人事档案信息化管理发展之路

马勤

随着当代社会信息化的迅猛发展，信息技术在各行各业得到广泛运用。人事档案管理也不例外，同样需要引进信息技术，进行信息化管理。人事档案信息化管理既能提升人事档案管理的效率，还能保证人事档案的安全性。现通过对人事档案信息化管理面临的挑战进行深度探究，提出相关策略，以期为人事档案信息化管理工作提供有效参考。

人事档案管理工作主要体现在人事管理活动中，包括个体的学历、工作表现以及工作经历等。随着信息技术的快速发展，传统的人事档案管理模式已经不能满足社会日益增长的需求，这对人事档案管理的精细化提出了越来越高的要求，也为人事档案管理工作带来了巨大挑战。人事档案信息化管理是时代发展的必然趋势，但在发展过程中，其难免会遇到各种问题。针对发展中各个阶段遇到的问题，本文提出了合理有效的对策，旨在实现人事档案管理信息化。

人事档案信息化管理的重要意义

随着信息技术的快速发展，传统的管理方法已经不能满足社会的发展需求，因此，信息化管理模式得到广泛应用。目前，人们高度重视人事档案工作，但如果只利用人力进行档案管理，将无法达到高质量与高效率的管理效果；而如果将信息技术融入其中，则可以从根本上提升人事档案管理水平。

人事档案信息化管理与传统档案管理相比更加便捷。例如，人事档案录入、保存、查询以及利用等都无需人工操作。另外，信息化平台还能对人事档案进行个性化管理，如对相关人员的年龄、民族以及兴趣爱好进行查询，基于此，管理人员便可以进行信息分类，对人事档案的相关数据进行深度探究，并根据相关人员的需求为其提供所需要的信息资源。综上所述，人事档案信息化管理的重要意义可以归纳为以下几点。

提高人事档案信息的时效性

以往的人事档案管理主要以纸质档案为主，管理人员收集、整理和管理档案需要进行大量的重复操作，无法保证人事档案信息的时效性。现阶段，信息化技术给人事档案管理工作带来了便利，管理人员只需要将相关数据录入系统，就可以顺利完成工作。这从根本上提升了人事档案管理工作的效率与质量。

改革与创新人事制度

在信息时代，互联网技术已经普遍运用到人们的生活和工作中。从人事角度出发，相关工作人员只需要使用信息技术就可以开展招聘工作，选拔优秀人才。信息技术在人力资源管理中能够有效记录入职员工的不同表现，并随时更新人事档案信息，进而加大监督工作力度，增强监督工作实效。综上所述，人事档案信息化管理能够更好地促进人事制度的改革与创新。

提升纸质档案的保护水平

在单位管理工作中，人事档案具备较高的利用率，其中主要包含工作人员的考核与人事调动工作。由于纸质档案经常需要拆卸和装订，久而久之，就会出现破损的情况。对人事档案进行信息化管理，可以实现对档案信息的规范化整理，不仅能方便查阅，还能提升对纸质档案的保护水平。

保证档案信息的完整性与真实性

在人事档案信息化管理过程中，计算机防御技术可以在一定程度上防止档案信息丢失，充分保证档案信息的完整性与真实性。与传统档案管理方式相比，对人事档案进行信息化管理，不仅有利于管理人员快速查找到所需要的信息，还能保证信息的安全，防止资料丢失。

提升人事档案的利用率

人事档案信息化管理不仅为管理工作提供了便利，还提升了档案信息的利用率。以往在进行档案信息的录入、查询以及增加的工作上，经常需要花费管理人员大量的时间与精力，且很难保证信息的完整性与有效性，但是对人事档案进行信息化管理后，管理人员只需要在适当的时候手动录入即可，这从根本上提升了人事档案的利用率。

人事档案信息化管理面临的挑战

基础设备不完善

人事档案信息化管理工作的顺利开展不仅需要高水平的网络技术，更需要完善的仪器设备，如计算机、扫描仪等。现阶段，很多单位的基础设备还不够完善，其功能无法达到行业标准，导致人事档案信息化管理工作无法顺利开展。

相应监管力度不够

目前，由于大部分企业并不重视人事档案管理工作，故而严重影响了人事档案信息化管理工作的开展。此外，大部分档案管理人员没有认清自身的岗位职责，监督力度不够，导致在进行档案信息化管理工作中遇到了很多困难，给档案管理带来了巨大挑战。

信息数据库建设落后

信息数据库在人事档案信息化管理工作中具有至关重要的作用，主要体现在档案信息的收集、整理、存档、维护以及更新等方面。大多数单位没有建设人事档案信息数据库，在这方面还存在很多不足。比如，没有较完善的数据信息以及后期维护工作不到位等。

档案管理人员能力偏低

要想提升人事档案信息化管理水平，就要提高管理人员的工作能力。在人事档案信息化管理工作中，很多工作内容都需要依靠計算机来完成。但是，大部分档案管理人员年龄偏大，严重影响了人事档案信息化管理工作的开展。大部分档案管理人员不重视人事档案信息化管理，对信息技术缺乏足够的认识与理解，网络安全意识也较为薄弱，这导致人事档案信息安全性较低，存在一定的安全隐患。

