大数据技术在档案管理中的应用

关键词：大数据技术；档案管理；应用路径

中图法分类号：TP311 文献标识码：A

目前，我国的档案管理大部分采取纸质档案管理模式，而随着大数据时代的来临，这种传统的档案管理已然不能满足现阶段的实际需求。在档案管理中应用大数据技术具有重要意义，因此，有必要分析应用过程中存在的问题，并予以解决，从而确保大数据技术在档案管理工作中充分发挥出应有的价值和作用。

1大数据技术的内涵

在互联网技术高速发展的趋势下，网络用户不断增加，因此网络中存在海量的数据。充分挖掘及整理这部分数据，从而获取有效信息，对档案管理工作具有重要意义。大数据指的是网络中所有用户的行动痕迹及留存的相关资料，包含用户的各种信息及需求等。所谓大数据技术，实际上就是对所有的数据信息进行整理及筛选，从而获取相关数据信息的先進技术。而在档案管理中充分应用大数据技术，有效整理及分析这些数据，就可以使这些数据成为更有价值的信息资源。

2大数据技术在档案管理中的积极作用

将大数据技术有效应用到档案管理工作中，能够提升档案管理工作的质量及效率，尤其是能够实现档案利用率最大化。

2.1提升档案管理质量

（1）在档案管理中应用大数据技术，能够有效提升档案收集效率，而档案收集效率又对档案管理质量产生影响，可以进一步提升档案管理质量。对于档案管理部门而言，其在对档案资源进行收集时，应充分应用大数据技术，一方面能够有效收集充足的结构化档案信息，另一方面能够收集各种非结构化档案信息，进而扩大了档案信息的收集范围。

（2）在档案管理中应用大数据技术，能够有效提升档案储存效率，而档案储存效率越高，则档案管理也就更加安全。档案管理部门在存储档案时，将大数据技术应用其中，以实现云储存，转变了以往档案储存方式，在档案管理平台中实现了多媒体视频、音频以及图片、文档的储存。

（3）在档案管理中应用大数据技术，能够有效提升档案分类效率。只有对档案进行有效的分类管理，才能够确保档案应用效率。在档案管理工作中应用大数据技术，能够深入挖掘档案信息，同时对这些信息进行分类，有利于对档案信息进行分类管理、检索、应用以及存储，以构建深度融合、全面丰富的档案信息资源数据库。

2.2提升档案服务效率

只有所有的档案信息得到充分的利用，其价值才能够得到相应的体现。对于档案管理部门而言，其档案管理的目的是不断提升档案服务的效率。首先，通过充分应用大数据技术，档案管理部门在进行分类检索、管理、储存以及全面收集档案信息的过程中，提升了档案服务的能力，能够快速地满足用户对档案服务的需求。其次，在档案管理工作中应用大数据技术，能够使档案管理部门在提供档案服务的过程中，对用户信息进行深入挖掘，充分利用大数据技术来分析及挖掘相关数据，整合零散的档案信息，对用户的行为进行准确的分析及预测，使用户实际需求和档案信息完全契合，从而实现档案服务智慧化。

3档案管理中应用大数据技术存在的问题

目前，尽管通过应用大数据技术使我国的档案管理工作更加方便和高效，然而在实际应用的过程中还存在诸多问题。

3.1部分人员对大数据技术缺乏重视

现阶段，我国一些地区的档案管理人员对于档案管理的核心内容以及基本职能缺乏充分的认识，尤其是对于档案管理中应用大数据技术缺乏重视，通常将档案管理看作是一个流于表面的简单工作。例如，部分档案管理人员在进行日常工作总结和制定部门发展规划中，几乎没有与大数据技术在档案管理中应用相关的内容。同时，许多档案管理人员使用的计算机设备和软件相对滞后。正是由于部分档案管理人员缺乏重视，导致大数据技术在档案管理工作中应用效率较低。

3.2部分档案管理人员的大数据素养较低

尽管部分档案管理人员拥有较高的管理水平及丰富的管理经验，然而，由于根深蒂固的传统管理思维难以及时转变，导致其缺乏一定的创新发展意识，往往都是秉持“尽量少做事”的态度，在思想上对信息化建设具有一定的排斥心理，甚至为了不参与信息化建设的培训及教育活动而编造各种借口，导致自身无法熟练地应用信息化设备，阻碍了单位及企业的信息化建设进程。与此同时，部分档案管理人员的管理理念未与时俱进，还停留在传统管理理念中，对于档案管理中应用大数据技术缺乏正确的认知，只是将其作为对档案资料进行保存的一种简单技术，而未充分认识到大数据技术在挖掘档案价值中的重要意义。

