新时代高校学生档案管理创新研究——以陕西师范大学档案馆为例

文/杨艺璇 王攀 黄新荣

通过网络调研发现我国高校学生档案管理存在着规章制度不完善、管理模式不一、归档分类范围不明确以及利用服务单一等问题。在新时代，新的人事档案政策、精细化管理理念、信息技术的发展、人性化服务需求给当下的高校学生档案管理提出了新要求。以陕西师范大学在新时代对学生档案创新管理模式、创新信息化管理与服务以及创新学生档案标准制度的具体实践为例，探索未来高校学生档案管理的发展方向

随着国家政策对高等教育的扶持，各高校不断扩招，学生档案的数量逐渐增多，学生档案管理的难度也在不断增加，特别是毕业季学生档案“丢档”“死档”等事件频出，更是敲响了学生档案管理的警钟。学生档案与学生未来升学就业息息相关，在新时代新形势下，如何做好学生档案的日常管理和服务也成为高校档案管理必须思考的问题。

一、我国高校学生档案管理现存问题

高校学生档案管理规章制度是高校管理学生档案的依据和制度保障。为探究我国高校目前对于学生档案管理基础情况，笔者对2017 年教育部划分的42 所“世界一流”建设高校，通过其官网、新闻报道等对学生档案的管理机构，保管场所以及学生档案相关规章制度进行检索和统计，除去未在网络公布以及缺少访问权限的高校，共有24所高校公开了有关学生档案相关规章制度。通过整体的调研情况与对24 所高校学生档案管理相关文本的梳理，并结合西安地区部分高校的实地调查，笔者发现学生档案管理工作目前仍存在着以下问题。

1.规章制度不完善

2008年我国颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号），明确提出学生类档案属于高校归档材料，但是国家并未有针对学生类档案出台指导性文件。近年来，四川省和吉林省率先探索了省级的高校学生档案管理办法[1][2]指导省内高校的学生档案工作，取得了一定的成效。但放眼全国，各省对学生档案相关政策引导力度仍然较为薄弱。笔者通过对24 所高校学生档案规章制度进行梳理，发现有12所高校明确出台了学生档案管理办法或细则（见表1），其余的一流高校对学生档案与人事档案管理政策相结合，如北京大学统一由人事部管理，没有单独区分学生档案与人事档案的借阅规定[3]，或是将归档范围、转递、借阅制度等规定分开制定，并未制定专门的学生档案管理办法。

表1 部分一流高校学生档案规章制度表

2.管理模式不统一

通过对42所高校的管理机构与保管机构的调查，学生档案主管部门主要有高校档案馆、学生工作部（处）、学生就业指导中心以及各学院分管四类机构，档案保管部门通常为高校档案馆、主管部门下属的学生档案室，也有部分高校学生档案实体存放在各学院，而主管部门为学生工作部[4]。

由学生档案主管部门分布图（见图1）可知，主要由校档案馆、校学生工作部（处）进行管理。在学院分管或学生工作部（处）集中管理的管理模式下，仅能满足对纸质学生档案的基础保管需求，难以开展对学生档案的利用和信息服务。高校档案馆在实践工作中仍会出现各部门职责划分不清的问题，如天津大学的学籍档案存放在天津大学档案馆，而其入学登记表和毕业登记表等存放在学生处[5]。学生档案分散保管带给后续毕业生档案整理的困难，造成档案材料移交不及时或材料丢失等现象。特别是在学院分管学生档案的管理模式下，多为辅导员兼职做档案管理员，存在着管理不规范，材料收集不全等问题。

图1 43所高校学生档案管理部门分布图

3.归档范围不规范

各高校大多依据《高等学校档案管理办法》对学生类档案的描述进行分类收集，但高校的归档材料存在着一定差异，如北京航空航天大学在其《学生档案整理须知》中明确提出党员材料中的“入党积极分子和预备党员材料不放入学生档案”[6]，然而在中国农业大学、厦门大学等高校的管理办法中明确提到党团材料中必须含有“入党积极分子考察表、预备党员考察表”[7]，当学生升学转递档案到不同学校之后，学校之间不同归档范围会直接影响学生档案的完整性。

