践行为民服务宗旨 提升公共服务能力

尹哲

民生档案是党和政府保障和改善民生的重要凭证，与公众的自身权益密切相关，查阅利用需求较高。北京市各级国家综合档案馆保管着门类众多的民生档案，如婚姻、就业、教育、医疗、房产档案等，这些档案分散保存在市档案馆和16个区档案馆中，在原有的工作模式下无法实现民生档案的馆际间共享利用，更无法实现与其他部门间共享利用，给人民群众日常使用带来诸多不便。做好民生档案共享利用工作是北京市档案部门深入贯彻习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，全面落实“四个好”、“两个服务”目标要求的题中之义。北京市档案局、市档案馆牢记“国之大者”，紧密结合党史学习教育活动，紧扣“七有”“五性”需求，积极开展“我为群众办实事”活动，将民生档案共享利用工作作为贯彻落实以人民为中心发展思想的重要举措，全力加以推进。

一、科学谋划、统筹推进，提升档案信息化服务能力

（一）开展课题理论研究

针对北京市区域内及京津冀地区民生档案利用不便和信息化水平不高的现状，为解决民生档案数字资源信息共享的现实问题，2019年1月，北京市档案馆成立了专门课题组，向国家档案局申报立项了《民生档案数字资源信息共享研究》科研课题。在对相关省市民生档案数字资源信息共享模式学习借鉴的基础上，立足北京市和京津冀一体化发展的实际情况，以问题为导向，以应用为目的，从体制机制、制度标准、技术方法等层面，着重研究了北京市区域内及京津冀区域间民生档案数字资源信息共享模式方案。课题研究以科研为引领，加强对工作中重点、难点问题的研究，用科研成果指导实践，将科研成果转化为工作成果，使科研工作与实际工作得到有效的结合。

（二）构建协同工作机制

为推进民生档案共享利用工作，北京市档案局和市档案馆建立了协同推进的工作机制，市档案局负责规划、制度标准的制定及服务的推进、监督和考核等全市性管理工作，市档案馆协助市档案局负责共享平台的建设、运维以及具体的实施工作。为了更好地推进民生档案跨部门利用工作，市档案局、市档案馆、市民政局经专班协商，于2021年6月9日签订了《北京市婚姻登记档案信息跨部门共享协议》，明确了档案部门和民政部门间婚姻登记档案信息跨部门共享日常业务办理、问题处理及工作管理协同工作机制，从而为婚姻登记档案跨部门共享利用工作的顺利推进和高效开展提供了机制保障。通过协同优化了工作流程，实现了资源共享，使这项涉及面广、任务繁杂的工作最终得以顺利推进。

（三）完善制度标准建设

为全面规范北京市民生档案信息跨馆利用工作，加快建立健全便捷惠民的档案利用服务体系，进一步提高北京市各级国家综合档案馆的服务能力，市档案局、市档案馆建立起民生档案跨馆利用制度标准体系。在业务管理层面，制定《北京市民生档案信息跨馆利用管理办法》，明确跨馆利用各部门的工作职责、跨馆利用工作流程以及从管理、服务等方面对跨馆利用的相关工作要求；在数据管理层面，制定《北京市民生档案数字资源共享标准规范》，确定了档案目录数据库和数字化副本两部分标准，实现民生档案数字资源有效整合汇聚；在服务管理层面，制定《北京市民生档案“跨馆查档、便民服务”办事指南》，规范各级档案馆“跨馆查档、便民服务”工作，重点明确了跨馆查档的申请人的查档程序等。

（四）加强数字资源整合

针对市、区国家综合档案馆民生档案存在历史数据情况复杂、目录和数字化原文标准不统一、数据资源总量庞大等问题，市档案局、市档案馆采取了统一规范、分类施策、分别整理、集中导入的数据整合方法。通过由市档案局、市档案馆制定统一的数据共享规范，由各档案馆按照规范要求对各自数据进行整理，最后由市档案馆核对后统一导入共享资源库。对利用率最高的婚姻登记档案进行目录、原文信息的整合汇聚，对利用率相对不高的知青、招工等其他门类民生档案仅进行目录信息的整合汇聚，从而确保了数据整合工作的规范、准确、高效，为民生档案共享利用工作提供了可靠的数据保障。截止到2023年3月，共享资源库中已整合婚姻登记档案目录500余万条，原文2400多万页，知青上山下乡、知青返城、知青子女入户、招工、调动档案目录400余万条，资源总量约16.8TB。

