进行大胆改革，加强档案的收集、分类和整理工作。在存档、保管、利用和安全方面，需要制定一套适应的标准体系，将文件管理的标准化纳入医院的各项工作中，从而全面提升医院文件管理的规范化程度。

2. 档案管理数字化有利于档案资源的开发利用

当前，随着互联网和信息技术的不断发展，为实现病历的数字化创造了良好的条件。这不仅可以有效提升病历管理水平，还为病历的发展和应用奠定了坚实的基础。特别是促进了数据库的构建，利用大数据和云计算等技术，将各大医疗机构的档案文件数据进行了水平对比和垂直集成，并能够根据项目研究或者患者的特殊需要，对数据进行提取，从而得到更多详细和更有意义的资料，更好地发挥医院档案资料的价值和作用。

3. 提高管理效率

档案管理规范化和信息化建设可以大幅提升工作效率，减轻管理工作人员的负担，降低工作成本。传统的档案管理方式需要花费大量时间去寻找、整理、分类和归档，维护费用也较高，而规范化的档案管理和信息化建设则可以让工作人员更加高效地处理档案，提高档案处理速度和准确度，降低了管理成本。

4. 加强档案保密管理

在信息技术不断更新的情况下，档案管理也要与时俱进，实现信息化。电子文档的安全性很高，可以有效地对档案信息保密和安全备份。利用密码保护和数字签名等措施可以有效防止非法入侵和篡改档案信息，保证档案的安全性。

5. 促进档案共享和互通

档案管理的标准化和信息化使得档案管理工作更加方便和快捷，并实现了档案的共享。通过数字化处理和网络技术可以实现跨机构、跨部门、跨地域的档案共享和数据交换，提高了信息流转的效率和实效性。

6. 提高决策水平和管理层面

做好组织内档案管理工作可以为组织的决策层次提供重要的依据和参考。规范化的档案管理和信息化建设可以尽量避免数据被人为操纵或损毁，提高管理的透明度、真实性和可靠性，有助于提高决策的质量和管理。

总的来说，标准化的档案管理工作和信息化的建设是推进档案管理的主要途径。它们对提高档案管理的效率、保密管理和共享与互联方面都有很大帮助，同时也有助于完善档案管理层次和政策制定。因此，若想在档案管理工作中取得更好的效果，并真正提升管理成效，标准化和信息化的建设是不可或缺的。

二、医院档案管理规范化和信息化建设面临的主要难点和问题

在新的形势下，医院档案管理工作面临着新的挑战。在实际工作中，还存在着一些问题，如档案管理制度不够完善与档案管理技术手段急需更新等，这些问题都会对医院的档案管理工作产生影响，对医院的可持续发展产生不利的影响。

1.医院档案管理信息化建设难度高

当前，部分医院已开始实施档案信息化，并逐步完善了档案管理系统，但在医院的运作发展和患者诊断过程中，仍会产生大量的纸质档案。这些纸质文件不仅对患者的诊断很有价值，也是医院医疗工作成果的记录。但是，此类文件的种类繁多，在分类和汇总等方面增加了档案管理人员的工作负担，必须对其进行标准化管理。同时，在后期的使用过程中，面对数量庞大的档案文件，要从中寻找到某些病历或有价值的文件内容，需要耗费很多的时间和精力。例如，病历档案中记载了患者的全部确诊、手术和治疗过程，如果出现医疗事故，那么，通过对病历档案细致分析，了解主治医师、护理人员或医院是否有相应的责任，是否在诊治过程中出现了错误和瑕疵，以及在医疗事故纠纷中要负多大的责任，这些都可以通过病历档案作为依据。随着医疗项目的发展，医疗档案的数量越来越多，对其管理也越来越困难。

2.医院档案管理制度不完善

现阶段，部分医院在档案管理工作中存在搜集范围不清晰、流程繁杂和职责不明确等问题，直接影响了档案管理工作的稳定开展。虽然医院在文件管理方面进行了相关的系统建设，但是，很多规章制度内容都是照搬照抄上级或其他医院的内容，并没融合本医院档案业务需求，没有对档案管理制度进行优化与创新，导致一些医院的档案管理制度缺乏可执行性。与此同时，医院档案管理人员对制度执行不够重视，档案管理工作制度执行不到位和不合理，甚至出现档案材料遗失、缺损的问题，严重影响档案资料的开发与利用。

3.医院档案管理措施滞后

随着计算机信息技术的不断发展，医院对病历的信息化管理变得更加重要。然而，目前的情况是，医院对文件处理方法的重视程度还不够，包括软件和硬件设施的不完善，档案工作人员缺乏系统性的培训等，导致档案管理方式发展滞后，难以适应医院档案管理规范化和信息化的需要。当前，由于经费和技术等方面的限制，许多医院在处理病历时仍采用传统的方法，这导致工作效率下降、质量不高，甚至对档案信息的安全性构成了严重威胁。另外，一些档案管理人员在信息技术和专业知识方面的基础比较薄弱，对于医院档案管理过程并不十分了解，再加上年龄比较大，其工作热情不高，无法积极参与到档案管理措施创新中来，给医院档案管理工作带来很大的阻碍。

