信息化背景下公路档案信息资源利用新方向探析

摘 要：近年来，我国十分重视交通基础建设工作的开展，投入了大量资金希望能够推动公路行业高速发展。这个过程产生了很多公路档案资源，记录了公路建设、养护等相关信息，反映了公路建设情况和使用情况。如果能够高效率利用公路档案信息资源，发挥其最大化价值，就能进一步推动公路建设工作的开展。现阶段，信息技术已经推动了许多行业改革，其中就包含了公路行业，如何在信息化背景下高效率利用公路档案信息资源、降低管理难度成为众多公路建设单位、企业关注的重点。本文在信息化背景下详细探讨了公路档案信息资源的利用价值、利用过程中存在的问题，并提出新的利用方向。

关键词：信息化；公路档案信息资源；新方向

公路档案信息资源是公路建设、养护、管理等多项活动开展过程中的档案总和，有极高的利用价值和参考价值，要想发挥这些档案信息资源的最大化价值就应当对其进行深度开发利用。传统的开发利用模式已经落后，难以挖掘大量的公路档案信息资源。而信息化背景下出现的新技术、新平台等能够深度挖掘公路档案信息资源的关键信息、独特内涵，高效利用信息资源，为公路行业创造更多社会效益和经济效益。因此，研究公路档案信息资源利用新方向是非常有必要的。

一、公路档案信息资源

自公路工程项目立项开始，到设计、施工、管理、投入运行的每一个环节都会产生不同的信息资源，这些信息资源整合在一起就能够生成公路档案。

公路档案信息资源具有以下特点：第一，专业性。公路档案信息资源能够如实反映公路设计、建设、养护等多项工作环节，能够集中体现出公路工程相关的技术内容、施工方法、养护手段等，有较强的专业性；第二，唯一性。每条公路的地质水文、地貌地形等情况都是不同的，在设计、施工等方面存在较大差异。不同于工业产品，每条公路的档案信息资源都是独一无二的，带有唯一性特征；第三，重复利用性。公路档案信息资源是能够被重复使用的。尤其是在设计方面较为普遍，设计档案在公路档案中的占比较高，能够达到40%，国家颁布的一些标准化通用图设计可以被重复参考使用。如果能够合理利用这些公路档案信息资源，不仅能够节约设计时长，节省经济效益，还能够提高设计的科学性。

二、信息化背景下公路档案信息资源的利用价值

近些年，我国大力支持公路行业发展，在全国范围内增设了大量的公路工程项目。首先，公路档案信息资源的内容逐渐丰富，数量逐步增加，涉及的范围也越来越广。虽然，每一条公路的档案信息资源都是不同的，但在技术、经验等方面相通，有很多可供参考的内容。如果能够深度挖掘这些档案信息资源，就能够获得事故教训、建设经验等，为其他公路建设项目的开展提供经验参考；其次，公路档案是对公路工程的详细记录，在后期出现问题时就可以根据公路档案信息资源寻找是哪个环节出现问题。整合好的公路档案信息资源中有大量数据信息，相关公路单位、企业可以利用信息技术共享给其他公路建设企业或者单位，也可以留存这些档案，为后续的建设工作提供参考；最后，借助信息技术开发利用公路档案，信息资源也能够推动公路建设、养护等多项工作不断创新。通过分析公路档案信息资源中的施工养护事故，找到问题原因，优化已有的施工环节、养护方式等，就能够提高公路工程的整体建设水平，推动整个公路行业向前发展。

三、信息化背景下公路档案信息资源利用存在的不足

1.数字化整合力度弱

随着公路档案数量的不断增长，档案信息资源越来越复杂，出现了各种数据、图表、视频、音频等不同类型的信息资源，给公路档案信息资源的利用提出了更高要求。在信息化背景下，相关公路单位、企业可以利用云储存技术储存这些信息资源，利用大数据技术重新整合这些信息资源，借助各种类型的传播媒介推送给其他单位、企业。

但就现实情况来看，虽然很多单位和企业进行了档案数字化转换，但只是简单地将纸质文档转换为数字信息，未将磁带、图纸、视频等不同类型的档案资源转化为数字资源。再加上公路行业的特殊性，公路档案信息资源大多数是设计、施工等多个环节的图纸，如果未将其转换为数字资源，就会影响后期的利用开发工作。此外，相关的公路单位、企业未建立信息中心，很难实现集中化管理，缺少统一的档案资源信息库以及配套的管理体系。公路单位、企业内部都无法一站式检索档案信息资源，更无法高效开发利用这些档案信息资源。

