数字化技术在不动产档案管理中的应用分析

摘 要：不动产档案是记录和反映房地产开发建设、房地产经营管理等活动的重要载体，其存储管理对不动产交易、登记等活动具有重要意义。基于数字化技术对不动产档案管理的优势，结合当前国内外信息化建设成果，对数字化技术在不动产档案管理中的应用进行了分析和研究，提出了相应的改进措施。

关键词：数字化技术；不动产檔案；信息化；管理

近年来，随着社会经济的快速发展，不动产市场发展迅速。在此过程中形成的大量不动产档案，具有内容丰富、信息准确高效、形式多样等特点，对促进相关业务的开展具有重要作用。目前，我国不动产档案管理主要采取纸质档案进行管理。纸质档案是将各类不动产登记等活动相关文件集中存放在库房中，在保管过程中容易出现受潮或霉变现象，影响档案安全，同时，也不利于利用和查询。数字化技术的应用不仅可以解决纸质档案存在的上述问题，还可以对房屋信息进行提取、存储和更新等处理，使房地产开发建设活动相关数据更完整、更准确，为不动产档案管理提供便利条件。

一、不动产档案管理数字化转型升级的必要性

数字经济时代，以大数据、云计算、物联网、移动互联网等为代表的数字技术广泛应用，改变了人们的生产生活方式。电子政务、智慧城市建设深入推进，城市运行和社会管理更加高效。档案是历史的真实、客观记录，电子档案管理是档案数字化转型最重要的组成部分。在电子文件管理中，以纸质文件为载体的档案管理模式，在实践中已经不能满足现代社会管理的需要，传统纸质档案管理模式已经不符合信息化时代的需求。同时，随着国家和地方政策法规的相继出台，传统档案管理模式已难以适应电子文件归档工作，相关人员必须转变观念，以数字化、网络化为基础，积极探索电子档案管理模式。

为适应新形势下档案事业发展需要，在当前的大数据理念引领下，充分利用数字技术与实体经济深度融合所形成的新动能、新模式，以数字化为基础的电子政务、大数据技术应用等已成为当今社会发展不可或缺的一部分，不动产档案管理工作也不例外。不动产档案作为不动产信息的载体，是不动产在生产经营、交易流转、市场流通过程中形成的具有一定保存价值的信息。国家档案局《关于加强归档文件整理工作的通知》指出，档案部门在接收并整理接收不动产档案时，应确保不动产档案能够完整反映出房屋交易、纳税、登记等方面的信息。因此，在日常工作中，应做好各类房屋交易、税费等文件资料的收集工作。在进行数据归集时，要注意从电子文件中提取电子数据并进行归档校验管理。在电子文件收集完成后，要及时整理归档到档案盒中并妥善保管，同时，需要电子文件归档系统与纸质文档管理系统之间进行连接。

二、不动产档案管理中存在的问题

1.对不动产档案管理工作重视程度不一

各地区对不动产档案管理工作的重视程度不一，导致各地区之间的档案管理水平存在较大差异，对信息化建设的要求也不尽相同。对数字化技术的认识不到位，导致房产档案管理效率较低、信息化建设程度薄弱。部分档案管理人员缺乏专业技能，不能熟练掌握数字化技术，导致房产档案信息化建设存在缺陷，不利于不动产登记和不动产交易的顺利开展。

2.数字化技术应用程度较低

数字化技术的应用程度较低，影响了房产档案信息的完整性、真实性以及安全性。数字化档案管理系统的建设成本高，功能单一，应用范围小，在实际管理中难以发挥其作用。数字化技术的应用受到多方面因素的制约，难以达到预期效果。

3.部门内管理机制不健全

部分单位内部缺乏协调一致的管理机制，不利于部门之间信息系统资源和工作流程的衔接和整合。档案管理部门缺乏统一的管理标准，导致房地产登记过程中出现重复工作、数据不完整等问题。房产档案管理系统建设需要投入大量资金，投入不足导致房屋档案管理缺乏稳定可靠的硬件支撑和技术支持。

4.部门内部对资料的保管欠缺科学性

数字化技术在不动产档案管理中的应用，使其保管条件发生变化，制约了档案资料保存价值的发挥。此外，数字化信息系统容易被恶意攻击或非法利用。

房地产企业自身内部存在大量纸质文件和电子文件等，容易受到外界环境影响而发生变质、损坏等情况，导致数据丢失或信息泄露等问题发生。

基于以上问题可以发现，数字化技术应用程度低、不动产档案管理不规范和数据安全性不足制约了数字化档案的发展应用。在此基础上，针对上述问题需要进一步完善数字化技术建设水平、优化信息化环境以及加强档案工作人员素质等多方面措施，以解决其存在问题。

