大数据时代下高校数字档案资源建设之路

尹承龙

档案管理工作具有社会性。高校是人才聚集地，其在发展中会产生大量的档案信息。信息化时代的到来使高校档案信息具有大数据特征，因此高校档案资源极为关键。顺利开展档案资源建设工作还有利于提升其他工作的效率。现主要研究如何在大数据时代背景下高效开展高校数字档案资源建设工作，提出高校数字档案资源建设的新思路，为后续相关工作的开展提供借鉴。

大数据时代的本质就是借助先進技术充分挖掘各类数据，并实现对数据的合理利用，高校档案资源就是众多数据中的一部分。高校是人才聚集地，若是在发展中未及时有效地进行档案资源建设，将会影响相关工作的顺利推进。因此，高校和政府机构需要着重研究大数据时代高校数字档案资源建设工作的开展路径，以提升高校各项工作的效率。

高校数字档案资源建设的优势

高校数字档案资源建设立足于现代信息技术，因此为了顺利完成高校数字档案资源建设工作，高校应积极引进信息技术专业人才，使其承担主要的建设工作。高校在完成数字档案资源建设工作后，会明确划分各部门的职责。由于各部门的数据库具有紧密联系，可以共享数字档案资源，从而避免出现“信息孤岛”，这为各部门工作的开展提供了数据支持，显著提升了高校各项工作的效率。此外，高校各部门会将丰富的数字档案资源汇总到档案馆，为高校师生提供一站式服务。由此可见，高校数字档案资源建设工作的重要性，同时其也是高校在大数据时代创新发展的必然选择。

大数据时代高校数字档案资源建设面临的难题

资源方面存在的问题

1.高校数字档案资源体量大、类型多

高校数字档案馆建设的核心是数字档案资源。但其来源广泛，形式和种类复杂多样。大数据时代，高校的数据呈现出海量式增长的趋势，如日常信息服务、机房设备，学生选课、考试、借书等都会产生大量数据。这些数据包括文本、视频音频、图片图像、动态和静态网页等多种形式。其中，传统载体档案的数字化转换以及电子文件归档是数字档案资源最主要的两大来源。如今，高校数字档案资源除了电子文件和数字化档案外，还包括与高校有关的各类网络资源。

2.高校数字档案资源分散，质量参差不齐

高校数字档案资源来自高校不同部门的数据库，各个数据库自成体系，且建设标准不统一，这导致各部门之间沟通不畅，存在数据异构的问题。此外，巨大的数据量考验着服务器的响应速度和吞吐能力，非结构化、半结构化数据格式又考验着数据库的性能。在海量的档案资源中有许多重复、交叉的内容，这对档案工作人员的技术能力和个人素养提出了新的要求。

3.档案信息的挖掘不深入

信息化时代下，人们每日的工作和生活都离不开网络，会不断产生各类信息，相关工作人员应深入挖掘各类信息的潜在价值。高校数字档案资源建设工作也是如此，如果只是浅层次地利用数字档案资源开展工作，没有深入挖掘数字档案资源的内在价值，就无法充分发挥出档案资源的作用。

技术方面存在的问题

数字档案资源工作人员可以从采集、处理与集成、分析、解释四个阶段入手处理数据。其中数据分析是最核心的部分，也是深入挖掘数字档案资源价值的关键环节。由于高校数字档案资源的大数据特征显著，所以，工作人员可以使用大数据技术深入挖掘数字档案资源的价值。过去，工作人员大多采用随机采样分析法挖掘档案资源的价值，但是采样分析的随机性会直接影响档案资源分析的准确性。在数据处理和集成环节，工作人员需要提取、重构、集成异构数据，并按照相关标准分门别类地储存，形成可供分析的原始数据，不仅可以保证数据的质量与可靠性，也促使数字档案得到精细化管理。但是，当前高校各部门没有建立统一的数据标准，内部档案信息管理系统在与外部信息系统进行对接的过程中会产生许多错误数据，造成数据冗余，这对数据清洗环节提出了严峻的考验。此外，因为离线冷数据和在线热数据的数量众多，所以可以运用分布式计算法对档案资源的价值进行深入挖掘，而这对数字档案资源整理和筛选工作提出了迫切要求。

思维方面存在的问题

以往，高校在开展档案资源管理工作的过程中，大多是将业务作为关注重点，所以会出现无法将档案资源的利用需求和服务要求联系起来的情况。服务理念的落后导致资源建设和用户建设脱节的情况加剧，高校档案馆很少对用户分类进行深入研究。大数据时代，高校数字档案资源建设的意义并不在于存储，而是应该以用户为中心，借助现代化技术，深入挖掘数字档案资源的隐藏价值，为用户提供个性化服务，真正有效地将数字档案信息转变为档案知识，实现高校数字档案服务的转型与升级。

高校数字档案资源建设内容

实体档案数字化处理

高校档案资源建设中实体档案的作用显著，且地位极高。从载体和内容的角度来看，实体档案除了纸质档案外，还有录像带、磁盘和照片等形式。工作人员对高校实体档案进行数字化处理，将纸质档案转变为数字档案，如此在进行基本的档案资源检索时可以直接检索文件的标题，大大提高了工作效率。工作人员还可以采取数字化方式处理声像档案，借助扫描仪并结合相关标准处理照片档案等。各个高校都有大量的档案资料，而且存储的实体档案资料内容复杂，因此对全部实体档案进行数字化处理，可以有效提高各项工作的效率，为后续高校数字档案资源建设工作的开展奠定基础。

档案资源数据库的建设

高校数字档案资源建设工作中数据库具有显著作用。在不断推进档案数字化发展的过程中，以网络数据库为基础，有利于顺利开展高校数字档案资源建设工作，全面反映高校的数字档案资源建设现状。

