高校网络报销工作探索

孙雨晴

(吉林化工学院 计划财务处,吉林 吉林 132022)

网络报销模式兴起较早,但近年来才在高校中逐步推广。主要是因为高校经费及业务体量不断增长,科研、教研经费来源方式趋于多样,这对会计入账的准确性提出更高要求,也给报销人员带来很大压力,此时,网络报销模式便得到了普遍认可。

一、高校财务报销工作现状

传统报销模式下,经办人拿着报销签批单、发票等相关票据找领导签字后来到报销大厅,财务人员按照有关制度和规定审核原始单据,如有问题现场沟通解决,审核没问题进行核算、入账工作,虽然各高校基本都具备相对完善的财务报销制度,但部分师生在实际报销过程中对报销政策了解不够全面,导致容易出现“报销难”的心理负担[1-2],2019年省内很多高校就陆续推出了网络报销,即经办人通过网上填单,财务人员网上审阅,审阅合格后,经办人把相关单据拍照后上传至网签系统,领导收到后网上签批,最后把单据送到财务处或财务处指定的单据投递点。虽然这种模式省去了报销人员排队等候时间,初步实现了财务信息化,但对财务核算软件、财务人员和报销人员的要求也更高了[3]。

二、高校网络报销面临的问题

(一) 财务人员面临的问题

1.财务人员不够多元化

依赖软件公司支持高校财务人员大多具备较为专业的财会知识,但是在财会信息化过程中,财务人员对于软件方面的知识略显不足,大部分高校是与软件公司共同完成财务信息化,这就导致财务部门在信息化方面的工作对软件公司的依赖程度过高,业务办理中出现的问题无法得到及时解决。例如部分系统参数设置财务人员修改不了,需要软件公司人员远程操控,而软件公司的人员虽熟悉财务系统却不了解具体业务。另外,软件公司的权限过大,可以远程读取财务数据,这不利于财务信息安全管理,甚至可能存在信息泄露风险。

2.网络报销部分功能不够完善

网络报销的后台设置还不够成熟,网报系统与账务系统的科目并未一一对应,以至于财务人员引入网报代码,自动生成会计凭证之后还要对部分内容进行修改,比如系统无法判别不同列支渠道使用自有资金付款还是零余额付款,这就降低了财务人员的工作效率,而且目前的报销系统并不适用于所有项目,致使网报系统实际使用中并未充分发挥应有作用。

3.财务人员压力较大

由于报销工作琐碎又繁杂,不同列支渠道审核要求有所差别,而高校经费来源渠道较多,这就要求财务人员牢记每项业务类型报销细则,依据规定记住大量的审核要点,一次性列出所有不合格的地方,避免重复返工。同时由于网络报销全面实施并未太久,教职工在网上填报时存在很多疑惑,导致财务人员每天要面对大量的业务咨询,仅是密码错误、忘记密码导致登不上去这种小问题就经常发生[4],所以财务人员不仅要对网报数据入账到账务系统进行把关,还要随时处理教职工在网报过程中遇到的各种难题,这给财务人员带来较大压力。

(二) 报销人员面临的问题

1.报销人员不适应

新的报销形式给报销人员带来一定挑战,比如报销人在填报时要选择正确的经济分类,这使教职工认为网络报销虽然节省了他们排队等候报销和找领导签字的时间,却花费一定的时间在系统上进行分门别类填报信息,尤其是差旅费报销,需要填写的内容较多较细致,没有传统报销模式简便,而且由于报销单据电子化目前并未实现,教职工依然需要把报销单据送至财务处或票据收纳箱,并不是完全的电子化。还有部分年龄较大的教职工不习惯网络报销,觉得网报步骤繁琐,也不愿意学习如何在网上操作,更愿意使用传统的报销方式。

