基于财务共享模式的企业预算管理问题及优化路径

宋丽娟

摘要：高速发展的社会经济，在一定程度上催动企业业务场景发生“质变”，国内企业为更好地顺应时代发展，加大对财务管理模式、内容等要素的创新力度。作为相对先进管理模式的财务共享服务，因能集中管理企业各方面数据，得到国内众多企业的青睐，且获得了很理想的效果。而作为企业基础管理工作的预算管理，其实际管理成效直接关乎企业内部管理效果，是当前一项常见的内部管理举措。基于此，文章立足财务共享模式，结合企业预算管理存在的主要问题，简要分析具体的问题并提出解决问题的建议，旨在优化企业预算管理。

关键词：预算管理；财务共享；问题；优化建议

现阶段，国内企业之间的市场竞争愈发激烈，企业管理人员在这样的背景下极为关注企业预算管理。将预算覆盖到企业的各个经营发展方面，建立健全的预算管理机制，科学分解与细化经营目标，增进各企业部门的数据沟通与信息交流，在减少运营成本支出的同时，为预算管理质量提供保障。引入财务共享模式后，在预算管理工作中，扩大采集数据的范围并科学制订预算编制目标，真正实施有效预算，成为企业预算管理的重点和难点。

一、财务共享模式概述

（一）基本内涵

关于财务共享模式的内涵和定义，当前研究人员提出很多观点，可是各观点传递出的实质大致相同。笔者认为，财務共享模式应该是这样一种现代化管理模式：企业与技术公司双方签订协议，并且由技术公司依据当前企业情况，协助企业建立自己的业务处理中心，企业各个部门中产生规模效益且重复程度较高的财务业务，被传输到财务共享中心，然后通过流程再造进行集中化管理，实现业务数据与企业财务之间的对接，从而突破原本的“信息孤岛”效应并优化企业内部资源配置，降低成本负担，提高管理效率，为企业经营发展提供服务，帮助企业达成战略目标。

（二）重要作用

1. 降低企业运营成本

优化财务流程以及企业组织结构，一方面实现财务人员的精简，另一方面替代一定的组织机构，减少企业固有开销与人力成本支出，从而达到降本增效的效果。

2. 为企业财务决策提供支持

运用财务共享模式，突破各企业部门间原本存在的壁垒，以“流动”信息增进彼此交流。同时，权责界限明确的财务共享，在提升工作效率的同时有利于保障信息数据被及时传输，从而为企业经营决策奠定基础。另外，运用该模式，能随时对总部或是各个分支机构有关信息进行查询，既方便沟通，还使数据更具时效性，方便企业相关管理人员结合市场实际变动情况有效调整决策。

3. 优化组织结构与财务流程

以往采用的财务管理模式，财务部门之间因为是独立办公，所以交流沟通频率较低。而面对经济全球化以及不断发展扩大的企业规模，很多企业由于分支机构较多，在管理中逐渐发现传统的财务管理模式存在局限性。而新型财务管理模式的出现，将繁杂或简单的财务基础业务融入财务共享服务中心，依据统一的规范及标准处理问题，在确保处理质量和提高工作效率的基础上，实现了有关财务人员的精简，再结合对一些组织结构的优化与调整，大幅提升了企业财务的整体运转效率。

二、企业预算管理运用财务共享模式的重要性

（一）有助于预算编制质量的提高

预算编制结果与财务管理之间的关系十分密切，同时在很大程度上决定着预算管理目标能否实现。高水平的预算编制工作，一方面要求企业相关人员对以往业务开展的实际情况有全面的了解，另一方面要求能够精准把控市场的未来发展形势。但想完成上述任务，均要求大量信息数据作为参考。而企业财务共享服务中心，既能满足信息共享要求，还能传递信息，通过财务共享，相关工作人员花费最少的时间就能了解市场动态，进而有利于提高预算编制工作质量。

（二）有助于预算管理效率的提升

虽然经济全球化加剧了企业之间的竞争程度，但也提高了传播先进模式与理论的速度。为了在市场中占据一席之地，很多企业会学习世界知名企业的管理经验，它们清楚地认识到预算管理的现实价值，全面预算管理已是众多企业当前的战略选择之一。全面预算管理的“全面”指需要全体企业成员参与，全方位覆盖企业经营生产的全部流程与环节，全面了解企业内部、外部环境及所有资源。财务共享恰好能满足需要大量、充足信息的要求，一方面能够节约企业必然要消耗的物力和人力，另一方面会大幅提高预算管理工作的质量。

