基于大数据技术的电子档案管理现状和发展对策

段竹莹 牛相林

在大数据广泛使用和推广下，电子档案管理工作比传统纸质档案管理检索效率更高、档案资料利用更便利，资源共享更方便。基于信息化技术和互联网技术的深入融合使用，依托大数据技术完善了电子档案管理体系和运行模式，电子档案运行机制逐步成熟，对更好满足人们日益增长的档案管理需求有着重要的作用和意义。

一、檔案电子化大数据管理的重要意义

现代企事业单位的档案包含了文书档案、技术档案、人事档案、财务档案和基建档案等，档案类型繁杂、数量信息多、管理难度大，档案存放空间需求较大。按照传统的纸质档案管理模式，档案资料体积大、人员管理成本高、纸质档案资料易损、档案信息利用率不高，再叠加受档案管理制度不够完善的影响，档案管理难以满足企事业单位业务管理不断提升的需求。纸质档案资料电子化后，大数据技术可以收集、分类和整理电子档案信息，极大提升档案管理水平，档案归档分类更科学合理、档案搜索查询更便捷、档案信息利用率更高、管理员数量更少、管理成本更低、档案存储空间需求更小，在经济发展迅速和社会快节奏的情况下，档案电子化大数据管理对企事业单位发展有着巨大的促进作用。

二、基于大数据技术的电子档案管理现状分析

大数据技术日益成熟和普及，在各领域获得广泛的使用，大数据技术在电子档案管理中发挥了很大的作用，提高了电子档案信息的利用率，也提高了电子档案的管理水平，更好地推进了电子档案管理的发展。但在实际的运行过程中，仍遇到一些问题，主要集中在五个方面。

（一）档案管理法规建设不够完善

传统纸质档案管理模式已不适应时代的发展，电子化档案管理模式正在获得广泛的使用和推广，与之相适应的法律法规未能随着电子档案管理发展及时有效地跟进，立法建制滞后，使得体系化的管理缺乏法律依据，电子档案管理效率未能明显提升，档案的技术发展受到影响。尚未建设完善的电子档案的管理制度，电子档案的管理标准和管理体系尚未完全建立，标准体系建设有待完善，电子档案使用频率受到限制，在一定程度上存在保密风险和传输风险，对电子档案管理推进造成一定的阻碍。

（二）系统的信息化管理机制尚未健全

传统纸质档案管理与现代的电子档案管理在管理模式上完全不同，传统的档案管理制度完全不适应电子档案管理模式，需要重构电子档案管理制度。在大数据技术广泛普及的情况下，需要建立全新的信息化管理体系与电子档案管理相适应，充分体现大数据技术的智能化管理优势，多类档案信息和资源实现共享。现在大多单位尚未建立健全信息化管理体系和运行机制，电子档案信息的资源整合和共享不够充分，不能充分体现电子档案的管理效能、资源共享和价值综合应用。许多单位守旧的档案管理制度难以适应电子档案管理模式的需求，管理效果极差。管理制度管理职责不明确、管理规范不标准、信息化优势不明显等，使得管理制度依旧难以有效指导信息化管理工作开展。

（三）档案管理人员的专业技能和业务素质需提升

基于大数据技术的档案信息管理，管理岗位需要更高素质的人员才能胜任，既要具有档案管理的专业知识，又要具备专业的大数据知识，可以掌控大数据技术和深度挖掘数据利用，并具备与之匹配的优秀职业道德素养，具有优秀的综合管理素质才能承担电子档案管理工作岗位。虽然现有档案管理队伍庞大，但是大多数档案管理人员的创新力不足、信息化意识不强、电子档案管理适应性不强。受制于落后的档案技术培训体系，档案工作者不能充分享受智能化、共享化、个性化的服务，档案管理效率受到严重的影响。随着大数据技术在档案管理领域的深入使用，档案管理工作者需要提升信息技术素养和欠缺的管理能力。

（四）大数据技术未充分应用

在大数据技术广泛应用的背景下，云计算、大数据、人工智能等技术在各领域广泛应用，数据信息处理技术得到普及，电子档案信息管理需要云存储和智能化技术与大数据技术融合使用，以提升电子档案管理的高效、便利。许多单位在档案管理中，未能将智能化技术融入大数据技术的档案管理中，使得档案管理水平落后。基层档案服务部门未能使用智能化技术进行数据挖掘、软件分析、电子档案资源整合，甚至缺乏必要的软硬件设备，缺少计算机设备和智能化档案管理平台，不能全面衔接档案资源和社会资源，妨碍了电子档案管理工作的个性化、多元化和实时化。

