强化农业科研印章管理的“软招”与“硬法”

汪 琳

（辽宁省农业科学院，沈阳 110161）

近年来，我国科研体制改革持续深入，科技创新、成果转化、服务“三农”工作不断取得新突破，农业科研院所涉及的学科领域和业务范围也越来越广泛，各类印章的使用频率大大提高，而印章管理的风险隐患随之与日俱增。稍有差池，就可能对农业科研院所的正常管理和运行产生严重影响，使其合法权益受到侵害，造成不可估量的法律风险、经济损失、信誉危机。

为有效防范化解风险隐患、提升印章管理水平，文章探讨在遵守国家和上级主管部门有关规定、制度要求的基础上，农业科研院所进一步健全印章管理制度、规范用印流程、提升专业人员素质，亮“软招”、使“硬法”，防堵疏漏，科学高效地加强印章管理工作，更好地为乡村全面振兴、农业经济高质量发展服务。

1 新时代印章管理存在的常见问题和风险

1.1 用印数量多，“浑水摸鱼”现象防不胜防

通常情况下，农业科研院所的印章主要包括院级公章、法人名章、法人签字章、院党组章、机关党委章、机关纪委章、财务审计印章及其他机关部门、基层各研究单位办公印章等。针对不同类型的文书、合同、材料等用印申请，往往按照例行和非例行工作内容进行区分，并制定和执行相应的印章管理制度和用印申请审批流程。据统计，仅以辽宁省农业科学院公章、法人名章、法人签字章、党组章等政务工作常用印章的使用情况为例，全年用印总量一般在3.5 万~3.6 万次,一天用印数量最多可达1 800多次。

在用印数量急剧增加的情况下，难免会有使用人扎堆排队申请盖章的情况，办公人员忙不过来时，很容易在项目资金申请、项目合作协议、技术专利申请等诸多用印材料中疏漏一些混杂其中的非用印材料；在使用人完成例行工作用印审批流程的过程中，也会存在材料明细界定不准确、登记信息内容不完整、填报用印数量过于笼统等情况。如果办公人员稍有不慎、马虎大意，就可能令个别人“浑水摸鱼”，给单位留下很多潜在风险，容易“有理说不清”。

1.2 印章使用不规范，权威公信力受到冲击

加盖印章是农业科研院所各类文书、合同、材料生效的最后一道审核程序，设立指定部门由专人负责单位印章的日常管理、保存、使用及材料留存等是印章管理工作的基本遵循。

在这一系列过程中，确保用印规范是必要且重要的一环。然而，一些办公“新手”由于缺乏一定的政务工作经验，对农业领域政务知识了解得又不够透彻，所以在加盖印章前，没有认真核对用印内容，导致加盖印章的位置不准确、文字不端正、图形不清晰等，影响了文件材料的严肃性和整体效果；或是由于缺少敏锐的警觉意识，便帮助使用人在材料空白处或空白纸张上加盖公章、印章[1]，从而产生各种安全隐患。特别是在院发文件、重要公文和财务审批报表等材料需要大批量盖章的情况下，如果用印不规范就会使材料的权威性和公信力大打折扣，也会影响科研项目经费审批、项目实施建设的进度。

1.3 管理制度执行不到位，把关不严难以追责

政务工作细琐繁杂，办公人员除了要负责印章使用与保管工作外，还需要负责很多其他业务工作，这无形中就给办公人员增加了许多工作量，牵扯不少精力和时间。办公人员偶尔会松懈管理，未能严格执行印章管理审批制度，没有及时发现使用人审批登记信息错误、用印总数不准确、掺杂其他材料等情况，这将严重影响日后工作。此外，有时候办公人员不在办公室，恰巧有人来盖章，如果是由不太了解用印审批程序和管理制度的其他同事代为管理，并只凭来人的口头要求或者打着领导的旗号，在既无审核也不登记的情况下就直接帮忙盖章的话，很容易造成印章管理混乱，一旦出错将难以追究责任、无痕可循。再者就是，如果办公人员没有进行相应的交接，无人接手此项工作，来人也不给盖章，则会大大影响农业科研院所的办公形象和办事效率。

