科研院所计划一体化协同管理优化探析

2023-07-04崔会强

国企管理 2023年6期

崔会强

[摘要]近年来，在國家全面加强基础科学研究的政策推动下，科研院所基础科研项目与日俱增，亟需提高计划管理的效率和质量，以保证各项科研任务的协同一体化推进。本文以中国航空发动机研究院为研究对象，对其将数字化信息技术应用到计划管理的创新实践进行分析研究，提出运用现代化数字信息技术、PDCA循环理论模型，进行计划一体化协同管理优化，不仅打通了计划管理的“数据孤岛”，更有力地支撑了科研和管理任务的协同推进。

[关键词]PDCA循环理论模型；计划管理；一体化协同优化；数字化转型

近年来，随着国企改革的全面深化和企业管理数字化应用的快速发展，各科研院所对标世界一流，在不断提升核心竞争力的实践中，以数字化转型为核心，以重塑自身的运营管理体系为重点，不断加快运营管理的数字化能力建设。

本文围绕中国航空发动机研究院（以下简称“研究院”）将数字化信息技术应用到计划管理的创新实践，展开深入系统地研究，深刻阐述了“数字化”加持下计划管理进行的一体化协同优化，不仅能够很好地统筹推进计划的全业务域、全周期管理，还可以极大地提高计划管理的效率和质量，为军工科研院所数字化转型、管理提升提供了借鉴和思路。

计划管理的特点分析

近年来，研究院承担的航空发动机基础性科研任务呈逐年增多趋势，计划管理的任务总量大幅提升。同时，由于航空发动机基础性科研任务相对装备研制生产任务来说，技术难度大、不确定性高，计划调整的几率和风险也相对增大。

因此，在一体化推进各项科研任务过程中，该研究院采用的传统计划管理模式暴露出一系列问题，迫切需要提高计划管理的科学性、规范性。

计划编制阶段：任务来源多、类型多、协作单位多，任务分工不明确，节点安排不合理，计划分解不彻底，计划重要程度不明确。

计划执行阶段：多项临时任务不定期下达、各类任务间存在一定的重复关联，进度信息需要多次被反馈，耗费大量时间和精力，任务沟通协作难度大，重要计划时有延期。

计划检查阶段：计划进度反馈不及时、不详细，进度信息不能被实时共享，需要多轮沟通确认；月度、季度、年度计划监督检查和考核需要线下统计任务进度，时间紧、任务重，统计汇总过程受人为因素影响大，统计易出错。

计划调整阶段：受客户和上级临时需求变更，计划临时调整的几率增大，传统方式下的计划调整流程不规范，调整信息不能被实时共享，历史调整记录不便于追溯。

计划管理的经典理论

PDCA循环，也称作戴明环，是由美国的质量管理相关专家戴明博士率先提出的。早前，PDCA循环理论主要应用于企业内部质量管理，之后有专家发现这一理论同样适用于企业的经营计划管理工作。

基于PDCA循环理论模型的全过程闭环管理，包括“plan”（计划）、“do”（执行）、“check”（检查）、“action”（处理）四个环节。PDCA循环的四个阶段都各自有一个自身的PDCA小循环，大环套小环，小环保大环（如图1所示）。

四个过程周而复始地运行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环。通过这样的持续改进，使计划完成质量螺旋式上升。

利用PDCA循环理论模型进行计划管理流程优化，使任务从计划编制、计划下达、计划执行、计划监控、计划考核、计划总结与改进方面做到了“六同时”，实现了全过程闭环管理，有效确保了计划刚性执行。

优化思路与系统功能架构

针对传统方式下计划管理过程呈现的诸多问题，充分借鉴经典PDCA循环法，面向四个阶段，统筹推进计划管理的流程优化；重点突出计划的协同一体化管理，面向全业务域和全周期，规范优化计划管理机制；充分利用现代化的数字信息技术，构建计划管理信息系统，打通计划管理“数据孤岛”，切实实现计划的一体化协同管理，提高计划管理效率，支撑科研和管理任务的协同推进。

计划管理信息系统基于计划管理实际应用场景，侧重计划的全业务域、全流程管理，通过主线任务管理、专项任务管理，主线任务和专项任务联动协同管理，自动汇总形成进度反馈信息，以实现各项计划信息之间互通共享，避免同类计划信息的重复反馈。

优化方法和信息化实现

计划编制阶段：在常规主线任务编制、专项任务编制的过程中，各项任务按照WBS结构科学合理分解，明确计划的责任人、责任部门、完成时间、计划重要程度等关键信息。其次，重点通过计划事项的关联，将同一计划任务的各方面管理要素信息有效汇集，形成关联耦合的计划任务体系，使任务前期规划更为合理优化，提高了计划编制的系统性、完整性、规范性，支撑计划执行“一次成功”。

计划执行阶段：基于有效集成汇集的计划任务管理体系，具体责任人不仅可以实时掌握计划任务分配情况，科学安排个人工作进度。更为重要的是，可以全面动态掌握每个计划任务的关联管理要求，集中精力专注于计划任务的完成，确保计划任务的“一次成功”，有效避免因计划任务“多源”而造成的工作疏漏和重复性“多头”反馈，提高了计划执行效率和准确度。同时，从计划管理人员的角度，可以实时掌握和监控整体计划任务进度，及时进行风险预警并协调解决过程问题。

计划检查阶段：基于计划管理信息系统的统计和数据挖掘功能，可多维度实时监控整体任务进展情况、专项任务进展情况、重点任务进展情况、部门任务进展情况、个人任务进展情况等，月度、季度、年度计划进展情况汇报与考核可“一键导出”，省时省力。

计划调整阶段：因临时需求变更或上级要求需要调整计划，基于系统的计划变更功能，从提交调整申请到审批结束，整个变更流程清晰规范高效，计划调整信息可以被实时共享，便于历史追溯。

计划管理优化实践效果

借鉴经典PDCA循环法，统筹推进计划管理一体化协同优化，发挥利用计划管理信息系统规范计划管理行为、促进计划管理在优化资源配置、提升整体调控能力方面的作用，能够有效确保研究院科研、经营、管理、党建等各项年度任务目标的全面完成。

计划管理信息系统的使用实现了多人协同作业，在线实时反馈，多维度监控和计划数据挖掘展示，历史信息便于追溯，计划变更流程清晰规范高效，有效提高了研究院的计划管理水平，促进了运营管理数字化能力提升。

应用计划管理信息系统推进计划一体化协同优化后，计划管理的便捷度大幅提高，主线任务和专项任务协同管理的效果突出。研究院年度综合计划完成率达99.7%以上，多项科研任务和管理支撑类任务均按客户或上级要求按时完成并获得奖励，经济目标连年稳步提升，经营业绩逐年改善；专项计划完成率达100%以上，多个重点专项任务如国企改革三年行动、集团巡视整改、责任令等均提前超额完成，有效推动和保障了年度经营目标的顺利达成。