（五）档案安全威胁较严重

电子档案管理存在网络安全管理问题。一是电子档案信息存在电子化的存储设备，存储设备硬件的损坏，会引发信息资源损坏和丢失风险；二是档案信息资源可能会被病毒或黑客攻击，带来信息篡改、丢失结果。许多单位没有完善的信息化档案管理制度保障，互联网防攻击的技术手段不强，难以有效保护档案安全，存在严重的安全威胁。

三、基于大数据技术的电子档案管理发展对策

（一）不断完善和优化电子档案法律法规和规章制度

在大数据技术广泛应用的背景下，要建立健全电子档案管理法规和管理制度，为电子档案健康发展提供必要的法律支撑和制度保障，制定标准化的电子档案管理规范和管理制度，档案管理的工作有着统一的标准规范和程序，指导电子档案体系建设工作。建立健全电子档案管理责任机制，深度挖掘电子档案资料的应用价值，防止电子档案信息资料丢失。一是立法建章，将电子档案管理工作立法保障，把电子档案收集、管理、存放、共享服务纳入法规保障，明确电子档案管护职责，制定档案管理工作中的各种违规处罚措施。二是建立档案管理数据平台，定期对管理平台进行审核，监控档案管理平台的服务情况，有效调控档案服务。三是法律法规保障电子档案信息安全，将档案管理中相关责任在法规中明确，并形成责任清单，靠技术和制度保障电子档案安全。

（二）完善和优化电子档案管理机制和信息化体系

依托大数据技术加快建立健全电子档案管理机制和信息化体系，构建新型的档案管理工作体系，提高电子档案数据质量，制定统一的电子档案管理标准，运转规范标准化，规范统一的数据类型、档案格式和运转流程，发挥大数据信息平台数据库功能，更好地提升电子档案信息的应用价值。建立信息化意识和网络思维意识，高度重视档案运转机制和创新标准体制完善，有力保障信息化管理体系和数据库资源。对档案管理基层信息技术进行整合，实现基层信息资源的收集和整合，优化信息资源的存储，推进信息技术的研发，完善数据信息机制支撑，从技术上为档案管理突破提供保障。构建智能化的网络系统，服务整个电子档案管理体系，建立一个系统完善的资源集合体，收集、整理和共享各类档案数据信息，通过分析、挖掘和技术整合，使得电子档案信息资源获得共享和发挥价值。

（三）有效培训档案管理人员的专业技能和业务素养

人是工作的主体，建立一支优秀的复合型档案管理队伍是档案管理工作的关键，档案管理者既要具有档案管理专业知识，又要具有大数据技术专业技能，复合型人才队伍是适应电子档案管理工作的需求。建立健全档案管理人员的培养机制，搭建专业培养平台，定期对管理人员进行大数据基础知识和档案管理专业知识的培训和考核，促进档案管理人员针对性地提升业务技能和知识，要引导电子档案管理人员优化管理意识和创新管理意识，提高档案服务质量。加大电子档案管理考核力度，定期进行专业技能考核和岗位间的技术交流合作，整体提升档案管理队伍建设，保障档案管理人力资源。

（四）转型电子档案管理模式

智能化是大数据技术的显著优势，在电子档案管理过程中，充分利用大数据技术实现创新发展，重视智能化发展方向。在电子档案管理体系建设中，要重视相应的数字技术和有关模块的投入，引进智能化数据化的信息设备，数据化系统与智能化系统有机融合，实现优势互补，构建智能化管理平台。把管理平台优势资源整合，提升信息供给质量，完善和优化管理模式，优势互补信息服务内容，发挥大数据的技术优势。

（五）加强电子化档案信息安全防护

单位需要制定健全的电子化档案信息安全防护机制，防止档案信息系统攻击。一是完善档案管理机制。健全档案管理机制，明确规定定期采取档案信息备份工作，制定并遵守相应的档案安全管理规范，档案信息资料不能擅自使用移动存储设备拷取，防止计算机系统感染病毒；二是建立安全的互联网防火墙，要定期更新防火墙和安全系统软件，防止黑客、木馬、病毒等的攻击。

（六）应用新技术提升档案利用水平

在大数据时代背景下，单位应当主动创新使用新技术，创新使用新方法，提升电子档案管理的使用率。大数据技术可以分析、挖掘和整合档案信息，智能化共享档案信息资源，提升档案资源利用效率。

大数据技术的广泛应用和普及，尤其在电子档案管理中的应用，使得电子档案管理工作更加高效和便利，大数据技术的智能化、高效化优势在档案管理工作中发挥到极致。采取有效的技术措施，使得电子档案管理更加体系化、标准化，极大提升电子档案的管理水平，更好地服务主责主业。

（作者单位：中国科学院上海技术物理研究所）