数智时代食品药品安全监管档案智治方向与路径

■李晶晶，陈云丽

（1.广东省东莞市市场监督管理局,广东 东莞 523000；2.五邑大学,广东 江门 529020）

数字变革引发了传统档案管理向数字化档案管理转变，而数智时代到来象征着数字化社会迈向智能化社会，档案信息化建设将从档案数字化管理趋向智能化管理迈进。探索档案智能化管理模式，运用云计算、大数据、人工智能区块链、移动互联等“数智”技术全方位、多维度、多角度的开发档案治理服务利用渠道，是推动档案管理模式与时俱进，加快推进“十四五”档案事业发展规划的必然要求。

一、背景介绍

（一）环境背景

民以食为天，食以安为先。食品药品安全关乎百姓身体健康和幸福生活，我国已将其上升至国家战略层面。为加速推进健康中国战略的实施，保障人们饮食用药安全，各地级市将食品药品监督管理局、工商行政管理局、质量监督技术局三局统筹合一为市场监督管理局，使职能得以整合，责任更加明确。随之规整的食品药品安全监管档案更加多元化，档案资源体系逐步完善，对该档案管理和开发利用需求更高。信息技术的迭代升级和融合运用已广泛存在于社会各个层面，传统的数字化管理体系已经严重滞后于现代档案用户的个性化要求，建设现代的智慧化档案管理系统将成为最紧迫的工作。

（二）业务背景

食品药品安全监管档案是市场监管部门在履行食品药品安全监管职能过程中形成的具有凭证、使用和借鉴价值的声像、图表、文字等各种形式和各类载体的历史记录。根据我国颁布的《档案法》《食品安全法》《药品管理法》等结合市场监督管理局监管工作实际，将该档案主要分为以下几个类别。注册审批档案、安全信用档案、行政许可档案、处罚案件档案、日常监管档案等。该档案不仅类别多样、内容丰富，而且涉及产生的业务部门繁多，每年递增数量庞大。未来迫切需要利用高科技手段实现档案现代化管理，整合多方资源，加强协同合作，提取重要信息，以此为食品药品监管领域提供档案智慧化服务，达到价值最大化的目标。

（三）政策背景

《“十四五”全国档案事业发展规范》中提出了“档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升”及“积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”的要求。作为新时代档案工作者要充分利用新兴信息技术挖掘档案资源价值，通过“数字+智能”高度赋能档案治理利用，更好地服务党和国家发展战略，保障人民群众生产生活需求，完成党的二十大确定的目标任务。

二、食品药品安全监管档案智治的方向

推进食品药品安全监管档案信息化、数字化、智能化建设不单纯是应对档案领域以及监管平台内部管理问题，它的发展前景应该是为市场监管系统提供智慧型的前瞻性的利用，更是为广大人民群众带来复合型的个性化的服务，真正意义上实现档案智治。

（一）国家法律法规要求推动档案信息化建设

随着新的《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规相继颁布，明确了大力推进档案信息化建设是档案工作走向现代化的必经之路，国家必须加快数字档案馆资源和信息化建设。档案部门必须有序地进行相关的基础设施建设、档案信息化共享平台建设、档案信息化强基工程建设等。依照相关档案信息化建设规范文件收集整理包括电子文件在内的所有载体的信息，成立档案保管和利用中心，使信息真正成为各类应用长期和永久保存的电子政务信息的最终集结地。建设档案管理信息化系统将各单位形成的电子文件、传统档案数字化成果、传统档案等及时纳入档案馆，与原有的馆藏档案进行有效的数字整合，让馆藏档案资源更加丰富，让人们利用更加方便。

（二）打造数字政府要求深化档案数字化建设

为顺应新一轮科技革命和产业变革趋势、引领驱动数字经济发展和数字社会建设，推进国家治理体系和治理能力现代化，我国政府部门大力推行“数字中国”积极打造“数字政府”，公共服务单位试行了“最多跑一次”“一网通办”“一网统管”“一网协同”“接诉即办”等多样式的一体化政务服务[1]，政务办公自动化系统和业务一体化数字系统相继建成，致使前端涌现前所未有的数字化、信息化资料。档案部门应加快相关的数字档案资源的建设，包括重要的数字信息采集、传统载体档案数字化、电子文件接收等，最大限度地推进增量、存量档案的数字化、电子化，打造多层次、多形式的共享平台，逐步形成以网络为主体的服务体系，完善档案数字化管理系统建设，以此推进数字机关建设，提升公共服务能力和政务运行效能。

