后疫情时代高校档案工作探析

孙丽梅

（潍坊学院 人事处，山东 潍坊 261061）

突如其来的新冠疫情给高校带来了众多不可预知的事件，这些突发事件、重特大事件档案的收集、保管和利用程度，对于高校该类事件经验教训的总结、高校安全的维护、高校治理体系治理能力现代化的进一步推进具有重要的参照意义。高校应迅速完善制度机制，坚持创新引领，做好突发及重特大事件档案材料的收集管理、编研及公布利用工作，推动该类资源的有效共享，更好的服务学校工作，服务广大师生，服务地方同类单位。

1 认真学习、及时领会文件精神，完善制度机制

《重大活动和突发事件档案管理办法》（国家档案局令第16 号）和《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》）分别于2020 年12 月、2022 年9 月由国家相关部门发布，对重特大事件档案工作提出了十分明确和具体的要求。作为信息前沿的高校应迅速行动起来，对文件进行认真学习，领会文件精神，针对文件内容结合学校实际进行细致的对标梳理，及时规范完善突发事件、重特大事件档案收集管理利用工作流程，完善档案工作制度和机制。

高校要充分发挥党管档案的制度优势，做好突发事件、重特大事件档案各项工作。

一是加强部门协同。突发事件及重特大事件档案工作涉及面广、系统性强，许多工作需要应急管理部门等多个相关部门协同，高校应明确档案工作责任部门、人员及职责，将档案工作部门纳入该类事件应对管理议事协调机制，实现档案工作与突发事件、重特大事件各个环节工作的同步管理。

二是要有计划地完善相关档案工作制度。“求必欲得，禁必欲止，令必欲行”，高校档案工作制度建设与有效实施是保障各项档案工作顺利开展的前提条件。为进一步规范学校档案工作、强化责任意识，各高校应以《通知》的发布和施行为契机，结合自身工作实际，对现有的突发事件、重特大事件档案工作规章制度、标准规范、操作流程进行梳理，列出问题清单，有计划、分步骤按需完成档案制度的修订完善，建立起各部门专、兼职档案员共同参与地、相应的收集、整理、移交、保管等措施落实到位的的突发事件、重特大事件档案工作机制，切实保证学校档案工作的与时俱进。“制度如渠，行为如水”，有了制度的约束，才能保障后续档案工作的顺利进行，使突发事件、重特大事件档案工作切实做到有章可循，有规可依，做好相应档案的收藏管用，最大限度的保存历史，服务现实、见著未来。

三是要增强档案基础设施建设，加强档案工作人才队伍建设，提高档案收集整理质量，提高档案编研和数字化建设水平，为做好突发事件、重特大事件档案工作创造良好条件。

2 依法依规治档，加强档案体系建设，推动资源共享

2.1 档案资源体系建设方面

档案收集是档案资源建设的基础。新冠疫情的突然爆发，对高校学生的学习、生活，学校各类必要活动的举办等产生了很大的影响，疫情期间学校各项日常活动中总结的好的经验做法，暴露出的问题等都应该进行留存，并进行系统的编研整理，已备后期应对不时之需。

一是强化档案资源前端控制。通过修订完善《突发事件、重特大事件文件材料归档范围和档案保管期限表》等规章、严格执行“档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”、实行归档部门“一把手”签字制度、加强学校资金资产流向、大型仪器设备、基建工程、招标项目、合同等统计表收集等，从源头上抓好突发事件、重特大事件档案的形成和留存工作，加强对各种门类、各种载体档案资料的收集和管理，保障资源的齐全完整。

二是贴合学校发展，拓宽收集渠道，加大档案收集力度。收集归档人员和档案部门工作时空的局限性，导致了他们对突发事件、重特大事件活动的进展状况不能及时掌握，从而导致了收集的档案材料不完整、不齐全。尤其是有些突发事件、重特大事件事发突然，没有给相关归档部门以材料收集准备的时间，学校档案部门应当按照制定的相关规定接收突发事件、重特大事件档案，并建立征集制度，群策群力，做好宣传，发动全校师生参与，通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案，鼓励参与、经历突发事件及重特大事件的组织和个人留存相关记录并及时归档给相关职能部门做好鉴定保存，最大限度的保障档案资料的齐全完整，充实突发事件、重特大事件档案资源。

2.2 档案利用体系建设方面

有效利用是发挥档案作用的重要环节。2020 年，突如其来的新冠疫情包围了英雄的城市——武汉，而我们伟大的建造者们确仅用了10 天时间，修建起了令世界瞩目的火神山医院，再次让世界见证了什么是“中国速度”，而这一奇迹背后，是“应急医院设计”的求助函，是绿色通道的畅通，是经过完善的小汤山医院图纸的及时送达，归根到底，是我们留存的小汤山基建档案的有效利用。

一是根据档案的特点，搞好目录数据库和全文数据库建设。建设档案数据库是推进档案资源整合，便于紧急提供利用档案的有效措施。高校应充分发挥人才优势、科技优势，立足实际，结合智慧校园建设，建立适合自身发展的档案数据库。

二是畅通利用机制。当前突发事件、重特大事件档案利用不充分的原因主要是档案管理不规范、利用过程较繁琐、档案资源编研开发程度不够，档案系统与学校其他系统不连通、不开放等。因此，我们应整合编研力量利用先进技术做好档案资源深度开发，简化利用流程，建立绿色通道，充分发挥党管教育、党管档案优势，加强部门协同，主动研判档案利用需求，主动提供档案利用，以便实现档案资源的有效、及时利用，为提高突发事件、重特大事件应对处置能力提供有力支撑。

3 结语

近年来，国内国际局势风云变幻，高校应在积极推进依法治档、依归治档的基础上，认真学习上级文件精神，立足学校实际，夯实管理基础，提高管理水平，不断开拓创新，深刻领会国家档案局令第16 号和《通知》的重要精神和重大意义，以《通知》的实施为契机，以学校实际为蓝本，认真规范做好突发事件、重特大事件档案工作，切实推动高校档案工作高质量发展。

高校档案工作是各高等学校的基础性工作之一。新形势下，各高校要提高政治站位，充分利用党管教育、党管档案的优势，加强高校各项工作的统筹与协调，建立党委统一领导、各部门共同参与、责任分工明确的档案工作机制，确保档案工作与突发事件、重特大事件应对管理工作各环节的协同，加大资金及人员投入，全力做好重特大事件、突发事件档案工作。做好档案工作是学校的重要职责，需要全校各部门的大力支持与有效协调，需要全校全员的共同参与、努力！