3.3档案信息管理标准不统一

在我国，各个地区的档案信息化管理标准各不相同，即使是某一个地区中的各个部门也有所区别，实际上并未贯彻落实信息化管理机制，导致档案管理工作缺乏规范统一的标准，缺乏明确的工作方向及目标，最终造成档案资源共享及信息化建设成效不理想。

3.4档案信息安全性不足

在档案管理中充分应用大数据技术，虽然能够有效提升档案管理工作的效率，精简原本繁杂的工作流程，但是，这也使档案管理系统受到攻击的概率大大增加，如受到黑客的攻击或者人为操作失误等，这些都会导致系统瘫痪，从而丢失重要的信息，严重时可能会导致部分重要文件彻底丢失，无法进行修复及找回。因此，需要进一步提升档案信息的安全性，以促进大数据技术在档案管理中的充分应用，有效提升档案管理工作的效率及质量。

4大数据技术在档案管理中的应用策略

4.1尽快转变思想

若要实现大数据技术在档案管理中的充分应用，就必须单位及企业负责人具有高度的认知。作为单位或企业的负责人，应该积极查阅及学习有关档案管理的资料及文件，积极主动地参与相关活动，以吸收和学习其他地区同职能部门有关档案管理工作的实践经验和技术，对档案管理工作的核心内容及职能进行充分了解，把档案管理工作作为单位或企业的重要工作来开展，在思想上加强对档案管理工作的重视。同时，还要在部门中塑造良好的档案管理工作氛围。要在定期开展的工作总结大会中重点指出档案管理工作的重要意义，根据档案管理工作对各个部门的具体影响进行深入分析，并按照年度目标对档案管理工作的月度及季度目标进行明确，提升与档案管理工作相关的计算机等设施的配置，采用性能最佳及当前最先进的档案管理系统，以提升管理人员对档案管理工作的重视程度，自上而下共同努力做好档案管理信息化建设工作。

4.2提升管理人员的大数据素养

若要充分发挥大数据技术在档案管理中的积极作用，就必须确保档案管理人员具有一定的大数据素养。单位要加强对档案管理人员的相关培训，通过针对性的培训方式及内容来切实提升档案管理人员的大数据素养及专业水平。

应当采取每周一次定期培训的方式，构建持续性及常态化的培训模式，从而培养档案管理人员积极主动学习的良好习惯。传统的培训内容大多都是将岗位技能及专业理论知识作为重点，并未进行充分的融合及创新。通过大量实践表明，必须在培训内容中充分融入大数据技术及创新教育理念，将理论和实践进行有效结合，使培训内容更加全面和实用。

应当以PPT的形式来展现培训内容，通过多媒体设备播放相关内容，还要通过工作交流活动以及主题研讨会等，使培训形式更加的多元化及具有灵活性，以防止由于培训形式一成不变导致档案管理人员对培训活动缺乏参与兴趣。此外，要通过开展主题讲座的方式，提升档案管理人员对档案管理信息化建设在个人及部门发展中重要作用的认识，使档案管理人员能够积极地结合自身发展和管理目标，促进档案管理人员对档案管理工作积极创新，不断提升他们的专业素养及大数据技术应用能力。

4.3完善档案信息化管理制度

首先，单位或企业要积极主动地学习与借鉴当前先进的管理机制，探究以往管理机制存在的不足，明确大数据技术应用于档案管理中的重点及难点，从而对当前采用的档案管理机制进行相应的调整及优化。比如，针对档案管理监管机制，要制定明确的制度，以此对其信息化建设目标以及具体的工作流程进行明确，档案管理人员必须严格遵守相关规范来开展相应的工作，并采取相应的奖惩制度，对遵守规范行为的给予适当的奖励，反之则给予适当的处罚，以确保大数据技术在档案管理工作中的有效应用。

4.4完善安全防范措施

对于档案管理人员而言，必须正确认识大数据技术在档案管理中的重要作用，在科学合理地应用大数据技术的过程中，要定期检查及评估档案管理系统，从而有效找出系统漏洞，并及时进行修复。同时，要对杀毒软件进行定期维护及更新，必须严格按照相关规范进行操作，安排专门人员对系统进行维护，通过这些方式提升系统性能，防止出现信息丢失及被盗的现象。建立完善的档案资源管理平台，使各个部门能够将信息上传到平台中，由系统对这些信息进行储存和整理，而档案管理人员则可以通过分析及应用这些信息，使信息资源更加全面和有效。

5结束语

将大数据技术应用于檔案管理工作中势在必行。要充分认识到传统档案管理方式的不足，高度重视大数据技术对档案管理的积极作用，要采取完善的档案管理机制以及针对性的培训方式，从而不断提升大数据技术在档案管理中的应用水平，进而促进档案管理模式创新，提升档案管理工作的水平及服务效率。

作者简介：

刘慧（1987—），本科，馆员，研究方向：档案管理。