（三）有助于激励和预算评价效果的增强

企业运用财务共享模式，能为预算评价及后续有关环节的推行提供保障。首先，预算评价，是由指定部门全方位考察之前的所有环节，有利于及时发现其中存在的问题。在财务共享模式下，可以完整、清晰地采集所需的经营数据，同时将其妥善保存，待实施评价时将上述数据信息作为参考，有利于提高预算评价结果的精准性。其次，提高企业信息的透明度以及激励效果，企业各部门在财务共享模式下，不仅能清晰体现绩效，还方便了解企业其他部门的绩效情况，再配合相应的奖惩体制，会达到相对较理想的激励效果。

（四）有助于控制预算执行

总公司依托财务共享模式，可以全面了解各子公司的经营情况，进而提高对子公司的管控力度。预算执行在预算管理中的重要性毋庸置疑，其能直接体现企业预算的真实水平，为此，企业要对预算执行的整个过程严格把控。而财务共享，恰恰能为全程监督工作提供快捷高效的通道。相比以往，在这一模式下，信息沟通效率大幅提高，总公司制定的各项决策能尽快落实，还能及时找出并纠正实际执行中出现的错误，避免出现预算执行偏差。

三、基于财务共享模式存在的企业预算管理主要问题

（一）未形成共享意识，企业发展和预算目标脱节

当前很多企业的预算主要用于压制成本，通常情况下，企业在每年的年底会将次年的成本预算编制出来，其主要目的为约束各个企业部门成本。从具体执行情况来看，在客观层面经常会出现一些特殊情况，同时在主观层面由于一些人为因素及预算之外的费用列支，会导致预算工作无法发挥原有作用。一些企业长期忽视执行、管理等维度的提升，比如，仅仅将产量产能的高低视作评判企业经济效益的标准，这种传统的管理意识很难在短期内扭转，但这和企业制定的长远战略目标不符，在这种情况下，即使采用财务共享模式，思想层面不转变也很容易在预算编制工作中出现短视行为，从而影响到企业的可持续发展。

（二）复合型人才相对匮乏

笔者认为，复合型人才应是在企业经营、企业生产等很多环节均可以独当一面，并且在思维模式、知识储备、综合能力等方面均达到较高水准的专业人才。虽然当前社会分工愈发细致，但为了发挥财务共享模式的实用性，企业依然亟须引入大量的复合型人才。对于企业而言，想要将人才留住，则应拿出适当的薪资待遇和提供适配的岗位，但一些企业，内部存在严重的老龄化现象，缺少吸引人才加入企业的亮点，而要构建科学、合理的晋升体系和薪资体系，既要求企业领导转变意识，也要求全体员工积极参与。

（三）缺乏沟通且预算执行与考核效果不理想

部分企业各部门往往是各自为政，比如企业生产部门关注产量忽视管理；安全部门单纯重视安全问题，认为只要确保每月生产安全不发生事故即达成管理指标；财务部门忽视企业生产经营情况，而且部门间存在着互相推诿的弊病，一旦出现问题，无法进行及时交流、协商。另外，企业部门之间缺少沟通，并且向心力与执行力不足，这也会影响到预算执行效果，在这种情况下，全面预算的考核分析也只能是流于形式。

四、基于财务共享模式优化企业预算管理的相关建议

（一）提高对现金预算管理的重视

针对企业闲置资金，应进一步提高资金使用率，笔者建议将以下方面作为切入点：首先，高层管理人员要革新对此方面的管理理念。因为企业会面对各种各样的市场风险及非市场风险，加之资金具有成本，若是资金投资未得到匹配项目的收益，很容易导致负收益与经营利润相互抵消，为此，企业管理者要对闲置资金进行有效的投资管理，如果当前没有合适的投资项目，需要继续寻找适宜的理财项目。其次，设置资金管理委员会。该委员会要受董事会领导并对其负责，其的级别不仅要和预算管理委员会的级别相同，还要强化双方合作，从而在财务共享模式下更好地管理资金预算，充分运用企业闲置资金。具体工作中，相关人员可以在已知或是应知的投放资金途径范围内，通过大数据选出满足企业当前情况的产品并提出投资建议，理财产品在买入后要随时关注，防止突发性风险且应实施对风险的随时、及时评估，若资金安全受到威胁或是发生收益变化，应联合企业预算管理委员会做好补充与纠偏，在不超越授权的基础上实现最大化的资金收益。

