探究保障性住房档案的信息化管理建设

摘 要：保障性住房是保障民生，解决困难民众住房问题，提高民众安全感、幸福感的关键举措。同时，保障性住房的分配公正、公平、公开性也是社会民众普遍关注的问题。保障性住房档案记录了住房保障工作开展的全过程信息，是住房保障工作顺利高效开展的重要基础。2020年修订颁布的《档案法》将档案信息化建设纳入其中，为保障性住房档案的信息化管理建设提供了制度基础。本文阐述了保障性住房档案管理的特征，分析了保障性住房档案信息化管理建设的必要性，并对其当前档案信息化管理建设现状进行探究，提出针对性的优化措施建议。

关键词：保障性住房；信息化；档案管理；建设

住房保障历来是国家和政府极为关注的工作内容，实践工作开展中，保障性住房档案具有重要的行政、业务和法律依据作用，是相关政府单位、房产机构开展住房保障工作、制定相关政策文件的重要依据，是开展保障住房产权变更、年度复核、数据统计、租住核查等工作的基本依据，以确保后续工作流程顺利进行。同时，还是处理住房产权纠纷等问题的重要参考资料。推进保障性住房档案信息化管理建设，是互联网时代背景下提出的核心要求，也是保障性住房档案管理工作的发展趋势。

一、保障性住房档案管理

1.保障性住房档案管理内容

保障性住房档案是依托保障性住房收集存储的各类信息，包括与保障性住房需求人员相关的文字、图片、影像等。根据住房种类、时间及载体不同，可对保障性住房档案资料进行相应的分类，如根据住户性质可分为以部门、户为基本单位的两種方式。以户为基本单位，保障性住房档案数据则可分为经济房、廉租房与限价房三种类型，通过申请、审核与复核、实施四项流程进行住房申购，申购流程中产生的各类材料也是构成保障性住房档案管理内容的重要部分。

2.保障性住房档案管理特征

第一，专业性特征。保障性住房档案本身具有一定的特殊性，开展档案管理工作时，必须基于对保障性住房具体内容全面分析，才能确定科学合理的处理流程、内容与形式。相关管理工作者必须具备高水平专业素养，才能高水平开地展相关工作。第二，动态性特征。保障性住房档案管理的动态性特征源自低收入家庭在个人收入、人口数量和物价波动等方面的数据变化，保障性住房不是长久为某一家庭提供。保障性住房档案管理制度及政策也在随着社会经济发展而不断健全，保障性住房的申请标准和方式也在不断变化，档案管理工作人员必须及时掌握数据动态，了解申请者收入信息，进而系统、完整地开展相关工作，确保工作方法和内容表现出相应的动态性。第三，双轨制特征。保障性住房档案管理的双轨制特征主要体现在档案资料的纸质版、电子版并存方面，系统全面的档案资料也是保障房屋管理工作顺畅、高效开展的基础。当前，保障性住房档案管理正逐步实现从纸质文件到电子文件管理的转变，结合信息网络技术的应用，有助于快速掌握申请工作各环节信息和进度，大大提高了档案分类管理和调用工作的效率及质量。

二、保障性住房档案信息化管理建设

1.保障性住房档案信息化管理

保障性住房档案信息化管理主要包括电子化、数字化和信息化等流程。电子化是指利用归档系统、计算机等设备形成档案信息；数字化是指对现有纸质档案利用扫描等技术手段进行处理加工，形成数字化档案副本；信息化管理则是基于保障性住房档案的电子化和数字化，依托网络系统，连接不同档案管理系统的信息资源，实现信息收集、整合分类、归档、鉴定、利用和销毁的全过程信息化，大大提高档案信息利用管理的快捷性。保障性住房档案信息化管理应形成全流程信息归档系统，实现“一户一档”“一套一档”，要在一定区域内实现房源与对象信息资源的共享，并实现保障性住房档案资源的共享。

2.保障性住房档案信息化管理建设的必要性

第一，有助于提升保障性住房档案管理效能。一方面，深化保障性住房档案信息化管理建设，推动整合资源共享，能够有效提高管理办事效率与质量。信息化也有利于降低人工记录存在的错误，同时，能够快速完成分类、查询、统计和各类管理操作，工作人员仅需操作档案信息管理系统即可，大大减少了人员工作量，使工作人员可以集中精力制定和落实相关政策要求。另一方面，办理保障性住房业务的网点和相关职能部门数量众多，业务办理过程中的各个审核环节耗时较大，导致整体业务时长大大延长，纸质资料审批效率极低，同时也造成了巨大的审批资料保管压力。基于信息管理系统进行业务资料审批工作，能够有效减少保障性住房申请、受理、审核等环节的耗时。

