大数据时代背景下高校毕业生档案协同处理流程设计

张丹丹

［摘 要］本文分析了大数据时代背景下高校毕业生档案管理的现状，从学院的工作实际出发，以ASP.NET作为开发平台，采用Access数据库，开发了一套适应新形势下学生及高校档案管理部门协同处理的毕业生档案管理系统，用2020级学生的数据测试了系统的稳定性、有效性和实用性。

［关键词］大数据；毕業生档案；协同处理

［中图分类号］G27 文献标志码：A

在大数据时代背景下，人们所面对的各类数据均是海量的，在海量数据面前各类信息的管理、处理及存储等操作显得尤为重要。而随着网络技术的发展，以及人员流动和远程访问的需要，对信息数据的协同处理也是一个亟待解决的问题。高等学校作为最重要的人才输送机构，其毕业生的去向比较分散，如果不能有效地实现对毕业生档案的实时远程协同处理，将会造成信息的不同步以及应用不及时等问题。高等学校毕业生的档案信息无论对学生本人、学校还是用人单位都有着非常重要的作用，同时毕业生档案管理水平是学校教书育人成效的生动体现，也反映了高校的档案管理水平。因此，利用网络技术、数据库技术、信息化技术等技术设计一个智能的处理流程，可以为各高校高质量、高效率的毕业生档案管理工作提供保障，实现毕业生档案信息的汇总、处理、加工及信息资源管理的自动化，并且适应学院发展需要，从而开创通过校园局域网实现毕业生档案信息管理无纸办公协同工作的时代。

1 高校毕业生档案管理现状

近年来，随着各高校专业的扩充及学生的扩招，高校毕业人数不断增加，毕业生档案不断膨胀，传统的毕业生档案管理方式已经远远不能适应日益增长的访问需求和信息处理发展的需要［1］，如果不能有效解决此类现状，必然直接影响高校毕业生档案管理部门的办事效率。综合多所高校的情况，总结出高校毕业生档案管理工作中普遍存在以下几方面的问题。

第一，目前毕业生的档案管理工作大部分由负责学生管理的工作人员完成，此类工作人员日常工作较为繁杂，如果没有一套统一的流程，则势必会影响档案的处理和维护的效率。

第二，在大数据时代，人们对数据信息的需求量日益增长。毕业生对于自己档案信息的使用不可避免地会出现跨区域、高频度地访问。目前的访问方式通常是到档案管理部门借出，查看后归还，这一过程是非常烦琐的，对时效有极大的影响。

第三，对于毕业生档案的去向没有系统的管理。毕业生档案迁出后，缺乏有效的跟踪机制，如果在调档过程中某一环节出现纰漏，无法进行追踪，则会对毕业生造成较大的影响。

第四，毕业生本人档案意识淡薄，导致“死档”“弃档”“断档”等现象比较普遍，而若干年后当用到档案的时候才发现无从查起，这无疑会对学生本人造成极大的不便和影响。

第五，随着学生培养层次的多样性发展，培养年限及就业方向有所区别，档案管理没有很好地梳理不同档案的管理模式和处理流程。

2 系统总体设计

信息工程学院是沈阳职业技术学院的一个重要的二级学院，近年来学院的教学管理水平及学生的培养质量均得到了行业内企业的一致肯定，但对于毕业生离校时档案信息的汇总、处理、加工还没有一套统一的管理系统，学生的各类档案信息仍处于纯人工操作阶段，在大数据时代的今天，这显然是不能适应实际需求的。因毕业人数逐年增多，在进行信息录入、修改等操作时，不可避免地会出现不同程度的错误，从而造成对于毕业生档案管理的实际困扰及困难［2］。因此，通过本项目的设计研发，可以为我院提供可随时随地处理、异地共享数据的高效率的毕业生档案协同处理系统，从而实现对于毕业生档案信息的各类自动化的操作，并且适应学院发展需要，为学院毕业生档案管理提供一种协同处理的新方式。

本系统是基于Web的应用系统，包括了信息处理、数据存储、逻辑设计等具体内容，采用三层B/S（Browser/Server）架构进行设计和开发，使不同区域、不同角色的用户均可以通过浏览器访问网站进行档案的处理、查询等工作，能更好地实现对档案的及时有效的访问和处理。

