大数据时代，电力企业档案管理创新策略分析

张景茹

摘 要：大数据时代，档案的数据源发生了变化，档案的收集、保存等在理论上也发生了很大改变，传统的档案管理方法难以适应当前的档案管理要求。因此，档案管理人员应转变管理观念，采用新的管理理论来提高档案管理的工作效率和质量。在传统的档案管理中，通常会从采集的数据资料中选取有价值的信息来归档管理，但由于受到时代以及管理人员的制约，一些信息的潜在价值没有被发现，导致这些信息没有被归档，造成损失。在此背景下，本文以电力企业档案管理为研究主体，探究电力企业在大数据时代档案管理创新的对策，仅供参考。

关键词：大数据；电力企业；档案管理；对策分析

大部分电力企业在信息时代开始改革传统的档案管理模式，由传统的纸质管理转变到电子档案管理。电子档案数字化平台不但打破了空间和时间的限制，还能减轻工作人员的工作量，提升工作效率。大数据时代的档案管理在为电力企业带来便捷的同时，也为其提出了挑战。对于企业来说，如何保障档案信息的安全，在电子档案数字化平台如何存储海量的档案信息是需要重点考虑的问题，为顺应时代发展趋势，本文提出档案管理创新的策略，希望可以为电力企业发展提供方向。

一、大数据时代，电力企业档案管理的特点分析

1.档案资源种类繁多

对于电力企业来说，在生产、维修、审计以及结算等环节会涉及较多的数据和信息，在管理上具有难度。电力企业随着体制改革的深入发展，开始将目光聚集在各个管理环节的档案系统开发上，各个部门在管理期间工作任务可能会存在交叉，导致各管理系统之间针对同一个事项可能会产生重复的数据信息，在档案信息上会出现重复归档的现象。企业在日常运营期间，会涉及较多采购档案、文书档案、技术档案以及基建项目档案等，这些档案种类繁多，再加上不同种类的档案在存储和管理上差别较大，电力企业面对繁杂的档案信息，如何进行针对性管理是有关人员需要考虑的问题。

2.档案信息数据安全问题非常突出

大数据时代，各个企业开始加大开发档案管理平台的力度，在平台上实现了智能化操作。然而，在虚拟环境下，各个软硬件设备设施以及开发的系统是否安全也是电力企业需要关注的问题。电力企业具有发展特殊性，内部档案信息涉及很多涉密信息，包含员工的隐私和企业的商业信息，甚至是国家的机密信息等，一旦上述信息被盗取，不但会影响企业的发展，而且对国家会产生不利影响。企业档案管理应参照保密管理制度的有关规定，涉密档案信息不得借助智能化的方式上传到档案管理平台，要以纸质管理的方式存储在档案室中。同时，在存储管理涉密信息上，要和非涉密信息分开管理并专柜存放。计算机技术虽然为电力企业发展和管理提供了便捷，但其会受到病毒、黑客的侵袭，再加上网络具有传染性、复杂性以及隐蔽性，在遭遇侵袭后具有较差的自控力。因此，档案管理人员要重视网络平台可能面临的风险，制定防范对策，未雨绸缪，以降低风险，保障档案管理工作顺利实施。

3.用户对档案服务质量需求不断增加

大数据时代是信息不断增长的时代，用户在平台上面临着庞大的数据群体，如何帮助其找到精准、有效的数据信息，也是档案管理人员需要关注的问题。据调查，我国电力企业档案管理人员在认知档案服务上存在思想误区，认为档案工作属于事务性工作，人人都可以做到。还有的管理人员认为，档案管理工作具备机密性，一般情况下不能对外提供信息。实质上，档案管理工作专业性较强，信息时代更是对档案管理人员综合素养提出了较高的标准和要求，档案管理人员不但专业技能要达到企业需求，还要不断学习网络计算机和管理等方面的知识。在信息开放时代，用户对信息共享程度需求逐年递增，对于电力企业档案管理部门来说，要随着社会发展的步伐与时俱进，引进完善的技术手段，加大设备设施的投放力度，档案管理人员要时刻关注档案保密和应用之间的关系，提升档案管理的创新力度。

二、大数据时代，电力企业档案管理创新发展的原则

1.一次性整体规划和分批有序原则

电力企业档案管理体系具备系统性，在管理创新中要将大数据特色模式体现出来，在档案管理平台建设期间，要参照一次性整体规划和分配有序的原则，结合电力企业档案管理現实情况，在推进档案建设体系正常运作的同时，统筹规划，加强档案管理系统的信息化建设，以此为信息需要者提供准确的资源和数据。

