大数据让档案管理变得更智能

李亚楠

当前，事业单位的发展水平不断提升，通过各种招考模式进入事业单位的人才变得越来越多，但是档案管理却仍是人们很少关注的一类职业，久而久之，档案管理工作便陷入了尴尬的发展境地。现立足于当前发展实际，对大数据时代背景下事业单位档案管理工作存在的问题和具体的质量提升策略予以详细分析和阐述，希望借此不断提升档案管理工作水平和质量，为事业单位各项业务的发展奠定坚实基础。

大数据时代的到来为档案管理的数字化发展、信息化发展奠定了坚实的基础。主动进行档案信息化建设和数字化建设是时代发展的必然要求，对提升事业单位档案管理工作的便捷性、有效性具有至关重要的意义和作用。在新时期背景下，事业单位档案管理人员在进行档案管理时，只有将大数据技术、信息化技术与档案管理工作相结合，才能提升事业单位档案管理效果，继而为事业单位的发展保驾护航。

事业单位档案的主要内容、具体范围、核心价值

主要内容

事业单位档案是事业单位在长期发展过程中所形成的一系列原始资料，其不仅可以见证事业单位的发展历史，同时还记载了大量重要事件，具有明显的规范性、服务性以及分散性特点。事业单位档案记载了事业单位在整个发展阶段所开展的重要活动、发生的重大事件，其对事业单位每一项工作的开展而言，均具有十分重要的价值。随着现阶段事业单位体制改革程度日渐加深，再加上信息化技术在档案管理领域的大力应用，事业单位传统档案管理工作日渐显现出制度有待完善、工作方式不新颖、档案资源利用率低等相关问题，进而导致档案管理水平持續下降，因此，按照事业单位本身的基础运行需求和档案工作的发展特点逐步完善档案管理工作可谓迫在眉睫。

具体范围

第一，行政类档案。行政类档案普遍以上级下发的文件、本单位下达的文件、各部门工作计划等内容为主，这些档案属于行政范畴，是事业单位行政工作的核心内容。上级文件档案通常都是下发给各部门的学习资料，譬如与重大会议精神有关的演讲比赛记录和活动通知等，都属于上级文件；本单位文件以本单位的规章制度、活动开展记录等为主；工作计划与总结是指各部门、各人员按照单位发展要求所撰写的工作计划，通过提交工作计划和总结，便可以指导单位领导层改进单位建设方案。

第二，人事档案。人事档案是指事业单位中每一名在编人员的档案，记录了在编人员的基本信息、奖励信息、惩处信息等方面。人事档案对每一位职工来说都十分重要，无论是职称评定或是岗位转调，都离不开个人档案。若是没有个人档案，亦或是经过调查存在与事实不符的情况，都将被视为无效。

第三，财务档案。众所周知，事业单位和行政单位之间存在很大差别，因此二者的财务档案也截然不同。事业单位财务档案涵盖了单位日常财务支出凭证，不仅有每次财务支出的用途，还有财务支出金额以及发票等，这些信息均要详细记录在案。另外，事业单位财务档案中还会涉及年度预算方案、预算调整方案、财务决算方案等，这些均可为事业单位下一阶段的财务总结预算工作的开展提供支持。

第四，业务档案。事业单位业务档案普遍涵盖了业务学习、业务考核以及业务会议记录等多项内容，譬如事业单位每年组织的招考活动就属于其业务范畴，其中涉及到的考试大纲和课本以及参考资料等，均属于业务档案。再有就是事业单位组织开展的业务培训活动，以及由于业务需要而必需采购的期刊杂志等业务资料，都是事业单位业务档案管理的主要对象。在新时期背景下，唯有提高对业务档案管理工作的重视程度，才能为事业单位以后的业务开展提供强有力的支持。

核心价值

首先，档案的核心作用在于其能够为事业单位的领导层和决策层提供参考依据，并利用其本身所具有的服务性特点，帮助领导层和决策层提高工作效率；再就是将档案管理和信息化技术相结合，还能够为各部门、各人员提供便捷的档案信息查询服务。