首先，在高校数字档案资源建设的过程中，应该将设置检索功能作为工作的切入点，构建数字档案资源数据库，方便师生快速检索数据。其次，需要建设特色专题数据库。学校在开展管理工作的过程中，可能会多次使用某些专题的档案资源，相关工作人员应根据学校的要求建立特色专题数据库，精准对接用户的知识需求，这是高校数字档案资源建设工作的突破口，可以充分发挥出高校数字档案资源的真正价值，加快数字档案资源建设的进程，方便高校各部门实时共享专题档案资料。不仅如此，建设特色专题数据库，还可以充分展示高校的办学特色。因此，学校各部门之间应紧密联系起来，积极建设特色专题数据库，有效解决教学和科研工作中存在的档案资源利用不便的问题。

档案信息网站建设

高校通过建设数字档案资源网络平台，并在其中设置导航服务，有利于用户快速查找所需要的档案信息，学校也不需要花费更多的资金建设新的档案馆，在降低成本的同时提高了信息检索效率，使用户的多样化需求得以满足，为高校数字档案资源建设工作的开展做好了准备工作。因此，许多高校都开始积极建设数字档案馆，借助互联网和信息技术，构建档案信息平台。但是，在平台的建设过程中还存在如下问题。部分高校档案信息平台的信息不全面，很多档案资料都被封存，只有一小部分档案资料是因为超出三十年的存储时间才公布在网络平台上，而且只能通过内部局域网才能进行查阅。部分高校的档案网络平台信息只是对汇编活动内容的整合，尚未深度挖掘档案资料内容的价值，且更新不及时，降低了数字档案资源的实效性，难以突显学校特色。因此，在实际搭建网络平台的过程中，高校工作人员应着重考虑档案资源的运用方式，深度挖掘数字档案资源的潜在价值，及时更新档案内容，以满足用户的知识需求。

大数据时代高校数字档案资源建设的路径

整合高校数字档案资源，建立统一的数字管理标准

数据在社会中具有重要作用，尤其是在大数据背景下。在高校传统档案资源转化为数字资源的过程中，最主要的是数据资源。相关工作人员应提高对大数据的重视程度，推动高校数字档案资源建设工作的顺利开展。因此，高校需要及时转变数字资源建设思路，结合大数据时代的特征树立新型数字档案资源建设理念，在数字档案资源建设中融入馆藏数字资源和高校网络资源。另外，工作人员还可以借助云计算技术将资源虚拟化，并集中整合在云平台上，形成资源存储池。一方面，可以有效避免“信息孤岛”的出现；另一方面，方便工作人员对数字资源的统一管理和利用，方便用户快速获取信息。因此，工作人员要充分利用云计算技术开展高校数字档案资源建设工作，构建云平台，将不同业务系统和网站中分散的数字档案资源整合起来，并按照标准档案格式和类型进行分类储存，实现高校数字档案资源的优化配置。

基于云计算技术构建大数据挖掘体系架构

在大数据环境下，云计算技术的应用价值极高，其所具备的并行处理能力和存储能力是构建数据挖掘体系架构的重要前提，可以最大程度地发挥出高校数字档案资源的真正价值。高校数字档案资源体系架构主要分为三层。第一层，云计算平台层。要想充分挖掘数据资源的价值，云计算平台层是重要的技术支撑，主要作用是存储和整合各类档案数据。第二层，数据挖掘处理层。其主要作用是预处理海量的档案数据，并采取信息化技术对档案数据进行智能化分析，通过读取数字档案资源对数字档案资源进行格式的转化和统一。而后经过数据清洗，利用算法数字档案资源进行识别和统计，分析其内在规律。第三层，展示服务层。其是平台与用户互动的接口，可以通过可视化界面向用户展示数据处理结果。高校档案工作人员在借助云计算技术构建大数据挖掘体系架构的过程中，还需要采取措施保护档案数据的安全，如树立数据保护意识，对档案数据进行定期检查，及时更新补丁，设置防火墙等。

以用户为中心，高效利用数字档案资源

在大数据时代，高校数字档案资源建设应该以用户为中心，通过搭建集利用服务与知识共享为一体的网络化服务平台，为其提供个性化知识服务。首先，高校档案工作者必须及时更新工作理念，重视数字档案资源知识服务在高校发展中的重要作用，应从数字资源的管理者转变为知识的提供者。同時，数字档案资源工作者还应该重视档案资源的开放和共享，主动且深入地挖掘用户的知识需求，以确保知识服务工作的开展具有针对性和科学性。其次，工作人员应重视优化和完善知识服务技术，学会运用数据挖掘技术，深层次挖掘和分析数字档案资源的潜在价值，使数字档案资源中蕴含的隐性知识显性化。最后，工作人员还需要采集用户的静态数据和动态数据，通过数据清洗，将与用户特征无关的数据删除，然后利用数据挖掘技术对用户数据进行计算，分析不同用户的利用需求特征，并在此基础上构建用户分类数据库，最后再借助可视化方法描述用户的需求。通过对用户行为的动机与特点进行分析，可以明确高校档案数字资源建设的重点，有针对性地优化高校数字档案资源的配置，进而向用户提供精准个性化服务。

本文主要分析了大数据时代背景下，高校数字档案资源建设工作的现状，对涉及的相关内容与在工作过程中遇到的难题进行了详细讨论，明确了数字档案资源建设工作开展的新思路。要想提高档案管理工作的效率，高校数字档案工作人员应以全新的方式建设高校数字档案资源，充分挖掘数字化档案资源的潜在价值，满足高校师生的多元化需求，推动高校数字档案资源管理和建设工作的创新开展。

河南省软科学计划研究项目“濮阳市扶贫资金绩效管理问题研究”（编号：202400410413）。

（作者单位：濮阳职业技术学院）