4.档案利用方式单一

目前各高校学生档案多为纸质档案，利用方式多为现场查阅，只能确定档案中是否存在所查信息，但是不能摘录、复制，也不能出具档案证明材料，利用方式十分受限。由于学生档案是人事档案的前身，为保障档案的真实和安全，限制学生个人不得查阅其学生档案。但是，学生档案记录了学生在进入大学后的个人经历以及德智体美劳等各方面的表现，学生在实习应聘、升学、考公等特殊情况下需要利用到其学生档案部分材料，如各项获奖材料或者研究生的本科成绩单、实习鉴定表等，单一的利用方式无法满足学生需求。

二、新时代背景对高校学生档案管理的新要求

1.新人事档案政策要求转变档案利用意识

2018年中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第三十条指出“干部人事档案利用工作应当强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值”[8]，并明确划分符合七类工作需要可查阅干部人事档案，释放出了放宽档案利用的信号。2021年发布的《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035 年远景目标纲要》中，在第二十章第二节的推进要素市场化配置改革中也明确指出“破除劳动力和人才在城乡、区域和不同所有制单位间的流动障碍，减少人事档案管理中的不合理限制”[9]，这也提出了放宽和减少阻碍的要求。

学生档案与人事档案的关系是一脉相承的，随着个人身份的转变，学生档案转变为人事档案，人事档案对于利用意识的转变同样适用于学生档案，这也给学生档案的利用从政策制度上带来了新的转变契机，适当地放宽学生档案的利用限制，有利于更好地发挥出学生档案的育人作用，体现档案凭证价值和利用价值。作为学生档案管理者，更应主动提高自身的档案服务意识，开拓思维，积极探索学生档案利用新方式。

2.精细化管理理念要求集中统一管理

精细化管理是社会分工精细化、以及服务质量精细化对现代化管理的要求，是以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式[10]。我国的档案事业遵循“集中统一管理”的组织原则，将学生档案同高校其他档案一样集中统一保存在高校档案馆，一方面符合我国档案管理的基本原则，另一方面可最大限度地整合档案资源，降低档案管理人力物力以及业务培训成本，便于集中统一开展学生档案数字化、信息化。同时也可明确档案材料形成单位和主管单位的管理职责分工，将管理责任具体化。

3.信息技术发展要求提高管理效率

近些年来，随着高校本科招生与研究生招生人数的扩大，学生档案数量逐渐增多，学生档案具有动态性，需要根据学生材料情况及时更新内容。传统的纸质学生档案管理方式加大了档案管理与利用的难度，现代化的管理方式成为高校教育教学和开展各项工作必不可少的选择。各高校引进OA系统和档案信息管理系统，高校档案管理工作也向着网络化、信息化方向发展。信息化技术的运用与档案数字化也成为了学生档案管理工作提高管理水平和效率的必然要求，使学生档案从实体保管传统模式向信息服务新型模式转变[11]。

4.人性化服务要求得到及时反馈

近年来，高校高等教育一直贯彻“以人为本”的教育发展理念，管理过程中一切以学生的发展为出发点和归宿，培养德才兼备的高素质人才。高校的档案管理者应该贯彻以人为本的服务意识，发挥学生档案的育人功能与凭证价值。在人性化的服务理念下，对于学生和查档单位的需求能够及时给予反馈，如提供毕业生档案转递查询、档案材料缺补流程查询以及创新学生档案利用方式，及时为学生或查档单位答疑解惑。

