数字化转型背景下业财一体化平台框架构建研究

周立烨（财务总监） 李钰（金茂物业服务发展股份有限公司 北京 100069）

物业服务与民众的日常生活息息相关，党的二十大报告提出必须坚持在发展中保障和改善民生，鼓励共同奋斗创造美好生活，不断实现人民对美好生活的向往。物业服务行业也将迎来更广阔的发展前景，即更快速的业务拓展、更有效的物业管理及更创新的物业服务。随着物业服务业务的不断拓展，业务场景覆盖面不断增加，物业服务行业也普遍面临管理方法粗放、业务财务割裂等问题，难以满足行业的可持续发展需求，因此需要物业服务企业引入成熟且有效的管理机制和系统性工具，引导企业进行数字化转型，以提升运营效率和精益管理。

一、物业服务行业的特征和数字化转型

物业服务行业主要包括基础物管、非业主增值、社区增值三大业务，且每种业务包括许多具体方面，业务线杂、业务量大、业务频次高，亟待找到解决业务问题的钥匙。物业服务行业与互联网行业有类似的特性。物业服务行业主要有四个特征，即能够连接用户的能力（基础物管服务作为基础服务，具有连接用户的能力）、能够洞悉用户体验的能力（管家的工作，要具有洞察用户需求的能力，并增加客户体验感，不断提升用户的满意度）、能够打造核心竞争力的能力（物业企业自身进行数字化转型，开展数字化精益管理，打造核心竞争力）以及能够提升用户黏性的能力（不断开发新的社区增值业务，满足业主日益增长的生活需求，不断提升用户的忠诚度）。基于此，可用互联网行业的视角和经验，对物业服务行业进行数字化转型，完成企业管理体系、实施机制和系统工具的建设。

物业服务行业的数字化转型可分为三个阶段：第一阶段，全面推进业务及财务的数字化建设，搭建一个能够产生自主决策的平台，此为数字化转型的基础建设阶段。物业企业需要基于自身业务的特性，从上游到下游，从内部到外部，实现业务的全面数字化。并通过技术研发，实现收缴率等各类指标的自动采集、汇总和加工。第二阶段是数字化助力日常管理决策，智能系统辅助管理决策。在这一阶段，模型的训练逐渐成熟，基于企业经营数据可以产生各种建议并提供给企业的各个管理层级作为参考，由管理层决策后，系统根据指令执行。第三个阶段是从客户视角出发，为客户创造价值。在这一阶段，基于数字化对客户需求的理解，数智系统根据算法和模型，改善公司的物业产品结构，或创造新的物业产品，满足客户日益增长的新工作及生活需求，践行以客户需求为导向的管理理念。

以上三个阶段环环相扣，前一阶段为后一阶段的前置条件。需要先将基础打牢，实现业务前端到财务后端的全流程数字化接入。数字化转型的第一步是业财一体化，本文对此进行探讨。

二、物业服务行业业财一体化建设的基本思路

业财一体化是以业务交易为起点，以会计核算数据、财务分析和精益管理为循环的过程。业务交易完成后，能够及时、快速、准确地无缝传递到财务，生成核算数据，同时在业务交易过程中嵌入管理规则。财务核算上，根据业务交易、财务交易所包含的信息，自动、及时、准确生成会计凭证。报表与分析上，以会计核算数据为基础，适量丰富业务维度，以合适的频率编制满足企业经营决策的完整准确的财务分析报告，同时建立异常情况预警机制，指导交易业务质量的持续提升。最后，根据财务分析得出的指标数据和异常情况，提供解决方案，并持续优化业务交易的制度、流程及支撑系统。

在拟定业财一体化蓝图方案前，需了解并确定企业的管理需求，以保证业财一体化的工作逻辑不偏离基本原则和整体方向。有学者提出了价值增值导向下的业财一体化思路框架和实现路径，包括细分业务活动、归类业务事件、分业务事件拆分业务活动信息要素、制定业财双向互动的业务规则、实现业财双向互动等（向博，2022）。本文认为，具体到物业企业，其路径通常包括四个维度：第一，解决业财数据贯通，口径一致准确。包括：统一业务标准，如收费类型、业务类型等；统一业财主数据，如业态、项目、客户、合同等；统一业财口径，如企业管理架构组织与基础财务组织的映射关系、费用项目与会计核算科目及预算项目的映射关系等；统一系统接口，如业财一体化平台及周边业务系统的建设及优化。第二，解决物业服务行业业财数据的及时性及披露标准问题。如收款类、付款类等指标，可按天取数；如收缴率类、物业在管面积、物业数量等指标，可以按周取数；其余关键指标，可按月取数，如基础物管、非业主增值、社区增值三大板块毛利率、销管费用率等。第三，解决业财数据精细度问题。精细化程度代表业财所能达成的数据细度，以实现业财指标多维度分析，并满足不同层级的管理分析需求，如业务板块、业务类型、各层级组织等维度。第四，解决物业服务行业全面预算管理的问题。预算编制上，实现预算的线上编制，细化收入成本的编制精细度，完善预算编制的审核机制；预算控制上，自动预警预算并控制进度，提升预算控制的可视化与警示性；预算分析上，根据管理要求实现全面的数据分析展示，分析可直达业务源头。

