民办高校招标采购管理信息化建设研究

陈杰

在我国招标投标法、工程建设项目货物招标投标办法等相关法律法规指引下，近年来民办高校招标采购管理工作越来越制度化、严谨化，然而在传统招标采购管理下还存在采购工作效率低、资金来源广、信息资料多等一系列问题，使得民办高校招标采购工作难以满足时代发展的现实需求。因此，加快民办高校招标采购管理信息化建设，充分利用互联网的优势开展招标采购工作已然成为当前的必然趋势，这将更有利于规范招标采购流程、提升工作效率、保证招标质量。本文就当前民办高校招标采购管理工作的特点和现状开展分析，探讨招标采购管理信息化建设的必要性及相关策略等内容。

一、民办高校招标采购管理工作的特点

我国普通高等教育事业发展速度日益加快、规模逐渐扩大，民办高校相应的招标采购管理工作任务也随之越来越繁重，而其中所凸显出来的问题也越来越多，这给民办高校招标采购管理工作带来更大难度和困境。对于民办高校而言，从本质上来讲尽管也是国家教育单位，但其仍具备社会营利性特征，其招标采购管理工作的开展与公办高校相比还存在一定的特殊性，具体表现在如下两个方面：

（一）招標采购资金来源渠道较单一

民办高校的教育办学资金除经营性收费项目以外，其余均为创办者自筹或社会捐赠。尽管资金来源渠道较为单一，但采购经费的用途却十分宽泛，而这也就加重了资金统计的强度，如果还采用传统人工纸质化的统计模式，不具备数据统计的动态化跟进效果，则无法及时有效地掌握这些经费的具体使用去处，不利于民办高校对仪器设备采购经费的充分合理利用。

（二）招标采购管理周期比较长

民办高校在开展招标采购活动的过程中，必须先行提交采购申请，待审批通过后方可执行采购业务，整个采购流程的工作周期通常都会比较长，有些民办高校的采购管理人员为简化采购过程，往往会采取先采购物资后报采购计划的做法，此种未经上级批复的混乱性采购行为，不但让招标采购管理的监督机制形同虚设，还极易造成某些教学科研仪器设备的重复采买，使得采购超支预算范畴，过度浪费采购资金，打乱高校自身制订的采购计划。

二、民办高校招标采购管理信息化建设的必要性

（一）招标采购范围广，管理机制多

随着民办高校办学规模的不断扩大，近年来很多高校的招标采购任务逐渐加重，其采购所涉范围宽泛，不仅有货物商品，同时还包括服务项目，甚至关系到工程建设方面，其采购内容多而繁杂。对于民办高校而言，通常采购较为频繁且量大的主要是教学科研所需的各种仪器设备。其中，采购需求主体为各大部门和院系，采购经费则经由本校财务部门拨款，因此参与采购管理的相关单位和部门也较为复杂。近几年，随着民办高校招标采购管理制度的不断优化完善，很多民办高校也相继效仿公办高校的办法组建了独立的招标采购管理部，由该部门全面系统负责整个院校的招标采购工作，并对相关管理机制予以制定和完善。

（二）招标采购突出科研需求，具备较强专业性

民办高校作为国家人才培养的主力军，旨在通过开展一系列教学科研活动从而达到培养优质人才的目的，因此招标采购服务对象主要面向教学与科研两大方面。很多民办高校为扩大社会影响力，满足现代化教育需求，积极配置大量先进、高端的教学科研仪器设备，很多仪器设备除了具备教学科研通用功能之外，还有一些存在使用领域的特殊性和专业性要求。此外，为更好地改善民办高校办学条件，高校管理层在专项拨款、科研经费支出以及项目执行周期管理等方面均有着较高要求，并将这些纳入项目绩效考核范畴。

三、民办高校招标采购管理信息化建设的重要意义

（一）优化招标采购内部控制管理方式

在民办高校招标采购管理中，做好内部控制是保证招标采购工作得以顺利有效开展的主要手段，它可以更好地促进高校各项经济活动的良性有序发展。从上述可知，民办高校招标采购管理工作十分复杂烦琐，工作体量较大，同时在内控管理中还会涉及一些风险问题，管控起来十分麻烦。而在信息化背景下招标采购管理则可以实现数据的流程化，继而有效提高采购数据的精准性。通过利用信息化的招标采购系统平台，可将原本存在风险性的数据进行系统化收集，从而对这些数据进行追溯和跟踪，实现对数据的进一步监管；同时，系统平台还可快速采集并分析大数据，在此基础上提高招标采购内控机制的运作效率，为后期采购工作的优化改进提供动力支持。

