内部控制在A互联网企业项目管理中的应用

2023-04-16姚清毅

中国集体经济 2023年11期

姚清毅

摘要：目前在线婚恋交友用户群体不断扩大、逐渐分层，为满足用户多元化、个性化的需求，搭建起以婚恋、约会、两性交友等细分市场多款产品、场景性应用的产品矩阵，构建多品牌的婚恋及两性交友大生态。A互联网企业专注服务于年轻大众，较早提出“婚恋前置”在线婚恋处理方法，凭着高效的两性交互设计成为时下更懂“90后”的移动婚恋交友平台。通过整合Htlm5、WEB、Android、iOS、小程序、快应用等多平台客户端，随时随地为用户找对象提供服务。

在公司发展过程中，对于公司出现的种种问题，加强企业内部控制，建立健全的内部控制管理体系，为实现企业战略目标和经营目标提供了合理保证。在实际运作中，不断进行经验总结，自我完善和持续改进，建立健全有效的内部控制体系，切实提高了企业的运营效率和综合管理水平。

关键词：内部控制；内部问题；应用

一、背景描述

（一）公司基本情况

A互联网企业（以下简称A公司）是中国第一家以中国大众单身群体为服务对象的婚恋交友网站企业。创立于2008年，主要业务目前集中在婚恋及两性交友市场，是中国领先的移动大众婚恋交友高效服务平台，为最广泛的大众群体提供更多择偶及两性交友机会。目前公司旗下产品覆盖婚恋、约会、两性交友的不同使用场景，拥有多个极具市场竞争力的旗舰产品，月度活跃用户超200万，是国内付费交友市场领先者。

（二）公司管理现状分析和存在的主要问题

A公司在经营发展中，重视技术开发和市场开拓，取得了一些成绩，但在经营管理方面仍然存在以下问题：

1. 组织结构存在缺陷

虽然有内部控制制度的约束，往往高层管理者没有自我约束，难免形成个人王国局面；出现了各行其是、互相推諉、人浮于事的各类情况，究其原因还是企业内部的职责分配不够清晰明了，执行力欠缺。加上A公司极力希望在中国市场打开销路提高市场占有率，管理层中普遍存在着“重经营，轻管理”的思想，在A公司人事制度任免上就出现过总经理一人做决定的状况，使得人事制度形同虚设，管理不透明，极易造成员工满意度下降而影响内部控制执行效率。

2. 业务流程效率相对低下

随着A公司业务的发展壮大，各个部门之间需要配合的问题就越发的多，管理问题也逐渐凸显。各部门凭借各自的状况，在部门内部制定相关制度，但却由于没有考虑公司实际情况，忽视了其他业务的运作，存在局限性。管理人员由于公司内部的业绩考核制度和激励约束制度，往往机械地遵循已经过时或不合适的制度，反而降低了管理效率。例如在A公司财务费用报销单上的批准签字最多可以达到5人，表面上，内部控制执行力看似很强，但实际上，如果管理资源都聚焦在这些小事情上的话，则企业势必会降低内部控制的有效性。

3. 考核机制不完善

当然目前该公司人事部在考核过程中提出了事前控制（目标设定和可行性分析）、事中控制（半年度评审）和事后控制（年度结果评审）如图2，并且得到了较好的效果，而保障激励制度顺利开展的重要因素，就是科学有效的考核结果，而要进行绩效考核工作，就要有较好的沟通和回应。但事实上，绩效考核最后结果公布是很不及时（时间都是一年期），会对业绩比较好的职员造成消极影响，是因为没有得到及时认可，从而产生挫折感；而相对业绩较差的人员来说，因为没有及时有效给予引导与督促，造成一些人员直接放弃提高业绩的机会。结果证明考核机制中的惩罚并不能真正有效提高员工的认知度和积极性。

4. 预算脱离实际，合约规划不严谨

（1）预算管理工作实际上只是存在于形式上，财政部为预算管理的最高执行机关，由于预算管理和财务双重职责，实际上财政部工作人员往往身兼双职，使得预算管理无法真正落到实处。