4.相关负责人缺乏创新精神，工作人员综合素养较低

尽管我国医院档案管理信息化程度不断提高，但在区域经济发展水平、资金和技術性等因素影响下，部分医院虽然创建了档案管理信息化系统，但其管理工作仍然应用传统的管理方式，造成此问题的主要原因是医院领导、档案管理工作人员以及医院各科室对档案信息化建设不够重视，资金投入少，员工专业技能、知识储备和工作效能等难以满足医院档案信息化建设需求。此外，医院档案管理人员并非都是专业人员，有的工作人员身兼多职，或是源于医护与行政部门，或是药房等相关部门，档案信息化管理能力、工作经验和专业技能比较有限，更谈不到创新医院档案管理工作规范与信息化建设，再加上医院欠缺全面与合理的专业技能培训，使医院档案信息化建设及创新工作处于被动状态。

5.管理方式落后，管理模式不健全

当前，医院档案的信息化建设与管理创新需要保持持续的开拓性，以使档案工作与时代保持同步。在档案管理方式和方法上，需要确保适当的经费和人才配置。此外，医院建立完善的管理体制和相关制度至关重要，但各医院的实力存在差异，目前尚未建立完整的档案信息管理模型，管理方式滞后，因此，无法真正实施档案信息化建设与管理创新。

三、档案管理工作规范化和信息化建设的创新路径

在新医改的背景下，医院要积极与现实需求相结合，建立健全档案工作体系。因此，必须从人员、规章制度和核心理念等多个角度对医院的档案管理工作进行规范化管理，促进医院档案管理信息化建设。

1.加强档案管理标准化建设

在新医改的背景下，医院领导应主动改变思想，认识到医院档案管理标准化和信息化建设的重要性。目前，医院领导和部门人员都需要深入研究这一领域，以求医院的档案管理工作能够更好地进行。首先，需要制定完善的档案管理体系，档案管理的标准化要求与医院档案管理工作的现状相结合，深入剖析当前的档案管理体系。其次，应根据新形势、新情况和新要求，制定适应性的病历管理制度，并严格执行。在此基础上，还要强化档案的规范化和规范执行。

2.加强档案管理信息化建设

当前，随着计算机和信息技术的进步，为档案管理信息化工作提供了有力的技术保证。医院在开展档案管理工作时，应对档案管理的信息化建设与工作标准化同等重视。除了完善档案管理人员的信息化教育培训机制外，还应为档案管理的信息化建设配置适当的软硬件设备，如电脑、扫描仪和网络服务器等，以满足资讯科技发展的需求，为信息化建设打下坚实基础。其次，应建立与其他单位协作的病历信息管理体系，实现病历信息的整合，进一步提升病历的质量，并促进病历资源的有效利用。同时，需要加强对医院档案工作人员的安全教育和信息化训练，雇佣专业人才，并为他们提供一系列的信息化管理和技术应用培训，以提升他们的知识结构和信息技术运用能力。此外，还应该正确指导档案管理人员在档案管理信息化建设的过程中，加强对基础知识的研究，提升自身的综合素质，更好地为档案管理规范化和信息化建设提供帮助。

3.强化制度建设，提高管理人员专业技能

医院应激发档案管理工作人员的学习热情，以提升他们对信息管理服务器维护的能力，并加强对档案管理信息化方法和技术的应用。为此，医院可以提供资金支持，并设立激励机制，以促使工作人员为医院档案信息化建设和精细化管理提供建议和策略。在提高管理人员的综合能力层面，一方面，医院可采取各种培训、组织交流学习等方法，逐步提高工作人员的业务能力、职业素质等；另一方面，可以优化招聘方案，规定新入职人员必须持证上岗，并依据医院档案信息化建设与精细化管理要求创新绩效考核方案，全面提高医院档案管理工作人员的综合素质。

4.完善档案管理系统，创新档案管理信息化建设模式

在完善档案管理系统，创新档案管理信息化建设模式的诉求下，医院领导要提高有关工作人员、患者及其家属对医院管理的认识，按时调研各类人员的意见和建议。医院开展档案信息化建设与精细化管理涉及部门比较多，领导要设法调动相关部门参与到各项档案工作中，增强各个部门对档案数字化的参与度，密切配合医疗科研和课堂教学等任务。在创新档案管理信息化建设模式层面，一方面，医院可以按照档案管理自主创新的诉求，完善信息科技等硬件设备设施，制定相应的规章制度，并保证其实践活动可执行性。例如，依照最新法律法规，完善档案信息化管理系统，充分利用网络、电子计算机、多媒体系统等进行跨时空、全方位的档案服务。

四、结语

在新时代背景下，医院要积极适应时代发展的要求，将档案管理的标准化和信息化建设作为医院管理工作的关键步骤之一。医院需要加快对档案管理标准的自主创新，持续推进档案管理的信息化进程，采用智能化手段，进一步推动医院稳定发展。

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