2.利用形式单一

我国公路行业每一年都会产生大量的公路档案信息资源，其中蕴含着丰富的案例信息，有极高的参考价值，包括设计阶段的问题、建设过程中的问题及解决措施、养护管理方面的创新方法等，这些对于公路行业来说都是很好的参考依据。但是，相关公路单位、企业的公路档案信息资源的利用形式十分单一，虽然完成了数字化转型，但也只是被动地为其他建设单位提供借阅原件、复印件的服务，很少主动再加工这些档案信息资源，导致很多有价值的公路档案信息资源被浪费。

3.开发力度不足

一般情况下，公路档案信息资源都是由公路建设单位、企业收藏保管，不同级别的公路由不同的单位、企业负责管理档案信息资源。例如，地方乡镇道路、干线公路的档案信息资源一般交给工程建设指挥部保存，后期也会移交给所属县市的交通档案馆。如果某条公路包含了桥梁项目，那么，该条公路的档案信息资源可能会提交给水利部门负责保管。这些单位、企业只重视保管工作，不重视档案的开发利用工作，未将这些档案信息资源转化为可利用的信息。这些单位、企业间的交流较少，信息资源的共享性不足。虽然，这些单位、企业会在相关的网站公布部分公路档案信息资源，但大多数都是目录，缺少详细的档案材料，很难满足其他单位、企业的在线利用需求。在信息化背景下，相關公路单位、企业应当利用数据分析、挖掘技术，高效提取公路档案信息资源中的有效内容，将隐性价值转化为显性价值，服务于公路建设工作的开展。

四、信息化背景下公路档案信息资源利用新方向

信息化背景下，相关公路单位、企业可以利用新技术、新平台等挖掘公路档案信息资源中的有效信息，发挥其最大化价值，高效利用公路档案信息资源。

1.突破传统，创新档案利用思维

相关公路单位、企业的管理理念将会直接影响档案利用工作的目标和行为方式，所以，转变管理理念非常重要，这样才能够高效利用公路档案信息资源。现阶段，很多公路单位、企业在档案利用工作开展过程中缺少主动性，难以满足内外部的档案利用需求。在信息化背景下，相关公路单位、企业要转被动为主动，借鉴档案单轨制试点的成功经验，探索单轨制的档案管理方式。尤其是在信息化背景下，很多公路档案信息资源都转化为电子档案。相关公路单位、企业要用发展的眼光看待档案利用，跟随时代发展潮流，引入电子档案的理念，高效利用电子档案资源。

这个过程，相关公路单位、企业也应当拥有超前的服务意识，拓宽档案信息资源的利用思路，让档案利用者能够获取有效服务。第一，创新服务方式。在开发利用公路档案信息资源时相关公路单位、企业既要提供基本的档案借阅、查询服务，还要提供创新型服务方式，包括定向服务、网络传递、定题服务等，尽可能地满足档案利用者的各项需求。第二，创新服务内容。相关公路单位、企业要从公路建设、维护等角度出发创新服务内容，在已有档案信息资源的基础上做好编研工作，不仅要给档案利用者提供电子档案查询服务，还要给档案利用者提供多层次的档案产品，包括数据统计包、设计图纸合集等。第三，创新服务效果。在利用档案信息资源的过程中，相关公路单位、企业也要关注利用效果的反馈，可以根据近些年来单位内部、外部的档案查询者、查询内容、查询目的等，统计分析档案利用者的反馈信息，把握档案利用动态。要分析各单位、各企业对档案信息资源的需求方向、需求类型，全面把握公路档案信息资源的价值，加快利用步伐，将档案信息资源转化为有效的生产力。

2.紧跟时代，充分利用信息技术

在信息化背景下，纸质档案逐步转变为多载体的信息档案，大幅度拓展了档案的利用空间。相关公路单位、企业应当紧跟信息化浪潮，将信息技术应用到公路档案信息资源的利用工作中。

首先，相关公路单位、企业要做好档案信息收集工作，将会计档案、技术档案、声像档案等所有的档案资源整理在一起，分析其利用价值，先将利用价值较高的档案资源数字化，其余的档案资源可以暂缓数字化进程。之后采取云盘储存、大数据检索、多媒体显示等现代化技术，让这些数字化档案资源自动归档、自动编目、多途径检索等，还要同步建设同类型的数据库，加快数字化进程。这能够给档案管理工作带来更多的便利，让相关档案工作者有更多的时间和精力开发利用档案信息资源。

其次，在条件允许的情况下，相关公路单位、企业可以在内部建立档案信息化共享平台，满足日常的档案信息利用需求。例如，某公路企业将“财务ERP、档案管理系统、电子公文系统”等集成在一起，建立了数据管控平台、档案整合平台，能够快速整合该企业内部的档案资源，实现统一集中管理。在此基础上该企业还建立了档案数据共享平台，打造了一站式检索窗口，能够分类检索、高级检索已有的档案数据。由于不同类型的公路档案信息资源价值不同，相关公路单位、企业还要利用信息技术进行价值挖掘和价值分析预测工作。例如，某公路企业以现有的档案信息数据池为基础，应用人工智能和大数据技术生成了公路建设全过程的图谱。以时间轴的方式展示了各种公路管理方式、建设技术的建设周期、建设效果、养护成本等，从多个维度对公路管理方式和建设技术进行评级，帮助公路企业锁定低成本、高效率的公路管理、建设方式，发挥档案信息资源的利用价值。

