行政文书档案管理面临的问题及应对之策

葛婷

摘要：文书档案是单位档案工作中的一个重要组成部分，它反映了一个单位的档案管理水平。文书档案管理是衡量档案管理水平的重要指标，文书档案的管理工作若有疏忽，将直接关系到档案的完整性与档案质量，文书档案的规范化、科学化，则可有效地提升档案的利用率，为今后的工作打下基础。文章通过对我国文书档案管理特点的分析，论述了当前我国文书档案管理中的问题及对策。

关键词：文书档案  信息化管理体系  文件管理  对策

中图分类号：G275.2      文献标识码：A

Problems and Countermeasures of Administrative Document Archives Management

GE Ting

（CCCC-SHEC Dongmeng Engineering Co.，Ltd.， Xi'an， Shaanxi Province， 710119 China）

Abstract： Document archives is an important part of the archives work of a unit， which reflects the archives management level of a unit. Document archives management is an important index to measure the level of archives management. If there is negligence in document archives management， it will be directly related to the integrity and quality of archives， and the standardization and scientization of document archives can effectively improve the utilization rate of archives and lay a foundation for future work. Based on the analysis of the characteristics of China's document archives management， this paper discusses problems and countermeasures in current China's document archives management.

Key Words：Document archives; Informatization management system; File management; Countermeasure

文書档案是指单位在平时工作中所产生的具有重要作用的文件，文书档案可以将工作过程中发生的一切都记录下来，是一种重要的资料，它既是人们查阅历史资料的主要依据，又是对工作的客观性和科学性的引导。一旦出现问题，就会对单位的档案管理工作造成很大的损害，所以有关单位和工作人员要充分认识文书档案的重要性，并采取适当的技术措施来处理文书档案的实际问题，从根本上提高文书档案的管理水平。

1 行政文书档案管理工作内容

1.1 文书管理

今日之文件乃明日之档案，文件的内容、格式、字体等方面的处理是否得当，将会对档案的品质产生重要的作用[1]。行政秘书工作中的日常文件管理工作可以用收发来概括，这就需要在工作中以严格规范、认真谨慎的态度对待。首先，发布信息是发布机构按照法律规定，按照自己的意愿创造、加工、记录和传递有用信息的程序。在实践中，对发文流程的管理包括拟稿、校对、核稿、分发、处理完成后的文件，都是以《发文登记薄》为基础进行的，这样才能保证文件的权威和严肃。其次，接收文件的办理流程包括签收、登记、审核、拟办、催办等。而接收文件的注册是整个文件录入流程的一个关键步骤，必须将文件的操作流程详细地记载在《收文登记簿》上。注册时应做到准确，尤其要避免“乱”“漏”。预防对于无名称的信件，按照内容自行拟定名称等不正规的注册办法，以确保其内容翔实、准确。

1.2 文书档案归档

除常规文件的收、发等工作之外，还应对文书进行分类、归档、立卷，构成一套完整的文书文件管理体系。在此体系内进行文件分类的工作，应注意4项工作。

1.2.1 文件分类

档案归档是档案编目工作的一个重要环节。正确整理文档不仅需保证如何有效地使用档案资料，而且还与档案工作的长期性、持续性有关；要制订有目标的归档编目方案，并在实际工作中加以落实；要对档案归档工作进行科学、合理的归档；要对各种工作中出现的各种文件、档案进行归档；要有明确的实施规则，使档案归档工作更加简单顺畅，便于以后的工作[2]。

1.2.2 确保文件完整

档案资料的内容可以分为两类，一类是在单位工作中形成的，另一类是在企业工作中形成的。机关工作中产生的档案是档案工作中的一个重要环节，要特别注意对档案的管理，保证档案的完整性。由于办公方式的变革，文书档案的管理方式的革新使得办公自动化水平不断提高，有些资料要由文书人员进行统一的登记、存档，所以文书人员要熟练地利用电脑技术和互联网技术，确保各种传真、邮件等文件资料能够完好地存档，避免遗失与顺序混乱，确保所有的文件资料都可以进行立卷存档。