在企业业财一体化需求的指引下，拟定业财一体化蓝图规划方案。在总体规划的基础上，从数据、流程、系统三个视角进行科学设计，同时为了系统落地，进行业财统一平台及外围业务系统的搭建，最后需要内部外部进行良好有序的协同。业财一体化建设的基本思路如图1 所示。

图1 业财一体化建设的基本思路

三、物业服务行业业财一体化平台框架的构建

针对物业项目业财一体化主数据不统一等痛点，本文从数据、流程、系统三个视角，围绕理清业财数据、关注业财协同和搭建业财平台三条主线，进行业财一体化整体转型。以数据、流程、系统为支撑，支持价值创造型财务组织转型，实现高效业财一体化，支撑物业企业未来业务发展。

（一）业财一体化平台数据层的构建

在数据层的建设过程中，主数据具有统一数字语言和规范业财全局的功能，处在核心建设区域。各项主数据是否能够得到治理，关系到物业服务行业业财一体化的成败。主数据是预算、指标、流程的基石，如果没有数据治理，其他模块相当于无源之水、无本之木，难以推行。对于全面预算模块来说，如未进行主数据的治理，如项目数据维度没有定义，则无法实现系统自动出具各维度的预算实际执行数，难以进行预算编制结果输入，另外预算编制准确性也难以得到保证。对于业财流程来说，如未进行主数据治理，则无法实现会计凭证转换规则的明晰，更无法推动会计凭证的自动转换与生成。同时由于收入侧、支出侧招标、合同流程及落地数据源头不统一，最后无法提供准确的核算结果。对于指标模块来说，如未进行主数据治理，则无法对各分析指标进行多维度分析（如客户、项目等）。

根据物业服务行业的业务特性，本文从两个维度对主数据进行定义。一是主数据的类型，包含业财主数据和财务主数据两大类。二是主数据的治理方向，包含主数据质量和主数据管理两大类。物业服务行业常见的主数据问题，主要包括项目、财务、员工、供应商和客户五类主数据。治理的方向包括确定数据的唯一值和唯一来源，确保各系统间主数据保持一致，以及确保主数据在梳理时准确和完整。同时，建立一整套主数据管理规则及制度，在系统、流程、权责发生问题时，能够有效运行和纠偏。详见图2。

图2 业财一体化平台数据层构建

在主数据不断治理的过程中，需要特别重视物业企业各类数据的归纳整理和规范制定，以及定时进行回顾及更新。根据物业服务行业的业务特性，需要归纳的业务财务数据包括业务收费类型、业态类型、收入类型、成本类型、会计科目类型（含损益表和现金流量表）等，以及确定这些数据从业务到财务的映射关系。从收入类型看，物业服务行业的业务范围广泛，通常分为基础物管、非业主增值、社区增值三大板块。板块内部的分类更加复杂，尤其是社区增值业务，由于C 端业务的不断扩展，业务的类型也在不断增加，如健康后市场业务、居家养老业务等，新业务从收费到业务场景、到形成业务数据、到业财转换、到财务数据的流程，需要因地制宜、与时俱进地进行规范，避免出现业务场景的漏洞。

（二）业财一体化平台流程层的构建

主数据解决了数据的标准问题，而流程层面的问题更加复杂，涉及的面更广，牵扯的各方意见更全面。流程层的概念是从企业业务的最前端到财务和管理最后端的组织过程和流动过程，体现了企业的管理思路。流程层的建设思路主要是分析数据的来源及去向问题，以及解决数据应该从哪里来、应该到哪里去的问题。通常物业服务行业流程层面的问题主要体现四个方面：存在流程断点、流程设计待优化、流程自动化程度待提高、职责切分待清晰。第一，存在流程断点。部分业财流程存在断点，导致业务数据在传输过程中需要手工核对、转换等工作，也存在信息失真、业务到财务数据口径不一致等情况。第二，流程设计待优化。部分流程中个别节点设置重复，流程流转逻辑与实际业务不一致，影响业务人员工作效率。第三，流程自动化程度待提高。部分流程未实现线上自动流转。部分流程涉及一定人为判断，可能造成业务数据不准确或业财数据口径不统一。第四，职责切分待清晰。企业从战略到组织设计都是按照职能区分和设计，缺乏系统性、完整性，违背“以客户为中心”的原则，造成价值创造路线模糊、战略与执行的脱节等。

任何一个流程层的断点，都会导致业财一体化无法进行，因此需要优先解决流程断点问题。为解决流程存在断点的问题，需要建立系统间集成关系，减少业务、财务人员手工核对、不同系统间切换维护信息的工作量。并且通过前后端各业务、财务系统连通，弥合部分业财流程中的明显断点，提升业务数据传输的连贯性。为解决流程设计不优化的问题，首先需要统一规范业财流程，借助系统功能优化，重新梳理流程中的权责及流转过程，提升流程效率。为解决流程自动化程度低的问题，着力实现线下流程线上流转，减轻财务及业务人员线下手工工作量。针对线上流程，尽可能通过系统实现判断，减少人为干预，提升业财数据准确性、完整性。为解决职责切分不清楚的问题，需要企业完善业财相关权责体系，保证权责体系的完整性、系统性、全面性。明确财务共享与各级财务组织的职责切分，扩大财务共享覆盖面，减轻基层财务重复性核算工作压力。

