文书档案数字化管理策略初探——以青海省地震局为例

徐恺晖

(青海省地震局,青海 西宁 810005)

0 引 言

在我国经济发展日新月异的背景下,数字中国成为一项关键的国家战略。青海省地震局内部,OA系统的应用已经实现办公自动化,可以快速、有效解决与中国地震局、其他省局单位以及省内各相关单位的公文流转处理。通过网络流转实现办公自动化,使公文操作和处理更加便捷,流转效率大幅提升。但目前省局文书档案管理模式还处于传统载体管理模式为主的阶段[1],亟需向数字、智能管理阶段转变。

1 文书档案数字化管理模式的现实意义

1.1 实现文书档案资源的共享化

纸质文书档案在操作过程中,会有大量文件放置于专门的文件柜中,日积月累,占据大量空间的同时也造成了资源的浪费,若要查询年代久远的文件既费时又费力。而文书档案通过扫描入库后,存储到专门的电子文件数据库中,需求者只需通过相应的操作就可以查找所需的文件信息。不但节省了很多人力物力,也打破了传统文书档案在传阅中的时间与空间限制,还能促进各部门之间的信息交流,实现各部门以及各单位之间档案的便捷共享,提高文书档案的利用率[2]。

1.2 保证文书档案资源的安全性

目前大部分机关、事业单位处于纸质档案为主、电子档案为辅的阶段,对于传统纸质文书档案而言,电子文书档案保存效果更佳。随着文书档案数量的不断增加,各种环境因素都有可能造成纸质文书档案的损毁,档案“八防”不到位[3],如环境潮湿、虫蚁啃噬,或者借阅复制过程使用不当等都会对纸质文书档案造成不同程度的损坏,导致文件信息内容有不同程度的缺失。牵扯到一些涉密文件,若文件信息内容损毁会给单位带来不可挽回的损失。在这方面电子文书档案就凸显优势,不仅信息辨识度更高,损坏的可能性也更小,文书档案的安全性也更高。

1.3 提升文书档案管理的工作效率

文书档案所涉及的内容庞杂,在传统纸质档案管理模式下,一是编辑困难,二是检索困难。传统文书档案的编辑和检索几乎完全依赖手工操作,繁琐且效率低。数字化管理后,只需要在专门的文件数据库中输入检索信息就可以编辑或检索所需的文档。不仅可以实现编辑灵活、查询便捷的目的,更能大幅提升工作效率[4]。

2 文书档案数字化管理的现状及所面临的问题

2.1 文书档案的质量不高

文书档案存放时间过久,会存在字迹模糊、文档缺失、重复记录等问题,在数字化过程中,就会增加整理、加工的难度,而我局目前的情况是缺少相关设备以及专业技术人员,文书档案数字化的处理过程主要依靠外包单位进行,在这一过程中很可能会对原件造成损坏甚至会导致文件档案的丢失,同时文书档案数字化管理模式对数字化后的管理软件、硬件设施也有一定的要求,这就导致了文书档案整体质量不高的问题。

2.2 文书档案管理制度的缺失

在数字时代背景下,文书档案数字化管理的具体模式,需要与相应的管理制度相辅相成。依据文书档案数字化的管理特性,管理人员需在贴合实际的管理及操作制度下开展系统性、针对性的文书档案数字化工作。但从当前我局文书档案的管理现状看,相关的文书档案管理缺乏完整的规章制度,现有的制度粗疏且实用性不强,制度体系无法满足实际的工作需求,迟滞了文书档案管理工作的发展,使我局文书档案管理的数字化进程不能全面、深入的推进[5]。

2.3 文书档案管理专业人员的缺乏

影响文书档案数字化建设和管理的重要一环就是人才,当文书档案实现数字化管理后,对从业人员的职业技能和素养提出了更高的要求。随着文书档案数量的不断增加,我局从事档案管理的专业人员却没有相应增加,存在任务重、人员少且流动过于频繁的问题,工作人员对数据库、数字扫描等技术等缺乏专业的了解和熟练的操作,部分还局限于传统的纸质文书档案管理模式中,无法适应档案数字化管理要求,专业人员的缺乏严重影响了文书档案数字化发展的进程[6]。