三、数字化技术对促进不动产档案管理工作的重要作用

首先，数字化技术为房屋档案管理提供便利条件。数字化技术在房地产开发建设活动中的应用，可以实现数据信息实时更新、准确存储以及安全访问。对于纸质资料来说，需要对房屋相关资料进行整理，并对整理后的部分资料采用电子化保存，在此基础上建立电子档案管理系统，实现不动产档案管理自动化和办公自动化。

其次，在电子档案管理系统建设过程中必须要有健全的技术设备和人员配备，保证电子材料的安全性。纸质材料容易受到环境影响而发生霉变、损坏等情况，黑客和病毒则易造成电子材料数据的丢失或损坏，不利于相关信息提取和利用。因此，必须确保电子档案管理系统能够满足安全管理的要求。

最后，保证电子材料数据的完整性和准确性。根据《中华人民共和国城市房地产管理法》规定的“房屋登记”制度要求，房屋登记中要使用与不动产相关的档案资料。数字化技术在房屋管理中主要发挥以下作用：第一，利用数字化系统对房屋信息进行收集、整理和分类；第二，实现相关数据高效提取、更新；第三，实现业务信息资源整合；第四，实现档案资源安全保管、查询和利用等工作。数字化系统不仅可以提高不动产档案管理速度，还在管理质量以及安全性等问题上具有优势。

四、数字化技术在不动产档案中的应用分析

1.加强对不动产档案资料的收集、整理和分类工作

首先，要充分认识到数字化技术在不动产档案管理工作中的重要作用。要明确数字化技术应用于不动产管理的必要性，加强对档案资料的收集、整理和分类，确保档案资料真实、完整、准确。

其次，在此基础上，要进一步完善和优化系统。房地产企业要通过数字化管理體系建立房屋档案资源目录，实现不同类型房屋信息资源之间的整合和共享。利用数字化技术可以提高不动产管理工作效率和质量，避免重复劳动，浪费资源。

最后，加强对档案资料保管环境的控制和优化。为了确保数字化工程的安全与稳定运行，需要做好设备维护工作。

2.建立并完善相关配套系统

在不动产档案管理时要建立数字化管理平台或管理系统来完善相关配套系统建设，实现数据共享、统一存储以及信息查询等功能。

3.利用计算机技术提升不动产档案的数字化水平

利用计算机技术，对档案信息进行科学的数字化处理，对其内容、信息结构等方面进行优化，使之能够在实现不动产档案的高效利用时，保证其管理效率。

因此，在不动产档案管理中应用计算机技术时要充分了解计算机的优势，选择适合自身特点的数字化技术，从而保证其能够实现不动产档案管理水平的提升。

五、提高不动产档案利用效率和服务水平的措施

1.加快建设档案数字化系统，全面整合不动产的档案信息资源

在不动产管理过程中，需要建立和完善相关的配套系统。要把分散在不同部门、不同系统中的档案信息进行整合，实现“一户一档”，建立统一完整的不动产电子档案。此外，还要制定相关制度规范，实现电子档案与纸质档案同步管理。

2.加强数据中心的建设

要建立数据中心和业务支撑中心之间的协调机制，实现信息共享和数据交换。通过数据中心与业务支撑中心的协调，实现档案信息与其他业务信息的无缝衔接，为不动产档案的查询利用提供便利。

3.积极推进不动产管理部门业务协同工作

提高不动产管理部门在日常业务中对不动产档案的收集、整理、归档工作，确保档案完整、真实。

4.加快信息化建设步伐

在电子政务、电子商务发展过程中，档案信息成为重要的资源之一。要加强对档案信息资源的开发和利用，提高档案的综合利用率。在开发过程中可以与其他部门进行共享交流，实现档案信息资源的共享共用。此外，还可以通过建立电子文件交换系统，提高不动产工作人员的办公效率。

5.加强档案管理队伍的教培工作

必须做好不动产档案管理队伍的培养与教育工作。为了适应信息化社会发展需求，要不断加强对相关人员的培训教育工作，以确保不动产档案管理需要满足公众需求。（1）通过信息化手段可以及时、有效地收集和整理不动产档案信息资源；（2）利用数字化技术可以全面快速地存储、处理和提供大量真实、准确、完整、安全的相关房地产交易信息；（3）有效管理与利用档案信息资源；（4）实现网上查询预约等功能，方便群众使用不动产档案资料及其他业务需求。通过不断提高工作人员的专业素质以及工作效率，以更好地实现服务管理目标。

