智能化时代事业单位财务档案管理探析

文/王 楠

伴随人工智能为代表的新一轮科技革命的发展，人类迈入一个全新的时代——智能化时代。在智能化时代发展背景下，事业单位发展的外部环境和内部要素也发生了重大变化。事业单位为了适应这一发展变化，加大对管理工作的重视程度，并把财务管理作为提高管理工作质量的主要抓手，通过对财务档案的数字化、信息化管理，促进财务档案在推动事业单位科学、有序、高效发展中的指引作用

财务档案管理工作是事业单位重要工作之一。如何在智能化时代做好事业单位财务管理工作，特进行如下研究与探析，愿与同行同业者进行交流。

一、智能化时代事业单位财务档案管理的发展背景

近年来，以计算机为核心的产业迅速发展，使得计算机的功能得到飞速提升。同时，伴随计算机而兴起并迅速壮大的还有互联网宽带化、移动互联网以及物联网在数据的积累上展现出的强劲优势。科技的发展更是大数据广泛应用的根本推动力。智能化时代以科技发展的“数字化”和“信息化”特征深刻地影响着人们的生产方式和生活方式。智能化时代科技的发展为各行各业的科技化发展、信息化建设提供了强大的技术支持，在推进社会信息化建设发展的目标中发挥重大作用。事业单位作为承担国家教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织，在智能化时代发展背景下，也面临着严峻的机遇与挑战。因此，事业单位要想紧跟时代发展要求，就需在充分认识到财务档案管理在事业单位管理中所处的核心地位的前提下，进一步深化财务档案管理的智能化、信息化、数字化发展认识，进而为实现新时代事业单位财务档案管理的高效化、科学化发展提供有益实践，为事业单位的健康发展提供有效保障。

二、智能化时代事业单位财务档案管理的发展现状

1.管理意识薄弱，管理制度不健全

财务档案管理同其他档案管理同样具有繁琐、枯燥等特征。及时详细记录、积极完善是财务档案管理工作的常态，具有很大的工作量。但事业单位往往更加注重日常业务性工作的开展，而对归类于行政业务的财务管理缺少重视，管理意识淡薄，这对财务档案的科学、高效管理和运行产生了消极的影响。同时，相较于事业单位业务性部门已经比较健全的管理制度，财务档案管理因没有受到应有的重视，加之传统意义上对财务档案工作认识存在偏颇，认为财务档案工作就是财务会计工作，所以对财务档案管理的制度没有及时更新和完善，造成财务档案管理人员职责划分不明确、管理观念落后、新技术应用滞后，致使财务档案管理的科学性和高效性缺乏，弱化了财务档案在引导事业单位发展中的应有作用。

2.管理机构设置不合理，制度执行力度不够

事业单位财务档案制度的不健全导致财务档案管理体系的严重缺位。一些单位并没有设置专门的财务档案管理部门，也没有专业的从事财务档案管理的从业人员，这些客观问题的存在导致在财务档案管理工作过程中出现档案管理工作效率低下，质量也亟待提高。与此同时，财务档案管理专业从业人员的缺乏导致财务档案在收集、整理和归档过程中无法达到财务档案管理制度中要求的专业化和标准化，财务档案管理的相关制度和措施在具体的执行过程中并不能真正落地，影响财务档案管理整体水平的提升。

3.信息化管理程度不高，人员综合素质有待提升

智能化时代科技的发展给人们生活的各个领域带来的诸多便利，人们工作的方式也向着更便捷、更高效的方向发展。事业单位财务管理是对日常财务工作过程中形成的数据、资料等信息的管理，是更好发挥财务档案价值的重要工作。因此，改变财务档案管理信息更新滞后、时效性低、技术应用落后等局面是财务档案管理亟需解决的问题。财务档案管理工作的科学、高效发展还需改变财务档案管理普遍存在的从业人员结构单一、年龄偏大，对新技术、新理念接收、应用能力差等问题。因此，要想形成财务档案管理工作发展的新局面，就需培养一支具备掌握档案专业知识、熟悉财务基本知识、熟练应用前沿技术的综合性财务档案管理人才队伍，从而实现财务档案管理工作的良好发展。