2.4 文书档案数字化管理平台建设滞后

文书档案数字化管理平台系统的开发涉及方方面面的专业技术问题,例如文件信息内容的区分,文件公开程度的不同,管理模式的设定,信息检索的功能等,所有环节都需要进行科学验证[7]。现实情况中,我局文书档案数字化建设缺乏一个完善的工作管理平台,未能建设统一、有效的档案管理软件,同时缺少相应的设备未能让OA办公系统与数字化档案相联通,无法有效收集数字档案。主要还是没有引起足够的重视并加大资金的投入,相应的软硬件设备无法配备到位,不能及时对工作人员进行专业的培训学习。平台建设的滞后,也拖慢了数字化管理的进程。

3 文书档案管理实现数字化的提升措施

3.1 加强重视,提高文书档案整体质量

为提高文书档案的整体质量,就要转变对文书档案管理的错误认知[8],首先文书档案所在部门负责人和分管领导应提高对文书档案数字化的必要性和重要性的认可;其次可以加大宣传力度,将单位公告、宣传栏利用起来,宣传文书档案管理的重要性,能够让单位各人员配合文书档案管理人员,在查阅过程中自觉保护文书档案的完整性;最后对于现阶段只能进行的外包工作,要加强外包公司的审核,签订保密协议等措施。在此前提下,才能让文书档案数字化工作得到认可,从而提高文书档案的整体质量,给电子档案建设工作夯实基础。

3.2 建章立制,优化管理

文书档案管理工作不仅仅是简单的资料收集和保管,它是单位各项工作稳定、有序、可持续开展的关键所在,而在文书档案管理工作中,管理理念起着决定性的作用[9]。一方面依托现有的传统纸质文书档案管理制度,增加、删减或修改相应的管理办法和具体实施细则,增强管理机制的针对性;另一方面,完善电子档案管理所需要的各项管理制度和细则,与文件档案形成周密结合,优化对数字档案库的查询、借阅管理流程,使文书档案数字化的合理使用达到最优标准[10]。从多角度出发整合思路,在完善各项管理机制的基础上,明确权责关系,减少人员流动,探索全流程的跟进式管理模式,增加文书档案数字化的安全性与可靠性。

3.3 培养人才,提高综合素质

在书档案管理工作中,文书信息资源的收集、分类、汇总、保存都是文书档案管理中的重要环节,做好这项工作需要一支责任心强,专业素养过硬的档案管理队伍[11],实现文书档案数字化信息的无障碍传递,提高专业人员的水平和管理能力是重中之重。首先要加强对管理人员的专业技术培训,优化培训方式,专业性、多角度的培训模式和自主学习有机结合;其次在提升数字档案管理专业素养的同时,还要加强对数字化软、硬件操作的基本技能培训,提高数字档案管理人员的实际操作能力,能够独立完成电子文书档案文字、图像的校对与识别工作;最后还需加强文书档案管理人员的思政教育工作,树立正确的岗位观,将自身工作习惯与岗位相融合,将先进的管理理念与当前档案管理工作相融合,使之更契合档案管理工作的实际需要。

3.4 加强平台建设,强化信息技术

要实现文书档案数字化的发展创新,必须加强管理平台的智能建设,但此工作也并非一朝一夕就可完成,在经费紧张不能重新开发系统的前提下,可以先做好两个基本工作:首先在加强、统一纸质档案与数字化档案的双重管理的基础上,尽快配置文书档案数字化所需的计算机、打印机、扫描仪等设备,在单位内部开展文书档案文字、图像的校对与识别工作,确认无误后再进行妥善保管,可以有效防止外包工作所产生的失、泄密情况;其次可以应用物联网RFID更新系统[12],将物联网按功能划分成感知、通讯、应用三大核心部分,运用传感器等采集和识别档案信息,为每份电子文档建立标签,通过电子标签、阅读器体现信息获取功能,这样不仅简化了很多工作,也可以让管理更为智能化。

4 结 语

综上所述,在信息时代迅速发展的背景下,文书档案数字化的管理模式对于机关、事业单位有巨大的应用价值。青海省地震局文书档案数字化工作起步较晚,要在做好提高文书档案质量的基础上,积极探索和应用先进的技术手段,从制度、人才、软硬件平台上下功夫,切实提高文书档案数字化的水平,在新时期防震减灾事业征程中发挥出应有的价值,帮助防震减灾工作更好的朝着现代化、数字化、规范化的方向发展。