六、对不动产档案数字化管理工作的建议

1.明确各项管理工作的范围及职责

档案部门作为不动产档案的主要管理机构，应加强对电子文件的管理工作。

一是明确电子文件的归档范围、保存期限和形成方式，并建立电子文件管理制度和技术标准。二是明确电子文件管理的具体要求，制定相关标准，保证电子文件归档、管理和利用工作顺利开展。三是在国家档案局下发《关于全面清理电子文件归档范围和档案保管期限，进一步明确电子文件归档范围和档案保管期限有关问题的通知》（国档发〔2020〕3号）前已形成的不动产档案，要依法依规明确电子公文存档年限。四是建立健全不动产档案信息安全保护机制，严格落实安全保密责任。

2.加强信息化技术建设，完善数据库标准

一是在充分调研和论证基础上形成统一的规范标准，加强对数据库信息安全管理。二是将不动产登记、交易、抵押的电子档案纳入统一的电子数据归集体系，实现多部门共享，实现业务系统无缝对接。三是建立不动产登记数据共享交换平台，实现电子证书、电子证明在全国范围内的互认互通。四是建立不动产登记相关数据标准体系，推进与其他政府部门之间的对接互通。

3.完善纸质不动产档案管理工作

一是在现有电子登记资料收集整理工作基础上，继续推进存量不动产市场监管等系统的建设，并将不动产档案监管系统作为不动产档案管理工作的重要组成部分。二是进一步规范和完善不动产交易管理部门出具的房屋产权证书，规范房屋产权证明材料形式，为人民群众提供便捷服务。三是加强不动产档案信息化建设，推动不动产登记资料数字化整合和归档，加强房屋档案信息安全保护工作。

4.推进电子文件归档，提升档案信息化管理水平

一是根据《国家电子文件管理办法》，明确在不动产档案管理中应使用电子资料，实现电子文件与纸质文件同步归档。二是将不动产档案、房屋交易档案和土地使用权档案纳入电子档案归档范围，实现不动产统一登记与交易的电子政务全覆盖。三是严格执行《关于加强房地产开发企业购房登记的通知》（国土资发〔2006〕208号）关于购房合同中必须有房地产开发企业名称、楼盘表（房屋平面图和附图）并由房地产开发企业统一提供的规定。四是按照《国家档案局关于规范电子公文归档范围和档案保管期限的通知》（国档发〔2020〕3号），不动产登记、房屋交易和土地使用权登记业务中形成的纸质公文应当作为电子文件归档范畴及保管期限。

七、结束语

本文基于数字化技术在不动产档案管理中的应用，对相关问题进行了分析研究，并提出了相应的改进措施。

当前，我国社会经济不断发展，数字化技术也得到广泛应用。在利用数字化技术提升档案管理水平的过程中，还需要不断创新，以适应当前社会经济发展的需求。

不动产档案具有信息价值高、类型丰富等特点，对其管理工作提出了更高要求。在不动产档案利用过程中，要提高工作人员素质以及服务水平，保证档案信息的安全性、保密性。此外，还需要进一步优化不动产档案管理方式和流程等内容。数字化技术作为一种新型的管理手段和工具，在不断完善不动产档案管理方面发挥着重要作用。

数字化技术在不动产档案管理中的应用是一个循序渐进的过程，其对档案管理工作起到了重要作用。因此，要想充分发挥数字化技术对不动产档案管理的优势，需要从以下几个方面入手：首先，要加强制度建设。针对当前不动产档案管理中存在的问题，应进一步完善并落实各项制度，从制度上规范不动产档案的管理工作；其次，要强化人才培养。提高工作人员的业务素质是数字化技术在不动产档案管理中应用的关键，需要加大对其人员培训力度；最后，要加强硬件设备设施建设。对计算机设备、网络设备和存储介质进行升级改造，并完善硬件设备设施建设。

数字化技术在不动产档案管理中的应用虽然取得了一定进展，但也存在着一些问题，如相关制度不够完善、数据传输效率不高、数字化技术应用难度较大等，需要进一步改进。

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作者简介：刘从文（1975—），女，汉族，泰安肥城人，本科，馆员，研究方向：不动产档案的整理与管理。