1.2.3 科学立卷

立卷归档是从已经完成的文件中，筛选出具有一定的保留价值的文件，然后根据相关法规进行加工，形成档案，为以后的研究和使用提供准备。具体包括许多工作环节，即收集、整理、检索、保护，各项工作之间存在着一定的次序和约束，任何一个工作都要以最大限度地发挥作用。因为公文资料与档案资料并非同一时间生成，而是一个生成的进程，因而，在此基礎上，文书人员既要做好文献资料的收集，又要对以后的各类文献资料进行分析和处理，并按其特点进行分类，并在年底进行统一的形式组卷。

1.2.4 档案管理

对公文文件的管理，除了要加强对公文的保护，还要制定相应的制度，实行相应的保护，借阅要及时交还，如果在交还时发现被拆、短缺、增删、污损等现象，应及时追查并追究相关人员责任。在查询档案时，应当发出一份书面的查卷信，由档案馆的主管领导审批后，方可进行查询，其他机构或人员通常是不能借取文件的。在实践中，要按照文件的规定来进行，防止问题和漏洞的产生，对于已经超过了保质期、没有保留价值的文件，要按规定的时间进行销毁；对于要长期存放或者永久存放的，要定期进行核对，确保其完好，要彻底消除文件未经批准而破坏的情况[3]。

2 行政文书档案管理的特征

2.1 档案与文书工作紧密相连

档案的形成与文书的工作紧密相连，工作主要包括收集、登记、催办、转运、整理、立卷、归档。由此可见，文书是档案之源，文书工作是档案形成的一个过程，是档案管理工作的先决条件。文件的质量会对文件的质量有直接的影响，文件的收集是否完整、是否及时归档直接关系到对档案的管理。档案管理的核心是文件的全面收集和数据的妥善保存。档案管理的目标是发生的事件、人员、文件、物品等，通过载体记录、分类、整理和存放[4]。文件管理的重点是文件的收集、编目、管理、保存和利用，确保文件的安全和完整。

2.2 内容形式多种多样

文书资料内容丰富，记载了各个部门工作的全流程，涉及行政、会计、科技、特种载体等；文件的承载形式包括单位领导签发的“红头文件”、照片、录像、录音、合同、责任书、协议等，从纸质到电子，逐步走向多样化。

3 文书档案管理工作中存在的问题

3.1 档案的信息采集困难

为了保证信息的真实性和正确性，必须要有信息提供者的大力支持和积极的合作。为保证信息资源的重要价值，办公室的档案管理人员必须定期、规范地收集各种文件，然而，很多数据信息之间的相关性和流动性很大，有时甚至需要多个部门的合作，只有这样才能对有价值的数据进行收集和整理，以便对以后的经济运行和经营决策有一定的指导作用。这些文件涉及到多个部门的工作利益，需要他们主动交流和协作，不断地补充和完善有关的文件，最终形成科学、规范、标准的文件。但在实际工作中，很多部门对档案工作的重视程度不够，只是敷衍了事，不能很好地配合，这就给各部门的档案信息渠道造成很大的障碍，很难做到信息资源的有效沟通，造成了某些重要的信息资源缺乏连续性、完整性，无法保证档案的质量，严重地影响了单位的正常运转和建设。

档案管理从各个部门的重要文件开始，但由于种种原因，有的部门没有及时将其移交给相关人员，从而使其难以进行。之所以出现这样的情况，是因为各个部门之间的合作不够，往往造成档案管理员无法及时地完成工作。

3.2 工作配合不当

文书和档案虽然表现出了两种分工，但实质上却是相同的。文书工作与档案工作密不可分，相辅相成，文书工作是档案工作的先决条件和基础，而档案的收集、整理、保存、归档、借阅则是文书工作的延伸。目前，很多机关在管理上都把文书和档案管理分开，不能形成一个有机的统一管理系统，这种分立的管理模式导致了文件与档案工作之间的不协调，但也给管理者带来了工作的压力，没有实际的效果。

由于文书工作与档案管理工作分属不同的部门，导致工作配合不到位，文书人员缺乏归档意识，而档案管理员对文书的工作内容也不熟悉，缺乏沟通与协调。使工作不连贯，还有一些文件的处理方式不规范，如用纸、装订、文种使用、版记不全、附件不规范、原稿不全等，导致部分文献资料丢失。