1.4 风险防范意识不强，放松警惕后患无穷

随着新时代不断发展进步，农业强国建设、乡村全面振兴、科技自主创新等中心任务对印章管理工作提出了更高标准、更多要求。印章仍是农业科研院所对外联络、业务合作的重要凭证和依据，管好用好各类印章是办公人员的重要岗位职责。然而，有些办公人员的工作思维方式和风险防范意识未能坚持与时俱进，缺乏较强的警惕性和严谨性，有时候为了工作方便、节省办公时间，便将公章、印章随手放在临近自己的无锁抽屉里，或者将钥匙挂在定点存放的柜子上，而出门时如果忘记归位或上锁收好钥匙，就会留下印章被盗用、滥用的风险隐患，容易引发法律纠纷。同时，个别机关部门或基层研究单位更改或者注销公用印章后，如果办公人员没有及时报备并销毁原公章、印章，一旦被他人恶意使用，将会造成巨大的运营风险和经济损失，也会严重损害正常的科研管理工作。

1.5 印章保养维护不当，有损准确性和实效性

一般情况下，农业科研院所的公用印章多为十几年或几十年不变更，是相对稳定的办公工具。但由于办公业务事项较多，印章使用率极高，所以印油添加的频率和印章磨损度也随之提高。如果不及时加强对印章的清理维护和保管保养，就会造成印油外溢、印章污浊、边缘损坏等情况，导致印章字迹不清晰、边缘不完整、材料不整洁[2]，有损印章的准确性和实际效力，不利于农业科研院所各项业务工作的顺利开展。

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2 防范化解办公印章管理风险的“软招”

2.1 多措并举，强化法律意识和风险防范能力

在日常工作中，农业科研院所应向办公人员大力普及印章管理专业知识和需要注意的风险点，不断增强其法律意识和印章管理风险防范能力，促使其优化严谨务实的工作作风，树立大局观、增强责任感，自觉遵守印章管理制度及相关规定，使印章管理工作更加科学化、规范化。

（1）开展培训学习。积极组织相关办公人员全面、系统地学习印章管理相关知识与制度，使他们深刻认识到印章管理的重要性与严格执行规章制度、规范用印程序的必要性，熟练掌握例行和非例行工作用印审批要求和操作流程，科学指导使用人合规用印。

（2）加强宣传引导。借助微信群、QQ 群等平台，建立农业科研院所印章管理学习交流群[3]，定期发布、更新印章管理知识和相关法律常识，以贴近实际的宣传内容和方式引起办公人员对印章管理工作的高度重视，深刻明辨“可以为”与“不可为”，比如，法人签字章的使用，必须经过法人签字批准方可使用，严禁违法违规使用公章、印章。

（3）强化警示教育。定期组织全体职工观看印章管理风险隐患典型案例的警示教育片，通过讲解一些重大风险事故，告诫办公人员要始终坚守工作原则，严格执行印章管理的规章制度和规范流程，杜绝“关系章”“熟人章”[4]，并妥善保管好公章、印章，防止产生公章私用、印章被盗等风险隐患。

（4）学习借鉴先进的管理方法与经验。加强与其他省、市科研单位的沟通交流，深入学习调研，掌握先进的管理办法，并结合自身实际，找差距、补短板、强弱项，及时有效地完善印章管理制度与方法，进一步提升印章管理工作水平。

2.2 学以致用，练就“化险为夷”的真本领

加强印章管理，不仅要在思想上予以重视、理论上不断提升，还要能够学以致用、真抓实干、迅速反应，用理论联系实际，积累工作经验，总结工作方法，练就扎实本领，精准预判用印过程中可能出现的各种突发情况，科学制定应对方案和相关措施，有效化解印章使用与管理中的风险隐患。

