非生产物料及服务验收数字化设计及实现

潘杨玲 马晓兰 张庆容

（上汽通用五菱汽车股份有限公司，广西柳州 545007）

1.研究背景

验收是企业生产经营的重要环节，对产品质量及成本有着根本的影响，应在提起、审批、记账、付款等流程中加强内部控制的管理，确保企业产品在成本、合同管理上的优势。在企业的长期发展进化过程中，已经形成了基本的采购验收流程和采购验收的相关管理规定，但如果这些流程得不到完善，管理规定不够谨慎严密，就会给一些不法分子钻企业作业流程空子、钻企业管理规定空子的机会，势必给企业造成经济上的损失，导致企业管理的混乱[1]。因此，如何加强采购验收的内部控制手段，避免各种暗箱操作和流转风险的行为是保证采购合同正常运转的基础，是企业成本控制的根本。没有得到执行的制度，说得再好也只能是纸上谈兵，严密的验收制度只有借助验收人员的坚决执行，借助信息化管理工具去完成，才会达到制订制度的初衷。

长久以来，非生产物料及服务类物资验收依托与公司的流程约定和业务操作人员的手工作业，而在生产运行中验收环节牵涉的业务场景和相关因素不断增多，在管理上难以适应新的采购形势和市场环境。主要体现在7 个方面：（1）信息孤岛。实际验收人员难以获取合同信息，无法准确判断是否已经全部交付或抵达对应的验收节点。而采购职责与验收职责剥离，往往由供应商向采购提出对账函或征询函才获知疏漏验收的信息。（2）效率低下。以手工填写作业为主的单据需要验收人提交收货单、质量合格证、服务效果实施证明、交付物证明或试验结果等材料来证明质量监督与实物收货，该模式耗费大量人力、物力，如交付周期较长单据丢失则极易引起扯皮和纠纷，效

率不高。（3）质量堪忧。单纯靠邮件、电话及现场沟通来交互采购清单和合同编号，因验收为采购合同PO 维度进行，SAP 作为终端接受收货记账冗余度差，造成验收质量低下，错漏频发，大量存在退单和重复签单。（4）审批困难。层层提交，逐级验收，一级回头全部重来，存在大量呆滞时间，而管理层较难获取报表数据，往往对验收内容及质量存疑，审批难度极高。（5）移交困难。公司在存在多地理位置工厂，最终验收需要提交至总部采购，纸媒传递移交困难且易丢失。（6）查找及数据分析无从谈起。单据以纸媒形式单份提交单独存档，查找困难，数据分析无从谈起。（7）存档困难。纸媒单据及票据凭证多，需要大量人力和场地进行归档存储。

2.非生产物料及服务验收数字化设计

2.1 业务调研

由研究背景可知，非生产物料及服务验收维持传统手工作业模式不能适应快速发展的经营生产模式。在业务转移进行数字化设计之前，务必要对参与非生产物料及服务验收的上下游进行访谈和调研，以实现满足上下游业务填写习惯、权限矩阵、审批权限和数据获取的功能。已知在验收过程中，会涉及公司制造体系、技术中心、销售公司、生产基地、职能行政部门的验收发起，在正常过程中，验收的是PO 的明细内容，得到的结果是收货记账，传递的是开票通知，最终以发票校验完成支付为闭环进行。根据PO 明细内容对公司各业务组织机构进行访谈，结合采购结构化运转结果可获取信息为：采购合同成本构成涉及一般物料、技术外包服务、运输服务、劳务外包、CPU 量相关制造外包、租赁服务、市场公关类服务及其他类服务。恰巧预算根据不同的科目分配，可以根据实际业务运转进行八大类拆分，而验收也是通过这八大类进行清单裂解和组合。那么根据不同的业务类型维度设计不同的附表类型和数据抓取形式，即可满足业务的实际需求。

对业务数据来源与体现调研能满足实际需求后，即可实行立项与设计，但实际业务的运转只有数据堆砌是无法进行的，在实际业务中，具备主业务流程、操作过程和审批工作流程。因此，在系统搭建前，必须完善优化业务流程和操作过程。在传统模式中（见图1）大量手工传递业务存在，一步错则需要全盘重来，而且在最终开票环节由于进度付款等原因供应商未能进行验收确认，在结算过程中常有纠纷，影响极坏。在前后业务流程调研完成后，在数字化流程搭建前必须充分必要地解决这个问题。