（二）企业预算目标协同企业战略

企业战略，其属于具体化的企业愿景及使命，也是企业结合内部环境与外部环境制定的一套长远规划。为了落实企业战略，要求企业预算提供支持，全面预算涉及企业所有的经济活动，囊括各个经营环节，企业全体人员都要积极参与。放下老旧思想并接受先进理念，这样在财务共享模式下才能降低在预算执行期间受到人为因素影响的概率，才能推进企业战略和企业预算目标的协调、统一。

（三）从业人员进一步提高自我意识

在财务共享模式下，之所以会出现预算管理问题，相当一部分原因和从业人员的自我意识相关。企业应将人才的多维价值挖掘出来，在优化企业管理的同时，顺利推进企业升级转型。如果未能精准、全面地掌握财务共享信息，没有形成信息化思维，则难以顺应时代发展而主动求变。财务共享模式通过对信息资源的整合，在企业实际运行过程中能够强化管理控制。但为达到以上目标，需要发挥相关工作人员的能力效用。对于企业预算管理，一方面，要清楚认识到财务共享模式的突出优势，在平时工作中主动运用财务共享服务平台。另一方面，要有效运用信息化技术，事前整理预算管理数据信息，事中进行数据采集与监控，并在事后进行数据分析，以确保各环节工作顺利开展。完成上述内容同样要求工作人员具有较强的自我意识，而为了增强自我意识，建议采取以下方法：

第一，组织企业内部交流。在交流会上邀请行业专家，以专题的形式宣讲财务共享模式的功效性与重要性，在专家的讲解中提高工作人员认知水平。

第二，科学建立并完善奖励机制。借助知识培训与培养个人综合素养的方法提高工作人员的意识水平，通过合理的奖励机制，调动相关工作人员的自发性。所建立的奖励机制，不仅要能核查员工培训效果，还要能奖励企业优秀员工。要利用这种方法，调动工作人员积极性，让其他人形成竞争意识，进而起到一定的激励效果。

第三，组织平台实操活动。先以讲座的形式使企业各层级人员均清楚使用财务共享平台的基本方法，再由专业人员运作财务共享系统，也可以让基层员工运用共享平台完成数据传输。另外，要间隔一定时间综合评估线上平台的实际使用情况，以找出存在的使用问题并优化财务共享平台，在后续使用财务共享平台时更加便捷高效。

（四）构建并优化企业预算控制体系

1. 优化预算编制流程

要求企业对预算编制形成一个正确的认识，即预算编制是合理配置内部资源的过程，具有动态性与复杂性的特征。预算编制应转变以往采取的“自上而下”方法，在做到“上下结合”的同时兼顾管理层与基层员工的要求，以此保证预算工作获得企业全体员工的支持和认可。利用“上下结合”的预算编制方法，可使预算编制更有效率。各企业部门应依据实际预算编制与下一年度的目标要求，提交符合企业发展需要的預算目标，如果吻合则通过审批，未能通过则在提出调整意见的基础上让企业各部门继续调整，在协调沟通后执行最终确定的预算方案。利用这一模式，能保障预算工作和全体员工具体情况相符，也有利于让预算管理工作更加公正公平。

2. 构建并完善全面预算管理体系

结合企业实际情况，可以专门设置预算管理委员会办公室，主要成员是企业各个部门的主要负责人员，具体职责如下：对企业各部门的全面预算编制提供指导，汇总预算初稿并且提出具体的修改意见；全程跟进预算工作，在预算执行期间解决出现的问题，而且委员会在此模式下应提高权限。针对企业各部门是执行全面预算主体的这一情况，要求它们提供基础的预算资料，将其编制完成后上报给委员会，再将预算指标详细分解到每个工作岗位。企业各部门在财务共享模式下，应具备预算编制和提出调整的相关权限。

（五）提高对全面预算执行与考核的重视程度

1. 预算分析机制

（1）反馈机制。针对预算管理体系，应及时汇总预算执行中出现的各种问题的差异性，在此基础上确定差异的可接受范围，如果偏差较大，要引起高度重视，同时制定具体的解决措施，建立分析系统。例如，在每个月10号前，要求办公室详细分析上一月度各部门的预算执行具体情况，重点检查在预算执行中是否出现偏差，而且要对存在的问题加以梳理，以优化并完善本月的预算管理体系。