2.共享原则

电力企业全权负责档案信息管理工作，为顺应部门业务需求，还必须打破部门之间的壁垒，实现档案信息共享，提升档案管理资源的应用率，保障各部门的基本档案资源需要，为电力企业的发展奠定坚实的基础。

3.科学、合理的前瞻性原则

电力企业在档案信息管理理念上要具备前瞻性，在坚持与时俱进原则的基础上，借助超前眼光进行管理工作，提升档案信息管理的科学性与合理性。基于电力企业的现实出发，预测未来档案发展趋势，制定发展目标，结合系统建设的实际情况将电力企业发展活力激发出来。

4.关注创新，突出特色

电力企业在建设档案管理信息体系过程中，要了解大数据时代的发展趋势，把握大数据发展方向，并关注电力企业的发展特征，结合实际情况制定合理的管理方案。在大数据时代加大档案管理力度，离不开电力企业的特色设计模式，企业要关注创新性原则，在档案信息机制建设上引进完善的技术，构筑大数据独特的发展思路，尽可能利用设计资源，在全公司落实创新全面的理念，以此保障档案管理信息的完整性。

三、大数据时代，电力企业档案管理创新策略分析

1.加强信息化建设，提高信息安全保护力度

据调查，部分电力企业在社会创新发展背景下，开始将关注重心集中在技术研发上，建议电力企业可以开发数字档案馆系统。一方面，可以实现与企业协同办公系统的互通，让公文可以在网络平台在线归档；另一方面，数字档案馆系统也能有效存储档案信息。电力企业也可以革新传统的存储模式，应用云存储模式，保障档案数据存储的安全性和完整性。同时，电力企业也要强化对档案信息的安全保护力度。在大数据时代，管理人员应实施有效对策加强档案管理信息的安全保护力度，坚持安全第一的原则，做好档案管理保护工作。第一，在电力企业内部宣传安全教育的重要性，强化思想教育，让每个工作人员都能树立档案安全意识。档案管理人员在日常工作中，要定期检查档案设备、档案实体以及库房情况，在工作开展中要参照档案管理制度的要求，发现问题要及时启动应急预案，并将结果上报给相关负责人，做到发现问题及时处理，将损失和风险控制在一定的范围。第二，完善网络安全屏障机制。电力企业可以引进专业创新的网络设备、身份识别技术、信息加密技术等等，以免受到不法分子或病毒的攻击。电力企业在网络应用上分开内、外网计算机，尽可能将档案系统安装在内网计算机上，并启动加密处理技术。企业要定期对杀毒软件进行更新和升级，保障信息数据的精准和可用，也要全方位对档案数据进行备份，避免因安全事故导致数据丢失或损坏。此外，电力企业也要和其他档案馆、企业建立合作关系，加强联动，进行远程异地备份，为保障数据信息的安全，企业也可以建立灾害应急恢复机制。第三，发挥信息技术优势，信息传统途径随着互联网技术的发展越来越广，信息传播速度也越来越快。借助现代新型技术，以互联网平台为基础，推进电子档案管理的信息化发展。电力企业档案管理涉及的数据众多，在传统的管理中，存在分类材料不详细、资料文件不全等问题，管理层发挥新型技术的作用，能及时鉴定档案数据，方便查缺补漏，对提升档案数据的质量也有现实意义。工作人员要注意，在应用信息技术的过程中，要在不改变传统纸质管理模式的基础上，对文件的查阅权限作出规定，对网络沟通软件的应用情况作出监督，合理地应用涉密文件，保障电子数据和资料的准确和安全，发挥纸质管理和电子化档案管理的优势。同时，实现信息化管理也能全周期地管理档案工作，在前期的接受鉴定资料、整理和入库，到后期的数据查询和应用，都可以在信息平台上完成，保障档案管理工作得以顺利地进行。第四，加大档案信息化建设的资金投入。政府财政投入是现阶段档案管理资金的主要渠道。因此，档案部门管理人员可以争取上级领导的支持，争取到多方资金投入，来实现信息化基础设备的建设和管理。

2.完善制度建设，引进先进技术

保障工作有效性的关键是制度，制度的完善也是推进电力企业档案管理发展的基础，建议企业要完善管理机制，为各部门人员工作发展提供借鉴。管理层要在思想和行为上认识到大数据时代的特殊性，在管理制度中融入大数据时代崭新的管理思想和意识，将电力企业档案管理工作的现代化水平展示出来。同时，要借鉴国内外档案管理的先进经验，结合电力企业的实际情况，制定可行性的管理制度和标准，为了将管理工作的规范性体现出来，企业的管理层也要强化工作的落实力度，保障各部门可以参照档案管理标准来落实各项工作。

