基于大数据背景下的智慧城市数字化档案管理

摘 要：大数据技术的应用，促使城建档案管理工作从内容到形式都发生了翻天覆地的变化，相关部门通过对该技术的深度运用，不仅能实现对档案管理资源的有效整合与利用，还能构建数字化城建管理档案，推动智慧城市建设快速发展。本文以大数据为背景，以智慧城市数字化档案管理为探索对象，探寻其有效管理方法，希望能提升智慧城市数字化档案管理成效，为智慧城市发展提供借鉴与参考。

关键词：大数据；智慧城市；数字化档案管理；城建档案

智慧城市是现代化城市建设发展的必然趋势，相关部门做好档案数字化管理工作，不仅对智慧城市的构建和完善有积极推动作用，对档案管理创新发展也大有裨益。档案管理人员要积极探索数字化档案管理价值和模式，充分发挥数字化、大数据技术优势，深入挖掘城建档案管理体系价值，为打造立体化、现代化、智能化城市档案管理体系奠定良好基础。同时，档案管理人员还要借助大数据技术实现档案管理的可视化和集成化，为智慧城市建设与发展提供精准信息和数据支持，推动城市经济长效发展。

一、大数据技术和智慧城市数字化档案管理概述

1.大数据技术的概述

大数据技术主要是以收集数据为基础，以分析挖掘数据为手段，利用数据中相关信息做出预测、判断的综合性科学技术，其包含采集、存储、挖掘分析、安全技术等多个方面，是21世纪的重要战略资源。信息化时代，大数据技术冲击了以往的数据模式，不仅改变了人类的生活，更为人类生活与生存带来极大便利。人们利用大数据技术对庞大繁杂的数据展开处理，不仅能有效挖掘数据中有价值的成分，更对推动智慧城市建设有积极作用，是当前城市化建设中必不可少的先进技术手段。如今，我们正在朝向智能化、数据化、网络化、信息化时代发展，人们可以利用大数据技术获取推动生活与生产方式变化的有价值信息，为人类活动提供数据支持和保障。在智慧城市档案数字化管理中，大数据犹如血液一般渗透其中，为解决智慧城市建设与发展，提升档案数字化管理提供强大的技术支持和助力。基于此，以大数据技术为基础的智慧城市数字化档案管理，更有助于城建数据资源的共享、利用，为数据应用者提供有价值的参考。

2.智慧城市数字化档案管理概述

智慧城市数字化档案管理主要是指以云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术为支点，在数字档案管理基础上，以全面透彻的感知、互动协同的互联、智能融合的应用，以及以人为本的可持续发展理念为主要建设内容，对数字档案信息进行采集、整理、分析挖掘、保存，并通过各种平台利用其为智慧城市建设提供服务的管理系统。随着智慧城市的不断推进，收好、管好、存好、用好城建数据，发挥其应用价值已成为相关部门的重要工作内容。但在庞大繁杂的数据面前，以往的数据管理模式已经很难满足当下城市建设需要，档案管理人员必须要积极采取有效措施，避免有价值的数据资源散落、损毁，数字化档案管理应运而生。除此之外，智慧城市的建设对城建档案管理改革创新提出了新要求，而城建档案数字化管理对智慧城市的建设与管理也起到重要支持作用。特别是在大数据全面应用形势下，城建档案数字化管理必须要围绕智慧城市构建的特征、规律，以及发展需求不断创新升级，这样才能真正发挥大数据技术和城建档案在智慧城市建设中的功能价值，才能推动智慧城市可持续发展。同时，城建档案数字化管理的存在也为智慧城市发展提供服务，为其决策提供数据支持。在不断推进智慧城市过程中，城建档案数字化管理的优势也逐渐凸显，其主要表现为集中管理与分散管理并存、管理结构多样化、管理部门多元化等，这些都为智慧城市建设提供有效支持和保障，是智慧城市建设必不可少的重要助力。