（三）档案事业发展规划要求开展档案智能化建设

为推动档案事业高质量发展，促进全国档案事业现代化水平的提高，《“十四五”全国档案事业发展规范》提出“积极探索知识管理、人工智能、数字人文技术在档案信息深层加工和利用中的应用”“加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用”，从而提升档案管理数字化、智能化水平，加快档案工作全面数字转型和智能升级[2]。档案事业高水平发展需要档案部门不断提高创新能力，探索整合档案资源的新模式，拓展档案服务的深度和广度，提供全方位智能的档案信息服务，使档案工作在为社会服务和群众服务的过程中实现自身价值。档案工作者应积极投身档案智能化建设,通过构建“智能+库房管理”“智能+资源建设”“智能+服务利用”的智能集约的平台支撑体系，建立电子化、标准化、平台化、协同化的优质服务，助推档案工作提质增效，切实推进档案智能化管理的进程。

综上可以看出，无论是从国家法律法规层面，或是从政府建设电子政务的需要层面，还是从档案事业本身发展需要来说，积极推进食品药品安全监管档案信息化、数字化和智能化建设是档案发展的必经之路，也是未来档案智治的方向。

三、食品药品安全监管档案的智治路径

构建食品药品安全监管档案“全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑”[3]的智能化管理模式是食品药品安全监管档案的智治路径。以下结合当前的智能化科技手段，从扩资源、搭平台、重服务、抓安全等方面入手，促进食品药品安全监管档案智治有效落实。

（一）整合多方资源，全面扩充档案数字资源体系

对现有档案资源进行整合，是档案资源建设的重要手段，也是档案事业改革的关键途径。既是档案建设资源整合的新要求，也是利用效率提升的新需要，是档案靠“有为”争得“有位”的需要。另外，实现资源共有共享也是推动资源整合的最大动力，我们必须具备不求所有、却必须所在的长远理念和全局思维，确保档案资源全民化，实现信息共享的最大价值。

从食品药品安全监管档案内容多元化的特点出发，依赖顶层设计力量，积极实施档案资源整合“一体化”战略，创新“五档合一”的档案管理模式，进一步扩展食品药品安全监管档案资源。市场监管档案管理部门应将数字化政府建设作为契机，实现政务数据跨部门、跨层级、跨区域共享资源，将各地区各业务部门前端产生的食品药品注册审批、行政许可、日常监管、处罚案件、安全信用等业务数据利用物联网技术、大数据分析等智能技术设置专用数据共享通道、数据共享服务器或云端服务等整合建立大数据智能档案管理库。

在档案不断“增量电子化，存量数字化”的数字化进程中，逐步挖掘完善档案数字资源体系。积极倡导业务部门采用网上流程办理相关业务，比如,广东省的食品药品注册登记和行政许可业务可通过政务服务网站和粤商通APP 等线上渠道，坚持“非必须、不窗口”的原则，实施“零见面、网上办”一体化数字流程办理。开拓完善日常监管、处罚案件、安全信用等业务的数字化网办平台归档功能，减少纸质档案数字化加工工序二次采集数据风险和人员压力，全力推进档案增量电子化。着力解决档案存量数字化问题，筹备人财物力，有计划、有方案地开展历年大量纸质档案的数字化整理，稳步实施档案存量数字化工程。

（二）搭建智慧平台，建立健全档案管理信息化架构

充分利用大数据、区块链、云计算等前沿技术，建成的智慧管理平台真正实现“上下贯通、横向集成、高效共享、服务精准”，在统一平台上兼具档案数据著录、数据统计、数据查询、数据编研、库房管理等功能，实现完全融合的资源态势、丰富多样的档案展示、便捷高效的档案利用、档案整理智能辅助、集中库房的档案管控的目标。

现有食品药品安全监管档案数字化管理平台分为多个系统，才能保证各门类档案大量数据的安全存贮和正常查询检索等。当前数据共享平台创建还存在许多技术壁垒，海量数据库如何安全储存、多格式数据无法完整采集并提取关键信息、数据智慧化分析及编研开发缺乏技术支持等，主要表现在以下几个方面。

第一，现有档案管理应用系统在内部查询时，显示大文件会出现系统错误而造成网页崩溃以及查询档案并发量较大时运行效率低、稳定性差的问题，需要新增分词库开发及改造内部查询传输程序，用以提高检索功能的性能。

第二，在智能档案管理应用系统功能上需改建重构报表自定义模块：主要实现文件信息归档处理过程和档案管理过程中的一系列表格和统计分析报表定义、输出、预览和导出，并以数据和图形方式展示查询状态和分析结果，实现初步的辅助决策功能。

第三，当前智能档案管理应用系统内的电子文件格式种类多，对电子文件的利用极其不便，因此，需要对电子文件进行统一的格式转换。格式转换工具支持将文档类、图像类、网页类等不同种类、不同格式的电子文件分别转换成统一的格式，可将doc、xls、ppt、wps、xml、html、jpg、tiff、gif、png 等格式的文本文件和图像文件全部转换为OFD 或者PDF 格式文件，以便于共享利用。

第四，在智能档案管理应用系统需融入人工智能新兴技术，开拓档案管理、编研统计工作智能化应用场景，比如，智能著录、辅助编研、统计可视化等功能，并新增向档案馆移交功能模块，完成各级单位向各市档案局移交相关档案的规定。

