新时代档案工作问题与挑战

摘 要：当前，我国社会经济发展迅速，市场经济体制改革到了关键阶段，各行业在实际发展过程中面临着新的机遇和挑战。档案工作是新时代背景下促进社会发展的重要环节，必须予以充分重视，相关部门应创新原有的工作方式，引进新理念、新模式，提升工作效率。基于此，文章对新时代下档案工作面临的问题和挑战进行分析，并提出相关对策，仅供参考。

关键词：新时代；档案管理；挑战

档案管理并不局限于某一领域，社会各界相关单位在经营管理过程中都会涉及档案工作，因此，需要采取有效的手段提升档案工作质量，促进我国市场良性循环。相关人员要提高对档案工作的重视程度，充分发挥档案的服务功能，创新原有的管理方式，树立现代化管理理念，全面提升工作成效。

一、档案管理创新的意义

1.推动档案工作的开展

社会是处于不断发展中的，档案工作也要随着时代发展而不断创新，更好地发挥其作用。创新是所有事物实现发展突破的重要驱动力量，档案工作模式要与现代化技术手段进行结合，打造信息化管理系统，以实现工作效率的提升。

2.有助于提升档案工作效率

档案工作部门在日常运转中，涉及的管理部门众多，环节十分复杂，所产生的档案资料类型非常多样，信息量比较大。档案工作本身具有一定的系统性和专业性，随着时代发展，新旧档案管理模式之间势必会出现冲突和矛盾，必须在原有工作方式的基础上进行创新，做好衔接工作，以充分发挥档案的作用和价值。

3.创新优化档案工作环境

传统档案工作理念和方式相对来说比较落后，难以满足新时代下档案管理的需求，通过创新工作形式，引进现代化技术手段，能够让档案管理更加人性化、现代化。如此一来，档案资料的收集、整理、分析、处理、储存等各环节都能够通过信息技术来完成，优化工作环境，纸质资料相对减少。

二、档案管理工作现状与挑战

1.档案管理工作现状

一是档案管理制度不健全。目前，各级单位都缺乏健全的档案管理制度体系，对档案收集、整理、利用等各个环节的把控不够全面，约束力度不足，导致工作人员缺乏责任意识，态度不端正，出现问题时会相互推卸责任。档案管理中存在很多漏洞，如在传输资料时容易泄露机密信息，保密意识不到位；二是工作人员管理意识淡薄。对档案管理不够重视是影响工作成效的重要因素，档案部门长期处于边缘化的位置，加上基层工作者没有接受过专业训练，业务水平有待提升，工作积极性有待提高；三是信息化发展相对滞后。新时代背景下，档案工作应当与现代化技术手段结合，但很多基层单位受限于资金、技术等，信息化建设存在明显的滞后性，档案工作形式比较落后，安全保密工作也并不到位。

2.档案管理工作面临的挑战

随着时代的不断发展，档案管理工作也发生了较大变化，面临着来自各方面的挑战。一是档案工作的内容更加丰富、管理形式更为多样。当前，我国社会经济发展迅速，科学技术水平进一步提升，各行各业的管理模式、理念都发生了颠覆性变革，无论是机关单位还是企业，在经营过程中都会产生大量的信息资料，这对档案管理工作而言是新的挑战。新时代下，要改变传统档案管理工作模式，要用计算机代替人工进行信息收集、处理与储存，从而提升档案管理效率和质量；二是新的时代背景下，对档案工作的方式、技术等提出了更高要求，必须要与时俱进，不断创新。时代的进步，让各单位的业务范围更广，产生的档案信息种类、数量进一步增加，只有先进的技术才能够满足实际工作需求，从海量信息中筛选、提取出有价值的数据进行分析和储存；三是和传统档案工作相比，新时代背景下档案工作的专业性更高，很多单位领导人员对档案工作的重视程度并不高，会将重点放在经济效益方面。无论是高层还是基层档案工作者，都必须要具备更强的专业素质与业务能力，这是提升档案工作效率的重要保障。

