信息化环境下医院档案安全管理措施

摘 要：在社会经济以及信息技术的不断发展下，涌现出各种类型的档案载体，对医院的档案安全管理工作提出更高的要求。本文主要围绕信息化环境下医院档案安全管理措施展开论述，阐述信息化环境下医院实施档案安全管理的重要性，分析信息化环境下医院档案安全管理存在的问题，并提出医院在信息化环境下加强档案安全管理的相应措施。

关键词：信息化环境；医院；档案安全管理

档案安全是开展档案工作的生命线和底线，是档案管理部门的第一要务，同时，也是一项基本任务，是档案工作者必须落实的基本职责。医院档案记录医院从建设到发展各个方面的资料内容，随着信息技术在医院内部的广泛应用，进一步强化档案安全管理，保障档案的安全性与完整性是医院实施档案管理的必然趋势。

一、信息化环境下医院档案安全管理的重要性

1.有助于提升档案工作效率

医院在自身建设及发展的各个环节，会不断产生各类档案信息，需要通过对相应档案资料的收集、整理、存储来全面推进档案安全管理。而在具体的档案安全管理环节，如果一贯沿用人工管理的方式，那么，医院各部门以及各项医疗工作中所产生的资料、数据的全面性就很难得到保障，从而影响之后的档案调用。但通过引入信息化技术，不仅可以在档案管理人员实施此项工作时为其提供更好的助力，确保全过程档案安全管理工作的实现，而且还可以促进档案工作效率的大幅度提升。医院的日常发展与有序运行需要时刻保持对档案安全管理的重视度，利用多元的针对举措，不断优化具体的档案安全管理环节，能够有效降低相关人员的工作负担，有效提升档案安全管理水平。

2.有助于更好完善地档案内容

医院在开展档案安全管理工作的过程中，如果通过人工方式来维护档案资料的安全性，就会由于一系列的原因而导致管理工作无法落到实处，发挥不出预期的档案安全管理效果，很多档案信息的科学性及合理性也得不到全面保障。而在信息化环境下，档案安全管理与信息技术的有机融合，能够使医院档案得到全方位保护，为后续管理工作的顺利开展提供真实、可靠的信息参考，增强对档案资料的科学化、合理化使用。基于医院之后的良好建設与发展，完整的档案内容可以直接反映出医院整体档案管理水平的高低，还可以更好地保障医院未来的可持续、健康发展，切实提升医院的整体竞争力与管理水平。

3.有助于提升医院的医疗服务质量及效率

医院内部的档案信息资料，不但可以为医护人员的学习、教学、科研等工作提供真实、有效的数据参考，还可以给医院决策、管理等重大事项的开展提供可靠的原始参考依据，在很大程度上影响着医院的医疗服务水平。医院落实档案安全管理，通过与信息技术的有机结合，在提高了档案使用率的同时，还能够为档案使用者创造诸多便利，为医院决策以及提升医疗服务提供更具丰富性的档案资源，推动医院医疗工作效率的显著提升。

4.有助于推动医疗事业的更好发展

医院档案涵盖医务人员的人事信息、患者的就诊住院信息、内部采购等各方面的信息，其中一些信息属于患者与医务人员的个人隐私，在医院后续的建设发展中具有更为有效的价值。医院在实施档案安全管理工作时，通过对信息技术的使用能够促进档案信息优势最大化，进一步提升相关人员的档案安全管理意识，有效降低信息遗失或被恶意损坏等问题的出现率，从而为我国医疗卫生事业的良好发展提供有力支撑。医院立足于档案安全管理工作，并在其中融入先进的信息化技术，以此实现对档案安全的信息化管理，营造和谐、有序的档案管理环境，为医疗事业的稳健、持续发展奠定坚实基础。

二、信息化环境下医院档案安全管理问题

1.存在极大的安全隐患

在信息化环境下，医院实施档案管理工作仍旧沿用信息化与纸质化相结合的管理模式。然而，从实际的管理情况来看，不论是信息化档案管理，还是纸质化档案管理，均存在着明显的不完善性。在信息化档案管理工作进程中，需要以原始数据信息为基础，再进行加工处理，但过程中会不可避免地受操作不当等问题的影响而破坏部分重要信息，以至于医院档案的完整性与安全性得不到确切保障；而纸质化档案管理工作，又会由于储存方式、环境等因素的影响，致使档案管理工作难以呈现出理想的管理成效，对纸质档案的安全性产生一定威胁。医院在管理档案安全的过程中，对此项工作高度重视，确保不同类型档案的安全，为医院的运营发展提供更为稳固的信息数据保障。

