提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略探究

梁明

摘 要：随着信息技术的飞速发展，事业单位档案管理信息化将成为未来工作发展的一个重要方向。加强档案管理信息化建设，是保障我国事业单位可持续发展的关键。当前，我国事业单位档案管理工作存在管理机制不完善、管理理念落后、专业人员能力不足等问题。针对这些问题需要事业单位进一步加强档案管理工作的信息化建设，以推动事业单位健康发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；方法策略

新时代背景下，事业单位的服务职能越来越突出。在事业单位开展工作过程中，档案管理已成为一个非常关键的环节，事业单位档案信息化管理意味着保证档案管理的完整性和科学性，以便充分发挥档案管理的价值。本文就提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略进行详细阐述，以期对相关人员开展工作提供帮助。

一、事业单位档案管理信息化建设概述

1.事业单位档案管理信息化建设的内涵

所谓档案管理信息化，是指经过全国档案行政管理机关的统一组织和规范后，在开展档案管理业务过程中，利用计算机信息技术进行档案管理、处置和提供使用等咨询服务，逐步实现在新档案管理模式下，把工作重点由面向实体档案管理转向社会提高服务水平的过程。从实质上讲，档案保存的信息化过程是指将档案管理模式与工作方法，由传统的以文档实物保存方式向现代化的以档案管理信息数字化采集、保存、转送方式，以信息化形式为社会提供服务的转化过程。

2.事业单位档案管理信息化建设的意义

（1）实现永久保存信息

在科技发展的今天，事业单位档案管理工作中要想实现对档案资料的长久保存，应从传统的管理方式向信息化管理进行转化。传统的档案信息多为纸质文件，在保管过程中容易受潮、发霉、破损，严重影响文件的信息完整性。因此，需要建立档案信息管理系统，以便实现档案信息化管理，并能将全部档案信息资料存入电脑，从而有效防止档案资料的遗失、损毁，真正做到档案资料的永久保存。

（2）提高信息查找的便捷度

由于档案的特殊性，在以往的文件处理过程中，常常要对文件进行存档，因而要花费大量的人力、物力、财力，并且，在之后的检索过程中，也会变得更加复杂，需要走很多流程，甚至不一定能保证查询到相关信息。但实行档案管理信息化建设可以有效加快档案资料的查询，减少不必要的中间环节，节省大量的人力、物力，还不会对档案管理工作开展造成任何干扰。同时，在信息化的基础上开展档案管理工作，可以将外界影响降低到最小，保证了档案文件资料不受时空约束，能在计算机中安全存储。

（3）打造独特的文化氛围

从某种意义上讲，档案管理工作人员没有正确意识到档案管理工作开展与事业单位发展之间的关系，造成了当前事业单位在开展档案管理工作过程中缺乏信息化建设。事业单位档案记录了各部门的表现，而档案的分析则能清晰地反映各部门的运作表现、人才的专业分布，因此，需要事業单位加强档案信息化建设，以便构建特定的单位文化氛围，塑造事业单位的文化品牌，增强大众对事业单位运作特性的认识，确保事业单位适应市场的发展需要，建立自己的品牌，并产生良好的效果，最终推动事业单位整体发展，形成一个良性的循环。

二、事业单位档案管理工作开展中存在的问题

1.档案管理机制不完善

尽管大多数事业单位已将信息化技术用于档案管理工作，但也有部分单位由于观念固化，还在继续使用旧的档案管理模式，使其无法适应现实需求，严重制约着事业单位的健康发展。目前，影响我国事业单位档案管理工作的主要问题是管理机制不完善，虽然大部分事业单位都在大力推进档案管理制度改革，但是，在某些单位制度难以顺利执行，最终导致改革的实际成效并不理想。另外，由于信息技术的普及，对事业单位的信息资源产生了巨大冲击，所以，为保证事业单位得以健康发展，必须加强自身档案管理信息化建设。