（2）职责分配并不正确，由于财务管理“势单力薄”而展开的计划管理工作在婚恋企业，财务管理和其余各部门之间互相沟通抑或获得支援一直是很困难的事情，由于财务管理和计划管理工作的人员进行传递命令时用的拜托的口吻，其余各部门的人员也往往错误认为计划管理工作根本和自己不相干，而这种错误想法也将使公司全员都无法在心底里培养共同参与意识。

二、总体设计

（一）内部控制的应用目标

对公司的组织机构进行了优化，逐步建立健全和优化的内部规章制度和内部审核机制，完善绩效激励方案，调动员工积极性；优化预算的设计，做到有效的成本控制。

（二）内部控制的总体应用思路

根据企业的实际状况，深入完善企业内部管理，全面落实绩效管理，充分调动企业全员的管理工作热情，增强企业全员管理工作活动积极性与效率。企业管理人员首先必须要意识到企业内部管理方式对于公司管理的重要意义，并通过合理地运用企业内部管理方式，以提升人员的管理工作绩效，给公司发展带来更大的价值。首先，从基础理论上掌握企业相关的内部控制定义、理论和制度，并从企业内部管理的发展历程，对内管理的具体内容以及企业内部管理设计的历史背景进行研究入手；其次，掌握企业对内控管理的具体实施方法和运转过程以及出现的问题，参考国际国内学者对企业内部管理面临的问题进行分析与研讨，从内部对策研究上来探索企业怎样完善对内管理和克服有关的突出问题。最后，根据公司内部管理的设计与实际使用状况，结合理论与实际相结合加以研究，通过总结各公司的先进管理与实践经验，发现问题、分析问题和解决问题方法。为企业今后工作中进行理论知识准备，同时在管理实践中尝试提出该企业最新的内部控制应用，优化概念与运用管理手段实现学以致用的目的。

（三）内部控制的定义

管理的概念是指某个单元为达到其目标，保障资本的安全性完整性，保障财务信息资源使用的真实可靠，保障企业经营策略的落实实施，提高活动的经济性、效益性和有效性，而在单元内进行的自我调控、制约、计划、评估与管理的各种方式、手段和措施的统称。

三、应用过程

（一）A婚恋公司组织结构优化方案

原来的组织架构模型具有很多缺点，可以通过大数据分析与调研，对原机构模式做出适当调整，并组合几个职责相似的部分，设置新的管理工作职能，以此强化对公司内部不同层次的管理工作，从而构成如图3中所示的公司組织架构模型示意图。而通过上述团队人员构架图所显示，公司最大主管层包含了董事长与监事，而中层则为主管层，主要管理机构为综合管理部、财会部、销售部、行政部等，而基层设置的项目团队管理体现在：公司设有两个甚至多个项目团队管理，各个部门都能够共同参加并跟踪各个项目的进展。监事会对董事会有监督职责，对企业董事长则有负责管理和监察职责，而企业董事长主管着每个部分的职责，人事部也就不会形同虚设了，各个部门之间又有交叉联系和协同。这样的管理模式可以比较细化，层层落实，从而强化了监管和企业同级内部的协同，促进了公司的企业管理进步与发展。

（二）建立规范的费用报销机制

建立了财务共享平台报销流程图系统。将审批人、批准人进行了明确，对费用报销所需提交的凭证均以清单形式列出，让报销人在报销时可以更快捷精确地定位费用类别和报销申请过程。财务共享中心费用报销体系主要由内部业务系统、内部财务管理公共网络平台，以及外部系统等构成。内部业务系统主要涉及投管、金服、电商、保险等。财务共享网络平台主要由企业管理与财务管理系统所组成。企业管理有0A、采招等。财务管理系统则有SAP、资金、预算等。而外系统则有网上银行管理系统、税务系统等。业务管理系统均为财务共享网络平台，而财务共享网络平台与外系统之间都有数据接口的自动传输连接，以实现自动连接报销过程。

（三）优化考核机制和反馈

公司应该及时公布绩效考核结果，这样才能使员工充分理解公司的绩效管理工作；也能了解自己在公司的管理工作中，存在的不足和以后努力的目标；并充分了解被考评人员的心态与想法，降低对考评的错误认知；从而促进员工独立改进工作，提高管理绩效，最终实现企业目标。在反馈的时候，通知负责人应做好充分沟通，鼓励优秀者继续保持，而偏差的则加强督促、引导。