2.档案管理思想观念落后

医院档案管理人员在实施工作的进程中，并未真正意识到促进档案安全管理与信息技术融合的作用及价值，单纯地认为开展档案安全管理，仅需实时监管好各项管理流程下的工作即可，并不需要通过信息化技术来实施动态监管。档案安全管理具有一定的复杂性，必须由档案管理人员来全方位监管，以档案资料为对象所展开的各项工作，确保各项管理流程科学化、合理化落实，以期有效提升医院档案安全管理的总体成效。

利用信息化技术，不但可以形成对医院档案的全程监管，同时还可以进一步提升档案安全管理的成效，推动工作的高质高效落实。然而，从医院实际的档案安全管理工作现状来看，部分档案管理人员对于应用信息技术的认知较为片面，并没有与安全管理实现高效融合，不利于医院档案安全管理效果的提高。

3.档案管理人员的意识与能力问题

医院在推进档案安全管理工作时，依托信息技术的助力可以帮助档案管理人员在短时间内完成对档案资料的收集与储存，以此为档案安全管理的顺利实施奠定全面的信息基础。分析档案管理人员的工作情况，主要存在两方面的问题：一是档案管理人员对于信息技术的应用能力不高。比如，大部分管理人员仅掌握了简单的计算机操作，而对更深层次的技术操作方法及手段并没有做到熟练掌握，直接影响信息技术在医院档案安全管理中的有效运用，是一项急需解决的难题；二是档案管理人员的安全管理意识较为薄弱。从医院的档案管理部门来看，不少管理人员对档案安全管理的认知存在偏差，认为此项工作仅是简单地收集、整理、储存医院在发展过程中所产生的各类数据信息即可，而针对重要档案内容的安全保护却有所忽视，甚至会由于管理人员的思想疏忽，导致重要档案信息被损坏或遗失，给医院档案安全管理工作的科学化落实带来不利影响。

三、信息化环境下医院档案安全管理措施

1.建立完善的档案安全管理规章制度

医院要想有效落实档案安全管理工作，就必须制定健全、完善的档案安全管理规章制度，并不断强化对规章制度落实情况的全程监督，同时构建起系统化、长效化的档案管理机制，以保证规章制度的全面贯彻落实。坚持对建章立制与贯彻落实两手抓，并集中针对制度的制定与执行环节的工作，进一步完善医院内部现有的数字档案信息安全制度，坚决落实在建设医院档案信息化的过程中对信息安全的保障工作。针对医院在信息化环境下的档案安全工作，必须从数据、网络、系统、设备等各方面展开强化管理，利用系统、完备的防范体系，从而实现对医院数字档案的全方位保护。电子文件具有易传播、被窃取、易改动等特点，尤其是还不能进行直接识读，而是需要依托特定设备或软件完成读取，这就要求医院在攻克相关技术难题的同时，制定行之有效的管理制度与流程，以此更好地解决电子文件在保真、保密、保读取等方面的问题。

2.积极转变档案安全管理理念

在医院档案安全管理工作的具体落实过程中，要求档案管理人员时刻具备先进的工作理念，切实认识到信息技术对于档案安全管理的重要作用。同时，还要逐步完善此项工作，为高效实施医院档案工作做好基础保障。思想理念是医院推进档案安全管理工作的重要前提，在实际的管理过程中，必须在档案管理人员中展开定期、广泛的宣传，使其深刻意识到信息化技术在档案安全管理中所具备的价值意义，使其树立正确的思想理念，确保医院档案安全管理稳步发展。

第一，对档案管理人员展开与信息化档案安全管理有关的宣传工作，可以借助互联网、宣传栏等，充分发挥信息技术与安全管理工作相结合的强大优势。如果条件允许，还可以为档案管理人员提供一些真实的案例，确保他们能够真正意识到信息技术和档案安全管理相融合的效用，然后再督促他们将其灵活运用到日常的医疗服务工作中，使医院档案安全管理工作更好地落实。

第二，定期组织开展思想教育活动。集中组织档案管理人员参与思想政治教育方面的培训，使其真正认识档案安全管理在医院良好发展中的重要性，并切实转变自身的管理理念，优化创新现有的管理模式，加强对档案安全管理工作的优化与完善，从而为后续各项工作的协调发展提供充足的人员保障。