现代信息技术的发展使我国的办公设施和办公自动化水平得到了极大的提升。而与传统的纸质档案相比，由于传统的纸质档案没有电子的备份，存在于电脑、光碟中的档案无法进行归档、利用，这就造成档案保存不完整、组织不规范、不统一，为以后的档案调用和查找带来困难。

3.3 缺乏专业管理人才

由于缺乏对档案工作的重视，很多单位都忽略了档案工作在组织决策、单位经营中的作用，认为它是一项没有专门技术人员参与的工作。部分单位在节约人力资源资金投资的同时，将部分缺乏专业知识水平的闲散员工调至档案管理工作，或将其他部门的工作人员兼任管理工作，造成整个办公室文书管理人员队伍总体呈现专业素质低、管理成效差的不良发展态势，有的企业建立了专门的档案管理部门，并指定专门的人员进行档案的管理，但是由于各部门的工作人员缺少对文件资料的掌握，不具有标准化的业务和经营的能力，其工作效能低下，无法保证信息搜集的及时性及信息的正确性。档案工作的管理大多由工作人员的劳动能力决定，而档案工作的质量又会对档案的工作产生很大的影响，有些档案工作没有经过专门的训练，对档案的归类、立卷等都缺少专门的知识和技术，即便掌握了相应的技术，也没有经过进一步的训练，只有学会了新的技术，才不会落后。

3.4 领导缺少重视

有些单位的干部缺乏对档案工作的理解，把档案的工作看成是把档案归类，就算增加了投资，也没有什么好处，这样的观念造成了文库的不全面，工作人员缺乏工作的热情，从而严重地制约了工作的质量。

3.5 缺乏信息化档案管理体系

目前，随着信息的不断增加，文档的技术需求也不断提高，电子文件正逐步取代传统的纸质文件，并逐步成为了文件的主流，然而，在这样的技术条件下，很多文件的工作人员并没有熟练运用现代技术，很多企业仅关注企业经营管理制度的建立和发展，而忽视了对企业的档案工作的管理，造成了目前的一些现实问题，如设备陈旧，条件落后，信息采集归档工作处于传统手工操作阶段，人力财力消耗巨大，管理效能难以提高，这与当前时期的信息化发展环境很不相符。随着多媒体信息资源的日益丰富，随着电子文件存储的数字化和数字化存储方式的不断变化，传统的办公文件系统在软硬件、专业管理等诸多问题日益凸现，与办公自动化的总体发展趋势形成了强烈反差。这一现实问题严重地制约着档案信息的搜集和存档工作，妨碍了档案的交换与利用，也妨碍了与其他部门的协作发展，所以必须引起有关方面的关注，并加强对档案的信息化建设，只有这样才能有效地促进文秘工作的开展。

4 提升文书档案管理的对策

4.1 提高重视程度

目前，我国文书档案管理工作中出现的问题很多，其根源在于对文件的关注不够。所以，在开展企业日常工作管理时，必须提高领导和有关主管部门的高度关注。各级各单位的领导干部要从整体上提高文书工作的位置，转变思想认识，从整体上提高干部队伍的整体水平，努力建设一批高质量的文书队伍。各单位要把文书档案工作列入整体计划和年度工作的重要内容，加大对文件资料的投资力度，把文书档案工作向规范化、信息化的方向发展。

4.2 增强部门协作

目前，很多机关把文件和档案分离，不仅给行政机关带来了负担，而且造成了机关冗余，无法有效地使用。所以，要想提升档案工作的效能，就必须从各方面着手，把这两个项目结合起来。在搜集资料时，应首先确定有关人员的责任，做好与各单位工作人员的工作联系，以及在遇到问题时及时处理，及时调整，然后对文件资料进行分类，由专人负责，既可以提高工作的工作效率，又可以实现对人才的优化配置。

负责文件和档案的主管要与各个部门搞好关系，要定期到各个部门跑一趟，掌握有关单位新的工作情况，多搜集资料，掌握各部门的工作进展情况，思考如何在不妨碍整体工作的前提下，合理、高效地调整文件与其他工作的矛盾，增强交流和协作。对档案材料有一定的保护作用，要对档案材料进行及时整理，以便今后更好地进行工作。