其次，事业单位档案基本上都是以领导层公文资料为主，对此类资料加强管理是提升事业单位文书档案管理水平的关键所在。对公文资料的纸张、字迹和传递流程的有效管理，体现了事业单位档案管理的规范性。

最后，事业单位档案管理水平和档案部门所存储档案资料的完整程度有着密切关联，而事业单位档案具有分散性特征，单位内部各职能部门均有很多档案。正是档案分布的分散性，使得档案管理难度上升，进而造成档案收集不完善的情况出现。

大数据背景下事业单位档案管理工作的现存问题

档案信息化建设制度亟须完善

当前，很多事业单位都没有对档案管理信息化建设工作加以重视，并且没有打造出规范且有针对性的档案管理体系，更没有与信息技术进行深度融合，如此一来，事业单位档案资源的开发、利用等进程均会受到影响。因此，事业单位在进行自身信息化建设时，要重视基础设施建设和软件环境建设，将档案信息化建设和管理摆在重要位置，进而提高档案信息化的建设水平。

档案信息管理基础薄弱

在开展实际工作的过程中，绝大多数事业单位的档案管理工作人员普遍将工作重点放在了档案收集和档案整编上，而在信息化处理和信息化工具应用方面的重视程度不足。另外，一些事业单位的信息系统建设水平相对来说比较落后，信息化管理能力不足，不论是硬件系统还是软件操作，都难以满足大数据时代事业单位档案管理需求，以至于档案信息化管理根基薄弱，难以充分发挥出信息化技术优势和档案资源优势，最终影响事业单位的发展前景。

档案利用路径狭窄

绝大多数事业单位在利用档案资源时，普遍缺乏对档案工作现状、未来发展需求的了解与分析，导致那些极具保存价值和利用价值的档案资源被“束之高阁”，未能和先进的档案管理平台、办公信息系统等形成有机互联格局，同时也没有做到以需求为导向，不仅档案利用方式陈旧，而且档案资源传递方式也十分单一，未能有效拓宽档案资源传播路径，削弱了事业单位档案资源的价值。

档案管理人才相对不足

人才是事业单位发展过程中所需的重要资源，在大数据时代背景下，事业单位进行档案管理信息化建设离不开充足的人才资源。纵观现状，不难看出，人才不足始终是阻碍事业单位档案信息化建设的一大因素，事业单位信息化建设工作虽在如火如荼地进行着，但是由于受到档案管理岗位薪酬水平和档案管理职业发展等各种因素的影响，常常难以招聘到能力和素养兼备的优秀档案管理技术工作人员，而往往杰出的档案管理人员又极易流动到其他部门，所以事业单位现有的档案管理专业人才团队力量比较薄弱。

大数据背景下事业单位档案管理工作质量提升策略

落实制度化管理举措，推动档案管理有条不紊地开展

唯有加强档案管理力度，才能推动事业单位内部各项工作的有序、有效进行。制度是企事业单位高效运转的基础保障之一，正所谓“无规矩不成方圆”，若想推动档案管理工作稳步发展，首先就要制定行之有效的管理制度。

第一，应该详细整理在职工作人员的档案资料，根据事业单位的发展要求，按照不同的档案类别对档案资料进行有针对性的归类处理，以便日后查找。另外，要完整记录事业单位中新进人员的档案，对于退休人员的档案资料，要根据具体操作程序进行有效整理。

第二，在对事业单位中转调人员的档案资料进行整理时，需要制定正规的档案提取制度和档案转接制度，通过此种方式保证档案交接的过程中不会出现差错，更不会由于未能对中间环节进行严格把控而致使档案资料丢失。需要注意的一点是，在进行档案整理的过程中，档案管理人员需要根据编号對档案进行有效分类，对于那些外借的档案一定要详细记录在案，其中包括借出时间和归还时间等，待档案归还之后需根据之前的分类标准将其放回原来的位置。