（1）练就“明辨真伪”的本领。办公人员既要熟悉掌握本部门的相关业务及印章管理规章制度，对能否用印情况、采取哪种用印审批程序进行甄别，做到心中有数、规范指导，又要严格把关，仔细辨别用印材料是否合规、是否存在空白表或掺杂其他无关材料等情况，认真区分文件、材料、合同等所加盖的公章、印章是否有被篡改的嫌疑，避免造成巨大损失。

（3）练就“及时请示”的本领。面对一些非常规性用印事件且超出自身职能范围时，办公人员切忌私自做决定，必须及时向上级领导请示汇报，寻求妥当、合适、合规的处理办法予以解决，不留任何风险隐患。

2.3 加强沟通，减缓矛盾冲突规避风险隐患

一般情况下，农业科研院所的机关部门和基层研究单位较多，用印情况纷繁复杂。办公人员与各部门、各单位之间加强沟通、互通有无，是减少矛盾冲突、规避风险隐患、提高印章管理工作效率和质量的有效途径，也是健全完善印章管理制度、适度调整用印审批流程的可靠依据。

在常规性业务工作中，财务审计报表、项目合同、技术服务合同、聘用合同等材料的用印数量相对较多，通常需要使用院级公章、法人名章、法人签字章等，办公人员和使用人都承担着较大的法律责任。一旦彼此之间沟通不畅，就会引发一些不必要的矛盾冲突。比如，有些使用人对于补盖印章需要重新登记审批、已盖章的作废材料需要返还办公人员进行销毁等要求，认为比较麻烦，不愿意执行。对此，办公人员与各部门、各单位之间需要加强沟通协调、密切配合[5]，及时公开印章管理制度和用印审批系统流程，给予准确、耐心的说明，从而形成共识、相互理解，将各种潜在的风险隐患消除在萌芽之中。

3 抵御印章管理各类风险隐患的“硬法”

3.1 健全印章管理制度，优化风险防控体系

有完善的管理制度才有贯彻执行的依据，有牢靠的防控体系才有抵御风险隐患的“武器”。在印章管理工作中，只有规范操作，让制度落地、落实、落细，充分发挥风险防控体系的保障功能，才能避免各类问题发生。

（1）制定科学、规范、统一的印章管理办法。根据例行和非例行工作内容，明确经办人、审批人、管理人与使用人的责任，建立用印台账。比如，建立《例行工作院级印章使用登记表》《印章备案表》《作废印章交接单》及非例行工作印章使用网上审批系统等，做到用印留痕，便于随时追溯查看每次用印的使用人、经办人、审批人、管理人，认真厘清各自权责分工，确保审批和使用环节无任何纰漏。

（2）细化工作内容和规范审批流程。针对例行工作内容，根据院属各单位的实际需求，制定不同分管部门的《例行工作院级印章使用登记表》及相应的印章明细表，科学指导使用人严格按照规定流程，在对应的登记表上正确填写使用时间、使用人、文件材料名称、用印数量、用印明细等相关信息，由分管领导审批签字后盖章，实现有据可查。对于非例行工作内容，按照院级印章使用网上审批系统要求，上传电子版用印材料，逐层逐级由分管领导、一把手审核批准，确认无误后对纸质版用印材料进行统一盖章。

（3）建立严格的印章保管存放制度。实行印章专人专管[6]，配备2 名以上印章管理人员，明确分工职责，进行印章、钥匙“双保管”，并由印章管理人员亲自用印，既不能随便将印章交由他人代为使用，也不能让印章离开其视线范围，做到“章在人在、章不离手”，保证用印安全。如果印章管理人员因特殊情况需要离开，应提前做好交接工作，由其他印章管理人员代为负责。

（4）实施主体问责与连带责任机制。印章的日常管理与使用，要严格落实主体问责制，印章管理人员要事先明确用印材料的审批权限是否在审批领导权限范围内，确保审批内容与用印材料内容保持一致，审批领导也需要对用印材料进行事前审核、事后负责。特别是涉及财务资金的用印材料，必须核对好数据、金额等重要信息。一旦出现问题，审批领导需要承担连带责任。