2.1 技术分析

本系统是采用B/S体架实现的在线高校毕业生档案协同处理。具体的工作原理如下：在客户端运行浏览器，提供用户接口，负责操作用户产生的请求，并接受Web服务器传递的Web页面数据；Web服务器接收请求，将其转换为数据库服务器能识别的SQL语句，传递给数据库服务器，数据库服务器执行后将结果返回给Web服务器，Web服务器将结果生成浏览器识别的格式返回客户端的浏览器上。在互联网技术高速发展的今天，采用B/S架构可以更好地适应不同用户的需求，可以更好地实现系统的维护和扩展，并且具有较高的安全性［3］。

2.2 系统需求分析

通过与具体负责毕业生档案管理的工作人员的沟通交流以及对数名已毕业学生的调查，确定了适应我院工作实际和学生访问实际的需求。

第一，档案管理工作人员可以以管理员的身份对应往届毕业生的档案信息进行基本的管理，具体包括信息的添加，对转学、退学等学生档案的删除，对不实信息的修改，对档案信息的查询、打印，以及对不同用户的身份管理等。

第二，档案管理工作人员可以以管理员的身份对应届毕业生的档案信息进行有效的管理，具体包括档案的信息录入、存放地管理、档案派发、档案接收、档案跟踪等。

第三，档案管理工作人员可以以管理员的身份对往届毕业生的档案进行及时有效的处理，具体包括对遗留的学生档案进行合理的存放、管理、派发、跟踪等操作。

第四，已离校的毕业生可以通过网络访问本系统，查询自己档案的状态、去向等信息，不受地域的限制，并且通过手机、电脑均可查询。

第五，系统运行稳定，具有较强的实用性、安全性，数据库安全并可以实现备份。

2.3 系统功能设计

系统主要包括用户登录、系统管理及档案管理三个功能模块。对每个模块的功能进行了如下设计。

2.3.1 用户登录模块

用户按照权限的不同分为管理员和学生两类。

第一，学生用户。学生用户使用账号和密码登录后可以实现个人基本信息、就业信息及档案转递信息维护等功能。

第二，管理员用户。管理员用户使用账号和密码登录后可以实现用户的管理、应往届毕业生档案管理等功能。

2.3.2 系统管理模块

第一，用戶管理。包括用户的增加、删除、修改、查询以及密码的重置等功能。

第二，信息维护。包括数据库的维护、打印方式的维护等功能。

第三，日志管理。管理好系统日常使用记录。

第四，系统备份。要能够按照不同的要求进行系统的备份。

2.3.3 档案管理模块

第一，基本信息的管理。包括毕业生档案信息的录入、删除、修改和查询等功能。

第二，就业信息审核。能够对学生实时录入的就业信息进行审核及处理。

第三，档案相关情况的打印。可以将档案的转递情况以要求的形式进行打印和留存。

第四，转出档案的跟踪。可以记录已转出档案的进展情况，并使学生用户能够及时查询。

3 系统详细设计

3.1 系统管理功能设计

3.1.1 用户管理

本部分的功能为系统中不同用户相关操作。包括对用户增加、删除、修改权限等操作。系统中的用户从总体上分为学生用户及管理员用户两类。

以学生用户身份登录后，可以完成个人基本信息的维护、个人就业信息的录入、档案转递信息的更新、档案信息的查询、同学通信信息、最新情况汇报等几个主要的功能。学生可以远程及时维护自己的就业信息及个人信息，进而实现对毕业生毕业后情况的跟踪、随访。以管理员用户身份登录后，可以完成用户信息管理、就业信息审核、毕业生就业信息管理、毕业生基本信息管理、档案转递信息管理、遗留学生档案信息管理、企业信息管理等几个主要的功能。当学生用户完成就业信息录入后，管理员用户就会收到提示信息，应及时对就业真实性、企业真实性等情况进行审核，以方便就业及档案相关工作的推进。

3.1.2 系统管理

系统管理功能主要是实现信息的维护、日志管理及系统的备份。信息维护主要包括对于学生信息的整体维护以及对于打印方式、内容的维护。随着毕业生档案管理工作的日趋完善，要求对学生的档案信息以不同的方式进行查询、统计、打印，因此需要对此类信息进行实时的维护更新。

稳定性对于一个系统来说有着十分重要的意义，所以要做好系统日志的管理，在本系统中需要对登录地址、登录时间、浏览记录等信息做好统计和维护。

3.2 毕业生档案管理功能设计

此部分的功能为本系统中最为重要的功能。对于毕业生档案的管理主要包括以下几方面的功能：档案基本信息的录入、修改、删除、查询、档案转递信息管理、遗留学生档案信息管理、打印、检索等。