2.缺乏信息化档案管理理念

档案管理是一个比较复杂的工作，要想提高档案管理工作开展的质量，就必须要有针对性地开展管理。在新的历史时期，传统的档案管理思想和手段已经不能适应现代社会的发展，因此，事业单位在发展的过程中，必须积极开展档案管理信息化建设工作，利用现代科学技术和思想，解决传统档案管理工作中的不足，只有如此才能推动事业单位档案工作顺利进行。但是，从目前发展的情况来看，一些机构还没有意识到信息化对档案工作的重要作用，对实施信息化工作的理解不够，有些机关领导工作的思想过于落后，不会主动学习新技术。

3.档案管理人员专业能力不足

首先，从学科的分类来看，目前，国内高校很少专门开设档案管理学专业，导致我国档案管理专业人员紧缺，各机构在招录档案管理人员时，往往只能雇佣那些没有掌握相关专业知识和技术的人才，导致事业单位的档案管理工作效率不高。

其次，用人单位没有单独对档案管理工作进行专门设岗。在实际工作和业务流程管理中，大部分的档案管理员都是行政人员或是其他部门人员兼职，缺少其特有的职业性质，造成了档案工作在执行中管理混乱。

最后，在档案管理工作开展中没有明确界定文件归档的责任，由于责任不清，出现档案丢失、损毁时，单位内部人员之间扯皮、推诿，极大制约了事业单位档案管理工作的顺利进行，影响了档案管理工作开展的实效性。

三、事业单位档案管理信息化建设的策略

1.完善事业单位档案管理制度

完善事业单位档案管理制度是保证档案工作顺利开展的一项重要措施，由于有些单位不能确保档案种类、内容的完整性，故而就会出现许多问题，尤其是大部分事业单位的档案管理工作开展时间都比较短暂，缺少对档案管理的认识和先进的管理手段，认为档案管理工作就是对信息作简单的统计，并保存一定实物的证据材料，这是导致管理专业性不够和管理经验不足的主要原因，同时，也是档案管理工作在实际开展过程中经常出现问题的根本原因。因此，在今后的工作中需要事业单位继续强化和健全档案管理制度，以提高档案管理工作开展的质量和效率。另外，要不断改进和完善档案管理体制，对存在的问题进行剖析，针对实际工作问题提出相应的要求，从而提高档案管理工作的效率，进而促进事业单位档案管理工作的开展朝着规范化的方向前进。

2.档案信息化建设的设备设施支撑

首先，要提升事业单位档案管理信息化建设成效，需要相关人员树立信息化建设理念。事业单位要适当购置与之相适应的现代化仪器，如电脑、光盘记录器、打印机、复印机、激光扫描机等，同时，还要开发并实现联机的档案管理系统，该系统采用软硬件结合的方式来完成数据采集。其次，政府单位也应该在软件研发上予以必要的帮助，通过引入开放软件模式给事业单位提供更优秀的档案管理软件，根据单位内部需要进行二次开发来实现工作需求。同时，也能把各个单位的档案系统整合到一个具有高通用开发平台的档案管理系统，减少单位运营成本。

3.优化档案管理信息系统平台的设计应用

首先，要在事业单位有效推进档案管理信息化建设，需要做好信息系统平台的设计工作，在信息系统平台的具体功能配置上，充分利用各类档案信息收集工具，及时收集各类信息，并将收集、使用、鉴定等工作流程整合到信息化系统平台，以提升档案信息的存档效能。其次，在建立电子档案时，要将档案制作、流通环节与档案管理平台的界面相连，根据档案管理的需要，提前归档。在管理流程方面，按照文件管理的有关规定，对信息进行收集、分类管理、检索查询、使用、统计识别、专题汇编等进行综合和优化。最后，通过建立一个全面系统的档案管理平台，将各种档案集中到一起，将档案丢失的问题降到最低，从而使档案的收集、利用的规范化和效率得到普遍提高。