最后，要想发挥公路档案信息资源最大化利用价值，就应当打破企业间、地区间的界限，将所有的公路档案信息资源整合在一起，确保所有的公路单位、企业都能够共享交流这些有价值的档案信息资源。这需要省级交通运输部门带头引线，建立以省级为单位的公路档案信息网站，与所有的大型公路单位、企业联网运行，建立统一的数据库和归档标准。这样就能高效率收集各区域的公路档案信息资源，以查询量为准进行收入分成，既能够加强公路单位、企业间的合作交流，满足档案利用者的各项需求，还能够发挥公路档案信息资源的最大化价值。

3.深度挖掘，探索档案利用新形式

公路档案信息资源是公路单位、企业的文化财富，有极高的利用价值，公路单位、企业要投入更多资金在档案深度挖掘、档案工作者培养等方面。首先，要让档案工作者接受继续教育。学习计算机科学、现代化管理学、网络技术相关知识，优化他们的知识结构，让档案工作者在学习新技术和新知识的过程中提升业务水平。在此基础上，档案工作者应当考虑到档案利用者的个性化需求、精细化需求，利用新技术和已有的档案数据共享平台，有针对性地开发公路档案信息资源，探寻多形式的档案利用方向。例如，定制化档案。档案工作者应用人工智能技术和档案利用者进行实时交流，为档案利用者提供定制化的档案资源。此外，档案利用者无法直接查询到部分个性档案信息资源时，可主动将档案利用者需求发送给以人工智能为依托的虚拟窗口，虚拟窗口会提前审核需求内容，根据需求种类分配给人工服务平台，由工作人员重新筛选、分析、整合档案内容，将能够满足档案利用者需求的档案资源打包发送给档案利用者；其次，个性资源推送。档案工作者利用大数据技术搜集档案利用者的访问记录，找出潜在档案利用者和长期档案利用者，分析他们的使用习惯、检索预期等，将其可能会需要的档案资源提前整理在一起，不定时推送给档案利用者；最后，主题式档案。档案工作者可以利用大数据分析技术重新整合已有的公路档案信息资源，进行主题汇编。包括荣誉成就、管理经验、新技术应用、成本控制、大事记等不同的主题。“荣誉成就”讲述的是历年来该公路单位、企业在公路建设方面的优秀成果，有对外宣传、树立良好形象的作用；“新技术应用”收集整理了公路单位在应用各种新技术道路上出现的问题、应对措施、技术要点等，有极高的借鉴意义。档案利用者可以根据自己的需求在线利用这些档案信息资源。

五、结语

在信息化背景下，公路行业的档案管理工作也从纸质档案逐步转向电子档案，从实体管理逐步转变为数据管理，从分散的管理形式逐步转化为集中管理形式。这个过程中仍然有很多公路单位、企业未认识到开发利用公路档案信息资源的重要性，在开发利用方面仍然存在很多问题，难以满足档案利用者的利用需求。这就要求公路单位、企业要顺应时代发展趋势，明确公路档案信息资源的利用方向，将信息技术融入档案工作中，创新档案利用思维，形成超前服务意识，紧跟时代发展潮流。同时，在单位、企业内部建设大信息化共享平台，在外部打造多企业联合的公路档案信息网站，生成信息资源库，更要探索档案的新利用形式，深度挖掘档案信息资源中的有效价值，这样，才能够高效率管理利用公路档案信息资源，推动公路行业向前发展。

参考文献：

[1]李燕华.基于智慧服务模式下的公路养护施工档案信息管理探析[J].兰台内外，2022（29）：16-18.

[2]王秀洁.5G背景下公路工程档案信息存档的挑战与策略研究[J].黑龙江档案，2022（3）：312-314.

[3]李秀丽.大数据时代管理下的公路档案工作措施分析[J].兰台内外，2020（22）：34-36.

[4]赵 伟.试论公路档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020（10）：88-89.

[5]李茜茜.大数据时代对公路档案信息化管理的思考[J].陕西档案，2019（2）：29-30.

[6]王 璇.大数据时代公路档案管理模式变化浅析[J].山東档案，2019（2）：72-73.

[7]周晓芳.探讨如何优化公路工程档案信息资源在线利用[J].兰台内外，2018（12）：35-36.

作者简介：赵海英（1973—），女，汉族，山东博兴人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理、开发利用与创新。