图1 传统验收业务模式流程

2.2 数字化流程搭建

基于研究背景和传统业务调研，在非生产物料及服务验收数字化过程中，要利用有限的数据尽量优化和简化操作过程，将不必要的传递和错误的顺序在数字化过程中进行修正和简化。在所有场景的调研中，均体现出供应商后端确认的弊端会引起极大批量的二次修正和重复审批，且风险极大，而在传统业务中，数据的传输不具备保密和安全性能，往往由邮件传达，极易转发，偶尔商务采购人员在友商能看到本公司的定点内容和单价。而采购价格和明细数据往往与公司的成本构成相关，与公司是否具有一定市场竞争力密不可分。基于此，在设计新数字化流程中，充分考虑权限矩阵，限制单价的查看、导出和分析极其重要。经过长时间的内部调研，新业务流程仅需要由实收人发起流程、供应商确认验收内容、内部审批、系统记账、系统通知开票、自动发票校验及入账开展。根据采购合同所包含的预算信息，可以分别就成本中心映射相对应的业务部门，单个业务部门有且只能查询该部门该科室所申请预算下的采购合同，有且只能看到采购明细的标的、规格型号、数量和单位，并不能直观地获取采购单价及总价。而科目代码映射对应的费用出处和费用类型，则通过映射表单能直接勾稽采购的类型以区分IT 通过数据接口从不同的数据库内获取相对应的采购明细提供给业务部门进行实际验收。此两手段运行后，申请人有且只能查询到同科室申请的采购项目，在验收时只能对采购合同的明细进行实物或服务的交付验收，而不对采购价格、供应商负责。供应商通过固定的供应商门户，能在验收审批完成前，就采购合同明细能详细地看到验收的内容和每项的单价，就本次验收提供的实物或服务内容、小计进行确认，还可以就本次验收进行业务授权等功能。在数字化流程搭建过程中也确定了数据的来源和走向。由业务部门根据预算申请信息获取采购合同编号，通过合同编号在采购系统中获取采购合同主数据：（1）采购标的；（2）供应商信息；（3）剩余验收数量；（4）验收类型。同时，系统根据已获取的采购合同主数据里不显示但已抓取的科目代码信息勾稽映射表同步对应的验收附表明细：（a）附表类型；（b）采购具体合同明细；（c）采购单位及商务条款。此时业务部门只需要维护附表内的实际验收数量或服务内容工作量，平台通过抽取采购单价、运算逻辑计算出本次验收的小计金额，构成本次验收的主要数据，验收人仅需要再对本次验收服务做出评价即可提交流程轮转。

2.3 数据接口及数据逻辑设计

非生产物料及服务验收数字化业务模式流程定下之后，总体方案已经锁定，下一步应进行系统数据对接，开放数据接口并按业务运转逻辑设定主键，保证数据真实有效可获取。验收是基于采购合同的，因此需要对采购合同进行标准化。例如固定的单元存储固定的数据，而该固定数据是系统能读取到的唯一值。研究采购操作系统，采购合同区分为：（1）据实。采购合同只锁定业务预算，采购明细的单价和预算有效期，不约定固定的数量，根据单月或季度的实际使用量进行结算直至预算使用完毕。（2）不据实。采购合同既锁定实际采购物品或服务明细又约定具体采购数量的约定总价合同。已在前文累述采购成本类型，经充分分析、提样、测试后，数据接口预算取数逻辑同步其他业务模块子系统数据。在采购系统的分流下，根据科目代码的映射和具体的取数逻辑可以实现各式各样需求种类繁杂的验收实现。

3.设计实现

由业务背景出发进行数字化改进调研，从调研结论引出数字化流程优化和数据抽取逻辑结论，根据结论编写非生产物料及服务验收闭环业务需求文档，已获取IT 解决方案及项目范围定义，基于现有财务平台微服务架构，新建非生产物料及服务验收服务和主数据服务，旨在通过数字化手段实现以下几个目标：（1）系统验证合同和结算的一致性；（2）对非生产物料及服务采购业务形成从合同到交付确认到结算的闭环管理；（3）更改由预算验收专员转变为实际验收人发起验收对验收过程质量和验收结果负责；（4）取消采购员传递和收票操作，由系统数据核对，避免岗位职责冲突引起的审计和法务风险；（5）供应商前期确认并可跟踪整个验收付款进度，系统自动同步减少人工操作。系统实现中，已充分考虑统一入口和审批风险的需求，将员工端内置于OA 平台中，员工登录OA 系统即可提起验收流程，而验收审批则利用OA 系统早已搭建完成的建模数据自动流转审批。采购及财务查询端则设定在员工界面之上，根据个人账户角色信息自动流转。供应商门户则利用区块链技术内置于智慧协同门户，区块链具有数据难以篡改和去中心化的特点，其记录的信息更加真实可靠，从而解决验收双方互不信任数据真实性和有效性的问题。

4.结语与展望

对非生产物料及服务验收上下游业务调研及数字化设计探索与最终实践证明，运用数字化手段，打通数据壁垒，构造创新型数据链通一数一源保证验收质量是验收监管的必然方向，也是保证结算安全减少不必要纠纷的重要抓手。在创新工作中，不是简单地做线下转线上的搬运，单纯解决人工申请审批时间长、数据收集效率低，而是让验收人从低效、烦琐的工作中解放出来，让验收更省时省心。在过程中，利用数字化为工具，重点在于业务的流程优化和操作界面的简化。应充分聚焦工作思维概念的转变，数据标准化、结构化的设计和存储，加强人工智能或在流程、系统操作设计前考虑前沿技术与采购、财务记账或财务管理匹配度和融合应用。例如，本文所论述方案仅实现账面一致的问题，并没有考虑到实物数量、质量与采购合同是否一致的问题，未来还得考虑实现实物收货与验收一致的问题，确保风险防控全面覆盖，持续提升实际验收品质水平，为推进大采购循环高质量发展提供有力依据和保障。