二、基于大数据背景下的智慧城市数字化档案管理的价值

1.有利于强化城建档案数字化管理，为智慧城市建设提供数据决策支持

智慧城市建设中，信息化决策至关重要，其不仅关系到城市建设的运行效率，更关乎城市的规划、建设、管理和服务全过程。档案管理人员对城建数据与大数据技术的合理利用，能有效推进智慧城市建设，确保智慧城市高效、高质量发展。对于智慧城市建设中档案收集范围广、内容多且繁杂等情况，相关部门依托大数据支持和应用，能有效提升档案管理的效率，为智慧城市的有序进行提供保障。不仅如此，随着信息化技术飞速发展，大数据技术与城建档案的融合已成为必然之举，档案数字化管理更成为众人关注的重点。档案管理人员利用大数据技术不断整合、优化档案管理，有效助力智慧城市建设与发展。另外，随着大数据技术的不断深化应用，城建档案数字化管理也会更加高效、先进，特别是在数据采集、分析、共享等方面，更有得天独厚的优势。总而言之，以大数据为基础，以智慧城市建设为目标，城建档案数字化管理能充分挖掘城建档案的数据价值，发挥其作用，盘活城建数据资产，融合现有档案数据资源，使档案数字化管理系统成为智慧城市建设的重要数据平台，并逐渐推动其与智慧城市综合管理深度融合与无缝对接，提高智慧城市建设决策的精准性。例如，在某城市的智慧交通建设中，相关部门工作人员依托大數据技术，构建以位置坐标为基础的交通档案管理系统，通过该系统不仅实现了对城市公交、出租车、私家车等交通工具的全面动态管理，还能对各项数据信息展开实时分析，为公交管理系统提供数据决策支持，保证城市道路交通的有序运行。同时，在智慧交通的路线规划、宏观调度过程中，相关部门只需要利用大数据对以往数据，以及当前车辆进行数据统计、分析，就能实现对交通信息的全面掌控，为用户出行提供路线自主优化，助其避开拥堵路段，提高交通服务质量。

2.有利于降低城建档案数字化成本，提高城市居民的生活品质和幸福感

随着互联网技术、5G技术的深度应用，城建档案也由普通、简单的电子化档案转化为网络化、数字化档案，不仅减轻了档案管理人员工作量，还降低了档案管理工作成本，提高了工作效率。档案管理人员通过自动化文档扫描将纸质档案电子化，并上传、录入数据库中，实现保存和备份，不仅提高了工作效率，也减少了人们的等待时间，提高了生活品质和幸福感。例如，在传统纸质档案管理过程中，无论是归档、分类还是查找资料，都需要工作人员花费大量时间来操作，既消耗了人力、精力，还增加了工作量，降低了工作效率和民众幸福感。而以数字化模式革新档案管理不仅能实现高效、便捷地将资料信息进行有效归档、分类，同时，还能即时生成详细数据信息，便于管理人员查找利用，缩短了档案调阅时间，改善了档案只存不用或利用不当等情况。

3.有利于提升城建档案管理效率，增强现代智慧城市公共服务实效性

城建档案是对以往城建项目规划、招投标、施工、竣工等档案资料的记录、备份，在数字化档案管理中，档案管理人员利用城建档案云管理服务体系，将相关信息录入、备份，供城市建设使用和共享。通过对城建档案数字化管理，不仅能增强档案管理功能的利用率，还能更好地搭建档案管理公共服务平台，实现对城建档案管理的有效整合，推动其创新发展。同时，相关部门以互联网为新理念，以大数据技术为手段，通过对档案数据进行采集、存储、发布、加工、链接等操作，实现对档案管理利用服务定制化、多元化发展，并发挥城建档案最大价值，推动智慧城市建设。

三、基于大数据背景下的智慧城市数字化档案管理策略

1.树立以数字化档案管理为主的发展理念

在智慧城市建设中，无论是智慧城市的规划还是信息化、智能化发展，都离不开以人为本的根本理念。对于城建档案管理人员而言，想要凭借自身优势进一步为智慧城市建设提供助力，就必须要认清智慧城市建设的信息价值，为智慧城市构建、规划提供数据支持和保障。对此，档案管理人员必须要从理念上不断创新，以全新的管理思路、方法重新认识档案管理，并从数字化管理角度宏观了解城建档案管理的特殊性、重要性，与时俱进，提升其管理质量和水平。

首先，档案管理人员要树立提升档案数字化公共服务质量理念，可以通过全方位收集信息、应用数字化管理等方式为智慧城市建设提供强有力的数据支持和保障。其次，档案管理人员要树立精细化、数字化城建档案管理理念，可以通过对智慧城市建设中诸多信息的深层次结合、挖掘，发挥大数据技术优势和数字化档案管理模式优势，提升数字化档案管理质量。再次，档案管理人员要树立起城市配套服务新理念，应明确城建档案数字化管理在智慧城市建设中承担的责任，为智慧城市建设提供高价值数据支持，保证智慧城市建设、决策的合理性和科学性。最后，档案管理人员还要结合档案管理实际情况，以数据挖掘技术、云计算分析技术对现有城建档案信息进行整合处理，形成数字化加工流程，提高档案管理的数字化程度。例如，H城市在智慧城市数字化档案管理中就樹立了以人为本的根本理念，为智慧城市建设奠定良好的理论基础。同时，H市城建档案管理人员还不断创新改进工作模式，牢固树立公共服务理念。在此期间，H市档案管理人员深刻意识到数字化档案管理是智慧城市建设的根本，因此，在工作中紧密结合智慧城市规划，发挥大数据技术和数字化档案管理优势，不断提升智慧城市整体管理水平。