第二，有助于提升保障性住房资源分配的科学性与公开公正性。保障性住房是国家政策性住房，用于解决贫困群体的住房问题，事关民生，住房资源极为紧缺，因此，加强住房资源科学规范管理，提高住房保障资源分配的科学、公开公正至关重要。依托档案信息管理系统，能够实现对保障性住房数量、面积、位置、房型和保障对象工作、家庭成员、收入等信息的全面信息化管理，有利于从全局角度切入，对保障性住房资源和需求对象进行统筹管理，提供保障性住房政策制定的有效数据支撑，提升相关工作开展的严谨性和科学性，令保障性住房资源真正为困难群体提供基础保障。同时，信息化管理建设能够实现全管理流程的透明公开性，尽可能减少人工操作，降低违规操作风险，实现对保障性住房相关工作流程的刚性约束，促进保障性住房相关工作的开展公平、公正、公开。

三、保障性住房档案信息化管理建设现状

1.信息化水平有限

由于档案信息化管理建设经费有限，软件系统开发滞后，硬件设备设施配置不完善等问题，导致当前保障性住房档案信息化管理建设仍无法有效满足社会发展的需求，档案资源信息的共享流转质量、速度有限，很多信息搜集、整合与保管工作仍主要由人工完成。很多工作人员的保障性住房档案管理理念仍未转变，缺乏与信息化管理建设相匹配的专业技术能力和管理知识储备。保障性住房的档案数据库建设进度缓慢，纸质档案电子化工作仍存在缺陷，数字化管理程度有限，还未实现对实物档案、数码档案和电子档案的三档并存管理。

2.档案收集处理规范性有限

首先，在进行档案资源的收集过程中，过于重视档案数量，对档案质量的重视不足。档案收集范围过于粗放，存在一定的盲目性，导致档案资源的价值无法充分发挥。其次，档案资源的收集方式过于单一，纸质档案仍然是当前保障性住房档案资源的主要收集方式，特种载体档案资源占比依然偏低，且普遍存在处理不规范问题。最后，在对档案资料进行整理分类时，由于操作不规范，未严格按照相关要求落实，也导致后期档案管理和信息化建设需要耗费更多的物力、人力资源。

3.档案资源利用效率有限

一方面，“重保管、轻利用”是当前保障性住房档案管理工作的普遍问题，虽然相关收集整理和保管工作开展已遵照档案管理法规和政策的要求，但是，缺乏对档案资源的有效利用，除非必要，很少有人会对相关档案资料进行查阅，不利于档案资源应用价值的发挥。另一方面，暴露出档案存储混乱和分类不合理等问题，管理应用流程不健全，规范性不足，不利于档案资源的后期利用。再加上信息保护、信息公开之间的矛盾，导致住房保障部门在档案信息的查询权限方面很难进行合理合法的设定，进一步影响了保障性住房档案资源的利用效率。

四、保障性住房档案信息化管理建设优化措施

1.加大技术资金支持

首先，相关部门要进一步增强对保障性住房档案信息化管理建设的重视，设立专项资金，并基于具体建设情况灵活调整资金分配。同时，可以采取服务外包形式深化保障性住房档案信息化体系改革，加强提升档案管理部门的档案管理水平，不断提高档案管理质量。其次，要加强对档案管理软硬件设备设施的配置优化。档案管理部门要全面细致检查档案信息化管理软硬件设备设施，制定科学的优化方案，打造良好的办公条件。最后，要及时升级更新管理软件，确保能够动态化追踪房产市场信息，助力档案资源管理效率提升。

2.完善保障性住房档案信息管理系统

保障性住房档案信息量庞大，完善档案信息库是一项持续性的工作，必须采取动态化的管理方式，不断健全档案信息管理系统，做好档案信息数字化转换，提高管理工作質量与效率。针对音视频、纸质文本等不同原始档案类型，采取科学的信息化处理手段与设备，如普通纸质档案利用高速扫描仪即可完成数字化转换，难以拆分的档案则需使用无边距扫描仪，零散数字信息则需利用模数转变软件进行数字化转化，进而加快保障性住房档案的信息化进程。在信息管理系统中，要设立动态化信息更新模块，实时更新房产权属信息，确保保障性住房档案中的产权变更、查封、转让等信息和实际一致。第一，要加强档案信息汇总、更改、分析等流程的标准性、规范性，增强信息的准确性、有效性；第二，要充分发挥互联网的应用优势，实现保障性住房档案信息的资源共享，便于进行线上申请、审核等；第三，要切实发挥信息管理系统的分析统计和查询价值，实现快办快处，提高保障性住房档案管理的高效化、动态化与标准化；第四，要重视对信息管理系统防火墙的管理加固，及时更新系统补丁，排除病毒与安全隐患，加强保障性住房档案信息化管理建设过程中的安全性。此外，面向档案管理、房产管理等部门，要针对信息录入管理制定相应的规范制度，确保档案管理部门获取到的档案信息准确、规范，便于后期工作开展。