在新的时代背景的要求下，面对学生档案管理的这些问题，一些高校的档案管理部门已经在积极探索和创新，其中陕西师范大学档案馆的高校学生档案管理就是一个典范。

三、陕西师范大学学生档案管理创新实践

1.管理模式创新

陕西师范大学学生档案为集中统一管理模式，主管部门为陕西师范大学档案馆人事档案室，专人专管，设立学生档案库房，统筹学生档案的实体管理和信息化管理工作。各学院、学生工作部（处）、学生就业指导中心、研究生院与教务处等为学生档案形成部门，负责学生档案的收集、整理和归档工作。各部门明确职责范围，各司其职，提高学生档案管理的效率，化解了分管学生档案带来的人力、物力以及专业性不足的问题。同时更有利于保证学生档案的完整性与安全性，也为毕业生档案转递等工作提供便利的利用服务。

2.学生档案制度标准创新

陕西师范大学档案馆积极探索和谋划制定新时代下符合当前和未来学生档案管理的规章制度，立足于协调学生档案与人事档案分类的共性以及自身的特性，保证学生档案真实完整地向人事档案过渡。结合《干部人事档案工作条例》中对人事档案归档材料的要求，统筹规划制定了《陕西师范大学学生档案管理办法》。

该办法在归档范围、档案利用服务以及信息化管理等方面进行创新。为全面地体现学生个人素质能力以及高校特色，该办法在归档范围中增添其他特色材料类别，收集归档具有高校特色的学生个人材料，如学生心理档案、诚信档案，以及师范类学校的教师资格审批表等。为创新信息利用服务，该办法放宽学生查阅个人档案的限制，学生可申请查阅个人学生档案的目录表以及毕业材料、考级认证材料等不涉及评语的档案材料。为强化学生档案信息化管理，要求建立学生档案信息数据库，开展学生档案数字化工作等。

陕西师范大学档案馆积极探索全国普通高等院校学生档案管理标准的创建，与西北大学档案学专业合作，通过陕西省档案局向国家档案局提交了《高校学生档案管理规范》和《高校学生档案智能服务管理系统功能要求》两个行业标准的申报稿，从自身经验和工作实践出发，推动更具有普适性、更规范的行业标准的制定。

3.信息化管理与服务创新

陕西师范大学档案馆通过调研发现工作中存在着学生档案办理重复性劳动多，手动查档效率低下，多部门跑动办理业务费时费力等问题。在充分挖掘档案管理需求和服务需求之后，陕西师范大学档案馆着手与企业合作，开发了基于B/S架构的“档小宝”档案智能服务系统，整体架构见图2。

该系统实现了学生档案基本信息的智能采集，一次录入反复利用，实现学校各部门数据互联互通，让“数据多跑路，学生少跑腿”。该系统的主要特点如下：

一是实现了档案信息数字化，学生入学以来的所有档案材料均采用电子副本的形式进行录入、整理，目前在校学生的学生档案全部数字化，实现了实体和数字化档案统一管理。

二是实现了材料线上提交，各院系老师和学生处老师可通过登录教师端自动提交学生档案电子副本，通过管理员审核批准后，直接入库。

三是实现了档案查询便利化，该系统与学校各部门系统互联互通，可通过其工号学号就能登录该平台的不同端口页面，查阅权限允许下的目录与内容信息。

四是实现了线上监督和档案纠错申报，学生可通过“档小宝”小程序参与到个人档案的归档和转递的监督管理中（见图3），不仅提高了学生的人事档案意识也保障了学生的知情权，改变了传统观念中不得查阅学生个人档案的死板规定。

图3 『档小宝』小程序与档案错误申报系统示意图

五是保证了查询结果安全，系统为自动形成动态水印保证档案信息的安全可追溯，防止泄密与翻拍，保障学生档案信息的安全性。

六是实现了档案转递自动化，学生可通过手机端微信小程序“档小宝”进行线上转递申请，填写转递单位，管理人员审核通过后，会与物流快递系统对接，形成物流订单，实时追踪档案转递动态。

客观实践表明，陕西师范大学利用信息化技术，实现了学生档案线上线下相结合进行管理，创新信息化服务方式，使学生档案发挥出其价值，展现出大胆创新的利用服务意识，同时也为全国学生档案工作提供了宝贵的实践工作经验。