与此同时，信息时代电力企业也要将重点集中在信息技术的研发和引进上，企业可以对内引进安全防护措施，提升档案管理工作的机密性和安全性，赋予档案信息传输和交流一定的安全标准。企业内部技术人员也要在创新性原则基础上对档案信息进行加密处理，如当工作人员需要获取档案信息资料时，需要获得访问权限以及下载权限，允许后方可对档案信息调取，通过此种方式提升安全系数，也能在源头上减少档案丢失的可能性。技术人员要在用户的登录界面实施安全技术管理举措，设定登录身份认证程序，信息应用人员要验证身份信息才可获取需要的资源，杜绝不法分子盗取档案信息。与此同时，技术人员也可以限制用户的访问时间，也可以在平台上设置访问的权限，在权限设定上，技术人员要保障其分层性，不仅能方便管理人员调取信息，还能提升档案管理平台的安全，尽最大可能降低档案信息泄露的风险。

3.构建创新性的档案管理体系

第一，电力企业管理层要集中规划企业系统质量监督工作以及系统完善的规划工作，在档案创新系统建设期间，该系统中心主任集中掌握系统质量和方向性事务，针对档案创新内容和制度要独立开设系统，管理人员管理和规划档案创新设备工作，基于原有模式基础加大创新和探索力度，找到顺应大数据时代发展的新型模式。第二，构筑创新型的档案系统组织，要派遣专人来负责档案管理开发以及设备技术研发工作。第三，搭建档案管理体系，由档案创新人员和系统中心主任负责管理体系的运营和设备维护工作，落实管理标准，在管理的各个板块都要明确标准和要求，以此推进档案管理工作顺利进行。第四，营造开放的档案管理创新氛围，将档案管理系统设计成更具开放性的系统，方便用户在系统平台可以自主学习，以此优化专业结构，企业也要出台管理方针来辅助档案管理体系，以此推进档案管理工作顺利开展。

4.改变工作理念，完善档案管理平台

在大数据背景下，电力企业的管理层要革新思想，为档案管理工作注入活力，这也是提升档案管理水准的基础。要在互联网技术引导下，建设电子档案，在平台录入档案信息，并实现信息数据的科学管理，以此完善档案信息库。档案数据库的建立不但为工作人员提供了便捷，减轻了工作负担，还能统一管理档案资料，深度挖掘档案信息的价值。总的来说，电力企业管理层要在思想上认识到大数据融合档案管理的价值，对改变传统的思维，构筑信息化思维，为档案管理创新工作保驾护航。同时，档案管理工作的质量也会受到工作人员自身专业素养的影响，建议电力企业要对档案管理人员定期培训，加强工作人员的专业技能，提升档案管理工作人员的招聘门槛，为企业输送高素质的人才。电力企业要对工作人员实施严格的约束机制，让工作人员了解到泄露档案数据信息的危害，以此加强其安全防范意识。

此外，对于电力企业来说，也要完善档案网络平台，推进档案网络的创新性发展，建议电力企业要参照自身发展情形，结合大数据发展特点，构筑完善的网络平台，可以听取其他部门人员的建议，对网络平台不足之处加以调整，以此提升档案管理工作效率。电力企业也要结合发展条件，将投放力度集中在网络信息化设备设施的引进上，实现与大数据技术的融合，为档案管理工作提供创新性。同时，电力企业要提高档案管理保护和软硬件开发力度，参照档案形式和内容为企业开发出适合下载和传输的软件，使企业的档案网络机制更具实用性，具备存储和收藏数据的能力，在网络上将档案资源以数字化、智能化的方式呈现出来。此外，电力企业要在满足信息需要者要求的基础上，提升档案管理信息化水平，以此为用户提供便捷服务。为了保障档案管理工作的安全，企业在构筑完善的网络机制后，要完善档案资源标准和制度建设，如分析档案资源和种类，针对类型相同的资源，企业要统一标准，尽可能保障档案管理工作的有效开展，以此提升档案管理工作的专业性与规范性。

四、结论

随着社会信息化程度不断加深，人们对信息技术和互联网的依赖也随之增加，大数据时代，互联网技术具备的便捷性和高效性较强，为各行各业带来了便捷。本课题以电力企业档案管理工作为例，分析了档案管理存在的不足，并结合电力企业的实际发展现状，在完善平台建设、加强制度建设、创新理念、加强档案信息化建设等几方面提出了完善建议，希望为电力企业创新档案管理体系提供参考价值。

参考文献：

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（作者单位：广东威恒输变电工程有限公司）