三、新时代提高档案管理效率的策略

1.深入挖掘檔案工作的实质

（1）以档案保管工作为重点

一是加强对纸质档案的管理。纸质文件资料对存放的温度、湿度、环境等都有着比较高的要求，否则就会出现腐烂、潮湿、发霉、虫蛀等问题。相关部门要营造良好的档案保存环境，档案库房、胶片库、磁带库等场所的温度在14℃～24℃为宜，在必要的情况下，可以安装温湿度记录仪表，如果库房在潮湿多雨的地区，还可以配备专门的干燥机与空调系统。同时，安排专人对库房进行管理，每天至少检测两次温度和湿度，随时进行调整，将所有温湿度信息收集起来，定期进行综合分析，掌握内外部环境的变化规律，从而制定科学的管理计划；二是防光、防尘的处理。档案库房应当配备吸尘器，用加密封门代替普通的门，可以在库房周围种植一些花草，最大程度上降低污染。此外，还应保持档案库房的通风，但是，避免使用自然光源，以白炽灯为主，有条件的可以安装窗帘以避免太阳光直射。

（2）以档案利用工作为核心

档案管理并非简单地将档案资料保存起来，而是为了给使用者提供便利，档案利用才是档案工作的灵魂所在，所有档案工作者都应当树立良好的服务意识，提升服务能力，强化责任感和使命感。首先，针对档案利用建立健全规章制度。对于纸质文件查阅的地点仅限于档案大厅，如果是因为工作需要而外借，则应该详细记录借阅者的各项信息，履行相关审批手续，规定好外借时间。如果是外来单位人员想要查阅档案的，必须要有原单位提供的介绍信，借阅人需要出具身份证、工作证等，出现意外情况时可以直接联系到单位和个人。档案的查询、借阅都要严格按照流程和规范进行，所有环节都要详细记录在案，做好反馈工作，档案名称、编号、借阅时间、借阅人信息、使用目的等都要做好核对；其次，深入理解提供利用和保密的联系。对所有档案内容进行严格审核，根据时间、地点以及相关条件，合理调整档案的保密等级，对于非机密文件资料，可扩大其开放的范围。尽可能缩短审批流程，避免走不必要的程序，这是提高利用率的关键，建立相应的检索体系，以了解使用者的具体需求。

2.广泛开辟档案工作的渠道

（1）拓宽档案收集范围

档案收集是档案工作得以顺利开展的重要基础保障，也决定了其他业务环节的质量，需要进一步开拓档案工作的渠道，保证其具备丰富的内涵。一是各地区、各部门都应该树立高度的责任意识，提高对档案工作的重视程度，与其他业务工作联系起来，真正做到“同规划”“同部署”“同落实”，提高工作的覆盖面。各级领导应当加强对档案工作的重视程度，强化使命感，推动我国档案事业的稳定、健康发展，提升其利用率，激发档案工作活力。这样一来，档案工作与其他业务之间的关系会越来越密切，形成相互监督、相互管理、相互促进的良性互动；二是各级党委、政府部门应当优化内部组织结构，成立专项的协调机构，在这个过程中给予档案部门足够的自由，确保与专项工作能够同步开展。档案工作地位需要得到提升，将其融入党政机关工作，充分发挥档案资料在史料保存方面的作用与价值，真正展现其记录作用；三是对于县级及以上的档案行政管理部门，要将自我监督与外部监督结合起来，尤其是在开展重点项目、重点业务、重大科研工作时，对资料信息的记录、收集、保存等流程予以密切关注，建立完善的档案工作制度。如此一来，重大项目、新专业、新领域在发展过程中即便出现了问题，也可以及时提出专业的整改意见，由各单位总结分析，可定期召开工作会议，以保证档案资料收集的科学性；四是提高对民生档案的关注程度。提高档案工作在民生中的地位，让其更“接地气”，面向广大人民群众开展，保障人民合法权益不受到侵害。在这样的背景下，社会各界对档案工作的关注度会更高，有助于营造良好的工作氛围，具备自我发展、自我更新、自我创新的动力。

