智慧档案管理建设现状与未来发展路径分析

摘 要：文章以智慧档案概念、智慧档案管理特征切入分析，阐述当前智慧档案管理建设的现状并剖析不足之处，包括与档案馆建设现状不适应、智慧化建设理念相对滞后、智慧化技术应用浅表化等。可通过完善智慧档案管理体系构建过程、优化智慧档案管理系统功能设计、融合多元智慧档案管理先进技术、提供智慧档案管理建设坚实保障等路径，进一步推动智慧档案管理建设的发展，以期为新时期下的档案管理提供有益参考，全面推动智慧档案管理质量及效率提升。

关键词：智慧档案；管理建设；现状；未来发展；技术

传统档案管理工作效率低下，不仅需要投入大量人力、物力，同时，纸质材料难避免受到物理环境的影响导致档案受损，还占用较多空间，整体优势不高。随着大数据、物联网等技术飞速发展，档案管理工作也从以往实体化模式逐步转变为智慧化、信息化，并投入智能化系统和设备，促进高智能水平管理的落实。

一、智慧档案及管理特征

1.智慧档案

智慧档案以数字化、网络化、管理自动化为特征的数字档案为基础，具备集成智能感知和协同处理功能。2011年，江苏省南京市档案管理部门在上级部门支持下设立智慧档案平台，为新时期的智慧档案发展奠定坚实基础。通过搭建高效、智能、统一的管理服务平台，利于实现档案数据开发利用最大化。智慧城市的整体系统中智慧档案馆属于子系统之一，其建设目标实现跨时空的档案资源共享及服务，便于用户能一站式获取所需资源，提升了效率。

2.智慧档案管理特征

（1）资源更多元。不同领域，如公共部门、教育领域等的档案内容存在差异。以公共部门为例，它包含机关文书档案、干部人事档案、科研基建档案等内容，从智慧档案的类别上分析，又涵盖网页信息、录音录像等。（2）感知更全面。感知作为重要的预测能力，是智慧档案管理发展的基础条件。（3）综合处置更强。智慧档案管理复杂且需长期开展，要从基础、技术、理论、政策多个方面提供保障，以凸显智慧档案管理优势。

二、智慧档案管理建设现状

1.与档案馆建设现状不适应

第一，當前智慧档案管理建设基础较薄弱，信息化、智慧化水平相对低下，无论是经费、技术还是人才，或者设施、服务水平，都存在许多制约要素。不同地区的社会发展水平及文化不同，管理水平参差不齐，导致相关部门难以设计出统一的管理标准体系。第二，档案馆的数字化效率低下，制约智慧档案管理发展。部分档案馆的信息化、数字化水平不高，许多设备的兼容性差，最终导致前端设计以及后端管理上存在许多阻碍，无法更好地支撑智慧档案管理建设，处理好智慧档案管理中的短板迫在眉睫。第三，用户需求不足，难以推动智慧档案管理建设。

2.智慧化建设理念相对滞后

我国许多档案馆中的管理人员都缺乏对“智慧档案管理建设”的正确理解，存在认知的偏差问题。例如，少数管理人员盲目认为智慧档案管理就是将传统的管理进行简单升级而已。需要明确的是，智慧档案管理兼容物联网、大数据、VR等新兴技术，它实现了档案管理的智慧化突出变革，甚至是重塑，并非简单的结构转变。因此，智慧化建设理念相对滞后及管理人员认知水平不高，都对智慧档案管理的发展造成阻碍。

3.智慧化技术应用浅表化

智慧档案管理建设必须要以档案管理的相关核心业务为重点，再合理利用智慧化技术，但因档案管理建设的智慧化理念落后，导致部分档案馆的技术应用及升级上呈现出浅表化的特征。部分档案馆虽投入足够资金，并与其他的网络技术开发企业共同探究智慧档案设计方案，从技术上分析涵盖了物联网、云计算等技术，表面呈现出“高大上”的形式，但未与档案管理建设紧密贴合，档案主流业务框架的升级仍停滞不前。另外，部分新技术的应用中缺乏相应的技术标准及监管体系，很可能加大技术应用的风险。如何在智慧档案管理建设中保障档案安全，也是发展中值得深思的问题。