对档案资源中的多样化数据进行深度整合

在大数据背景下，事业单位在进行档案管理时，务必要持续关注档案的信息化管理和工作转型，要充分发挥出大数据技术的优势。档案管理人员要切实做好档案数据信息归档以及分类工作，数据信息格式必须规范统一，这样才能彰显出信息化技术、大数据技术的作用，最终将档案数据信息挖掘工作、提取工作等落实到位。随着大数据技术的不断发展，事业单位档案数量和种类都在持续增加，从大量档案资源中提炼有价值的信息成为了事业单位档案管理工作的重点。要切实做好档案资源的整合、分类、格式调整等一系列工作，全方位、多角度地发挥出大数据技术优势，这样才能推动档案管理工作有条不紊地开展下去。

加强对档案保密技术的应用

首先，应充分使用先进的防火墙技术。对防火墙进行有效的设置和优化，构成优质的防护体系，进而避免计算机信息外泄，全面保证档案信息安全，促进事业单位的发展。在科学合理地使用防火墙技术的基础上，应该根据不同岗位的发展需求，及时设置好对应的访问权限，每个用户均要登入对应的端口去访问信息。在设置好访问权限后，还应该定期更新访问权限的期限，从而规避黑客入侵等问题。由于病毒具有一定的随机性和难预测性等特点，事业单位一定要主动加强对防火墙的监控力度，对防火墙动态进行全面关注，及时过滤有害信息，若发现某些程序中带有病毒，系统就会自动预警并启动保护程序，有效处理病毒。

其次，应建立优质的网络安全保障机制。事业单位在进行档案管理时，要想建立和落实网络安全保障机制，关键是要制定一系列行之有效的使用操作规程，用制度去规范档案管理人员的行为。另外，要对计算机自身所存在的硬件问题进行严密检查，加强设备维护，特别是要对计算机网络服务器和单位中心机房予以定期检查，只有这样才能保证服务器设备的不间断供电，从根本上提升机房环境的安全性、稳定性。

打造档案信息管理数字化平台

事业单位档案管理过程中所涉及档案信息相对来说比较复杂，既有图文，还有音频、视频等多种形式。大数据技术、信息化技术的大力发展对数据信息提取工作提出了更高的要求，为了使以上技术在事业单位档案管理工作中得到高效应用，就一定要和事业单位的实际发展情况相结合，全面完善单位内部的信息化数据平台，切实做好线上数据挖掘和数据提取以及数据处理等一系列工作。再者，要将档案管理信息化平台和互联网相联，通过联网的方式促进各部门档案数据资源的共建共享，这样便可切实提升各部门、各人员的工作效率，满足事业单位的发展需求。另外，在事业单位档案信息数字化平台的建设过程中，要注意完善平台的对外宣传功能，使外来访问者能够从中了解并掌握本单位的实际发展情况和单位文化，平台也能从中掌握用户的相关隐性需求，继而更好更优地为民服务。

加强档案管理人才建设

首先，在新时期，事业单位应引导档案管理人员加强对大数据专业知识、专业技能的学习，使之能够明确大数据的概念、特点、作用、应用方法。还可以邀请业界专家莅临指导，加强档案管理人员对大数据知识和技能的认知，从根本上强化自身的大数据应用意识。

其次，事业单位档案管理人员要具备“活到老、学到老”的精神，主动参与单位组织的培训、进修等活动，业余时间还要经常自学，不断为自己“充电”，主动探索事业单位档案信息化管理的手段、模式，不断提升自身的工作效率，为事业单位的发展贡献力量。

最后，事业单位可以从相关高校中选拔一部分人才，使其担任档案管理工作，同时要适当提高其薪资待遇，真正留住人才，如此方可壮大档案管理队伍，提升档案管理的整体水平，为以后事业单位各项事业的发展提供支持。

综上所述，步入信息化时代后，事业单位档案管理工作发生了翻天覆地的变化，唯有持续提升事业单位档案管理工作效率与质量，才能推动事业单位的综合发展。在事业单位档案管理信息化建设的过程中，或多或少存在一些问题，当务之急就是要落实制度化管理举措，对档案资源中的多样化数据进行深度整合，同时还要加强对档案保密技术的应用，打造档案信息管理数字化平台，加强档案管理人才建设，从而提升事业单位的档案信息化管理水平，为事业单位的可持续发展奠定坚实基础。

（作者单位：驻马店市中心血站）