（2）拓宽档案利用渠道

第一，要拓宽档案利用的服务领域，让其内容更加丰富多样。首先，从传统的档案工作来看，其服务内容相对来说具有一定的局限性，主要是因为纸质资料的管理流程十分烦琐，借阅需要经过层层审核与批准；其次，管理人员思想观念落后，甚至出现了档案资料“只进不出”的情况，工作效率低下，利用率不高，档案工作真正的作用得不到展现。久而久之，人民群众对档案工作的关注度会进一步降低，参与度不够，享受不到应有的服务。最后，我国档案工作包含的内容非常广，涉及医疗、健康、社保、住房等，需要向农村、社区、家庭、私企、乡镇等多个方面进一步拓展。在这些全新的档案领域中，应当构建起完善的组织架构，做好新旧领域之间的衔接工作，从而实现资源共享和互补。第二，开辟档案工作的传输渠道。当前，我国科学技术在很多行业得到了广泛应用，信息化时代的到来，让很多领域都实现了发展突破，信息体量也越来越大，数据资源增长迅速。社会的信息化发展，改变了人们的生活和工作方式，对数据时效性的关注度越来越高，档案工作也要与时俱进，不断创新。档案馆应当充分发挥现代化技术的应用优势，利用网络公布馆藏指南，有选择地开放档案目录，为群众查阅提供便利。例如，发布特色档案信息，开辟一个专门为群众服务的“栏目”，与使用者进行实时交流和沟通。信息化技术的应用，摆脱了时间和空间的束缚，可以起到事半功倍的作用，各地区档案馆可加强资源共享与数据传输，实现高效联动，形成一体化的管理局面。

3.创新档案工作方法

（1）档案服务功能创新

一是提高档案编研水平，实现资政决策功能。首先，由专业档案工作人员对馆藏档案展开深入研究和分析，查看该地区经济社会发展中存在的问题，提取馆藏档案中的重要资料和信息，为党政机关制定决策提供可靠参考；其次，找准两者的结合点以及服务的切入点，利用不同的载体为相关领导人员提供高质量的档案服务。二是完善展览教育功能。除了基本的利用功能之外，档案的展览教育功能也是不可忽视的重点内容，有助于促进人类社会的不断发展与进步。档案馆应当突出地区特色，如根据该区域的历史、人文、风俗等，开办长期的陈列展览活动，由档案工作干部专门研究陈列的内容，对其不断进行创新和补充，在必要的情况下，可为参观者提供绘声绘色的讲解服务。三是发挥文化休闲功能。当前我国经济社会发展迅速，人们的物质生活水平得到了大幅度提升，精神需求、休闲需求与日俱增，档案某种程度上是一种文化的象征，应当充分展现其文化作用。目前，西班牙、美国、加拿大等发达国家已经发挥了档案的文化休闲作用，我国也有部分城市开展了试点工作，如上海市档案馆就打造了一批以休闲化、信息化服务为特色的新型综合档案馆，能够让群众对档案、对档案工作有更加深入的了解，档案的服务功能也可得到充分展现。

（2）档案管理手段创新

一是库房管理科技化。虽然现在网络技术得到了广泛应用，很多纸质资料已经转变为电子档案，但这并不代表纸质档案管理就不重要。库房管理应当转变传统的模式，以互联网、信息技术等作为有力支撑，推动其朝着科技化、信息化、智能化的方向发展。比如，在各级各类的档案库房中设置监控室，24小时不间断对纸质档案资料进行监管，档案工作者可进行远程操作。这样一来，档案安全性將会大大提升，而且避免了档案工作者和纸质资料的直接接触，也避免了人为因素造成的破坏。除此之外，可在库房内安装机器人或人工智能装置，随时调节室内温度和湿度，对硬件设备进行除尘处理，实时检测其温度、湿度变化情况，发现异常及时启动预警系统，同时，设置自动消防、自动灭火报警等功能，全力保证库房档案的安全性。二是档案管理现代化。将计算机和档案工作结合起来，这是档案管理发展的必然趋势，也体现了时代赋予档案工作的新使命。现代化技术的应用，有助于提升工作效率和质量，保证了档案资料的真实性与准确性，可为后期查询、借阅、传输等提供极大便利。就目前来看，档案计算机著录与自动标引、档案计算机编目与检索、文件档案一体化管理等都得到了广泛应用，计算机局域网和资源共享系统，为各级档案局工作的顺利开展提供了强有力的技术支持，在原有管理方式上进行了颠覆性变革和创新。

四、结语

总而言之，当前我国经济社会发展迅速，新时代背景下，档案工作的内容、方式、理念等都发生了较大变化。相关部门必须要在原有基础上进行创新，引进现代化技术手段，以档案保管工作为重点，以档案利用工作为核心，拓宽档案收集范围与档案利用渠道，创新档案服务功能与管理手段，提升档案工作效率与质量。

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作者简介：赖永聪（1976—），男，汉族，福建泉州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。