搭建智慧档案管理平台，完善智能档案管理系统需要档案管理者深入调研用户需求结合工作需要，综合多方面意见提出前期的业务设计架构，联合数字化工程师或软件开发公司运用现代化信息技术逐个突破难题，共同完成后期搭建工程。政府各部门要加强协同合作、树立信息思维，不断完善健全档案管理信息化架构，全面推动档案智治。

（三）优化利用服务，开拓创新个性化档案查询渠道

档案利用服务是由档案部门借助各类型查阅利用平台为社会公众提供档案资源服务的能力，包括服务目标、服务措施、服务范围、服务机制、服务内容、服务方式等各个方面。同时，统一制定查阅不同类别档案的制度和模块，严格落实责任追究制，从而将一些涉及当事人隐私，或不便在网上进行完全公开的档案资源的利用终端延伸到各乡镇（街道），以便在确保档案利用安全的同时，让广大群众享受到足不出乡镇（街道）就能利用到自己需要档案的便捷服务。

运用新一代智能化技术有效整合食药安全监管档案信息资源开发利用，通过多介质多平台有效扩展档案的应用价值和实用范围，提高档案的利用效率[4]。

第一，通过人脸识别、语音识别、人工智能等技术，真正做到全文档案检索、智能编研、智能识别、主动推送等功能。最近推出的ChatGPT 因其强大的语言、图片处理和自我监督学习能力，在社会各领域逐步推广。未来可应用ChatGPT 通过对档案数据库进行大规模学习和提取，实现档案信息智能检索和智能问答，提高档案管理的效率、精度，优化档案服务利用。

第二，利用网站、小程序、App 等多种媒介提供开放的、自助的、全民的、自主的、智能的多层面的资源共享机制，开发的档案网站或门户必须是面向公众的、可互动的、可视化的，是智能化管理档案的必然趋势[5]。比如，广东市场监管单位创建的“食品经营监管信息公示查询”网站和粤商通APP，输入食品经营者名称或统一社会信用代码即可快速查找餐饮店的证照信息、日常监督检查及违法行为查处信息等，为人们的安全健康饮食提供了便捷化的信息保证。

第三，利用AR、VR 等技术呈现智慧化应用场景，如食品药品诚信主体形成基于个企的基本情况、经营风险监控、法人投资人关系、监管成效、违法案件统计等多方面挖掘主体画像，助力市场监管行业识别优秀经营户，实现安全诚信主体管控，推进监管工作。

（四）建立安全体系，提供有效数智化档案安全保障

以基础设施和制度规范为主体的档案安全体系，发挥着保证档案载体安全和信息安全的作用，具体来说包括档案政策法规保障、制度保障、技术保障、机制保障、物质保障等，相关的档案合理开发利用、有效控制、档案馆的自身建设、档案信息安全管理、突发事件应急处理、档案保护与抢救等相关环节[6]。随着数智时代带来，如何解决新技术新环境给档案安全提出的新难题，建立完备的档案安全体系从以下几方面入手。

结合《数据安全法》《网络安全法》强化法制建设，做到依法治档，在数据来源保护、档案分级利用、网络安全可靠等方面制定更为详细的档案信息化规章制度。打造智慧化电子档案库房，库房环境严格按照“十防”要求建设，配备恒温恒湿、环境监测、监控报警等设施设备；完善电子档案保管设备和读取设备建设，配置满足档案管理规定的异地异质多套离线备份要求的磁、光、电、胶等各种载体的档案装具。加强档案共享平台的管理，保证系统的设计、应用与数据使用必须安全、可靠、准确、可信、可用、完整，将定期备份数据信息和维护检修服务器工作作为常态化机制，设置专业人员管理数智平台，避免数据信息丢失或遗漏。厘清档案开放利用的边界，设置对内公开数据和对外开放档案的界限，保证涉密档案及涉和个人隐私的档案绝不公开，做好对外档案开放的鉴定工作，设置严格的权限管理、身份认证、访问控制功能，运用智能技术完善档案安全风险评估、隐患排查、应急管理体系等。

基础设施是硬件，制度规范是软件，双管齐下，才能取得良好的成效，建立完善的安全体系。数智化档案是一个漫长且不断摸索的过程，需要档案管理者树立良好的安全意识，建立完备的安全预警机制，为档案安全保密工作提供有力保障。

四、结语

加强食品药品安全监管档案资源开发利用，是档案管理从传统实体向信息智能管理过度的必由之路，是时代发展的要求，是档案价值的体现，更是完成“十四五”档案规划的必经之路。数智时代的到来为食品药品安全监管档案的管理提供了更多的机遇和挑战，需要新时代档案工作者积极创新、与时俱进，努力提升个人信息化素养，构建出一套要素完整、结构优化、运转高效的档案智治体系，全面推动食品药品安全监管档案高质量发展。