（2）经营预测机制。对预算进行事后分析只能是事后纠偏，单一的事后差异分析无法达到预期目标，为此应通过事前控制动态化检验、管控各个预算环节。通过完整的管理流程，再结合企业整体经营环境与企业各部门特点，着重分析、预测可能引发预算误差的因素。如果发现，一定要及时调整当前的工作状态。将预测机制由事后管理向事前管理转换，动态地完善企业管理体系，有利于顺利达成企业预算目标。

2. 预算调整机制

实际上，预算执行期间很可能由于一些不可抗力，致使难以继续执行企业预算，为此，企业要发挥调整机制的作用，规避这一问题的发生。

（1）确定调整条件。建立预算调整机制，主要是为适应预算管理指标一旦确定无法随便更改提出的要求。当出现不可抗力无法执行预算时，预算调整机制可以适时提供一定的补救方法，但是企业需要先明确预算调整的基本条件。

（2）确定调整权限。对于预算调整来讲，应保证调整的效率性和权威性，依据预算调整的本质属性，确定相应的审批权限。实际中需要企业结合预算调整特征展开分析，例如，生产、销售方面应突出预算调整的灵活性，可以调整预算限额，委员会审批之后交由总经理签字通过。如果需要大幅调整或者是刚性较强的预算项目，委员会在通过审批后应将其递交给董事会，待通过审批后再执行。与此同时，应提高对全面预算考核的重视度，其作为预算管理最后一个环节，若是考核工作不到位，则难以彰显全面预算的现实作用，因此应制定相应的考核管理制度，实施周期化考核工作，依据年度、季度与月度预算具体执行情况进行分析，并且编制考核报告及提出相应的改进意见，而年度考核报告可以作为对企业各部门进行奖惩的重要参考依据。

（六）建立标准化的预算流程

预算流程标准化是在财务共享模式下保证预算管理流程顺利实施的基础，而且因为日益增长的企业规模，特别是对于存在异地项目的企业来说，标准化的预算流程也是对资源进行动态化整合的一个过程，在进行相关业务处理时，应有一定的业务处理流程，而不能朝令夕改，为此企业应该建立统一、规范的流程处理制度，而且要将其归入财务共享服务中心，一方面辅助处理业务流程，另一方面帮助企业落实实时监督，避免发生舞弊现象。由于财务共享服务中心的每一系统均是彼此交叉和互相接入的，这样通过系统之间的合作，可以有序完成操作的整个流程，而若想更好地保障预算管理系统有效运行，则有必要对其他流程加以完善。比如，流程当中的报销系统和影像系统，应该和预算管理模块相对接，让工作小组能及时掌握费用的报销及具体使用情况。类似的问题实际上还有很多，因此應及时处理系统对接存在的问题。总之，财务共享服务中心系统的灵活性较强，能满足企业全面预算工作的需求，密切连接信息系统，形成滚动性的预算编制，可以充分地发挥预算编制的重要作用。

（七）以信息化技术支持企业全面预算管理

依托信息管理系统，实现集中化统筹。利用信息技术，将各部门之间的信息化管理系统相互连通，强化数据信息共享效果，有利于将预算信息的实用性价值发挥到最大，并且实现账务的高效处理。在财务共享模式下，为提高企业预算管理质量，有必要实现实时监控功能，对每一个预算管理环节进行管控与监督。可以设置执行报表，结合岗位具体职责实现费用归口管理，而且报表要能及时反馈预算执行进度，若不符合预算进度要求，应及时上报。与此同时，财务共享平台的共享信息数据功能，能为各部门间的预算调整创造可能性条件。例如，将月度或者是季度作为周期，相关管理人员通过查看预算执行表，并以大数据进行测算，在临近周期末尾时，若测算某部门的周期内预算出现剩余，则可以提出将一定的剩余预算分拨给有追加预算要求的单位的建议。这样在预算内部可以完成资源调节，能够避免临近期末将剩余预算“突击”花掉的问题。

五、结语

综上，通过实施预算管理，能进一步提高企业管理水平。现阶段，国内许多企业对财务数据进行统一管理，依托创建的财务共享服务平台，提高了企业数据内容处理效率。面对财务信息化的时代发展趋势，企业预算应有效运用财务共享系统，强化对预算管理的决策能力、分析能力，在此基础上，落实企业发展战略规划与经营目标，从而为企业发展提供强有力的支持。

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（作者单位：北控清洁热力有限公司）