4.提升档案工作人员的专业素质

首先，要对档案管理员进行严格筛选，筛选出具备一定职业素质和责任心的人才。其次，在员工入职后要定期开展培训与教育活动，以便进一步提高档案管理人员的综合素质，强化档案管理工作人员利用信息技术开展工作的能力，为今后进一步提升工作质量奠定良好的基础。与此同时，随着事业单位档案管理工作朝着规范化、精细化方向不断发展前进，相关工作人员要注重提升自身的专业知识，具有相应的专业技术。最后，建设人才队伍，推进档案管理工作信息化建设。相关管理人员要积极参加以计算机信息技术和档案管理为主题的培训和交流活动，加强与图书馆、档案馆的合作，组织人员到档案馆、图书馆进行现场考察学习，及时掌握最新的档案管理方式，提升员工的工作能力。另外，还要增强档案工作者的竞争意识，以确保员工能及时更新自己的专业技术、知识结构，加强对自身知识缺陷的改进，促使档案管理人员综合素质稳定提升。同时，还需要档案管理人员加强与网络技术人员的沟通和协作，运用相关的网络技术及时更新档案管理系统，对档案管理平台及时监督和维护。因此，档案管理部门人员与网络工程技术人员沟通、交流要及时、准确，进而及时更新和完善档案管理系统，为提升事业单位档案管理信息化建设奠定基础。

5.强化事业单位档案信息化管理标准化、安全化体系

事业单位档案信息化管理工作要取得成效，需要根据事业单位的具体情况，建立档案信息标准化体系，确保档案资料的安全性和可靠性，实现档案科学分类、编目、收集和整理。在档案资料的安全管理中，事业单位的档案资料内容较为繁杂，需要加强对档案信息的安全管理，因此，在搜集档案信息时，必须对档案信息进行审核与分析，尤其是信息的搜集与使用，必须严格遵循保密原则，以保证信息的安全性与可靠性。此外，在档案收集、制作、接收和提供、复制、转移、储存等程序规则应当制定规范化流程，防止档案损毁或丢失，同时，必须严格遵守有关电子档案的安全规定。另外，要对档案管理系统的软硬件设备设施进行定期维护，对关键档案信息进行备份，保证档案信息的安全、可靠。

6.完善事业单位档案管理信息化建设流程

在事业单位进行档案管理信息化建设时，应该着重对档案管理工作进行系统的优化与改善。一是接收档案时，必须保证档案可以在线或离线处理，对电子档案的完整性进行检验。在档案收集过程中，要着重关注档案的自动归类与归类管理，完善信息环境下的档案描述与检索功能。二是对电子档案的整理要达到国家、行业标准的要求，增强信息与档案间的相互联系。三是保管档案的关键是要确保各种存储介质的稳定性以及足够的存储空间，并对其真实性、完整性、安全性、可访问性进行定期监测和检验，优化和改善网上文献的检索和授权下载，加强对档案的搜集和研究，提高档案的使用效率。四是在档案信息的鉴别和处置上，应厘清其鉴别及处置的标准，尤其是与之有关工作的辨识及处理，如加强分类、价值及透明度等，并針对不同类型的档案性质及管理需求加以改善，以推动档案管理信息化建设工作规范化开展。

7.持续改进意见反馈机制

当前，事业单位档案管理信息化建设正处在一个不断完善的阶段，建立一套完善的反馈机制较为必要，可以促使档案管理信息化建设朝着公正、准确的方向发展，能够灵活、客观地改变特定问题和需求之间的关系。在全面提升档案管理质量的前提下，要不断改进档案管理体系，并力求将各项管理规定一一落实到具体工作中。同时，还要合理建立弹性反馈机制，定期对档案的管理状况进行监督，并对管理工作中出现的问题提出合理化的解决建议。另外，在构建有效反馈体系过程中，也要从员工的反馈入手，从而有效提高档案管理人员的工作热情，为今后提升事业单位档案管理信息化建设水平提供依据。

8.完善电子档案管理制度

在档案管理工作中，确保资料和信息的安全是最重要的，必须采取各种方法，确保档案资料的完整与安全。可以通过严格规范归档电子文件的管理，使每个工作人员都具备档案管理安全意识，并进一步健全规章制度，同时，还要做好对价值较高的纸质档案文件的维护，进行电子文档的备份管理等工作，存档的内容也应当分为电子和纸质版两种。

四、结语

总之，提升事业单位档案管理信息化建设水平，对事业单位可持续发展具有重要意义，但在这一过程中还有一些问题有待解决，需要相关人员通过加强自身的专业能力，并根据单位的实际情况不断努力，以提升档案管理工作的成效，促使事业单位得以良性发展。

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（作者单位：青岛市教育科学研究院）