2.报销人员缺少基本的财务知识

教职工大多对财务制度和业务了解不透,有些老师还把报销工作交由所带研究生代为完成,而学生仅能做到提交报销单据,在填报数据时会有很多疑惑,但网络报销模式需要报销人具备一定的财务常识,经办人若不熟悉业务就会导致预约单填报错误或者投递到财务处的单据不全,财务人员就要对同一笔报销单多次纠正并审核,这容易让报销人产生“报销难”的心理[4]。再者,报销人员在网上报销时,也会按照自己对报销业务的理解选择经济分类,经常出现错选、瞎选状况,同时,部分教师对报销的步骤和相关的财务工作在认知上存在偏差,也给高校的网络报销顺利开展带来阻碍。

(三) 仅仅财务部门信息化,暂未做到全校信息化

网络报销促进了财务信息化进程,而要想实现全面的财务信息化[5],必须与高校的其他部门系统无缝对接,协调统一。但是,目前高校各部门的不同系统之间无法对接,这就导致报销人虽然可以网上报销,但还需要到资产处办理固定资产和低值易耗品手续,取得固定资产卡片和低值验收单据。同样的,科研来款也需到科研处办理纸质拨款单,这在一定程度上影响了财务数据的传递和共享,降低了财务报销效率[6]。

三、高校财务报销相关建议

(一) 规范报销流程,培养多元化人才

财务部门应注重提高财会人员信息化业务水平,为财务信息化提供技术支持,定期组织财务人员与软件公司研讨学习,争取财务人员能够利用信息化技术解决网报中存在的问题,也要积极参加教育厅、财政厅组织的财务人员业务培训,同与其他高校老师的交流互通,为网络报销业务的顺利进行提供更多思路。更应该站在管理会计角度,统一制度、统一流程[7],让教职工通过系统就可以查询到,每笔业务应该提供哪些附件,确保网报在各个环节均有相关规定可以参照,将会计处理和信息化有效结合,尽量避免报销人因不清楚流程而被拒绝的情形。

(二) 完善网络报销系统,提高软件技术水平

随着5G时代各种信息技术的高速发展,财务软件也需要更加的自动化、智能化,财务软件公司必须专注软件的开发和维护,使软件更加符合高校需求,减少会计人员的手工录入和修改,真正做到网报系统和账务系统的对接,同时,将云计算、大数据、人工智能等新兴技术引入,对各种报销单据进行准确识别,并对票据智能化判断,自动完成相关审核工作,对于票据不合理之处,系统给报销人员发出提示,真正实现网络报销的数字化和电子化。

(三) 定期开展教职工报销培训,加大宣传力度

针对教职工在网报过程中遇到的困惑和疑虑,集中进行讲解,充分利用企业微信公众号,财务部门官方网站等渠道把报销制度和流程传递给教职工,消除信息障碍,以便教职工了解最新的报销制度和要求,提高财务素养。还可以建议教学院和管理部门推荐专门的财务联络人,财务处及时集中解答财务联络人的问题,把联络人培养成“报销达人”,通过多种渠道宣传网络报销的制度、流程,提高报销效率,减少报销摩擦。

(四) 提高各部门之间信息系统的融合度

仅仅财务系统实现信息化是不够的,还需要和校内其他部门配合,联合推进信息化,例如做到固定资产核算与资产管理系统对接,科研款收支与科研管理系统共享,教研款明细能向教研管理系统传递,通过提高数据传递和共享的效率,减少教职工往返各部门之间情况,提高报销效率。不过,要做到信息的融合,是十分不易的[8-10],高校的信息中心和财务软件技术人员要积极突破技术瓶颈,提升网报系统与学校各部门信息系统的联动和一体化程度,从全校内部控制角度出发,推动全校信息化建设。

四、结束语

网络报销工作是高校财务管理中最基础最核心的工作,报销的质量和效率关乎部门的整体服务水平,更影响会计信息质量,从目前施行效果来看,网络报销有效缓解了报销人排队等候问题,虽然有部分教职工不适应,但这是财务信息化进程中非常重要的一步,也是适应时代发展需求的选择,但却无法一蹴而就,需要在日常业务中不断探索、发现问题并解决问题,只有结合高校自身的实际情况,打造适合本校的网络报销模式,才能更好地助力于学校的发展,为全校师生提供更加优质的服务。