3.重视对信息技术的运用，及时引入信息安全管理技术

医院在落实档案安全管理工作时，要想减少由于管理工作不到位而造成的档案安全隐患，就必须要引入先进的技术手段，使其成为实施档案安全管理的主要媒介，大幅度降低因为黑客或病毒给医院档案资料造成的严重破坏。

一是引入信息识别技术。基于信息化环境，医院的档案安全管理工作通过运用信息识别技术，能够针对数字化档案的调用、管理等工作形成合理限制，同时对档案管理人员的职责权限做好详细划分与充分明确，促使各管理人员仅能获取自身权限范围内的档案信息，进而保障档案信息的安全性。

二是引入加密技术。此项技术具体运用于医院档案的传输与共享，通过对档案资料做加密、解密等处理，能够进一步提高医院档案在传输过程中的安全性，以此来显著增强对医院档案的保护成效。

三是引入防火墙技术。該项技术主要用于防范病毒、非法入侵等，其实际上是融合相关安全管理软件或硬件，从而给计算机网络搭建一道防护屏障，以此全面保障用户信息的安全完整，是如今档案安全管理工作中较为常用的一项技术手段。

总的来说，医院档案安全管理工作的落实必须强化对各类安全管理技术的重视与应用，以此更好地提升针对数字化档案的管理水平，为医院的可持续、健康发展提供更具全面性与真实性的档案资料。

4.建立线上档案管理平台，落实全生命周期管理

立足于信息化环境，医院要想切实管理好内部档案的安全，进一步发挥自身信息化管理优势，推动管理工作顺利、有序实施，加强线上档案管理平台的建设是十分有必要的，有助于实现对医院档案的全生命周期管理。在科学技术迅猛发展下，传统档案管理方式已然无法满足医院的现代化发展需求，同时也阻碍了医院对自身档案管理优势的展现。因此，医院在具体的档案安全管理环节，重视对线上档案管理平台的构建，通过全生命周期管理的方式来处理并储存相关档案资料，能够最大限度地降低外部因素给档案信息储存带来的不利影响。

首先，搭建系统、完备的电子档案库。对纸质档案与电子档案实施统一管理，从档案录入、整理，再到档案审核、借阅、销毁等各个环节，来帮助医院形成对档案管理情况的整体把握，而且档案资料的安全性也能够得到全面提升。通过建立电子档案库集中管理各类档案资料，可以为更好地开展医院档案安全管理工作提供有效助力。

其次，严格遵守电子化归档、借阅等标准化的管理流程。制定档案管理流程的目的在于更好地规范并约束具体的档案管理环节，确保各项档案管理工作及其内容的科学性及合理性，以此为高质高效地落实信息化档案安全管理打下坚实基础。医院在制定档案管理流程的工作中，必须要与档案管理等相关部门展开实时交流与沟通，积极打破各部门之间的信息壁垒，各类档案资料归档应及时、有效，并高效使用各项档案资料，使其为医院医疗服务工作的开展实施提供支持。

最后，深入分析档案安全管理工作情况，以更好地满足医院档案在建设与发展方面的实际需求。医院在搭建线上档案管理平台时，务必要及时分析自身实际运营发展现状，据此搭建与医院各项管理工作相适应的平台，从而促进医院档案安全管理的智慧化、信息化发展。基于线上档案管理平台的建设，既能够为高效开展档案安全管理提供有力的技术支撑，还可以动态化收集、处理、管理、使用相应的档案资料，有效规避档案丢失或遗漏等问题的出现，促进医院档案安全管理成效整体提升。

四、结语

综上所述，对于医院的档案安全管理工作来说，信息技术在其中发挥着尤为重要的作用，能够为医院档案的完整性与安全性提供坚实的技术保障，促进档案安全管理高质高效落实。文章以信息化环境下医院档案安全管理措施为中心，通过对医院基于信息化环境实施档案安全管理的重要性进行概述，能够使相关人员深刻意识到信息技术对于医院档案安全的实际效用，以及通过对医院档案安全管理在信息化环境下所暴露出的问题进行分析，辅助档案管理人员充分认识到自身工作的不足之处，并对信息化环境下加强医院档案安全管理的措施进行总结，为更好地实施医院后续的信息化档案安全管理工作提供有效参考。

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（作者单位：菏泽市传染病医院）

作者简介：任保领（1981—），男，汉族，山东郓城人，本科，馆员，研究方向：档案管理。