（四）改进预算内部控制

A婚恋公司的预算管理系统归口机关，包括渠道推广部、人力资源、综合、财务部以及其他各机关。各归口部门根据各自职能的需要确定，而各个部门职能范围预算也将根据各个归口部门的具体职能表现如下：

1. 预算项目计划、目标可行性情况计划的归口管理工作，主要由销售部、财务部负责。

2. 业务计划还有归口成本管理由销售部负责，主要分为业务收入计划、业务量预算。

3. 信息管理与服务体系改造、信息化建设项目主要由产品与设计部负责。

4. 薪酬计划管理和工资预算、与工资薪酬计划管理有关的经费开支，主要由人力资源部门负责。

5. 办公费、会议费、业务招待费等归口费用管理，由综合部负责。

6. 资金占用与成本费用预算、财务预算和资产的归口管理工作，由财务处统一负责。

四、取得成效

（一）管理方面

实施内部控制组织结构优化方案后，公司内部管理取得了显著成效。首先，提高了管理执行力和效率，制度是企业对管理流程及规则的描述，其执行力才是真正把管理规则转化为结果的必要要素；其次，加强了企业内部监督，财务风险的管理和控制，最后，提高了“人、财、物”质量管理能力，加强了企业内控管理意识。

（二）考核机制方面

大大激发员工长期努力工作的动机，自觉主动地为公司的长远发展考虑，相对应的离职率也减少，整体公司的员工工作积极性明显提升。

（三）预算内控方面

公司内部控制预算水平达到了一个相对平衡的状态，对各个部门的权责进行统一分类后使得预算管理在正式实施的时候，权力和责任的划分非常明确，确保工作人员的工作热情能够被充分调动起来。优化后的结构组织对预算工作的监督，将责任机制落实到位，让公司全体员工了解到自身工作的重要性。

五、经验总结

（一）实施内部控制管理的基本应用条件

实施内部控制要认真总结和科学地分析，要根据情况的变化和问题对相应的内部控制制度做出及时的修正或建立新的内部控制制度。有效的内部控制要有管理层的高度重视，要在管理层的支持下形成一系列内部控制的方法、措施和程序，并应做到规范化、系统化，使之成为一个严密的，较为完整的内部控制体系。

（二）内部控制管理成功应用的关键因素

一个良好的内部控制管理，不仅需要一个良好的公司治理环境，更需要公司管理层对管理制度的有效执行。否则，内部控制成为空中楼阁，束之高阁也起不到应有作用，取得管理当局的支持，建立良好的信息共享平台，实行科学有效的绩效激励方案，执行预算管理制度，有效的内部审批与评价等是内部控制管理成功的关键。

（三）内部控制管理在应用中的优缺点

内部控制是风险管理最主要的方式，通过建立一套健全可行的，符合企业实际以及成本效益原则的内部控制制度，能够合理地保证企业目标的实现。但缺点是只能为实现目标提供合理保证，因为内部控制要建立健全及落实本身要有一个成本效益的考虑，且内部控制不能解决操作人员的疏忽大意，和管理者越权以及串通舞弊的问题。

（四）对发展和完善内部控制管理的建议

在如今高速发展的社会中，竞争无处不在，企业面临着更为激烈的市场竞争。企业应该在内部控制管理监督考核制度方面下功夫，才能完善整个内部控制管理工作。企业应当针对内部监督情况，对内部控制客观地进行自我评价，形成评价报告，纳入企业绩效考核。建议公司决策层高瞻远瞩，各级管理层要不断加强学习，与时俱进，同时要大力发展企业文化建设，让员工有一种获得感、参与感和认同感，只有这样，内控才能为企业发展发挥重要作用。

（五）对推广内部控制管理实施的建议

新形势下，公司实施内部控制管理，优化内部控制的组织结构，对提高公司的运营效益和效率有很大的帮助，公司监控经营风险，降低经营成本，充分调动员工积极性，使公司的利润最大化。尤其是现阶段，很多企业都想生存和发展，就要有一套行之有效的管控措施。虽然公司在内部控制管理取得一定成效，但从细节上看，管理依旧存在着薄弱环节，内部控制有待进一步完善，因此，公司需要多措并举，实事求是，制定内控管理体系建设策略。逐步完善内控管理监督评价体系，促进企业健康发展。

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