2.构建数字化城建档案管理云服务体系

想要构建以大数据技术为基础的智慧城市数字化档案管理系统，相关部门要加大对数字化档案管理的资金投入，引进先进的智慧软硬件设施，为智慧城市建设奠定硬件基础。对于智慧城市建设中的数字化城建档案管理工作，相关部门也要积极推进各项软硬件建设工作的实施，推动不同地区之间城建档案管理共存、共享，为智慧城市经济建设与发展提供更好的保证和支持。同时，相关部门还要加大对感知设备的投入与应用。例如，智慧城市数字化档案管理的实现主要依靠的是传感器、二维码、RFID、电脑、智能终端等感知设备，对档案信息、纸质化信息、数字信息等进行多层次、多维度感知，并通过网络传输到数据层，展开云计算分析、处理，最终归纳整理成有用的档案数据。

因此，相关部门要积极加大对感知设备的资金投入，要及时升级设备，确保智慧城市档案数字化建设顺利进行。对于硬件方面，相关部门也要综合考虑提升设备的智能化程度，以此强化档案管理工作效率和质量，使其实现更高智能化、数字化发展，减少工作人员的工作量，提高工作效率，推动城建档案数字化发展。例如，S市智慧政务支撑下的电子政务云平台，搭载云环境，以大数据技术为基础，提出信息化建设战略目标，并建立了配套的数字化档案管理系统。在智慧城市建设过程中，S市首先建立一个电子文件中心，并以此为基础建立核心数据库，为数字化档案管理系统的建设奠定牢固的基础。在此基础上，S市根据电子政务云平台发展需求，构建了一个能有效服务于数字化档案管理体系建设与发展的平台，推动城建档案系统化、网络化发展，确保档案信息管理的安全性。之后，S市稳步加强档案数字化建设，在智慧城市构建过程中不断扩充、丰富数据库，加大电子化文件建设力度，提高数字化管理实效性。另外，该市还开通了“网上办事”功能，进一步推进档案信息管理的公开化、透明化，提高档案资源利用价值。在这个过程中，S市通过推进档案数字化进程，逐步实现城建档案数字化、信息化等级，并在智慧城市建设过程中不断完善信息体系，为S市未来智慧城市建设与可持续发展提供强有力的数据和信息服务支持，加快其迈向智慧城市的步伐。

3.打造智慧型数字化档案管理专业人才

智慧城市数字化档案管理发展核心是人才，对此，相关部门必须要重视对人才队伍的打造和建设，要结合自身发展特点、智慧城市建设需求等建立起专业化队伍，并通过多样化、实效性手段激发人才工作积极性和自主性，推动整个队伍整体素质持续提升和良性发展，为智慧城市数字化档案管理提供专业化人才支持和保障。首先，相关部门要认真落实本市人才引进政策，不拘一格大胆聘用外来优秀人才，让外部人才激活内部队伍，增强本部门员工的整体活性。同时，档案管理部门还可以根据员工学历、能力、专业等方面进行针对性培训，要重视培训与人才引进间的沟通，利用政策激励、跨界合作等多种方式建立良好的人才聘用制度，吸引社会中优秀人才、创新人才加入本部门，为部门内部优秀人才培养以及数字化档案管理建设提供保障。其次，相关部门要在部门内部建立起有效激励机制，通过满足优秀人才、创新人才物质和精神上的需求，激活其工作动力，为城建档案数字化发展以及智慧城市建设提供更多人才支撑和保障。最后，相关部门还要不断推进人才成长环境的网络化，利用“互联网+城建档案人才”培训计划，借助大数据技术共享形式和传播优势，推进档案管理人才队伍自我成长，提高档案数字化管理队伍整体能力和水平。

四、结语

新知识经济时代，在数字化环境和大数据技术影响下，城建档案资源实现数字化管理与服务成为其发展的必然趋势。相关部门在融合智慧城市建设过程中，要积极构建数字化档案管理一站式服务体系，全面提升档案管理的质量和效率，为智慧城市建设与发展提供强大数据支持和服务。同时，相关部门还要充分结合智慧城市发展规划，利用大数据技术逐步完善智慧体系，发挥城建档案最大价值和作用，促进城建档案数字化管理优化与革新，提高智慧城市建设水平。

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（作者单位：烟台市住房保障和房产交易中心）

作者简介：于宁（1981—），女，汉族，山东烟台人，本科，中级馆员，研究方向：档案管理。