三、智能化时代事业单位财务档案管理的思考与探析

事业单位多以教育、科技、文化、卫生等不从事生产活动的领域为主要服务内容，因此事业单位的基本运行主要依靠财政拨款。在社会发展进入智能化时代的今天，事业单位的财务管理在遵循《中华人民共和国预算法》《事业单位财务规划》等法律法规的基础上，还需与时俱进地借助信息化、数字化发展进行财务管理的改革，提高对财务档案管理的认识水平，更好服务事业单位发展。

1.推动档案管理转型升级，提高事业单位档案管理水平

财务档案管理一直以来都是事业单位的一项重要工作内容。智能化时代，加快事业单位财务档案的数字化、信息化建设进程是顺应发展潮流的关键一招、重要一步。财务档案的数字化、信息化建设不仅可以提升档案管理的工作效率，减轻工作人员的工作量，还能够通过平台资源整合实现资源的合理配置和共享。同时，作为事业单位开展各项工作的原始记录，财务档案在反映财务状况的同时，也起到了引导单位下一步工作开展的作用。因此，加快财务档案管理的数字化、信息化改革进程，不仅可以实现财务档案信息的实时检索、提取，而且能够大大提升事业单位财务档案管理的水平，进而服务事业单位发展全局。

2.改进财务档案保存方式，提升事业单位发展水平

传统的档案管理与保存是采取人工管理，纸质保存的方式进行的。纸质档案在长期保存过程中存在纸张保管难度大、容易受潮、出现氧化等现象，加之长时间的频繁翻阅，档案出现字迹模糊、内容缺失甚至档案丢失的问题，严重损害了财务档案的价值所在。但是智能化时代背景下，财务档案的数字化、信息化管理主要依靠存储设备及线上平台，将文字、图片、表格等财务档案信息存储、上传，形成更加便捷、安全的电子档案。电子档案的形成一方面克服了传统档案保存过程中因环境或认为造成的档案完整性缺失的问题，有助于财务档案的长期保存；另一方面，档案的数字化、信息化管理提高了财务档案信息安全性，能够有效避免财务档案信息的泄露和丢失。同时，财务档案的数字化、信息化管理可以降低因聘请财务人员而增加的开支成本，提升财务档案管理能效，将更多人力资源从繁杂的财务工作中解放出来，为事业单位发展贡献更多的智慧和力量，这样不仅有利于事业单位更好地履职尽责，还能够为事业单位创造更大的社会效益和经济效益。

3.推进档案管理现代化进程，打造事业单位良好社会形象

智能化时代，事业单位的进一步发展壮大离不开科技发展作用下数字化、信息化平台的广泛应用。财务档案管理的现代化建设对事业单位的科学高效发挥着十分重要的作用，它不仅能够提供可以借鉴的有益经验，从而查漏补缺，弥补短板，还能够对事业单位的未来发展方向提供科学指导，以此提高事业单位的核心竞争力，推动事业单位的现代化进程。与此同时，智能化时代背景下，事业单位在承担社会责任与担当方面的作用更加突出，这对财务档案管理也提出了更高要求。财务档案管理的数字化、信息化建设能够实现事业单位每位工作人员的基本工资、绩效工资的收支情况、财务预算及每项财务款项的实际使用等情况的准确、清晰呈现，对形成精细化、规范化、透明化的事业单位财务档案管理体系，树立“廉政为民”的事业单位社会形象具有十分重要的意义。

不言而喻，进入智能化发展的新时代，事业单位也随之步入新的发展阶段。事业单位在对标国家新的发展规划的基础上，要强化和突出财务档案管理在指引事业单位整体工作中的积极作用。同时要树立发展目标、剖析落后原因、及时弥补不足，通过建立健全事业单位财务管理工作制度、强化应用新技术操作平台、着力提升从业人员综合素质来实现新时代发展背景下事业单位在教育、科技、文化、卫生等领域的优质服务能力和良好社会效益，为开创智能时代事业单位发展新局面、助力中国特色社会主义现代化强国建设作出努力。