以年级为单位进行学生档案信息的导入，档案基本信息便于统计、查询，如果逐条录入势必会增加工作人员的工作量，同时也会增加出错的概率。导入基本数据后，对于有特殊情况（如休学、降级等）的档案进行单独处理。对于个别档案信息也可以进行修改、删除等操作。本系统能够以多种不同的方式实现对档案信息的检索，如通过姓名、学号、就业单位等，从而便于管理和统计。其中，学生用户仅可以管理和查询自己的档案信息。

档案转递信息的管理是对于毕业生档案进行追踪和查询的依据，因此仍需要逐步完善该部分的功能。现阶段主要完成了档案接收单位信息、邮递信息、转寄信息等内容，并可以将上述信息与学生的学号、姓名等基本信息导入到同一文档中，进行浏览和打印输出。学生用户及管理员用户均可以对档案转递信息进行维护，学生用户提交的信息，需由管理员用户进行审核。

遗留学生档案需要及时有效地进行管理。个别学生会因为个人原因或一些不可抗力造成档案转递不及时，进而导致遗留档案，这类档案的管理要从学生信息统计、遗留原因、待处理方式等方面进行处理。管理员用户要设置提醒间隔，对学生用户进行定期提醒，并且要定期更新档案信息的状态，避免出现跟踪不及时的问题。

3.3 数据库设计

Access数据库具有强大的数据处理、统计分析能力，利用Access的查询功能，可以方便地进行各类汇总、平均等统计，并可灵活设置统计的条件。比如，在统计分析十几万条甚至更多记录的数据时，速度快且操作方便，因此选用合适的数据库系统能够有效提高工作效率和工作能力［4］。

数据库的设计是本系统设计中的重要环节，根据学院的具体数据实际，采用了Access数据库，主要完成了用户信息表、学生基本信息表、档案转递信息表、遗留档案信息表、毕业生就业信息表、企业信息表等主要表格的设计。

用户信息表的主要字段包括用户名、密码、用户姓名、用户类型。

学生基本信息表的主要字段包括学号、姓名、性别、民族、政治面貌、出生日期、籍贯、院系、班级、专业、入学时间。

档案转递信息表的主要字段包括学号、姓名、邮寄地址、接收单位、投递时间、邮寄号码、机要编号、档案回执。

遗留档案信息表的主要字段包括学号、姓名、遗留材料内容、遗留原因、其他说明。

毕业生就业信息表的主要字段包括学号、姓名、班级、单位所在地、就业单位、就业岗位、派遣证号、派遣时间、当前状态。

企业信息表的主要字段包括公司编号、公司名称、公司地址、公司类型、公司电话。

通过上述数据表的设计，可以完成毕业生信息及档案的有效管理。通过关系型数据库的设计原则，建立表间的连接，实现多表查询、条件查询及数据库的备份［5］。

4 结语

本文全面分析了高校毕业生档案管理的时代背景及现状，从我院的毕业生工作实际出发，充分考虑了毕业生档案管理的需求。本套系统以我院2020级学生作为样本数据进行了测试，实现了学生用户对于自己档案信息随时随地的更新及查询，不受地域、软件及设备的限制，管理员用户也可以及时管理、审核学生档案信息及毕业相关工作的信息，实现了大数据时代下档案信息的远程协同处理。在后续的实际应用中，会继续完善档案的管理机制，灵活运用多种技术手段，继续为高校毕业生档案管理探索更为规范、高效、实用的协同处理方法。

参考文献

［1］吴志锋. 高校毕业生档案管理现状及对策探索［J］. 湖北经济学院学报（人文社会科学版），2013，10（6）：134-135.

［2］路玲玲. 大数据视阈下高校教学档案信息化建设探究［J］. 中国现代教育装备，2022（5）：30-32.

［3］张新勤. 信息时代高校大学生档案管理创新与发展研究［J］. 档案管理，2022（2）：119-120.

［4］刘兵，史瑞芬. Web编程基础：HTML CSS JavaScript［M］. 北京：水利电力出版社，2020.

［5］范巍山. 互联网背景下行政事业单位档案管理信息化建设研究［J］. 城建档案，2021（5）：37-38.