提高人事档案信息化管理水平的对策

完善基础设施

要想顺利开展人事档案信息化管理工作，就必须具备完善的基础设施，如果没有完善的基础设施，人事档案的信息化管理就无法实现。因此，管理人员需要高度重视人事档案管理工作，了解完善基础设施对工作开展的关键作用，同时还要加强基础设施建设。在人事档案管理工作中，基础设施是信息数据的重要载体，不仅可以及时传输信息数据，还能对其进行合理有效的保存。由此可见，在人事档案管理工作中，只有具备完善的基础设施，才能保证人事档案信息化管理工作顺利开展，从根本上提升人事档案管理工作的效率和水平，为人事档案信息化管理打下良好的基础。

建设人事档案信息化管理系统

在信息时代背景下，信息技术被广泛运用于各个行业。它的特点是高效、快捷以及无地域、时间的限制。档案管理人员根据信息技术的特点，建设科学合理的人事档案管理系统，应用网络技术保证人事档案信息的时效性，保证档案信息的安全性。建设科学合理的人事档案管理系统可以解决各部门之间信息不畅通的问题，从而更好地开展档案管理工作。此外，使用计算机将纸质档案录入系统中并生成电子档案，有利于档案管理人员及时对电子档案信息进行分类，如岗位、年龄、学历等，从根本上提升人事档案管理的效率。

构建完善的动态人事档案信息数据库

为了顺利开展人事档案信息化管理工作，需要及时构建完善动态人事档案信息数据库。利用档案信息分级，可以使拥有不同权限的用户获取相应的信息。首先，应高度重视档案材料的相关工作，档案管理工作人员在平时的工作中，应对数据进行管理以及备份。其次，为了保证信息数据库仪器设备的安全性以及稳定性，相关管理人员需要定期对设备进行检查以及维护，加强信息数据库建设。最后，在构建信息数据库的同时，还应建立完善的人事档案网络服务系统，为档案管理人员提供良好的服务，从而充分展示出人事档案信息化管理的重要价值。

提升人事档案管理服务水平

建立完善的人事档案信息化管理服务体系，不仅可以增强管理人员的服务意识，还能增加相关服务内容，让档案信息资源得到利用，同时可以促进人事档案信息的共享。优化人事档案信息的服务功能，对文字、图像以及视频进行分类，同时保存档案信息，连接网络，就能够实现资源共享。由此，档案管理人员可以不受时间和空间的限制，随时随地查询相关信息，进而为每个个体提供不同的服务。人事档案信息化管理对档案管理人员的技术水平要求较高，要想提升档案管理服务水平，就需要管理人员有足够的信息化知识储备。由此可见，人事档案信息化管理服务需要依靠信息技术，因此应该重点培养相关档案管理人才，打造一支高素质、高水平的档案管理队伍。首先，企业需要定期为相关管理人员组织相关培训工作，主要包括计算机技术等内容，通过培训从根本上提升管理人员的管理服务水平。其次，企业要引导管理人员高度重视档案管理工作，使其形成良好的安全意识和保密意识，同时制定相应的规章制度。只有做好各个环节的工作，才能從根本上提高档案管理人员的综合素质，提升人事档案管理服务水平，为人事档案信息化管理工作顺利开展奠定坚实的基础。

开发专门的数字化工具

为了保证人事档案信息的安全，不仅要严格遵守国家的法律法规，还应构建完善的信息资源保障体系，运用数字化工具对其进行有效管理。开发数字化工具需要利用科学有效的手段，对数字化档案进行管理与维护，并利用身份认证、安全审计以及权限设置等技术，保证信息资源的安全，进而保证网络系统的正常运行。

组建复合型管理团队

为了实现档案信息化管理，必须打造一支高素质、高水平的管理团队，这对档案信息化管理工作的开展具有重要作用。在此过程中，不仅需要提升档案管理人员的信息化水平，还应该提升其计算机应用能力，以便器更好地进行信息自动登记、辅助立卷、归档以及传递利用等工作。管理人员应具备丰富的管理经验，在档案管理工作中，保证档案信息安全完整。档案管理人员应该根据自身的工作，增强学习意识，定期参加相关培训，提高自身的业务能力。为了加快改变传统档案管理模式，档案管理部门应完善工作计划，对相关档案管理人员进行信息化培训，要求其学习计算机、网络以及信息知识内容等，组建一支高素质、高水平的复合型管理团队。

加强档案工作制度建设

在人事档案信息化管理工作中，为了使档案管理工作可持续发展，档案管理人员需要认真落实相关工作方针、政策和相关制度。管理人员应该明确档案工作岗位责任制度、管理制度以及保密等制度，严格遵守档案管理相关制度，为做好档案管理工作提供坚实的保障。只有建立严格的档案管理制度和明确的责任制，才能促进档案管理事业的可持续发展。

加强法治建设，更新信息技术

为了加强人事档案信息的安全性和稳定性，应加强法治建设。例如，建立完善的监管体系，并利用法律规范对计算机技术进行有效管控，实时分享相关信息。

在对档案管理进行法治建设的同时，还需要明确网络协议与数据权限，如果发现人事档案管理人员对信息内容存在破坏行为，应该立即对其进行处罚。此外，要对人事档案信息化管理的各个步骤进行明确的规定和及时的监督，要对信息技术各个层面进行优化与更新。

综上所述，随着信息技术不断发展，档案信息化管理已成为必然趋势。人事档案管理部门应高度重视档案管理工作的安全性及稳定性。现阶段，我国人事档案信息化管理还面临着很多挑战，相关管理人员要重视档案信息化管理工作，并探究出合理有效的策略，从而进一步加强人事档案信息化管理建设。

（作者单位：山东建筑大学法学院）