三、智慧档案管理未来发展路径

1.完善智慧档案管理体系

智慧档案管理建设中融合了人工智能、物联网等先进技术和“智慧服务”的理念，目的在于提供以先进技术为基础的管理思维，让传统的档案管理体系升级为智慧化模式，同时，保留档案索引、借阅、资源整合、共享等多种功能，打造出智慧化的管理体系。在未来的智慧档案管理发展中，必须要逐步完善该管理体系，逐步夯实基础。第一，基础设施层构建。基础设施的构建是智慧档案管理建设新技术研发的基础保障，在构建管理体系初时，就要优先考虑到基础设施层。首先，合理布设温湿度控制设备，要求能进行智能化操控，并准备监控设备，及时监管整个档案管理情况。其次，要准备资料存储设备、库房管理机器人、硬软件设备等，确保能及时存储、上传档案资料，为智慧档案管理建设的运行创造基础条件。第二，档案资源层构建。资源及数据是智慧档案管理的内容，要确保该层的构建全面且规范。例如，要构建文献资料库，并根据性质的不同（实体类、电子类）分别管理。构建业务资源层面的管理体系，包括设备应用情况的录入、管理人员的考核情况等，能分别进行设备性能的判断、人员绩效及薪资的统计等，评估管理目标是否达成。第三，技术处理层构建。技术层的构建是智能档案管理建设的核心，以常应用到的人工智能（AI）技术为例，它能在档案资料的收集、整理、鉴定、检索、存储、服务等多个环节中发挥巨大价值。例如，在档案收集中，能及时利用档案智录仪来搜索资料并记录，在档案分类和整理中，也可利用到智能机器人、OCR识别等技术和设备。另外，在档案鉴定、检索、存储中分别可应用自然语言处理技术、智能Agent、云盘电子存储等多种技术。第四，服务应用层构建。构建智慧档案管理体系的最终目的，是能为相应用户提供服务，它与档案管理的使用效果挂钩。借助于先进技术能深度分析用户所需，并为其提供相应的档案服务，如定制兴趣知识图谱、需求自动推荐等。服务应用层和上述三个层面的建设环环相扣，共同搭建智慧档案管理建设体系。

2.优化智慧档案管理系统功能设计

结合档案管理的工作流程，智慧档案管理系统功能设计要围绕安全认证、存储、组织等六个方面，以体现出智慧化的特征。（1）安全认证。因智慧档案内容丰富，私密性突出，安全认证至关重要。一方面，要结合硬件安全，如服务器、路由设备来设计。另一方面，从软件安装上强化。无论是档案的上传、审核、修改（原则上档案信息资源无法修改，属于最高权限）、检索、浏览等环节，都要加强加密管理。（2）档案信息存储。首先，在档案信息储存环节中设计一个便捷且安全的连接口，能实现信息的批量上传，并能及时鉴别；其次，构建相应的规章制度，要求管理人员在存储档案中切实维护档案的隐私性。（3）档案信息组织。档案信息组织是将资源库档案有序化，传统方式多按照年代操作，在智慧档案管理中可融合机构部门、档案主题、责任者、档案涉及领域等相关类别来提取关键词，便于将档案聚类组织。（4）档案信息检索及传播。智慧档案管理要提供多元性检索途径，找寻某类型的档案资料后，能结合大数据、云计算技术来推送其他关联度高的档案，发挥智慧功能。另外，智慧档案信息传播需要一定的条件，系统要设置保密权限字段，并选择在合适的节点开放。（5）档案知识推荐。具体可利用用户认证、手机官方App来实现。推荐档案知识的方式包括三种：一是统计知识库，推荐热点词条；二是目录定制；三是解禁档案推送。（6）用户评价与互操作服务，完善交互功能能促进智慧档案管理系统优化。