3.构建新型档案信息查询模式

依托保障性住房档案信息管理系统，构建新型的档案信息查询模式，能够大大降低档案信息查询过程中的人力和物力等资源消耗，快速精准满足各类群体用户的档案需求。一是，分级查询。保障性住房房屋登记信息需要公示的同时，也要保护民众的信息隐私安全，为最大化发挥登记信息公示作用，可遵照档案保密法中相关级别规定，针对档案信息查询人员的具体目的和个人身份，科学设定查询条件和可查询内容。此外，通过在信息管理系统中设置分级自助查询模块及不同级别查询窗口，即可实现全新的分级授权档案信息查询模式。二是，专门查询。即面向执法部门、房屋权利人等设立专门查询窗口，相关人员可在提供相应证明后，查询相关保障性住房的档案信息内容。三是，内部核查。这一核查模式是对档案管理部门工作人员的信息核查权利限制，只有进行相关业务办理时，工作人员方可核查业务相关的住房档案信息，从而保证业务办理的准确性，同时避免出现随意查询住房档案信息的现象。

4.提高档案信息资源利用率

相关管理部门要加强先进信息技术手段的深化应用，构建完善的档案资源信息应用平台，切实发挥档案资源利用价值。首先，要积极转变档案服务理念，不断开发保障性住房资源的利用渠道。档案管理工作人员要形成新的服务和利用理念，转变传统被动式档案服务为主动式服务。在实践工作中，要基于民众的实际需求进行档案资源开发，根据用户使用数据提前预测潜在需求，通过个性化推送档案信息、出版影音作品、组织主题性档案展览等方式为社会民众提供全方位的档案服务。其次，要加强联系社会民众、企事业单位等，依托信息技术手段提高保障性住房档案资源的数据开发、专题编研及文件汇编等工作质量，简化档案资源的调阅、申办和查询流程，提高服务效率，更加高效地满足现代社会发展对保障性住房档案信息资源的需求，适应时代发展特征。最后，要加大档案资源应用管理力度，进一步规范系统流程、标准和审批步骤等，明确信息管理系统使用过程中的操作权限，做好档案资源利用过程中的控制监督工作，保障资源信息的安全性。对保障性住房档案资源进行利用时，要加强对重要和敏感信息的保护，严格控制保障性住房档案资源的数字化转换、检索和服务应用等环节，做好安全防范，避免信息数据遭到泄露和破坏。

5.提升档案管理人员职业素养

住房保障单位要重视对内部管理人员职业素养的培养提升，优化现有人才培养方案，灵活采取经验宣讲、拓展训练等方式，有效融合理论培训和实践培训。一方面，要通过理论培训进一步转变保障性住房档案管理人员的工作理念，增强主动服务意识，深入了解信息化管理建设的价值与优势；另一方面，要创建专业化技能学习平台，保障管理人员能够及时掌握先进的信息技术手段，进而在保障性住房档案管理工作中加以灵活运用，提高管理、服务工作的质量与效率。同时，要重视开展培训考核，督促内部管理人员有效实现个人职业素养的不断提升。

此外，要加大对专业化档案管理人才的引进力度，提高人员招聘中的能力、专业标准，确保保障性住房档案管理信息化建设和日常管理质量水平。

五、结束语

深入推进档案信息化管理建设，是提高保障性住房档案管理质量和效率的关键保障与路径，有利于显著增强档案资源信息的多元化与丰富性，提高保障性住房档案信息的准确性与全面性。相关单位和部门必须加强对保障性住房档案信息化管理建设的科学规划，深化应用先进信息技术手段，完善信息化管理系统和工作流程，提高内部人员职业素养，推动保障性住房档案管理工作实现健康持久发展。

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（作者单位： 安康市保障性住房管理中心）

基金项目：保障性住房档案信息服务能力建设研究，编号：ZGYGC15411。

作者简介：胡家芳（1975—），女，汉族，陕西汉滨人，本科，馆员，研究方向：档案管理。