（5）利用信息技术构建风险防控体系。借助现代化信息技术，采用电子印章，实行“一盖一码”，并建立印章使用信息数据库，将项目申报、人事管理、合同审批、财务报表等业务工作用印情况和相关信息集中整合、录入数据库，实现“数据跑腿”，便于日后查阅与审核[7,8]，加强用印全流程安全防控，优化风险防控体系，提高用印效率和工作质量。

3.2 明确盖章要求，建立用印检查监督机制

做好印章管理工作“重”在对制度流程的贯彻执行，“要”在对细节要求的全面把握和日常检查、监督管理，进而及时、准确、有效地应对和化解各种风险隐患。

（1）要明确印章加盖要求。在落款处加盖的印章要盖在日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期年、月、日中间。如果是一页以上的文件材料，除特殊要求外，应在签章页加盖印章的同时加盖骑缝章。此外，严禁违反相关规定在空白的承诺书、介绍信、合同、协议等材料上加盖印章[9]。

（2）要规范用印材料格式和明确注意事项。对于需要加盖印章的文件资料，一般要求其以公文格式为参考，如果格式不符合相关要求，则需要及时退回并要求修改，无误后才能加盖印章。在申请使用组织机构代码证复印件、法人身份证复印件等证件材料时，需要在上面注明用途、日期等才能予以加盖印章并使用[10]。

（3）要建立用印检查监督机制。根据印章管理办法和工作实际情况，制定相应的检查制度、审计标准、监督条例，加强多方位监管，便于发现问题及时纠正。对于伪造篡改公章和专用印章、擅自使用公章和专用印章等违法违规行为，要及时上报给主要领导，并移交给司法机关，追究涉事人员相关责任。

（4）要注意印章的定期清洁保养。去除油渍、污渍，并及时补充印油，尽可能使用同一品牌的印油，在不使用印油的情况下印章要离开印台面，防止印油过多导致字迹和边缘模糊，影响正常使用。

3.3 加强作废印章管理，妥善处置不留后患

随着农业科研业务不断发展、管理模式逐步完善、内设机构改革调整，之前使用的部分公章、印章可能需要作废、更新，不再具有法律效力。对于这些作废的公章、印章要及时、妥善地进行管理，严格按照规范流程处理、销毁。

（1）要将作废公章、印章及时收回。如果公章、印章所代表的机关部门或基层研究单位合并、撤销，部门、单位名称发生变更，亦或是原公章、印章毁损或作废等情形发生后，持有原公章、印章的部门或单位应根据农业科研院所的相关决定将该公章、印章送交至管理部门或管理专人，而对于被盗、遗失的公章、印章，要在公示结束后经公安部门审批同意，进行重新刻制。

（2）要对作废公章、印章进行公示。负责作废公章、印章管理的专职人员应建立相关台账，注明接收时间、公章或印章名称、送交部门、送交人、作废原因等，并将作废公章、印章及作废情形进行公示，同时也要让与其有业务关系的外部单位广泛知晓。

（3）要对作废公章、印章妥善处置。按照相关法律法规要求，将作废的公章、印章送交到公安部门登记备案，预存期满后予以销毁；或者将作废公章、印章送交到保密局涉密载体销毁中心统一销毁，防范化解重大风险。

4 结语

印章看似虽小，但所承载的法律权限和效力较大，在农业科研院所开展各项业务工作和加快科技创新、服务“三农”过程中扮演着重要的角色，发挥着关键性作用。农业科研院所应将印章管理作为风险防控工作的重要组成部分，坚持与时俱进，按照新时代下印章管理工作的新要求、新标准、新思路，不断改进完善，提高工作能力水平，深入分析存在的各类问题与潜在风险，软硬并举、精准施策，使印章管理工作更加科学化、规范化，在促进农业经济高质量发展中发挥真正作用和更大价值。