4.3 确保材料完整规范

由于文件和档案种类繁多，在管理上有困难，多数资料具有相同或相近之处，容易混淆。收集、整理、鉴定、统计、保管是最基本的工作，因此，要确保材料的完整，需要主管认真对待，并对材料进行认真的鉴定和保管。在日常工作中，要善于收集机关工作中形成的新鲜的、具有启发性的资料，以便及时地反映出工作中的问题，并使之能够不断地充实和完善。档案的品质与文件的品质有很大关系，因此，文件管理部门应严格遵守文件的形式、大小、风格等，并严格遵守文件的起草、修改、批阅、打字等，不得使用铅笔、红墨水、圆珠笔等。档案的收发过程中如有遗失，应立即追回，确保档案资料完整[5]。

4.4 加强培训及考核

目前，机关的文件和档案管理人才相对稀少，所以在招聘的同時，也要加大对人才的培养力度，在专业知识的培养上也要注重人才的培养。在提高档案工作质量的前提下，应强化对员工的专业素质进行训练，及时更新员工的专业技术与观念，熟练运用电脑进行档案的技术工作，改变职工的思维方式，改善工作的工作状态，增强工作的工作热情和主体性。

同时，对文书和档案的管理者也要进行经常性的考评，文书档案工作是确保机关各项方针、政策落实的关键，所以在具体的工作中，要建立一种具体的制度，并严格地监督管理者的行为和工作效率，并根据相应的职责制度，对表现突出的人员进行奖惩，以激励他们的工作热情。

4.5 完善收集制度

在做好传统的纸质档案资料搜集工作的基础上，应大力发展档案资料的搜集，资讯科技已渗入到社会生活的各个领域，在日常工作中，往往都有电子档案资料的出现。因此，各级机关要制定电子档案的管理办法，对涉及的重大档案要对档案的形式、尺寸等进行适当的保管，便于日后的统一经营。

4.6 推进信息化进程

档案信息化是扩大档案服务利用范围，提高档案服务效率的一个主要途径。随着计算机技术的迅速发展，电子政务文件系统的信息化建设和信息化的应用越来越广泛。在一定的情况下，将内部资源与外界的资源进行分享，以解决“信息孤岛”的难题，发挥其应有的作用。在完成扫描并实现数字化管理的前提下，要注重信息化、智能化档案管理系统，以科技为依托，实现更高层次的行政文书档案与其他档案的集中统一管理，充分发挥行政文书档案的重要价值，要加强档案服务，服务社会；同时，要保证文件资料的储存与传送，还应加强资讯保密、防火等技术。在管理方面，应该将使用者的身份认证技术与访问控制技术相融合，严格区分和限定访问平台，并规定特定的使用者仅能访问对应的文件，从而保证档案信息的查阅、检索、共享、平台安全、档案安全[6]。

5 结语

随着信息化社会的发展，档案工作在各部门的作用日益凸显。机关事业单位，特别是社会资源较多的单位，要更重视对文件的管理，所以有关单位要充分认识到文书档案工作的重要性，要大力运用现代科技手段，建立健全的工作制度，从而为公司和组织的运作带来强有力的支持。为此，各部门的领导和工作人员必须加强对档案工作的重视，建立健全的档案管理体系，通过主动利用现代信息化技术，不断地提高整个部门的整体素质和水平，促进机关文书工作的质量和效益，为文书档案管理的发展做出积极的贡献。

参考文献

[1] 易志艳.文书档案管理中存在的问题及对策研究[J].卷宗，2018（3）：34.

[2] 孙巍.文书档案数字化管理策略分析[J].档案时空，2018（10）：46-47.

[3] 安楚.地勘单位文书档案数字化建设探究[J].办公室业务，2018（18）：187-189.

[4] 各玉杰.陈国琛文书档案管理理念研究[D].郑州：郑州大学，2020.

[5] 刘建秀.何鲁成档案管理思想研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2020.

[6] 王小媚.如何通过信息化技术提高企业文书档案的管理质量[J].陕西档案，2019（6）：54-55.