3.融合多元智慧档案管理先进技术

智慧档案管理建设中融合先进技术是核心基础，也是实现创新升级的必要措施。（1）自动识别技术。当前的自动识别技术涉及范围较多，如声像识别、光学字符识别、条形码技术等，智慧档案管理中主要融合了二维码识别、传感器识别、射频识别技术等。例如，针对档案馆内的实体档案管理和保护、人员身份验证中（面部识别、指纹识别等）便可利用射频识别技术。在互联网技术的支持下，利用RFID技术（无线射频），能让档案工作人员精准地感知和了解档案管理情况，确保数字档案、实体档案间的管理有效衔接和融合，提升综合性的智慧档案管理效率。如图1，是基于RFID的智慧档案管理系统功能图。（2）物联网及移动互联网技术。自动识别技术本质上是“输入”，而物联网则是“连接”。在智慧档案管理中，利用物联网技术能实现网络互连，提升智慧档案管理的兼容性，让档案的检索、管理等环节更智能、更人性化。（3）大数据与云计算。大数据不仅具备数据量庞大的特征，还能结合相关数据进行专业分析及预测，功能强大。智慧档案管理中通过搜集和利用大量数据，能深入挖掘档案资源，发现其中更具价值的档案信息，围绕智慧档案管理，能对档案馆的建筑、设备设施、周围环境、人员、业务运行等工作产生的数据进行分析，从而辅助智慧档案管理建设的决策，提升档案管理整体能力。（4）可视化技术。可视化通常指将数据转换为图形，便于使用者更清晰地掌握相关数据，构建人与机器交互的界面，让人和被数据化的物体间实现沟通。以智慧档案管理的库房为例，可建设3D可视化系统，直观清晰地显示库房管理的三维场景，远程监管温湿度、空气质量等环境数据，并联合智能设备监测门禁管理、视频监控等数据，打造出可视化的智慧档案馆。（5）人工智能技术（AI）。利用AI技术能实现对档案的智能搜索、合理分类、安全管理等。以档案的查阅为例，借助于AI技术能快速将信息反馈给用户，降低查阅档案的难度。

图1 基于RFID的智慧档案管理系统功能图

4.提供智慧档案管理建设坚实保障

智慧档案管理建设除了利用核心技术外，强大的保障也必不可少。第一，组织高素质智慧档案管理人才队伍。即便处于智能化时代，也需要有操作人员为整体运作保驾护航，提升人员的信息技术应用水平及素养极为关键。档案馆要提升对智慧档案管理人才的录用标准，加大对应聘人员的考核力度，以筛选出满足智慧档案管理建设的复合型优秀人才。注重对整体人才队伍的建设，要求人员均具备和档案学有关的学术理论知识，还要掌握专业的计算机技术，方能顺利完成智慧档案建设工作。为确保档案信息管理安全性，馆内要定期安排对人员的培训考核工作，要求档案管理人员有正确的思想意识和良好的工作素养，自觉遵守管理规定。制定考核及奖惩制度，注重对人员的综合管理能力（尤其是应变能力）的考核，并鼓励更多技术人员开发研究新型的智慧档案管理软件和系统，进一步提升管理效率。第二，争取相应的政策扶持和资金支撑。现阶段的智慧档案管理系统中还存在许多不足，可参考2022年8月国家档案局印发《关于认真学习贯彻习近平总书记重要批示的通知》《关于加强新形势下档案工作的意见》等文件，争取政策支持，同时结合档案建设实际情况争取资金投入。在政策和资金的双重支撑下及时对现行的系统功能更新优化，提升系统的兼容性及智慧性。第三，提升安全防盗技术水平。随着人们信息安全意识增强，档案管理的安全性也备受关注。为提升智慧档案管理系统的防盗水平，一是可建立高质量的防火墙系统，严防档案资料被泄露；二是可搭建安全监控系统，利用RFID技术来搭建自动防盗报警系统，及时监测档案馆可能隐藏的安全隐患，并利用红色flash点位来警示，快速捕捉问题具体位置并响应，全面保障智慧档案管理的安全性。

四、结语

综上所述，当前智慧生活、智慧城市的“智慧化”理念备受关注，档案学界也开始推动了档案管理智慧化，但由于存在认知、技术及保障上的不足，导致智慧档案管理建设推进缓慢。本文通过剖析当前智慧檔案管理建设的现状，从体系构建、功能设计、先进技术、坚实保障等四个维度重点探究其未来的发展路径，以期有助于优化智慧档案管理系统的运行，并为新时期下的智慧档案馆建设贡献力量。

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（作者单位：山东省枣庄市市中区综合行政执法局）

作者简介：朱金刚（1973—）男，汉族，山东莒县人，本科，中级职称，研究方向：智慧档案管理与未来发展。