（五）重视信息系统研发

北京市檔案馆依托北京数字档案馆系统建设，按照“统一规划、统一建设、共同使用、分别管理”的原则，开发了全市民生档案跨馆利用系统。该系统具有用户登记、档案检索、跨馆调卷申请、跨馆调卷审批、跨馆阅览、打印出证、数据管理和查询统计等主要功能。各区档案馆、婚姻登记处可通过政务外网采用VPN方式登录系统，进行共享利用业务的线上全流程办理，为社会公众提供一站式、一体化的档案公共服务。该系统作为北京数字档案馆系统中的一个组成部分，由市档案馆进行集约化建设、运维，各区档案馆作为系统的用户在权限范围内对本馆共享数据资源进行维护，并与其他档案馆协同开展民生档案的业务受理、查档、出证服务。市档案馆不断加强系统功能的优化完善，对系统的兼容性进行了有效提升，及时对各类故障进行快速处理，确保了档案利用服务顺利开展。

二、多方协作、形成合力，共享利用服务成果显著

（一）推进民生档案跨馆利用成果丰硕

2020年6月9日国际档案日活动期间，北京市档案局、市档案馆正式推出全市婚姻登记档案“跨馆查档、便民服务”。利用者持合法身份证件到就近的档案馆，就可以申请并调取本人在全市任意一个档案馆保存的婚姻登记档案（含涉外婚姻档案）信息，这极大方便了市民对民生档案的利用。在2020年跨馆利用服务的基础上，2021—2022年又陆续推出了知青上山下乡、知青返城、知青子女入户、招工、调动档案跨馆利用服务，实现了全市17个国家综合档案馆馆藏民生档案信息的共享利用和跨馆出证。截至2023年3月31日，全市各级国家综合档案馆受理民生档案跨馆利用服务4431人次，复制档案5221件。其中，查阅婚姻登记档案4282人次，复制档案5024件；查阅知青上山下乡档案33人次，复制档案59件；查阅知青返城档案19人次，复制档案21件；查阅知青子女入户档案41人次，复制档案47件；查阅招工档案54人次，复制档案67件；查阅调动档案2人次，复制档案3件。

（二）推进民生档案跨部门共享成绩斐然

2021年6月9日，市档案局、市档案馆、市民政局推出了婚姻登记档案跨部门共享服务，实现了全市16个婚姻登记处对17个国家综合档案馆馆藏婚姻登记档案信息的网络共享利用。服务推出后，群众在婚姻登记处办理有关业务的平均办事时长从原来的1至2天缩短到15分钟。截至2023年3月底，共有7618人次在婚姻登记处通过共享服务查阅并复制了档案7974件，真正实现了“让数据多跑路，让群众少跑腿”和“最多跑一次”的目标，服务受到群众的普遍欢迎和一致好评。家住延庆的张先生就通过这一服务就近补办了结婚证，免去了奔波之苦。原来，张先生于2010年在东城区登记结婚，若按照之前的流程，补办结婚证需先到东城区档案馆调取、复印结婚登记档案，再去办理补证业務，非常不方便。婚姻登记档案信息跨部门共享后，张先生只需到延庆区婚姻登记处，就可以补办结婚证，少跑了约90公里。

（三）推进民生档案跨省异地查档成效凸显

2020年9月，北京市档案馆、天津市档案馆、河北省档案馆签署《北京市、天津市、河北省档案馆民生类档案跨馆利用合作协议》，促进了三地构建共同发展体系，进一步保障了京津冀区域群众共享优质公共服务资源。这项工作助力推动京津冀档案部门优势互补、合作共赢、资源共享、协同发展，也是贯彻落实京津冀协同发展重大国家战略的重要举措。2022年7月，北京市档案馆按照国家档案局要求正式接入全国档案查询利用服务平台，实现了档案查阅“全国通办”，截至2023年3月31日，共办理663条查档申请和111条留言咨询。接入全国档案查询利用服务平台后，档案部门可以更好地回应群众诉求，大幅减少百姓往返档案馆的查档次数，方便公众远程查询利用档案。

下一步，北京市档案局、市档案馆将加强全市馆藏民生档案数字资源规范化建设和整合共享，进一步建立健全民生档案跨馆查阅利用工作机制，持续优化完善北京数字档案馆跨馆利用系统功能，逐步实现独生子女登记、复转军人、学籍等10余种民生类专业档案在全市17家国家综合档案馆的共享利用。同时，将深化让数据多跑路的“互联网+”档案服务模式，开发功能完备的“北京市档案移动服务平台”，公众通过手机移动端登录，即可方便快捷地享受到17家国家综合档案馆提供的在线档案查询服务。全市各级档案部门将坚守“以人民为中心”的发展理念，努力建立健全方便人民群众的档案利用体系，不断提升人民群众的获得感、幸福感、安全感。

作者单位：北京市档案馆