（二）为招标采购管理营造新的生态环境

当前，教育部也在积极号召各大类型高校加快招标采购信息化建设。相比而言，信息化背景下的招标采购工作与传统招标采购管理方式存在较大差别，具有显著优势，从而能为民办高校营造一个更为理想、生态化的招标采购管理环境。比如通过信息化招标采购系统平台，使得采购过程中各项信息不会受到约束，同时整个招标采购过程也会融入更多的信息化思维，它可让采购活动在进行之中更具运作化规律及市场化需求，促使民办高校招标采购管理主体与投标单位建立更为及时、密切的联系，推进采购工作的有序高效开展；还可利用开评标系统突破以往传统招标采购活动在时间、空间上的限制，加快采购流程。

四、民办高校招标采购管理信息化建设的重要模块

（一）构建信息化招标采购系统平台

民办高校要将传统招标采购管理工作从线下转移到线上，从分散化变成集中化，则必须以信息化招标采购系统平台为依托，将原本复杂的采购业务流程化繁为简，开通供应商准入机制，实现各单位和部门之间业务的优化协调，促使系统平台实现采购各项任务功能的利用。首先要针对采购计划、采购预算进行考评信息化，为后续数据的应用分析提供基础数据支持；其次要对采购项目的全程跟进管理，确保采购工作的顺利执行；再次就是充分利用好电子开评标系统；最后就是对供应商资源库及采购资料等加强管理。

（二）加强专家资源库的建立

民办高校要构建属于自身的专家资源库，以此方便对校内、校外专家进行平台化统一管理，系统平台还应配置语音通知功能，以此保证招标采购的绝对公平合理性，促使专业资源可在平台范围内聚集共享。专家资源库的建立还应根据角色需求实施分类，以便招标专家、招标人、系统管理员、招标采购人员等按其工作职责需要方便使用。

五、民办高校招标采购信息化建设的实施路径

（一）由校方自行建设

民办高校自行建设信息化招标采购系统平台，主要是从民办高校自身资源储备、未来战略价值两个维度进行综合考量的，相应地也会在建设资金与技术投入方面的需求更高。对于民办高校而言，此种自建模式要更适用于一些办学综合实力强、信息化建设基础牢靠的院校。因为它们在系统平台建设初期更具资金与技术投入保障，如此一来，也为后期招标采购体系的顺利推行提供了更强有力的支持，在采购环节上具备更大安全稳定性，促使招标采购工作得以顺利有序落实。此外，在成熟化模式下，民办高校还可以借此系统平台吸引其他民办高校加入其中，从而实现采购信息数据的相互联通，各民办高校之间达到专家资源、供应商资源以及采购项目数据的传输共享。

（二）校方联合企业共同建设

自建模式下，对于民办高校而言，信息化招标采购系统平台的建设资金不是一笔小额投资，同时此种模式下的招标采购营利性相对较弱。基于此，民办高校如能与社会企业形成共建合作关系，共同出资建立招标采购系统平台，能为民办高校自身节省不少信息化建设投入资金，同时鉴于参与建设企业在行业中的优势地位所带来的影响力，借助供应商体系及自身采购渠道吸引企业参与到招标采购活动之中，此种模式对于民办高校来说不失为一个一举两得的好办法。需要注意的是，为保证系统平台的正常有序运作，确保采购业务的顺利有效开展，民办高校一定要做好全面细致的考察，甄选合适的企业，形成一个相对稳定、系统化的运作团队，才能更好地实现相互之间在资金、人才以及信息数据等方面的合作共赢。

（三）通过政府或行业统一协调建设

据了解，当前最为稳妥和主流的互联网招标采购模式是以政府引导为先、专业行业协会统一规划为主。此种模式可在一定程度上帮助民办高校减少建设资金的投入，在平台技术方面所需的投入也不会很多，而在信息数据的获取层面则依旧具备方便快捷的优势。此外，该模式还可最大化规避一些在招标采购环节中的不严谨、不合规现象。然而它也并不是没有缺点的，比如信息数据在管控和应用层面可能会受制于系统平台建设方的限制，平台所提供的信息数据可能难以满足深度分析的需求，用户所需求的个性化功能也无法实现要求，此种模式使得系统平台的共享程度较差。

总的来说，当前民办高校招标采购工作量大、涵盖面广、任务繁重，同时很多教学科研仪器设备的采购还有着较强的专业性、时效性特征，这些都对招标采购管理工作提出了更大挑戰。因此，民办高校只有转变传统招标采购模式，积极构建信息化招标采购系统平台，合理简化采购流程和环节，拓宽采购方式和渠道，达到信息数据的合理共享，才能从整体上提高招标采购管理工作能效。综上所述，笔者从民办高校招标采购信息化建设的必要性、信息化招标采购系统平台建设的重要模块和主体路径进行分析，以期突破高校原有的招标采购管理模式，改变传统采购的烦琐复杂方式，促使招标采购工作得以顺利高效完成，切实提升民办高校招标采购管理水平。