（三）业财一体化平台系统层的构建

系统层是企业各种数据、流程等不同系统的组合。由于业财系统集成度较低、重复建设及维护成本较高，物业服务行业多数企业的系统层面问题尤为严峻。为了彻底而有效地解决此问题，需要明确系统规划设计思路，核心为搭建业财一体化平台的方案，以支持业财衔接，提升企业自动化程度，提高工作效率。系统的设计思路需要满足统一性、集成性、便利性及合理性。

统一性主要体现在两个方面：一是通过业务梳理，将相近的业务统一到一个系统，如合同数据、项目数据、OA等。二是明确各类主数据及标准，将数据按照统一口径进行系统规划设计。集成性主要体现在两个方面：一是解决数据断点问题，提升数据获取的及时性。二是解决业务流程断点问题，提升业财数据的准确性和一致性。便利性主要体现在满足用户急用先行的原则，同时考虑使用的便利性，如：预算编制填报的实现问题，目前方案为搭建预算管理系统。合理性主要体现在两个方面：一是既要考虑方案先进性，也要考虑企业现有的系统现状和成本情况。二是数据精细度的要求来源于业务设计，要统筹考虑业务管理的精细度问题。以上系统设计思路的集中体现，即从系统层面搭建一套业财平台。

通过建立业财一体化平台，实现包括复杂的社区增值业务等全部业务与财务的流程贯通、数据一体化，构建一套业务规范化、流程标准化、系统集成化的业财一体化体系，实现集团业务财务一本账管理，并为管理提供决策建议。搭建一个平台，即实现业财一体化需要搭建统一、集中的业财处理平台，实现财务与业务的流程贯通、应用集成以及数据整合，以及使财务可以更好地支撑业务开展以及管理决策分析。完成两个一体化，实现业务到财务无缝对接，即实现集团管理的财务、业务一体化，以及会计核算、资金结算、税务核算一体化。构建三大能力，夯实业财一体化基础，即可复用的基础能力、端到端的业财交易处理能力，以及集中的数据管理能力。详见图3。

图3 业财一体化平台系统层构建

业财一体化平台总的定位是作为业财之间的“桥梁”系统，统一进行业财数据标准化的对接与转换，实现各类业财数据的及时准确记录与贯通。业务对接方面，业财一体化平台基于统一规则对企业全业务、全环节、全场景进行数据对接，并执行后续的业财流程。从数据层面看，基于标准规范、源头统一，实现基于管理主体的业财数据应用。体现在业务层面，能实现收款智能升级、退/付款极速完成、业务规则内嵌，以及用户体验优化。体现在财务层面，能实现流水自动认领、第三方对账自动完成、开收票线上处理、内部往来自动协同，以及业财规则自动转换。从技术上，中台通用服务能够做到规则统一、配置稳定、共性普适、规则前置。中台数据服务能够做到标准规范、源头统一、面向专业、价值输出。在业财中台平台方案确认后，对整体架构进行设计，贯通业财流程断点，实现业财流程与数据的实时高效融通。同时，业财平台上线后需进行完善的测试工作。在试点测试中不断优化详细设计及完善系统，再进行试点测试，待测试成功后再推广运行，并根据管理需求不断优化业财平台。

四、结语

在数字化的浪潮下，加快各行各业的数字化转型，已经成为当前众多企业推动长远稳固发展的必修课之一。目前关于数字化转型的研究，已经取得了较为丰硕的成果，本文侧重从物业服务行业业财一体化实践的角度，构建通往企业数字化转型的优选道路方案，对于其他物业服务行业企业或其他行业企业具有一定的借鉴参考意义。第一，数字化转型并不是一蹴而就的过程，需要循序渐进，业财一体化则是把桩基打牢的关键。业财一体化的建设本身就是企业对于数字化转型的最重要的尝试，业财一体化目标的实现程度，也将直接影响企业后续的数字化转型，具有重要的里程碑意义。第二，业财一体化是企业数字化转型的第一步，也是关键的一步。需要充分识别企业的需求，并逐项解决数据层、流程层、系统层的问题后，企业才基本具备向数字化转型的基础能力，可继续延伸至业务的最前端，以及向纵深发展，训练系统进行判断和建议，向着数字化建设的道路不断探索、前进。第三，在业财一体化的落地过程中，需要部署适当的业财一体化平台，作为链接业务和财务的基石，并在此基础上不断链接新的模块，开发新的功能。将数据层和流程层的各类要素，在平台上做好有效配置。并需要不断进行系统的试点运行、再优化、再试点，直至最后的推广，做好有效的部署和组织。在数字化转型的过程中，企业需要认识到，作为回应时代变迁的一个重要命题，需以亲身实践，尝试弥补物业服务行业乃至其他行业数字化转型的实操缺口，在数字化转型实践的道路上越走越好、越走越稳。